Archiefverordening

Hoofdstuk I - Algemene bepalingen

ARTIKEL 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a.

  de wet de Archiefwet 1995;

• b.

  archiefbescheiden de in artikel sub c, van de wet bedoelde bescheiden;

• c.

  gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

• d.

  de archiefbewaarplaats de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Midden-Holland;

• e.

  de archiefruimte een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden, in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats;

• f.

  de streekarchivaris de archivaris van het Streekarchief Midden-Holland;

• g.

  beheerder degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

• h.

  beheerseenheid bureau Documentaire Informatieverzorging van de gemeente Krimpen aan den IJssel;

• i.

  informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

ARTIKEL 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instanthouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.

ARTIKEL 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

ARTIKEL 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

ARTIKEL 5, EERSTE LID

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

ARTIKEL 5, TWEEDE LID

Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

ARTIKEL 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

ARTIKEL 7

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.

ARTIKEL 8

Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zoveel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.

ARTIKEL 9

Burgemeester en wethouders doen ten minste éénmaal per (twee) jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de streekarchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk III Toezicht van de streekarchivaris op het beheer van de archief-bescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

ARTIKEL 10

De streekarchivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

ARTIKEL 11

De streekarchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

ARTIKEL 12, EERSTE LID

De beheerder(s) verstrekt/verstrekken de streekarchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn op-genomen.

ARTIKEL 12, TWEEDE LID

De streekarchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

ARTIKEL 13

De streekarchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

ARTIKEL 14

De beheerder doet aan de streekarchivaris tenminste tijdig mededeling van het voor-nemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

• a.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b.

  bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

• c.

  verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• d.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

• e.

  voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

ARTIKEL 15

De streekarchivaris doet eenmaal per (twee) jaar aan burgemeesters en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk IV – Slotbepalingen

ARTIKEL 16

De Archiefverordening van 10 november 2005 wordt ingetrokken.

ARTIKEL 17

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgende op die van haar vaststelling en werkt terug tot en met 8 maart 2006.

ARTIKEL 18

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente Krimpen aan den IJssel 2006.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel in zijn openbare vergadering van 28 september 2006.