Klachtenregeling Landgraaf 2004

Geldend van 01-01-2004 t/m heden

Intitulé

Klachtenregeling Landgraaf 2004

Burgemeester en Wethouders van L a n d g r a a f ;

de burgemeester van Landgraaf;

Gelet op het bepaalde in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht

b e s l u i t e n :

Vast te stellen onderstaande “Klachtenregeling Landgraaf 2004”:

Artikel 1 Begrippen en definities

In deze Regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    klacht: een uiting van ongenoegen omtrent de wijze waarop een bestuursorgaan of een onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkend persoon zich jegens hem of een ander heeft gedragen;

  • b.

    klager: de indiener van een klacht;

  • c.

    bestuursorgaan: het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Landgraaf;

  • d.

    secretaris: de secretaris als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet;

  • e.

    klachtbehandelaar: de ambtenaar belast met de afhandeling van klachten.

Artikel 2 Algemeen

Eenieder heeft het recht om bij het college een klacht in te dienen over de wijze waarop het bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan werkzame persoon, zich jegens hem of een ander heeft gedragen.

Artikel 3 Ontvankelijkheid

  • 1.

    Een klacht is ontvankelijk indien zij:

    • a.

      schriftelijk en gedagtekend is ingediend;

    • b.

      naam en adres van klager bevat;

    • c.

      een duidelijke omschrijving bevat van de gedraging waarover de klacht is ingediend;

    • d.

      is ondertekend door klager.

  • 2.

    In afwijking van het gestelde in het eerste lid, blijft niet ontvankelijkheid achterwege indien;

    • a.

      de ontbrekende gegevens alsnog worden ingediend binnen een termijn van twee weken nadat hierop is gewezen;

    • b.

      alsnog binnen een redelijke termijn een schriftelijke bevestiging van de mondeling of telefonisch ingediende klacht wordt ingediend.

  • 3.

    Een hoorzitting kan achterwege blijven indien niet binnen de geboden hersteltermijn de ontbrekende gegevens zijn ingediend.

Artikel 4 Buiten behandeling

  • 1.

    Een klacht blijft buiten behandeling indien zij betrekking heeft op een gedraging:

    • a.

      waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze of voorgaande regeling is behandeld;

    • b.

      die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;

    • c.

      waartegen door klager bezwaar gemaakt kan of kon worden;

    • d.

      waartegen door klager beroep kan of kon worden ingesteld;

    • e.

      die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een rechterlijke instantie onderworpen is of is geweest;

    • f.

      waarover een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.

  • 2.

    Een klacht blijft tevens buiten behandeling indien de klacht danwel het belang van de klager naar het oordeel van het bestuursorgaan van onvoldoende gewicht is.

  • 3.

    Van het buiten behandeling stellen van de klacht wordt klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennis gesteld.

Artikel 5 Klachtbehandelaar

  • 1.

    Het college wijst een ambtenaar van de afdeling bestuurlijke en Juridische Zaken aan als klachtbehandelaar.

  • 2.

    De klachtbehandelaar draagt, met inachtname van de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht, zorg voor een juiste afwikkeling van de klacht, tenzij hij zelf bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest. Alsdan vindt de behandeling van de klacht plaats door een daartoe door het college aangewezen ambtenaar.

Artikel 6 Tegemoetkoming

Indien het bestuursorgaan naar tevredenheid van klager tegemoet komt aan de klacht en klager van deze tevredenheid blijk geeft, wordt aan klager schriftelijk medegedeeld dat verdere behandeling van diens klacht achterwege blijft.

Artikel 7 Procedure

  • 1. De klachtbehandelaar bevestigt de ontvangst van de klacht binnen een week na indiening hiervan. Waar nodig wordt een hersteltermijn geboden als bedoeld in artikel 3, tweede lid.

  • 2. De klachtbehandelaar stelt de klager op de hoogte van de te volgen procedure en de vermoedelijke termijn van afdoening.

  • 3. Het bestuursorgaan, de persoon waarop de klacht betrekking heeft en diens leidinggevende, ontvangen een kopie van de klacht alsmede de daarbij gevoegde stukken. De persoon op wie de klacht betrekking heeft alsmede diens leidinggevende worden binnen een daartoe door de klachtbehandelaar gestelde termijn in de gelegenheid gesteld op de klacht te reageren.

Artikel 8 Horen

  • 1.

    Het horen vindt plaats door de secretaris of de klachtbehandelaar.

  • 2.

    De klager, alsook degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, worden in de gelegenheid gesteld om al dan niet in elkaars aanwezigheid te worden gehoord.

  • 3.

    Indien klager bezwaar maakt tegen het horen in aanwezigheid van degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt hij afzonderlijk gehoord.

  • 4.

    Telefonisch horen is mogelijk indien klager hiermee instemt.

  • 5.

    De secretaris danwel de klachtbehandelaar stelt klager en de persoon op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid op het door de ander gestelde te reageren.

  • 6.

    Van het horen wordt een verslag gemaakt.

Artikel 9 Achterwege blijven van horen

  • 1.

    Het horen blijft achterwege indien:

    • a.

      de klacht niet-ontvankelijk of kennelijk ongegrond is;

    • b.

      klager schriftelijk aangeeft niet gehoord te willen worden;

    • c.

      schriftelijk instemt met het afzien van horen.

  • 2.

    De persoon op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt van het achterwege blijven van horen, in kennis gesteld.

Artikel 10 Buitengewoon opsporingsambtenaar

  • 1.

    Indien de klacht betrekking heeft op een buitengewoon opsporingsambtenaar vindt afwikkeling van de klacht plaats met inachtname van artikel 42, van het Besluit buitengewoon opsporingsambtenaar.

  • 2.

    De klachtbehandelaar zend overeenkomstig artikel 41, eerste lid, van het Besluit buitengewoon opsporingsambtenaar,een afschrift van afdoening van de klacht aan de toezichthouder en de direct toezichthouder op de buitengewoon opsporingsambtenaar.

Artikel 11 Afdoening

  • 1.

    De secretaris doet de klacht af en stelt klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen en van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

  • 2.

    In deze kennisgeving wordt melding gemaakt van de mogelijkheid zich tot de Nationale Ombudsman te wenden indien klager het met de afdoening van de klacht niet eens is.

  • 3.

    De persoon op wie de gedraging de klacht betrekking heeft, alsmede diens leidinggevende ontvangen een afschrift van de klachtafdoening.

  • 4.

    Gelijktijdig met toezending van de uitkomst van de klachtafdoening wordt het verslag van het horen toegezonden aan klager, de persoon op wiens gedraging de klacht betrekking heeft alsmede diens leidinggevende.

Artikel 12 Registratie

  • 1.

    Alle klachten worden geregistreerd.

  • 2.

    De secretaris rapporteert jaarlijks aan het college en de burgemeester.

  • 3.

    De geregistreerde klachten en de conclusies uit de rapportage van de klachtbehandelaar worden jaarlijks gepubliceerd als onderdeel van het burgerjaarverslag.

Artikel 13 Overgangsbepaling

Klachten ingekomen bij het bestuursorgaan voor 1 januari 2004 worden afgedaan volgens onderhavige regeling, tenzij het horen van klager reeds heeft plaatsgevonden.

Artikel 14 Inwerkingtreding

  • 1.

    Deze regeling wordt bekend gemaakt in de Landgraaf Koerier van 19 december 2003 en treedt in werking met ingang van 1 januari 2004.

  • 2.

    Deze regeling kan worden aangehaald als “Klachtenregeling Landgraaf 2004”.

  • 3.

    De “ Klachtenregeling gemeente Landgraaf” wordt met ingang van 1 januari 2004 ingetrokken.

Ondertekening

Landgraaf, 16 december 2003.
Burgemeester en Wethouders voornoemd,
de Secretaris, de Burgemeester,
De burgemeester van Landgraaf,

Toelichting

Algemeen:

Tijdens de raadsvergadering van 12 november 2003, voortgezet op 13 november 2003, heeft de gemeenteraad van Landgraaf er voor gekozen ten aanzien van de externe klachtenprocedure aansluiting te zoeken bij de klachtenafwikkeling door de Nationale Ombudsman. Dit betekent dat de Nationale Ombudsman voor de burgers en bedrijven in Landgraaf vanaf 1 januari 2004 de externe (tweede) klachtinstantie is. Uiteraard worden ook vanaf 1 januari 2004 de klachten eerst intern behandeld.

De bestaande ‘Klachtenregeling gemeente Landgraaf’ dient derhalve te worden ingetrokken terwijl de nieuwe regeling voldoende dient aan te sluiten op genoemde ontwikkelingen alsmede moet voldoen aan de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht.

Een en ander heeft geresulteerd in voorliggende ‘Klachtenregeling Landgraaf 2004”.

De regeling voldoet geheel aan de eisen van hoofdstuk 9 van de Awb en voorziet in goede interne klachtbehandeling door een speciale klachtbehandelaar. De uiteindelijke afdoening vindt plaats op het hoogste niveau, namelijk door de secretaris namens het bestuursorgaan waartegen geklaagd wordt. Dat kan zijn het college voorzover het gedragingen betreft die onder verantwoordelijkheid vallen van het college, alsook de Burgemeester voor zover het gedragingen zijn die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.

Aangezien de griffier en eventuele medewerkers van de griffie, onder directe verantwoordelijkheid vallen van de raad, is onderhavige regeling niet zonder meer op hen van toepassing. Dat is slechts anders indien de raad besluit ten aanzien van gedragingen van personen die vallen onder verantwoordelijkheid van de raad, deze regeling van overeenkomstige toepassing te verklaren.

Uiteraard is het dan zo dat de raad (of het Presidium dat nu reeds het werkgeversgezag uitoefent ) uiteindelijk over de klacht beslist.

Tegen een beslissing van de secretaris namens een van de bestuursorganen is overigens geen beroep bij een rechtelijke instantie mogelijk. Wel kan de klager de klacht voorleggen aan de Nationale Ombudsman.

Klachtbehandeling blijft in principe retrospectief. Het grote verschil met de oude situatie zonder externe klachtinstantie is echter dat er na aansluiting bij de Nationale Ombudsman een tweede toets mogelijk wordt waardoor een zorgvuldige afdoening beter gewaarborgd is.

Artikelsgewijs:

Artikel 1, Begrippen en definities.

De klachten worden door middel van de hier gegeven definitie afgebakend van de zogenaamde fysieke klachten en van de bezwaarprocedures. Het gaat hier uitsluitend om klachten over gedrag van ambtenaren en bestuurders ten opzichte van burgers of bedrijven en dus niet over klachten over scheefliggende stoeptegels, niet opgehaalde containers etc en ook niet over zaken waartegen bezwaar kan worden gemaakt of waartegen beroep kan worden ingesteld.

Artikel 3, Ontvankelijkheid.

Lid 1: onder schriftelijk wordt mede verstaan per fax of als e-mail bericht binnengekomen. Een klacht moet echter worden ondertekend zodat alsdan de klager in de gelegenheid moet worden gesteld om de klacht te ondertekenen.

Lid 2: schriftelijke bevestiging kan geschieden door klager zelf via een brief of fax dan wel via een schriftelijke verwoording van de klacht door de klachtbehandelaar bevestigd door middel van retournering door klager van de door hem ondertekende klacht.

Artikel 4, Buiten behandeling.

Lid 2: Een klacht wordt niet behandeld indien het belang van de klager of de klacht te gering van gewicht is. Voorbeeld 1: Iemand heeft 5 minuten moeten wachten wegens een ziek geworden ambtenaar en vindt een daarvoor gemaakt excuus niet voldoende; voorbeeld 2: een burger vindt het klagenswaardig indien hij niet steeds een uitzonderings- of voorkeurs- behandeling krijgt.

Indien een klacht buiten behandeling wordt gesteld en de klager is het daar niet mee eens, kan hij zich wenden tot de Nationale Ombudsman. Dit zal een al te lichtvaardig buiten behandeling stellen tegen gaan.

Artikel 5, Klachtbehandelaar.

Het college wijst een klachtbehandelaar aan te weten een ambtenaar van de afdeling BJZ. De beslissingen op de klachten worden genomen door de secretaris namens het betreffende orgaan.

Artikel 6, Tegemoetkoming.

Als er door de secretaris een oplossing wordt gevonden waarmee klager en klacht hun doel hebben bereikt en de klager bovendien verklaart dat hij het met het orgaan eens is dat verdere klachtbehandeling geen zin meer heeft blijft verdere klachtbehandeling achterwege.

Artikel 8, Horen.

Het horen wordt in alle gevallen opgedragen aan de secretaris danwel de klachtbehandelaar. Van dit horen van partijen, al dan niet in elkaars aanwezigheid, wordt verslag gedaan. Hiertoe kan de secretaris danwel de klachtbehandelaar zich laten bijstaan door medewerkers van de afdeling Bestuurlijke en Juridische Zaken.

Artikel 10, Buitengewoon Opsporingsambtenaar.

Deze bepaling is opgenomen vanwege de bijzonder positie van deze met opsporingsbevoegdheden uitgeruste ambtenaren. Zij hebben zich immers voor wat betreft de gebruikmaking van hun bevoegdheden te verantwoorden tegenover het OM en niet tegenover hun werkgever, de gemeente.

Artikel 11, Afdoening.

Lid 1: Onder afdoening door de secretaris wordt mede begrepen het niet-ontvankelijk verklaren en het buiten (verdere) behandeling laten van klachten.

Lid 2: Bij deze mededeling wordt tevens vermeld op welke wijze men zich indien gewenst tot de Nationale Ombudsman kan wenden.