Organisatiebesluit 2018

Geldend van 05-02-2019 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-11-2018

Intitulé

Organisatiebesluit 2018

Herplaatsing van Gemeenteblad 2 november 2018, nummer 233392

Het college van de gemeente Landsmeer;

gelet op artikel 160 van de Gemeentewet en de artikelen 5, 14 en 26 van de Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet;

besluit vast te stellen het:

Besluit op de organisatie van de gemeente Landsmeer

Artikel 1 Begripsbepaling

In dit besluit wordt verstaan onder:

  • a.

    team: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die een aantal taken uitvoert en die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de algemeen directeur heeft.

  • b.

    teammanagers: managers die verantwoordelijk zijn voor operationele leiding aan, en bedrijfsvoering van, een team

  • c.

    bedrijfsvoering: de voorbereiding en de uitvoering van:

    • -

      het personeelsbeleid;

    • -

      het financiële beleid;

    • -

      het organisatiebeleid;

    • -

      het communicatiebeleid;

    • -

      het huisvestingsbeleid van het gemeentelijk apparaat.

  • alsmede het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer.

  • d.

    programmamanagers: managers die verantwoordelijk zijn voor de strategische ontwikkeling van de organisatie en transitie van de organisatie en voor organisatiebrede programma’s en/of projecten.

  • e.

    budgethouder: de teammanager of programmamanager aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.

  • f.

    deelbudgethouder: de ambtenaar van de gemeente aan wie de budgethouder het ondermandaat heeft verstrekt conform het mandaatregister.

  • g.

    juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving.

  • h.

    financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

§ 1 De ambtelijke organisatie

Artikel 2 Organisatie-eenheden

2.1. Het ambtelijk apparaat

Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende teams:

  • a.

    Team Fysiek beleid en projecten

  • b.

    Team beheer en onderhoud Openbare Ruimte

  • c.

    Team Sociaal Beleid

  • d.

    Team Sociaal Uitvoering

  • e.

    Team Publiekscontacten, vergunningen en handhaving

  • f.

    Team Bedrijfsvoering

  • g.

    Team Ondersteuning

Artikel 3 Structuur teams

  • 1. Voor wijzigingen van de indelingen van de organisatie in teams of de toewijzing van taken aan teams betrekt het college vooraf de algemeen directeur (secretaris) en de concerncontroller en vraagt de Ondernemingsraad om advies.

  • 2. De algemeen directeur (secretaris) kan taken aan teams nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

Artikel 4 Leiding dagelijks beheer

4.0 Algemeen directeur

  • 1.

    Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de secretaris. Hij treedt op als algemeen directeur.

  • 2.

    De algemeen directeur kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de teammanagers en programmamanagers en na overleg met het college aanwijzingen geven aan de concerncontroller om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren.

4.1 Teammanager Fysiek beleid en projecten

Onder de verantwoordelijkheid van de teammanager Fysiek beleid en projecten berust de integrale aansturing en bedrijfsvoering van het team.

4.2 Teammanager beheer en onderhoud Openbare Ruimte

Onder de verantwoordelijkheid van de teammanager beheer en onderhoud Openbare Ruimte berust de integrale aansturing en bedrijfsvoering van het team.

4.3 Teammanager Sociaal Beleid

Onder de verantwoordelijkheid van de teammanager Sociaal Beleid berust de integrale aansturing bedrijfsvoering van het team.

4.4 Teammanager Sociaal Uitvoering

Onder de verantwoordelijkheid van de teammanager Sociaal Uitvoering rust de integrale aansturing en bedrijfsvoering van het team.

4.5 Teammanager klantencontacten, vergunningen en handhaving

Onder de verantwoordelijkheid van de teammanager klantencontacten, vergunningen en handhaving berust de integrale aansturing en bedrijfsvoering van het team

4.6 Teammanager Bedrijfsvoering

Onder de verantwoordelijkheid van de teammanager Bedrijfsvoering berust de integrale aansturing van en bedrijfsvoering van het team. Daaronder vallen hoofdtaken Communicatie, Financiën, Juridisch en Personeel & Organisatie

4.7 Teammanager Ondersteuning

Onder de verantwoordelijkheid van de teammanager Ondersteuning berust de integrale aansturing en bedrijfsvoering van de het team. Daaronder vallen hoofdtaken DIV, ICT, facilitair en secretariaat.

Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten en volmachten aan de algemeen directeur (secretaris), programmamanagers en teammanagers. Bij de verlening van mandaten wordt onderscheid gemaakt tussen afdoening, ondertekeningmandaten, volmacht en machtiging. Indien in een verleend mandaat het verlenen van ondermandaten niet is uitgesloten is de functionaris aan wie het desbetreffende mandaat is verleend, bevoegd tot het verlenen van ondermandaten.

Artikel 5 Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging functionarissen

  • 1. Het college wijst een of meerdere programmamanagers aan als loco-secretaris. Bij afwezigheid van de secretaris wordt diens functie uitgeoefend door de loco-secretaris.

  • 2. De algemeen directeur (secretaris) wijst voor elk team een andere teammanager aan als plaatsvervangend teammanager.

  • 3. De algemeen directeur (secretaris) wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

  • 4. De programmamanagers en teammanagers worden op voordracht van de algemeen directeur/secretaris benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

  • 5. Aan de algemeen directeur (secretaris) is, voor zover niet anders bepaald in dit besluit en andere besluiten en met in achtneming van de geldende werving- en selectieprocedures, het mandaat verleend om medewerkers voor de gemeente te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

Artikel 6 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen

  • 1. Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen, als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt het college welke teams ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten.

  • 2. Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.

  • 3. De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het gemeentebestuur in door het college opgerichte rechtspersonen en de in het eerste lid aangewezen teams bevorderen voor zover mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet aan de regels, die gelden voor de gemeentelijke teams.

§ 2 Functies

Artikel 7 Algemeen directeur (secretaris)

7.1 Secretaris (instructie)

7.1.1. Ondersteuning college

  • a.

    de secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

  • b.

    de secretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

  • c.

    de secretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college bij het nemen van beslissingen.

  • d.

    de secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming.

  • e.

    de secretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de beslissingen van het college.

  • f.

    de secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college.

7.1.2. Informatieplicht

De secretaris draagt er zorg voor dat de teammanagers en programmamanagers schriftelijk tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de raad en het college genomen besluiten waaraan financiële consequenties zijn verbonden.

7.2 Algemeen directeur (instructie)

7.2.1. Eindverantwoordelijkheid

Ten aanzien van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie heeft de algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid voor:

  • a.

    voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

  • b.

    het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

  • c.

    de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen terzake vastgestelde beleid;

  • d.

    de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;

  • e.

    de juridische en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid en beheer;

  • f.

    de voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoording over het gevoerde beleid;

  • g.

    de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving;

  • h.

    het voeren van overleg met de Ondernemingsraad (bestuurder WOR).

7.2.2. Aansturing teammanagers en programmamanagers

Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie bij de algemeen directeur. Hij bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheid van de teammanagers en programmamanagers, de samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden. Hij kan na overleg met het college hen aanwijzingen geven om die samenwerking en samenhang te zoeken.

Artikel 8 Concerncontroller

  • 1. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de algemeen directeur draagt de concerncontroller de zorg voor:

    • a.

      het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en opbouw en uitvoering van financial control van de gemeente

    • b.

      Opbouw en stroomlijnen van managementinformatie en -control

    • c.

      de voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur.

    • d.

      zorg voor de facilitering van de accountant bij de voorbereiding en uitvoering van de accountantscontrole

    • e.

      de bewaking van de financiële rechtmatigheid. In dit kader doet hij voorstellen aan het college over het (doen) uitvoeren van audits.

  • 2. De concerncontroller oefent zijn taken uit in nauw overleg met de algemeen directeur (secretaris).

  • 3. De concerncontroller heeft een zelfstandige bevoegdheid tot advisering van het college van B&W en de raad.

Artikel 9 Teammanager

  • 1. Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur (secretaris) draagt een teammanager, met in achtneming van de gemeentebrede kaders, o.a. de zorg voor een adequate taakuitvoering binnen het team, het uivoeren van bestuursopdrachten en het opvolgen van de aanwijzingen van de algemeen directeur;

  • 2. Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur (secretaris) draagt een teammanager, met in achtneming van de gemeentebrede kaders, de zorg voor: het middelenbeheer en de personele zaken van team

  • 3. Een teammanager draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen die in opdracht van de algemeen directeur voor het college worden voorbereid, op:

    • •

      De tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;

    • •

      De juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid, alsmede de aanwijzing van ambtenaren van de het team, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

§ 3 Financiële organisatie

Artikel 10 Financiën en Belastingen

  • 1. Onder de verantwoordelijkheid van de teammanager Communicatie, Juridisch, Personeel & Organisatie en Financien Informatie vinden de volgende zaken plaats:

    • a.

      het opstellen van de perspectiefnota en meerjaren raming;

    • b.

      het opstellen van de Programmabegroting

    • c.

      het opstellen van de bestuursrapportages en de jaarstukken;

    • d.

      het in stand houden en het juiste gebruik van het gemeentelijke rekeningschema en de gemeentelijke productenlijst;

    • e.

      de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de gevoerde administraties en verstrekte informatie.

    • f.

      het opstellen van de belastingverordeningen.

Artikel 11 Administratie

  • 1. De administratie voor de bedrijfsvoering van de gemeente bestaat uit:

    • a.

      de financiële administratie van de gemeente als geheel en de niet per team verbijzonderde administraties;

    • b.

      de per team verbijzonderde administraties.

  • 2. De administratie voert de financiële administratie van de gemeente en de niet per team verbijzonderde administraties.

  • 3. Iedere team voert de door de concerncontroller toegewezen per team verbijzonderde administraties.

§ 4 Programmamanagers

Artikel 12 Programmamanagers

Programmamanagers: managers die verantwoordelijk zijn voor de strategische ontwikkeling van de organisatie en transitie van de organisatie en voor organisatiebrede programma’s en/of projecten. Het team programmamanagers heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:

  • a.

    Initiatieven tot doorontwikkeling gemeentelijke organisatie;

  • b.

    Voorbereiding fusieproces;

  • c.

    Uitvoering c.q. verhelderen van het bestuurlijk opdrachtgeverschap;

  • d.

    Sturing geven aan programma’s en projecten uit programma’s;

  • e.

    Strategisch adviseurschap voor algemeen directeur en college.

§ 5 Beleidsvoorbereiding, begroting, beleidsuitvoering en rekening

Artikel 13 Bestuursopdrachten

  • 1. Voor de beleidsvoorbereiding kan het college bestuursopdrachten aan de algemeen directeur (secretaris) verstrekken.

  • 2. Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

  • 3. De algemeen directeur (secretaris) draagt de zorg voor de uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

Artikel 14 Begrotingscyclus

De gemeentelijke begrotingscyclus omvat de volgende stukken:

  • a.

    De perspectiefnota en meerjaren raming;

  • b.

    De Programmabegroting;

  • c.

    De BERAP1 en BERAP2;

  • d.

    De jaarstukken.

  • e.

    De belasting en legesverordeningen

Artikel 15 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering

  • 1. Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het investeringsplan stelt het college de productraming en de investeringskredieten vast. Het college wijst vervolgens de producten met bijbehorende budgetten uit de productraming en de investeringskredieten toe aan de teams.

  • 2. Budgethouders kunnen zowel teammanager als programmamanager zijn.

Artikel 16 Budgetbevoegdheden en plichten

  • 1. Een budgethouder informeert de algemeen directeur (secretaris) tijdig over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

  • 2. Het college kan bij specifieke verplichting aangegeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college. Verplichtingen genoemd in het vijfde en het zesde lid van artikel 7 van de “Financiële verordening gemeente Landsmeer” en verplichtingen met politiek-bestuurlijke implicaties worden te allen tijde van tevoren voorgelegd aan het college.

  • 3. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een budgethouder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling in het teamplan.

  • 4. De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken door een budgethouder vindt plaats het verleende mandaat en het Inkoop en Aanbestedingsbeleid van de gemeente.

Artikel 17 Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen

  • 1. Budgetten in n de productraming mogen zonder voorafgaande toestemming van het college met 25.000 euro worden overschreden, indien daar een compensatie binnen het desbetreffende programma van de gemeentebegroting tegenover staat. Uitgezonderd bij de overschrijding zijn de over- en onderschrijdingen op de doorberekende kosten (uren en facilitaire kosten). Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen het desbetreffende programma van de gemeentebegroting te worden opgevangen.

  • 2. Onderschrijdingen van door het college toegewezen budgetten voor uitgaven mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen.

  • 3. Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten laste of ten gunste van de algemene middelen.

  • 4. Overschrijding van de lasten van een programma uit de gemeentebegroting is slechts mogelijk met voorafgaande toestemming van het college.

  • 5. Begrotingswijzigingen als gevolg van voorstellen voor nieuw beleid of voorstellen voor beleidsintensiveringen worden aan het college voorgelegd.

Artikel 18 Verantwoording en décharge

  • 1. Ieder team legt door middel van de Beraps en de jaarrekening verantwoording af over de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten.

  • 2. Teammanagers en programmamanagers leggenverantwoording af over de (uitvoering van) projecten.

§ 6 Juridisch advies en rechtmatigheid

Artikel 19 Juridische rechtmatigheid

  • 1. De medewerker(s) belast met het taakveld juridische zaken dragen zorg voor

    • a.

      het zonodig toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;

    • b.

      het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de algemeen directeur en de teams;

    • c.

      het opstellen van richtlijnen voor de teams voor het toetsen van voorstellen aan het college en het toetsen van de door de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid;

    • d.

      het toezicht op een juiste toepassing door de gemeentelijke ambtenaren van de teams van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving;

    • e.

      het zorgdragen voor de behandeling van bezwaarschriften;

    • f.

      het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures;

    • g.

      het onderhouden van contacten met advocaten en notarissen; voorzover deze taken niet door het college aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen.

  • 2. Indien daar aanleiding toe bestaat, doen juridisch medewerkers aan de algemeen directeur (secretaris) verslag van bevindingen.

§ 7 Vaststelling en ingangsdatum

Artikel 20 Slotbepalingen

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 november 2018.

  • 1.

    De Organisatieverordening, zoals vastgesteld door het college op 19 november 2014, wordt ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt.

  • 2.

    Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Landsmeer 2018.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van 23 oktober 2018.