PROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2015-2018VAN DE GEMEENTE KRIMPENERWAARD

1.Inleiding

In het controleprotocol wordt door de gemeenteraad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole. Dit controleprocotol dient betrokken te worden bij het opstellen van het programma van eisen voor de accountantskeuze.

Object van controle is de jaarrekening 2015 tot en met 2018 en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Krimpenerwaard.

1.1 Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekeningen 2015 tot en met 2018 van de gemeente Krimpenerwaard.

1.2 Wettelijk kader

Artikel 213 van de Gemeentewet schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties. De accountant mag verwachten dat de gemeente inzichtelijk maakt welke wet- en regelgeving van toepassing is.

Op dit moment heeft de gemeenteraad de verordening ex artikel 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Krimpenerwaard nog niet vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor de controlejaren 2015-2018.

2.Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)

Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door een door de raad benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:

• -

  De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

• -

  Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

• -

  De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• -

  Het in overeenstemming zijn van de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

• -

  De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, alsmede de uitgangspunten en standpunten van de commissie Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole decentrale overheden (BADO) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”.

3.Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening en de som van onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is de basis voor de strekking van de af te geven controleverklaring.

De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringtolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen.

In het BADO zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring. De goedkeuringstolerantie wordt op grond van het BADO berekend als een percentage van de totale lasten van de gemeente inclusief de toevoegingen aan de reserves. Voor de goedkeuringstoleranties stelt de raad de volgende wettelijke minimumeisen:

Goedkeuringstolerantie	Goedkeurend	Beperking	Oordeelonthouding	Afkeurend
Fouten in de jaarrekening (% lasten)	≤ 1%	>1%<3%	-	≥ 3%
Onzekerheden in de controle (% lasten)	≤ 3%	>3%<10%	≥ 10%	-

Als omvangsbasis voor de berekening van de goedkeuringstolerantie gelden de totale lasten van de begrotingen over de jaren 2015–2018 van de gemeente Krimpenerwaard. De hoogte van de begrotingen over de jaren 2015–2018, waar dit protocol op van toepassing is, wordt jaarlijks door de raad bepaald bij het goedkeuren van de begroting.

Voor de rapporteringtolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid ≥ € 100.000,00 rapporteert.

In afwijking van het bovenstaande geldt voor de in de SISA-bijlage bij de jaarrekening opgenomen verantwoordingsinformatie inzake specifieke uitkeringen, de hieromtrent in het BADO voorgeschreven rapporteringstolerantie per specifieke uitkering:

• ·

  € 12.500,00 indien de omvangbasis (totaal van de lasten) kleiner dan of gelijk aan € 125.000,00 is ;

• ·

  10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000,00 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000,00 is;

• ·

  € 125.000,00 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000,00 is.

4.Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidcriteria

In het kader van de getrouwheids- en rechtmatigheidcontrole kunnen negen criteria worden onderkend:

het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium, het calculatiecriterium, het valuteringcriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium.

In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal aandacht besteedt moeten worden aan de volgende rechtmatigheidcriteria:

• §

  Het begrotingscriterium;

• §

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium);

• §

  Het voorwaardencriterium.

Het begrotingscriterium

Het begrotingscriterium is verder verfijnd uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid 2013 van de commissie BBV. De belangrijkste inhoudelijke aanpassing betreft de kanttekening, dat het overschrijden van de begroting onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Het bepalen of begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de raad. Voor de bepaling hiervan zijn in bijlage 2 de uitgangspunten voor de begrotingsrechtmatigheid opgenomen.

Het M&O-criterium

Gemeenten zullen een beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik moeten hebben. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het college van burgemeester en wethouders zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. Indien een gemeente geen toereikend M&O-beleid voert kan dit gevolgen hebben voor het accountantsoordeel.

Door de raad zijn in de verordeningen en besluiten aspecten van M&O opgenomen. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik worden genomen. Daarbij is de vooronderstelling gerechtvaardigd dat binnen de belangrijkste procedures al (informeel) adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording.

De definitie van misbruik is: “het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of –uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag berag aan heffingen aan de overheid te betalen”.

De definitie van oneigenlijk gebruik is: “het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan”.

Het voorwaardencriterium

Baten, lasten en balansmutaties door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de eigen gemeentelijke regelgeving.

De gestelde voorwaarden hebben over het algemeen betrekking op:

• ·

  de omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project;

• ·

  de heffing- en/of declaratiegrondslag;

• ·

  normbedragen

• ·

  de bevoegdheden;

• ·

  het voeren van een administratie;

• ·

  het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken

• ·

  aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d.

• ·

  recht, hoogte en duur.

De precieze invulling verschilt per wet respectievelijk regeling respectievelijk verordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen vaak volledig vast. Dit geldt echter niet voor de voorwaarden in de gemeentelijke regelgeving.

5.Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing

De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op:

• ·

  de naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Wetgeving extern” van de “inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij de gemeente Krimpenerwaard (Normenkader)” wordt opgenomen (zie bijlage 3 voor het format hiervan);

• ·

  de naleving van de interne kaders, zoals die in de kolom “Regelgeving intern” van de “inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij gemeente Krimpenerwaard (Normenkader) wordt opgenomen (zie bijlage 3 voor het format hiervan).

Het Normenkader wordt jaarlijks door het college van burgemeester en wethouders geactualiseerd, door de gemeenteraad vastgesteld en vormt een onlosmakelijk onderdeel van dit protocol. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen.

6.Sisa-verklaring

Single information, single audit (SISA) betekent eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole. SiSa is de manier waarop medeoverheden (provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen) aan het Rijk verantwoorden of en hoe ze de specifieke uitkeringen hebben besteed. De specifieke uitkeringen die vallen onder de Sisa-regeling worden als zodanig benoemd in het normenkader. De in dit normenkader opgenomen regelingen zijn als basis genomen voor de interne controlemaatregelen.

7.Gemeenschappelijke regelingSamenwerkingsverband Vastgoedinformatie, Heffing en Waardering(SVHW)

Aan het SVHW zijn bevoegdheden overgedragen met betrekking tot de heffing en invordering van belastingen. Het normen- en toetsingskader met betrekking tot de uitvoering van de betreffende belastingverordeningen is afgestemd met het SVHW.

8.Rapportering accountant

Tijdens of na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant (hierna in het kort weergegeven) als volgt:

Interim-controles

In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders. Bestuurlijk relevante zaken worden door het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad gerapporteerd.

Jaarrekeningcontrole/Verslag van bevindingen

Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financieel beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarvan waarborgen.

Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden in de rapportage gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringtolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatievoorziening.

Controleverklaring

In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.