Verordening op de raadscommissies gemeente Landsmeer 2008

Ondertekening

Toelichting op de verordening op de raadscommissies

In de Gemeentewet wordt onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies (resp. artikel 82, 83 en 84 Gemeentewet). Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de burgemeester. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijke denkbare taken hebben. Er kan gedacht worden aan adviescommissies, ad hoc commissies en wijkraden.

Deze modelverordening heeft betrekking op de raadscommissies. In veel gemeenten is de afgelopen jaren stil gestaan bij het bestaande vergaderstelsel. De praktijk laat zien dat het commissiestelsel niet alleen op verschillende manieren wordt heringericht, maar dat er ook gemeenten zijn die de keuze hebben gemaakt om zonder raadscommissies te werken. De 'Handreiking vernieuwend vergaderen: voorbeelden uit de praktijk'[Uitgave van de Vernieuwingsimpuls Dualisme en lokale democratie, 2005 (www.vernieuwingsimpuls.nl).] gaat uitgebreid in op de nieuwe overlegvormen.

Op grond van artikel 82, eerste lid, kunt u zoveel raadscommissies instellen als u wenselijk acht. U regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden van een raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De Gemeentewet verplicht overigens niet tot het instellen van raadscommissies. Om te bevorderen dat de discussie in de raad plaatsvindt, zijn er gemeenten die ervoor kiezen om geen raadscommissie(s) in te stellen.

De instelling van raadscommissies geschiedt veelal bij verordening, waarin de taken bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies worden vastgelegd. Deze modelverordening voorziet hierin.

De bestaande VNG-verordening uit 2002 is reeds in 2006 herzien. Er bleek na vier jaar ervaring met de duale werkwijze van de raad behoefte te bestaan aan een herziening van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad. Door de samenhang tussen het reglement en de commissieverordening is ook dit laatste herzien. De meest principiële wijzing in beide regelingen is het verwijderen van het spreekrecht uit het reglement van orde en een versterking van dit recht in de verordening op de raadscommissies. Uit de praktijk kwamen namelijk steeds meer signalen dat het inspreekrecht tijdens de raadsvergadering niet de goede manier was om burgers te betrekken bij de besluitvorming.

Juist omdat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor al is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is de kans klein dat de raad op dat moment - als reactie op het inspreken van een burger - nog van richting verandert. De inspreekmogelijkheid van de burger tijdens de raadsvergadering kan daarmee als "schijnspreekrecht" worden betiteld. De mogelijkheden van burgers om tijdens de commissievergaderingen in te spreken zou daar en tegen beter benut kunnen worden. Deze vergaderingen zijn doorgaans laagdrempeliger en hebben meer mogelijkheden om met de inspreker in overleg te gaan in een informele setting.

Bij de wijzigingen in 2008 is het spreekrecht (artikel 16) verder gedereguleerd door de maximale spreektijd per onderwerp en per spreker niet uitdrukkelijk aan termijnen te binden. Gemeenten kunnen afhankelijk van de lokale situatie hieraan zelf een formele of praktische invulling geven.

Uiteraard is deze verordening slechts een model. Gezien de brede discussie over de vergadervormen van de raad kan deze verordening dienen als basis voor wat geregeld kan worden. In de artikelsgewijze toelichting worden nog enkele alternatieve bepalingen gegeven. Een verordening zal in ieder geval aan het voorschrift moeten voldoen dat collegeleden geen lid mogen zijn van raadscommissies. Bovendien moet de voorzitter van een raadscommissie een raadslid zijn en zal er sprake moeten zijn van een evenwichtige vertegenwoordiging van de fracties in de raadscommissies.

Artikelsgewijze toelichting

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.

Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling

Artikel 2 Instelling raadscommissies

In deze modelverordening is gekozen voor een stelsel van meerdere raadscommissies. Uiteraard zijn allerlei andere modellen denkbaar. Zo zullen sommige gemeenten ervoor kiezen één raadscommissie in te stellen om te bevorderen dat de discussie zich van de raadscommissies naar de raad verplaatst en gelet op de attributie van de bestuursbevoegdheden in de Gemeentewet aan het college. In dat geval kan worden volstaan met een artikel 2 dat luidt: De raad stelt een raadscommissie in. De leden 2 tot en met 5 zijn in dat geval overbodig. Zoals gezegd kunt u er zelfs voor kiezen om geen raadscommissies in te stellen. Naarmate er meer taken aan het college zijn gedelegeerd, is wellicht het verminderen of afschaffen van raadscommissies een meer voor de hand liggende keuze. De raad zal deze keuze moeten maken.

Het vijfde en zesde lid zijn coördinatiebepalingen. Als een onderwerp meerdere commissies aangaat, zal moeten worden vastgesteld in welke raadscommissie(s) het onderwerp besproken zal worden. In deze verordening is ervoor gekozen indien een onderwerp meerdere commissies aangaat de behandeling te doen in de commissie waar de functie thuishoort. Het is ook denkbaar dat het presidium hierin een rol vervult. Hierop zal de verordening dan moeten worden aangepast. In geval van een gezamenlijke vergadering vervult de voorzitter van de commissie die het onderwerp het meest aangaat, de rol van voorzitter.

Desgewenst kunnen het vijfde en zesde lid echter ook achterwege gelaten worden, aangezien in artikel 32 van deze verordening is bepaald dat de raadscommissie op voorstel van de voorzitter beslist in de gevallen waarin de verordening niet voorziet.

Aldus kan ad hoc afstemming tussen raadscommissies plaatsvinden en praktische werkafspraken gemaakt worden.

Artikel 3 Taken

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Voor wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad plaats.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken.

Hierover kan uiteraard ook overleg plaatsvinden in het presidium (bestaande uit de fractievoorzitters en de voorzitter van de raad). Veelal zal het echter wel zo blijven dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.

Artikel 4 Samenstelling

U bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat u moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen.

Om dit te bereiken schrijft het eerste lid van artikel 4 voor dat een raadscommissie bestaat uit één lid per fractie. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. Om tot een evenwichtige verdeling te komen is gekozen voor één lid en één plaatsvervangend lid. De leden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fractie. Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen welke leden de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is mogelijk dat u (moet) besluiten een voorgedragen lid niet te benoemen tot lid van een commissie. Dit kan het geval zijn wanneer een “burgerlid” niet voldoet aan de vereisten van de Gemeentewet (zie de toelichting op het derde lid). Andere redenen om een dergelijke benoeming achterwege te laten zijn niet aan de orde.

Zoals ook uit het derde lid blijkt, hoeven de leden van een raadscommissie geen raadslid te zijn. Wel is er in deze modelbepaling vanuit gegaan dat de politieke groeperingen (fracties) de in het eerste lid bedoelde leden voordragen. Daarnaast moeten de in het eerste lid bedoelde leden op grond van deze bepaling op de kandidatenlijst van de betreffende fractie hebben gestaan. Dit in verband met de ‘kenbaarheid’ (kiezerslegitimiteit) van de kandidaten bij de burgers. Deze laatste eis hoeft niet te worden gesteld, de beslissing hierover is aan u.

Op grond van het derde lid moeten leden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. Om te beoordelen of de niet-raadsleden voldoen aan de eisen van de Gemeentewet, ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de leden benoemd worden.

Om er voor te zorgen dat iedere fractie en met name ook de kleine fracties in staat zijn om deel te nemen aan de vergaderingen van de raadscommissie bepaalt het vierde lid dat iedere fractie een plaatsvervangend lid kan voordragen. Voor de plaatsvervangende leden gelden dezelfde eisen als voor het lid van een raadscommissie. De vervangingsregeling geldt uitsluitend voor de op basis van het eerste lid benoemde leden.

Daarnaast is de het zesde lid van de geldende verordening gehandhaafd om de fractie waarvan zowel het lid als het plaatsvervangend lid verhinderd zijn de vergadering bij te wonen, vertegenwoordigt te laten zijn door een lid van de betrokken raadsfractie.

Artikel 5 Voorzitter

Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters en hun plaatsvervangers "uit zijn midden" benoemt. In deze bepaling is er voor gekozen om de voorzitters van de raadscommissies door de raad te laten benoemen.

Het staat u echter vrij om te bepalen dat een raadscommissie de (plaatsvervangende) voorzitter benoemt. Gelet op de belangrijke functie die de raadscommissies ten opzichte van de raad vervult, ligt het wel in de rede dat de raad de (plaatsvervangende) voorzitters benoemt. Ook kan er voor gekozen worden om de voorzitters te laten benoemen door de raad en de plaatsvervangend voorzitters door de raadscommissies.

Op basis van het tweede lid, is de voorzitter (en de plaatsvervangend voorzitter op grond van artikel 1 van de modelverordening) geen lid van de raadscommissie. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de raadscommissie. Een andere keuze is echter ook denkbaar, de Gemeentewet verzet zich er niet tegen dat de (plaatsvervangend) voorzitter tevens lid van een raadscommissie is. Indien u er voor kiest om de voorzitters tevens lid van de raadscommissies te laten zijn dan zullen de artikelen 4 en 5 hierop aangepast moeten worden.

Het ligt voor de hand dat de (plaatsvervangend) voorzitters, evenals de leden, van de raadscommissies in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters en de leden aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt (artikel 6, eerste lid). Aangezien het echter niet altijd mogelijk zal zijn om de voorzitters direct na de verkiezingen te benoemen, is er voor gekozen om geen termijn in artikel 5, eerste lid, op te nemen.

Hetzelfde geldt overigens voor artikel 4, tweede lid.

Artikel 6 Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van een raadscommissie eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).

De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op een eigen lid.

De (plaatsvervangend) voorzitter van een raadscommissie kan de raad ook zonder voorstel van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze (plaatsvervangend) voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag het zij door overlijden.

Artikel 7 Griffier en commissiegriffier

Ter ondersteuning van iedere raadscommissie fungeert de griffier. Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door daartoe door de waarnemend griffier.

De griffier is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig. In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de raadscommissie op grond van artikel 24 van deze modelverordening altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen.

Hoofdstuk 3 Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris

Artikel 8 Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris

Het kan gewenst zijn dat een lid van het college, de burgemeester of de secretaris deelneemt aan de vergadering van de raadscommissie. De commissie kan per vergadering beslissen of de aanwezigheid al dan niet gewenst is en of de genodigde aan de beraadslagingen mag deelnemen. Artikel 82, vijfde lid, dat artikel 21, tweede lid, van overeenkomstige toepassing verklaard, is hiervoor de grondslag. Dit geldt zowel voor besloten als voor niet besloten vergaderingen. In openbare vergaderingen kunnen collegeleden, de burgemeester en de secretaris uiteraard altijd aanwezig zijn. Deelnemen aan de beraadslagingen kunnen zij echter alleen als de raadscommissie hiermee instemt. In de regel zal de portefeuillehouder veelal wel aanwezig zijn ten behoeve van het voeren van overleg en het uitoefenen van controle door de raadscommissie.

De bepaling is met de herziening in 2006 gewijzigd. Er is gekozen voor een wat minder strenge duale redactie. Zo is het artikel over de secretaris geïntegreerd in dit artikel 8 en is weggelaten dat aan het college toestemming moet worden gevraagd voor de aanwezigheid van de secretaris (aangezien het college werkgever is van de secretaris). Het oude artikel 9 over de secretaris is hierdoor vervallen. Daarnaast is in dit artikel de bepaling geschrapt dat raadscommissie bij aanvang van de vergadering kan beslissen dat de burgemeester en één of meer wethouders niet in de vergadering aanwezig mogen zijn of aan de beraadslagingen mogen deelnemen. Gezien de eerste bepaling van het artikel is dit feitelijk overbodig.

De stuurgroep Leenhuis heeft in haar rapport aandacht besteed aan de aanwezigheid van de burgemeester en leden van het college in de commissievergaderingen. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties staat een minder 'stramme' ontvlechting voor ogen. Deze minder stramme ontvlechting komt terug in een voorstel tot wijziging van artikel 21 (aanwezigheid wethouder in de raadsvergadering). In een aanhangig wetsvoorstel (30 902) bij de Tweede Kamer wordt voorgesteld de aanwezigheid van de wethouder in raadsvergaderingen te reguleren. Dit geldt niet alleen voor plenaire raadsvergaderingen, maar ook voor commissievergaderingen.

Met de wijziging van artikel 21 van de Gemeentewet moet tot uitdrukking komen dat de wethouder als vanzelfsprekende partner van de raad wordt betrokken bij de beraadslagingen van raad. Hoewel in de memorie van toelichting van de Wet dualisering gemeentebestuur gemotiveerd is afgeweken van de regeling, zoals deze geldt voor ministers en staatssecretarissen (artikel 69 Grondwet), is in de praktijk gebleken dat de huidige bepaling in de Wet dualisering gemeentebestuur toch problemen veroorzaakt. De kern van de dualisering is weliswaar de ontvlechting van de raad en het college van burgemeester en wethouders, maar het is niet de bedoeling geweest de raad en het college in posities te brengen, waarmee ze elkaar kunnen uitsluiten. De raad en het college zijn immers samen verantwoordelijk voor een beter bestuur in de gemeente. Synergie tussen raad en college is daarbij van wezenlijk belang.

Daarom wordt gekozen voor een redactie van artikel 21 naar analogie van artikel 69 Grondwet, waarin nog voldoende ruimte is voor nadere afspraken die passen bij de lokale verhoudingen. Hoewel de VNG onderkent dat het al dan niet aanwezig zijn van wethouders in de raadsvergadering in de praktijk een probleem kan zijn, acht de VNG een aanpassing van artikel 21 niet nodig en geeft er voorkeur aan om het aan de gemeenten over te laten hoe met dit artikel om te gaan. Daarbij geeft de VNG aan dat slechts bij wijze van uitzondering de wethouder niet in de raadsvergadering aanwezig zou moeten zijn. Hierbij aansluitend wordt in het huidige voorstel gekozen voor een formulering waarin de wederkerigheid in de posities van de raad en het college van burgemeester en wethouders is uitgewerkt. Enerzijds kan de wethouder zelf bepalen of hij al dan niet aanwezig is en deelneemt aan de beraadslagingen. Anderzijds kan de raad de wethouder uitnodigen indien hij het van belang acht dat de wethouder aanwezig is en aan de beraadslagingen deelneemt. Deze constructie laat voldoende ruimte voor individuele gemeenten om op hun eigen manier met dit vraagstuk om te gaan.

In de Memorie van Toelichting op de Wet dualisering gemeentebestuur wordt verwezen naar de vanzelfsprekendheid dat ministers zich niet mengen in beraadslagingen over aangelegenheden die in het bijzonder de Kamers aangaan en die de Kamers zonder inmenging van anderen willen behandelen.

Volgens de minister is er geen reden om te veronderstellen dat wethouders niet ditzelfde inzicht zullen hebben en is een terughoudende formulering dus niet langer noodzakelijk. Dit hangt sterk samen met de positie van de raad ten opzichte van het college. In de praktijk is gebleken dat er geen aanleiding is om aan de sterke positie van de raad te twijfelen: de raad heeft volgens de minister juist aan zelfbewustzijn gewonnen.

Om te komen tot een praktische regeling is er in deze bepaling voor gekozen om de voorzitter van de raadscommissie een voorlopige beslissing omtrent de aanwezigheid van de burgemeester of een wethouder en de deelname aan de beraadslagingen te laten nemen. Als de raadscommissie het niet met deze voorlopige beslissing van de voorzitter eens is, kan zij bij aanvang van de vergadering anders beslissen. Een expliciete beslissing bij iedere vergadering is niet nodig. Als de raadscommissie niet aangeeft dat de aanwezigheid van het college niet gewenst is, volstaat de beslissing van de commissievoorzitter.

Hoofdstuk 4 Vergaderingen

Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereiding

Artikel 9 Vergaderfrequentie

Veelal zullen de vergaderingen van de raadscommissies plaatsvinden op een vaste dag en plaats voorafgaand aan de vergaderingen van de raad. Een raadscommissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. In plaats van twee fracties kan gekozen worden voor een bepaald deel van de raadscommissie. Ook zou het presidium hierin een rol kunnen vervullen.

Deze keuzes zijn aan de raad voorbehouden. Indien een raadscommissie een hoorzitting zal willen houden, kan de voorzitter gebruik maken van het derde lid en een andere dag, aanvangsuur of plaats bepalen. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffier. Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat deze modelverordening geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid, hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 van overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt in principe geen besluitenlijst opgesteld opgemaakt, maar wordt volstaan met de geluidsopopname, die niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist.

Artikel 10 Oproep

De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste een week voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. Uiteraard kan ook voor andere

termijnen worden gekozen. Wel zal de termijn uiteraard zodanig moeten zijn dat de leden van een raadscommissie in staat zijn om de stukken te lezen. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de griffier worden ingezien (artikel 13, derde lid).

Artikel 11 De agenda

Voor het verzenden van de oproep, stelt het presidium de agenda voorlopig vast. Het versturen van de agenda is geregeld in artikel 10.

In dit artikel is allereerst een procedure voor spoedeisende zaken geregeld.

Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie haar eigen agenda. De agenderende rol van

een raadscommissie komt tot uitdrukking in het tweede, derde en vierde lid. Dit betekent onder andere dat een raadscommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een raadscommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de secretaris.

Artikel 12 Ter inzage leggen van stukken

Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen op een vaste plaats voor een ieder ter inzage gelegd. Veelal zal dit in het gemeentehuis zijn, maar uiteraard kan in een gemeente met meerdere dorpskernen ook gekozen worden voor terinzagelegging op meerdere plaatsen zoals een bibliotheek. In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken liggen. Originele stukken moeten uiteraard bij de gemeente blijven berusten. Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd kunnen leden van raadscommissies bij de griffier inzien.

Artikel 13 Openbare kennisgeving

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor. Bij de herziening van deze verordening en van het reglement van orde voor de raad is tevens de verplichting opgenomen op de agenda en stukken ook op internet te plaatsen. Vanuit het oogpunt van service aan de burger is dit een voor de hand liggende regeling die, doordat alle gemeenten beschikking hebben over een website, ook praktisch uitvoerbaar is. Dit is echter niet verplicht op rond van de Gemeentewet; gemeenten kunnen ervoor kiezen het derde lid niet over te nemen.

Paragraaf 2 Orde der vergadering

Artikel 14 Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de griffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen voor de leden van een raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 15 Opening der vergadering en quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 15 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 16 Spreekrecht burgers

Deze bepaling heeft een facultatief karakter. In de algemene inleiding is aangegeven dat bij de herziening van het Reglement van orde ervoor gekozen is het spreekrecht in de raadsvergadering te schrappen en in de commissievergadering meer uit te werken. Dit omdat de besluitvormingsproces in de raadsvergadering al zover gevorderd is dat aan het inspreken geen recht kan worden gedaan. Tijdens de commissievergaderingen zijn er meer mogelijkheden voor de inspreker om van gedachten te wisselen met de commissieleden en zo bij te dragen aan de besluitvorming. Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur, één van doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur.

In het eerste lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Dit zijn formele procedures die zien op de rechtsbescherming van de burger. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen - de belangen van - kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Vervolgens kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers. Het is mogelijk om het spreekrecht te beperken tot die onderwerpen die op de agenda van de raadscommissie staan. In het eerste lid dient dan toegevoegd te worden; d. niet-geagendeerde onderwerpen. Het is een keuze van u of en hoe u het spreekrecht wilt vormgeven. Nu de burgers de mogelijkheid hebben om een burgerinitiatief in te dienen ligt het wellicht meer voor de hand om alleen spreekrecht toe te staan over geagendeerde onderwerpen. Burgers hebben immers het instrument van een initiatief om onderwerpen op de agenda te plaatsen.

Omwille van duidelijkheid is bij deze verordening het voorstel ook de lijst van ingekomen stukken bij dit lid te betrekken. Een commissielid kan te allen tijde een vraag ter verduidelijking stellen of verzoeken een bepaald stuk op de agenda van de volgende vergadering te plaatsen.

De burgers die wensen in te spreken moeten zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de griffier. De griffier kan, indien nodig, de persoon naar de juiste raadscommissie verwijzen. Procedureel is het handig om als ‘redelijke termijn’ circa 48 uur aan te houden. Door niet uitdrukkelijke termijn op te nemen, kan hiermee flexibel worden omgegaan en de servicegerichtheid naar de burger worden vergroot.

In het vierde lid is ervoor gekozen om een burger slechts één maal het woord te geven en niet een discussie te laten plaatsvinden. U kunt er ook voor kiezen om burgers die inspreken een tweede termijn te geven. In dat geval zal het vierde lid moeten worden aangepast. Afhankelijk van de lokale situatie kan als richtlijn 5 minuten spreektijd per burger worden aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moeten kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.

Op basis van artikel 17, eerste lid, wordt de besluitenlijst toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken.

Artikel 17 Besluitenlijst

De ontwerpbesluitenlijst wordt tegelijkertijd met de schriftelijk oproep verstuurd aan de leden toegezonden. Op hetzelfde moment wordt de ontwerpbesluitenlijst aan de overige personen die het woord gevoerd hebben toegezonden. De voorzitter, de leden, de collegeleden hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging dient 24 uur voor de vaststelling van de besluitenlijst schriftelijk bij de griffier te worden ingediend. Het recht om aanpassing voor te stellen (derde lid) komt ook toe aan de voorzitter, een lid en een collegelid, dat bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig was. Het is aan de raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie het verslag vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State). Het is aan te bevelen uitsluitend een zakelijke samenvatting van hetgeen besproken is, te geven. De griffier is verantwoordelijk voor het opstellen van de besluitenlijst op grond van het vijfde lid. Na vaststelling van de besluitenlijst ondertekenen de voorzitter en de griffier deze.

Als een gemeente de mogelijkheid aan burgers biedt om burgerinitiatiefvoorstellen in te dienen, moeten het verslag ook hiervan melding maken. Dit betekent dat het vierde lid aangevuld moet worden.

Artikel 18 Aantal spreektermijnen

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de commissieleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een commissielid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de commissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Artikel 19 Spreektijd

Dit artikel strekt ertoe te benadrukken dat een raadscommissie op eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. Hetzelfde geldt voor de spreektijd van overige sprekers. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak om de orde tijdens de vergadering te handhaven wel voorstellen de spreektijd te beperken.

Artikel 20 Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen, (artikel 32, vierde lid Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze.

Artikel 21 Handhaving orde; schorsing

Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd.

Het vierde lid is sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden.

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 30 van deze verordening.

Artikel 22 Beraadslaging

Om de duur van vergaderingen niet te beperken wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het eerste lid brengt daarmee tot uitdrukking dat een raadscommissie haar eigen werkwijze bepaalt. Het recht wordt aan ieder individueel commissielid toegekend. Dit past in het streven naar dualisering, aangezien dualisering versterking van de vertegenwoordigende en daarmee agenderende rol van een raadscommissie veronderstelt. Hiertoe dienen ook individuele commissieleden en kleine fracties over adequate instrumenten te beschikken.

Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 21).

Artikel 23 Deelname aan beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen (bij voorbeeld de voorzitter van een deelraad aan de beraadslaging over deelgemeenteaangelegenheden). Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders en de secretaris. Deze hebben op grond van de artikel 8 van deze verordening reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van het verslag, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

Artikel 24 Advies

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij een raadscommissie anders beslist. Een raadscommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De leden beslissen over het advies. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, wordt de standpunten van alle fracties opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, dat hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.

Hoofdstuk 5 Besloten vergadering

Artikel 25 Algemeen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voorzover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beelden geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 26 Besluitenlijst

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het tweede lid van deze modelbepaling dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage liggen bij de griffier. De raadscommissie beslist over het openbaar maken van dit verslag.

Artikel 27 Geheimhouding

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen.

Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.

Artikel 28 Opheffing geheimhouding

Zoals uit de toelichting op artikel 27 blijkt kan de raad de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze modelbepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Hoofdstuk 6 Toehoorders en pers

Artikel 29 Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.

Artikel 30 Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Artikel 31 Verbod gebruik mobiele telefoons

Dit artikel heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het afgaan van mobiele telefoons werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter aanwezigen toestemming kan geven hun mobiele telefoon wel stand-by te laten staan.

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen

Artikel 32 Uitleg verordening, artikel 33 Evaluatie en artikel 34 Inwerkingtreding

Deze artikelen behoeven geen toelichting.