Reglement van orde College van B&W Landgraaf 2019

1. Het college vergadert op de eerste werkdag na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd door de gemeenteraad.

2. In deze vergadering, het constituerend beraad, worden in ieder geval besluiten genomen over:

• a.

  De verdeling van de portefeuilles tussen de collegeleden;

• b.

  De omschrijving van de portefeuilles;

• c.

  De onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de burgemeester;

• d.

  De onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

3. Het in het tweede lid bepaalde is eveneens van toepassing op de eerste collegevergadering nadat een nieuw collegelid in functie is getreden.

4. De burgemeester bewaakt de rollen, integriteit, procesgang en kwaliteit van de collegevergaderingen en andere werkzaamheden van het college en de individuele portefeuillehouders en wordt hierbij ondersteund door de gemeentesecretaris.

1. De burgemeester en wethouders treden als eenheid op. Alle beleidsrelevante informatie wordt door de collegeleden met elkaar gedeeld. Van relevante besprekingen wordt door de portefeuillehouder in het college verslag gedaan.

2. Ieder collegelid verdedigt in het openbaar het collegebeleid. Alleen in de gevallen waarin een portefeuillehouder expliciet heeft laten vastleggen tegen een besluit te zijn of als er sprake is van een vrije kwestie, bestaat de mogelijkheid dat een collegelid met een verschil in zienswijze naar buiten toe treedt.

3. De collegeleden doen geen toezeggingen zonder dat zij daar in het college mandaat voor hebben gekregen.

4. Van alle besprekingen met derden wordt, voor zover er sprake is van een behartiging van belangen van de gemeente, een verslag gemaakt. Zulks naar inschatting van het collegelid wiens portefeuille het aangaat.

1. Burgemeester en wethouders laten zich bij publieke optredens (representatie) waar nodig ambtelijk ondersteunen.

2. Besprekingen met derden, bezoeken van openingen en andere bijeenkomsten worden gemeld in de collegevergadering voor zover relevant.

1. Bij de benoeming van collegeleden als vertegenwoordigers bij verbonden partijen is de inhoudelijke portefeuille uitgangspunt voor benoeming.

2. Verslaglegging van vergaderingen en besprekingen met verbonden partijen worden daar waar dit relevant is, besproken in en schriftelijk beschikbaar gesteld aan het college door de verantwoordelijke portefeuillehouder.

3. Bij verhindering zorgt het verantwoordelijke collegelid dat hij primair wordt vervangen door een ander collegelid dan wel secundair door een door het college aan te wijzen ambtenaar en bezorgt zijn vervanger alle relevante stukken voor de vergadering of bespreking.

4. De collegeleden kunnen elkaar verzoeken om mondeling toelichting te geven op hun werkzaamheden als toezichthouder en bestuurder.

1. Het college houdt minimaal één keer per jaar een retraite van twee dagen. Tijdens die retraite komen hoofdthema’s van beleid, het eigen functioneren, het functioneren van directie en management en het functioneren van de uitvoeringsorganisatie aan de orde.

2. Bij deze collegeretraites of een deel daarvan is de directie aanwezig .

3. Het college houdt minimaal twee keer per jaar een retraite van één dag samen met de directie en het afdelingsmanagement. Tijdens de retraite wordt de onderlinge samenwerking en de samenwerking tussen college, directie en management geëvalueerd worden en wordt het functioneren van de uitvoeringsorganisatie tegen het licht gehouden.

1. De secretaris draagt in samenspraak met de voorzitter zorg voor de algehele voorbereiding en afwikkeling van de collegevergaderingen.

2. De dinsdag is aangemerkt als college-dag. Op deze dag vinden normaliter de collegevergaderingen, thematische bijeenkomsten, werkbezoeken, en dergelijke plaats.

3. Het college vergadert normaliter eenmaal per week op dinsdagochtend van 9.30 uur tot 14.00 uur en voorts zo dikwijls als de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

4. Indien een collegelid een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij, onder opgave van reden(en), aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

5. De secretaris zorgt, na overleg met de voorzitter, voor een oproep voor de vergadering; onder vermelding van de te bespreken onderwerpen. De oproep wordt zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op gebruikelijke wijze aan de collegeleden toegezonden.

1. Het college kan besluiten om een openbare vergadering te houden.

2. De oproeping voor een openbare vergadering vindt schriftelijk plaats en wordt uiterlijk 10 dagen voor de vergadering aan de collegeleden toegezonden.

3. De oproeping bevat de agenda en de te behandelen voorstellen.

4. De bij de voorstellen behorende stukken liggen gedurende tenminste één week voor de vergadering ter inzage.

5. De openbare vergadering wordt op gebruikelijke wijze ter openbare kennis gebracht.

6. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

1. Wanneer een collegelid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

2. Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, worden de andere collegeleden hiervan in kennis gesteld.

3. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, wordt de voorzitter hiervan in kennis gesteld, alsmede de vervanger van de secretaris.

1. Voor elke vergadering van het college wordt door de secretaris in overleg met de voorzitter een agenda gemaakt op basis van ingekomen collegevoorstellen, ingekomen stukken en door collegeleden ingebrachte onderwerpen. De agenda wordt onderverdeeld in een algemeen gedeelte, een besluitvormend gedeelte een afstemmend gedeelte en een rondvraag.

2. Het algemeen gedeelte bestaat in ieder geval uit de lijst van uitnodigingen, het vaststellen van de agenda en mededelingen.

3. Het besluitvormend gedeelte bestaat uit de ingediende collegevoorstellen.

4. Het afstemmend gedeelte bestaat in ieder geval uit, door collegeleden of directie ingebrachte onderwerpen en de actiepuntenlijst van het college.

5. De secretaris beziet alle collegevoorstellen met onderliggende stukken en andere ingebrachte stukken, alvorens deze ter agendering worden opgevoerd, op zaken als volledigheid, politieke gevoeligheid, besluitwaardigheid en representativiteit.

6. De secretaris maakt bij het opstellen van de agenda een onderscheid tussen openbare, niet-openbare en geheime stukken.

1. Een collegelid kan de voorzitter verzoeken om ambtelijke medewerkers voor een collegevergadering uit te nodigen, ten einde zijn advies en of mening ten aanzien van een onderwerp te geven, dan wel een (nadere) toelichting te geven.

2. De voorzitter of het college kan besluiten om een externe partij voor een collegevergadering uit te nodigen, ten einde een (nadere) toelichting en of advies te krijgen ten aanzien van een onderwerp.

3. De voorzitter doet hiervan mededeling bij het vaststellen van de agenda of er wordt ter plekke besloten bij de behandeling van een agendapunt.

4. De algemeen directeur neemt in ieder geval deel aan het afstemmende deel en de rondvraag tijdens de collegevergadering.

1. Tenzij één van de leden staande de vergadering één van de besluiten alsnog ter bespreking opvoert, worden collegevoorstellen, waarvan de collegeleden vooraf door het stellen van een paraaf te kennen hebben gegeven dat zij met het met daarop betrekking hebbend advies instemmen, niet ter bespreking of voor stemming ingebracht. Het besluit is in dat geval genomen conform het uitgebrachte advies.

2. De beraadslagingen over de collegevoorstellen, die ter bespreking zijn geagendeerd, zullen zoveel als mogelijk op basis van consensus tot besluitvorming worden gebracht. In gevallen, waar na ampel beraad, niet tot een unaniem besluit kan worden gekomen, zal er een stemming plaatsvinden.

3. Stemming vindt mondeling plaats, tenzij lid 4 van toepassing is.

4. Bij stemmingen over benoemingen of zaken aangaande personen geschiedt de stemming zoals dat door de wet wordt verlangd volgens artikels 28 tot en met 31 van de Gemeentewet.

5. Desgewenst kan een collegelid op het voorstel laten aantekenen dat hij niet kan instemmen met het genomen besluit.

6. Ingeval omwille van dwingende redenen van spoed een besluit dient te worden genomen en het voorgeschreven quorum niet aanwezig is, dan wordt door de aanwezige collegeleden een besluit genomen dat formeel bekrachtigd wordt in de eerstvolgende vergadering waarbij het quorum aanwezig is.

1. De secretaris draagt zorg voor het opstellen van het verslag van de collegevergadering.

2. Het verslag bevat tenminste:

• a.

  De namen van de voorzitter, de secretaris en de aan- / afwezige collegeleden;

• b.

  Een formulering van de door het college genomen besluiten over de collegevoorstellen, genaamd de besluitenlijst;

3. Het verslag wordt voor de eerstvolgende vergadering geagendeerd ter vaststelling.

4. De vastgestelde besluitenlijst wordt na afloop van de collegevergadering gepubliceerd.

5. De secretaris ziet toe op terugkoppeling uit het college en aan eenieder die daar belang bij heeft.

1. Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking.

2. Het voorgaande Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders vervalt op de datum van inwerkingtreding.