Uitvoeringsbesluit digitale vervanging analoge archiefbescheiden gemeente Laarbeek

Uitvoeringsbesluit digitale vervanging analoge archiefbescheiden gemeente Laarbeek

Burgemeester en wethouders van de gemeente Laarbeek,

Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 2 februari 2015

Besluit:

over te gaan tot vervanging door middel van het maken van reproducties van de archiefbescheiden als hieronder nader gespecificeerd en deze archiefbescheiden na reproductie te vernietigen.

Reden voor vervanging van archiefbescheiden en waarborging van belangen

Bij dit besluit zijn de volgende waarborgen gehanteerd:

• 1.

  De reproducties bieden een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, daar de voorzorgen in acht zijn genomen, die zijn beschreven in het voor de vervanging opgestelde Handboek digitale vervanging. Dit handboek maakt deel uit van dit besluit.

• 2.

  De wenselijkheid van de vervanging is beschreven in hoofdstuk 2 van het handboek.

• 3.

  Reproductie geschiedt middels scanning bij het bedrijf M&R te Kampen en opname van de vervangende exemplaren in het archiefbeheersysteem van de archiefdienst van de gemeente Laarbeek.

• 4.

  Het belang van de gegevens voor de gemeente is gewaarborgd door het toepassen van een sluitende kwaliteitscontrole over het gehele proces van transport, digitalisering, opname en opslag. Deze kwaliteitscontrole garandeert het behoud van de betrouwbaarheid, authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid van de betreffende archiefbescheiden.

• 5.

  Het belang van de gegevens voor de recht-of bewijszoekende, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is eveneens gewaarborgd door het gebruik van de digitalisering parameters en het toepassen van een sluitende kwaliteitscontrole over het gehele proces van transport, digitalisering, opname en opslag.”

Inzicht in het vervangingsproces

De reikwijdte van het vervangingsproces:

o Bouwvergunningen tot en met 1989 van de voormalige gemeenten `Aarle-Rixtel’, `Beek en Donk’ en `Lieshout’.

De vervanging geschiedt met een objectief juiste en volledige weergave. Voor de beschrijving van het vervangingsproces is als bijlage `Handboek digitale vervanging bouwvergunningen tot en met 1989 gemeente Laarbeek’ toegevoegd. Deze bijlage maakt integraal onderdeel uit van dit besluit.

Advies archivaris

Ten aanzien van het onderhavige vervangingsbesluit is de directeur van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven, als toezichthouder op het archiefbeheer, om advies gevraagd. Dit advies is bijgevoegd en vormt integraal onderdeel van dit besluit.

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na die va de bekendmaking.

Wanneer u het niet eens bent met dit besluit, kunt u hier bezwaar tegen maken. U kunt binnen zes weken na de dag van publicatie van dit besluit een bezwaarschrift indienen bij het college van burgemeester en wethouders van Laarbeek. Als het gaat om een besluit van de burgemeester, moet u het bezwaarschrift bij de burgemeester indienen.

Het bezwaarschrift moet worden ondertekend en moet ten minste bevatten:

• -

  uw naam en adres;

• -

  de datum waarop de brief is ondertekend (dagtekening);

• -

  een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht;

• -

  de reden(en) waarom u bezwaar maakt.

Wanneer u een bezwaarschrift indient, kunt u daarnaast schriftelijk een voorlopige voorziening aanvragen. Een voorlopige voorziening is een speciale regeling voor de periode dat het bezwaarschrift nog in behandeling is. Een genomen besluit dat in werking treedt kan dan voorlopig ongedaan worden gemaakt door een spoedprocedure bij de voorzieningenrechter. Het besluit van de voorzieningenrechter is echter niet definitief en eindigt over het algemeen zodra er een beslissing op het bezwaarschrift is genomen.

Een voorlopige voorziening vraagt u bij de voorzieningenrechter van de rechtbank Oost-Brabant, sector bestuursrecht, Postbus 90125, 5200 MA ’s-Hertogenbosch.

U dient hierbij een afschrift van het bezwaarschrift te overleggen. Voor een verzoek om voorlopige voorziening is griffierecht verschuldigd.

Vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Laarbeek van 10 februari 2015.

Bekend gemaakt op 20 februari 2015.

het college van burgemeester en wethouders van Laarbeek,

de secretaris, de burgemeester,

C.A. Liebrecht F.H.G.M. Ronnes

Toelichting

Onder “Waarborging van belangen” worden de belangen opgesomd waarmee rekening moet worden gehouden krachtens artikel 9 lid 1 Archiefwet 1995 juncto artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d, en welke krachtens artikel 9 lid 1 Archiefwet 1995 juncto artikel 6 Archiefbesluit 1995 bekend bij het nemen van een besluit tot vervanging bekend moeten worden gemaakt.

Onder “Inzicht in het vervangingsproces” wordt naar het vervangingshandboek verwezen, waarmee inzicht moet worden gegeven in de aspecten waartoe verplicht wordt via artikel 9 lid 1 Archiefwet 1995 juncto artikel 6 lid 3 Archiefbesluit 1995 juncto artikel 26b Archiefregeling.

Er moet ook een specificatie worden gegeven van de te vervangen archiefbescheiden, opdat duidelijk blijkt om welke archiefbescheiden het gaat. Het zal afhankelijk van het geval zijn of een stuksgewijze opsomming moet worden gegeven of dat met een meer algemene specificatie kan worden volstaan.

De vervanging moet geschieden met een objectief juiste en volledige weergave. Daartoe moet full-color worden gescand in 24-bits kleuren met toepassing van kleurbeheer. Het vervangingshandboek moet ter ondersteuning van het vervangingsbesluit daarbij nader inzage geven in de volgende onderwerpen:

(i) de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen,

(ii) de gekozen instellingen van die apparatuur,

(iii) de tot die apparatuur behorende randapparatuur;

(iv) voor zover van toepassing de gebruikte software, en

(v) de gekozen instellingen in die software;

(vi) de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waaronder in het bijzonder:

• o

  de formaten;

• o

  bewerkingen;

• o

  metagegevens;

• o

  de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk [ingeval van scanning per batch in plaats van per stuk];

(vii) de inrichting van:

• o

  de controle op juiste en volledige weergave;

• o

  de controle op van het herstel van fouten;

(viii) het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

(ix) de kwaliteitsprocedures.

De beschrijving van het vervangingsproces zal in een separaat document, het vervangingshandboek, vast worden gelegd en als bijlage onderdeel van het besluit uit maken. Het vervangingsproces zal in de regel immers een gestandaardiseerd proces betreffen dat voor meerdere vervangingsbesluiten op gelijke wijze van toepassing is.

Opgemerkt moet worden dat een groot gedeelte van de Archiefregeling krachtens Archiefbesluit 1995 uitsluitend van toepassing is op archiefbescheiden die krachtens selectielijst voor bewaring in aanmerking komen. Wel hebben zorgdragers vaak middels beheerregels de Archiefregeling (gedeeltelijk) ook van toepassing verklaard op archiefbescheiden die krachtens selectielijst op termijn voor vernietiging in aanmerking komen. Dit kan in het kader van vervanging tot verwarring leiden.

De regels inzake vervanging van archiefbescheiden maken géén onderscheid tussen enerzijds op termijn te vernietigen archiefbescheiden en anderzijds blijvend te bewaren archiefbescheiden. In beide gevallen moet aan artikel 26b Archiefregeling worden voldaan.