Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR362219
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR362219/2
Regeling vervallen per 01-01-2020
Budgethoudersregeling Krimpenerwaard 2015
Geldend van 14-05-2016 t/m 31-12-2019 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2016
Intitulé
Budgethoudersregeling Krimpenerwaard 2015Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen
Budgethoudersregeling Krimpenerwaard 2015
Artikel 1
Definities
Ambtenaar: De ambtenaren voor wie deze regeling geldt, zijn zij die ambtenaar zijn conform artikel 1; lid 1 van de CAR.
Budget Een bedrag voor geraamde kosten en opbrengsten dan wel uitgaven en inkomsten gerelateerd aan de daarvoor te leveren prestatie of product.
Budgetstructuur Is de structuur waarin de gelaagdheid van de budgetverantwoordelijken zichtbaar wordt. De gelaagdheid is als volgt:
Hoofdbudgethouders
De door het college van burgemeester en wethouders gemandateerde directieleden en raadsgriffier.
Budgethouders
De door de hoofdbudgethouders gemandateerde afdelingsmanagers c.q. medewerker van de griffie.
Deelbudgethouders
De door de budgethouders gemandateerde medewerkers/collega afdelingsmanagers.
Uitvoeringsverantwoordelijken
De ambtenaar zonder mandaat die belast is met de bewaking van een bepaald budget / krediet.
Krediet Een (investerings)-krediet omvat het budget ten behoeve van een project (activiteit of investering) waarvan de hoogte door de raad wordt vastgesteld.
Productenraming De productenraming bestaat ten minste uit:
- a.
het overzicht van baten en lasten en de toelichting per productgroep verdeeld over producten (= kostenplaatsen);
- b.
de uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting.
Programmabegroting De programmabegroting bevat de te realiseren programma's, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en het bedrag voor onvoorzien.
Uitgaven In financiële zin betreft het een opdrachtverstrekking ten laste van het budget.
Verplichting In juridische zin is een verplichting het aangaan van een bindende overeenkomst, b.v. voor de aankoop van goederen, levering van diensten of het toekennen van subsidie.
Hoofdstuk 2 De aanwijzing van hoofdbudgethouders, budgethouders, deelbudgethouders en uitvoeringsverantwoordelijken
Artikel 2
-
1. Het college van burgemeester en wethouders mandateert de bevoegdheid tot het beheer van alle in de productenraming en in kredieten opgenomen budgetten aan de hoofdbudgethouders.
-
2. De hoofdbudgethouders mandateren de budgethouders en wijzen daarbij tevens een vervanger aan die de budgethouder vervangt bij diens afwezigheid.
-
3. De budgethouders kunnen een deelbudgethouder mandateren.
-
4. De budgethouders of deelbudgethouders kunnen een uitvoeringsverantwoordelijke aanwijzen.
-
5. Het doormandateren van hoofdbudgethouders tot en met deelbudgethouders en de aanwijzing van uitvoeringsverantwoordelijken wordt met vermelding van de desbetreffende budgetten schriftelijk gedaan aan en vastgesteld door het directieteam.
-
6. De mandatering en aanwijzing als bedoeld in lid 5 wordt vastgelegd in de Bijlage bij de Budgethoudersregeling Krimpenerwaard 2015. Deze bijlage kan omwille van actualisatie worden vervangen door een nieuwere versie, zonder dat daarvoor de gehele regeling opnieuw moet worden vastgesteld. De bijlage kan daartoe separaat van de regeling worden vastgesteld door het directieteam.
Hoofdstuk 3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Artikel 3
Verantwoordelijkheden
- 1.
De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor het te bereiken resultaat in termen van effecten, prestaties en beheersing van kosten.
- 2.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering van die producten, waarvoor hij door de hoofdbudgethouder is gemandateerd.
- 3.
De deelbudgethouder is verantwoordelijk voor het beheer van die producten, waarvoor hij door de budgethouder is gemandateerd.
- 4.
De uitvoeringsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de bewaking van de budgetten die aan hem door de (deel)budgethouder zijn toegewezen.
Artikel 4
Bevoegdheden
- 1.
De hoofdbudgethouder is namens het college van burgemeester en wethouders, onder in achtneming van het gestelde in artikel 4 lid 4 en lid 5, bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven:
- a.
Tot maximaal de financiële middelen van de exploitatie (kostenplaatsen / kostensoorten), waarover hem een mandaat is verstrekt;
- b.
Tot maximaal het bedrag van de door de raad vastgestelde kredieten waarover hem een mandaat is verstrekt.
- a.
- 2.
De budgethouder is namens het directieteam, onder in achtneming van het gestelde in artikel 4 lid 4 en lid 5, bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven:
- a.
Tot maximaal de financiële middelen van de exploitatie (kostenplaatsen / kostensoorten), waarover hem een mandaat is verstrekt;
- b.
Tot maximaal het bedrag van de door de raad vastgestelde kredieten waarover hem een mandaat is verstrekt.
- a.
- 3.
De deelbudgethouder is namens het directieteam, onder in achtneming van het gestelde in artikel 4 lid 4 en lid 5, bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven:
- a.
Tot maximaal € 25.000,- voor wat betreft de financiële middelen van de exploitatie (kostenplaatsen / kostensoorten), waarover hem een mandaat is verstrekt;
- b.
Tot maximaal € 25.000,- voor wat betreft het bedrag van de door de raad vastgestelde kredieten waarover hem een mandaat is verstrekt.
- a.
- 4.
Bij het aangaan van verplichtingen worden de geldende regels met betrekking tot administratieve organisatie, mandaat, interne advisering, treasury, inkoop en aanbestedingen en verordeningen gevolgd.
- 5.
Verplichtingen en uitgaven worden uitsluitend aangegaan respectievelijk gedaan bij een toereikend budget.
- 6.
Indien geen budgetten aanwezig zijn of de bestaande budgetten niet toereikend (meer) zijn, kunnen geen verplichtingen worden aangegaan of betalingen worden verricht. Als er van een dergelijke situatie sprake is dan geldt:
- 1.
De hoofdbudgethouder, budgethouder of deelbudgethouder is bevoegd tot het budgettair neutraal overhevelen van eigen budgetten van kostensoorten binnen dezelfde kostenplaats (= administratieve wijziging).
- 2.
De hoofdbudgethouder of budgethouder is bevoegd tot het budgettair neutraal overhevelen van eigen budgetten tussen kostenplaatsen binnen eenzelfde programma. De wijziging mag niet leiden tot een verandering van het totaalbudget per programma op lasten- of batenniveau (= administratieve wijziging).
- 3.
Het overhevelen van budgetten tussen programma’s is een bevoegdheid van de gemeenteraad (= begrotingswijziging).
- 1.
- 7.
De hoofdbudgethouder of budgethouder kan, mede op aangeven van de deelbudgethouder en/of afdeling Financiën, voorstellen tot wijziging van de begroting voorleggen aan het college van burgemeester en wethouders. Hiervoor geldt dat alle mogelijkheden van het verschuiven van eigen budgetten binnen eenzelfde programma moeten zijn onderzocht. Alleen nieuwe lasten die onvermijdelijk, onvoorzien en onuitstelbaar zijn kunnen voor een begrotingswijziging worden voorgelegd.
- 8.
De uitvoeringsverantwoordelijke ondersteunt de budgethouder door het bewaken van een bepaald budget / krediet. De uitvoeringsverantwoordelijke stelt de budgethouder bijtijds op de hoogte van dreigende budgetoverschrijdingen.
- 9.
De budgetverschuivingen genoemd onder artikel 4 lid 6.1 en artikel 4 lid 6.2 gelden niet voor (investerings)kredieten of voor budgetten ten laste van voorzieningen. De verhoging van (investerings)kredieten valt onder de bevoegdheid van de raad. Voor de wijziging van budgetten ten laste van voorzieningen moet het college toestemming verlenen, mits dit budget binnen eenzelfde jaarschijf valt.
Hoofdstuk 4 Planning, rapportage en verantwoording
Artikel 5
De (hoofd)budgethouder legt op de formele momenten in de planning & control cyclus verantwoording af over het gebruik van het toegekende budget, zowel inhoudelijk als financieel, op de daarvoor vastgestelde werkwijze.
Artikel 6
De (hoofd)budgethouder is verplicht bij een (dreigende) overschrijding van één van zijn budgetten eerst te zoeken naar ruimte binnen één van zijn andere budgetten binnen eenzelfde programma. Maandelijks wordt, voor zover het aan de orde is, het voornemen van de overheveling van eigen budgetten besproken in een overleg tussen de hoofdbudgethouder of budgethouder en de betrokken portefeuillehouder vanuit het college van B&W. Bij dit maandelijkse overleg tussen de budgethouder en de betrokken portefeuillehouder is ook de directeur bedrijfsvoering betrokken.
De monitoring van de budgetten vindt plaats door de afdeling financiën.
Artikel 7
De (hoofd)budgethouder houdt zicht op de aangegane financiële verplichtingen van bedragen van
€ 5.000,- of meer teneinde een optimaal inzicht te verkrijgen in de (onder)uitputting van budgetten.
Artikel 8
De (hoofd)budgethouder houdt zicht op de vorderingen van bedragen van € 5.000,- of meer teneinde een optimaal inzicht te verkrijgen in het volume van de beschikbare middelen.
Hoofdstuk 5 Interne informatieverstrekking
Artikel 9
De afdeling Financiën voorziet de (hoofd)budgethouders van financiële informatie om de budgetten te kunnen bewaken. Voor de budgetbewaking is de (hoofd)budgethouder zelf verantwoordelijk.
Hoofdstuk 6 Hardheidsclausule
Artikel 10
In gevallen waarin deze regeling niet (op redelijke wijze) voorziet, beslist het college van Burgemeester en wethouders.
Hoofdstuk 7 Slotbepalingen
Artikel 11
-
1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na openbaarmaking van deze regeling en werkt terug tot 1 januari 2015.
-
2. Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling Krimpenerwaard 2015”.
-
3. Bij de inwerkingtreding van deze regeling komen de navolgende regelingen te vervallen: - Budgethoudersregeling 2012 gemeente Bergambacht; - Regeling inzake budgethouders gemeente Nederlek; - Budgethoudersregeling 2011-2014 gemeente Ouderkerk; - Regeling budgethouderschap gemeente Schoonhoven; - Beschrijving van de werkzaamheden van de budgethouder gemeente Vlist 2013 - Regeling inzake budgethouders van de gemeente Vlist 2013 - Budgethoudersregeling K5 2008.
Ondertekening
Bijlage bij Budgethoudersregeling gemeente Krimpenerwaard 2015 (matrix )
(matrix )
|
Afdeling: |
Hoofdbudgethouder |
Budgethouder |
Deelbudgethouder |
Uitvoerings-verantwoordelijke |
|
Naam |
||||
|
Naam vervanger |
||||
|
Producten - - - - |
||||
|
Kostenplaats - - - - - - |
||||
|
Kredieten (Projecten) - - - |
||||
|
Bijzonderheden t.a.v. de mandatering |
||||
|
Handtekening |
||||
|
Paraaf |
Toelichting op de Budgethoudersregeling gemeente Krimpenerwaard 2015
1.Algemeen
De herindeling van de gemeenten Bergambacht, Nederlek, Ouderkerk, Schoonhoven en Vlist is de aanleiding voor deze nieuwe regeling. De voorliggende regeling beoogt de noodzakelijke voorwaarden te scheppen voor een optimale beheersing van de geldstromen binnen de nieuwe gemeentelijke organisatie.
De voorliggende regeling heeft niet als doel alles te regelen over het verschijnsel budgethouderschap. Het uitgangspunt is om zo beperkt mogelijk de centrale regels weer te geven. Veel zaken die daarvan een afgeleide zijn, worden in de regeling niet geregeld. Zo wordt geregeld dat de budgethouders moeten rapporteren, maar hoe hij dat moet doen is niet in de regeling opgenomen.
2. Autorisatieniveaus
Bij de samenstelling van de Budgethoudersregeling is uitgegaan van het volgende principe:
De gemeenteraad autoriseert op programmaniveau. Zij geven aan welke maatschappelijke effecten bereikt moeten worden en maken afspraken met het college van Burgemeester en wethouders over de inzet van middelen en met welke producten deze maatschappelijke effecten worden gerealiseerd. Het staat het college van Burgemeester en wethouders vrij om binnen de programma’s budgettair neutraal budgetten over te hevelen van het ene naar het andere product.
3.Structuur
De opzet van de Budgethoudersregeling sluit aan bij de opzet van de nieuwe organisatiestructuur.
Toelichting per artikel
Artikel 1
Ter verduidelijking is een aantal begrippen dat van belang is hier beschreven.
Artikel 2, artikel 3
De Budgethoudersregeling voorziet in een sterke verankering van het budgethouderschap in de lijn van de organisatie. De directieleden en de raadsgriffier zijn hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder kan doormandateren aan budgethouders.
De budgethouder kan deelbudgethouders en uitvoeringsverantwoordelijken aanwijzen, die moeten worden opgenomen in de Bijlage bij Budgethoudersregeling Krimpenerwaard 2015. Dit inzicht is nodig ten behoeve van de digitale facturering binnen de gemeentelijke organisatie.
Artikel 4
De bevoegdheid voor de hoofdbudgethouder en de budgethouder t.a.v. het aangaan van verplichtingen wordt geregeld in de mandaatregeling van de gemeente.
Hier wordt aangegeven dat een (hoofd)budgethouder nooit de bevoegdheid heeft meer te besteden dan de maximale omvang van het budget. Tijdig rapporteren is daarom inherent aan deze bepaling.
Artikel 4, lid 4
Artikel 4, lid 4
Naast de Budgethoudersregeling zal intern sprake zijn van aanvullende regels, waarmee rekening moet worden gehouden bij het aangaan van verplichtingen. Als voorbeeld kan hier het Inkoop- en aanbestedingsbeleid en de mandaatregeling worden genoemd. Dit artikel geeft aan dat bij het aangaan van verplichtingen met de aanvullende geldende interne regelgeving rekening moet worden gehouden.
Artikel 4, lid 6
In dit artikellid worden de overhevelingsbevoegdheden van de hoofdbudgethouder, budgethouder of deelbudgethouder geregeld. Deze overhevelingsbevoegdheden zijn onderworpen aan beperkingen die direct af te leiden zijn van het budgetrecht van de gemeenteraad. Budgettair neutraal overhevelen betekent niets anders dan dat door het overhevelen er niet meer of minder middelen worden ingezet.
We onderscheiden 2 soorten wijzigingen van de begroting:
- a.
Begrotingswijzigingen
- b.
Administratieve wijzigingen
Ad a Begrotingswijzigingen
Begrotingswijzigingen zijn budgetwijzigingen die door de gemeenteraad moeten worden geautoriseerd. De gemeenteraad bepaalt aan welke doelen het geld wordt besteed. In de programmabegroting worden per programma de producten bepaald waarop de budgetten beschikbaar worden gesteld. Ieder programma bestaat uit een aantal producten. Deze producten dragen alle bij aan de door de gemeenteraad gewenste maatschappelijke effecten van het programma. Indien door welke oorzaak dan ook de baten of de lasten van een programma in volume wijzigen, is goedkeuring van de gemeenteraad noodzakelijk. De wijze waarop en wanneer dit gebeurt ligt vast in de door de raad vastgestelde Financiële Verordening die is gebaseerd op artikel 212 van de Gemeentewet.
Ad b Administratieve wijzigingen
Administratieve wijzigingen zijn budgetwijzigingen die, afhankelijk van hun bevoegdheid over het budget, door de hoofdbudgethouder, budgethouder of deelbudgethouder moeten worden geautoriseerd als dit plaatsvindt binnen een kostenplaats.
Indien de inzet van middelen binnen een programma wordt overgeheveld, is sprake van besteding binnen de met het college van Burgemeester en wethouders gemaakte afspraken. De hoofdbudgethouder of budgethouder kan een dergelijke overheveling zelf door middel van een administratieve wijziging laten verwerken nadat hierover vooraf overleg is gevoerd met de portefeuillehouder vanuit het college van B&W en de directeur bedrijfsvoering.
Om de organisatie zo soepel mogelijk te laten werken zijn mogelijkheden tot overheveling van budgetten tussen kostenplaatsen gewenst. Uitgangspunt is immers dat de afgesproken productie wordt gehaald met de door de gemeenteraad beschikbaar gestelde organisatorische middelen. Het is daarbij niet relevant of de ene of het andere organisatieonderdeel de middelen inzet en in welke vorm dit gebeurt. Alle lasten worden toegerekend aan de producten.
Niet alle kostensoorten komen voor verschuiving binnen een kostenplaats in aanmerking.
Uitgezonderd voor verschuiving zijn de kostensoorten:
- -
loonkosten;
- -
rente;
- -
verrekening met reserves en voorzieningen;
- -
kapitaallasten, rente en afschrijving;
- -
doorbelasting kostenverdeelstaat;
- -
interne verrekeningen.
Doelstelling van bovenstaande uitgezonderde kostensoorten is dat budgetten voor bijvoorbeeld kapitaallasten of doorbelasting niet worden ingezet voor de inhuur van derden of de aanschaf van goederen en diensten.
De directie behoudt zich het recht om nadere uitzonderingen voor verschuivingen te benoemen indien dit wenselijk wordt geacht voor de bedrijfsvoering.
Artikel 5 en artikel 6
De integrale verantwoordelijkheid van de (hoofd)budgethouder strekt zich uit over de gehele budgetcyclus: de (hoofd)budgethouder adviseert en begroot vooraf, rapporteert tussentijds en legt achteraf verantwoording af aan het college van Burgemeester en wethouders.
Artikel 7 en artikel 8
Zoals reeds eerder gememoreerd is de (hoofd)budgethouder verantwoordelijk voor de bewaking en het beheer van de hem toegewezen budgetten. Voor de gemeente Krimpenerwaard is er vooralsnog voor gekozen aangegane financiële verplichtingen niet inzichtelijk te maken binnen de financiële administratie. Het is de verantwoordelijkheid van de (hoofd)budgethouder om zicht te houden op de verplichtingen die hij is aangegaan om daardoor voldoende zicht te houden op mogelijk (onder)uitputting van zijn budgetten.
Artikel 9
De bepaling dat de afdeling Financiën voorziet in de noodzakelijke informatie heeft betrekking op het uitgangspunt dat er voor de gehele organisatie slechts één integrale financiële administratie bestaat.
Artikel 10
In de praktijk kunnen zich situaties voordoen waarin deze regeling niet voorziet. Voor die situaties is dit artikel opgenomen.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl