Het reglement van orde voor de raadsmarkt en de vergaderingen van de fora van de gemeente Langedijk, 2012

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. raadsmarkt: activiteiten met een informeel karakter voorafgaand aan de vergaderingen van de fora, die zich met name afspelen in de hal van het gemeentehuis;

b. raad: de raad van de gemeente Langedijk;

c. forum: een raadscommissie als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet;

d. college: het college van burgemeester en wethouders van Langedijk;

e. burgerraadslid: door de raad benoemde vertegenwoordiger van een fractie, niet zijnde raadslid, die tijdens de vergaderingen van de fora namens de fractie het woord mag voeren;

g. voorzitter: de voorzitter van een forum;

h. forumgriffier: de ambtelijk secretaris van een forum;

i. agendacommissie: overleg van de voorzitter van de raad en de forumvoorzitters dat de agenda’s voor de forumvergaderingen en de raadsvergadering in ontwerp vaststelt.

Artikel 2 Raadsavond

1. In beginsel vindt een forum- en raadsavond plaats in een vierwekelijkse cyclus op de dinsdagavond.

2. Jaarlijks wordt een schema opgesteld waarop de dagen met de forum- en raadsavonden staan vermeld.

3. De forumavond vindt plaats in het gemeentehuis. In de regel start de forumavond met de raadsmarkt om 19.30 uur, beginnen de vergaderingen van de fora om 20.00 uur en duren tot 22.15 uur.

4. De agendacommissie kan in bijzondere gevallen een ander tijdstip bepalen.

Artikel 3 Raadsmarkt

1. Burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven kunnen bij de griffier kenbaar maken gebruik te willen maken van de raadsmarkt. De griffier meldt een dergelijk verzoek aan de raad.

2. De activiteiten tijdens de raadsmarkt hebben een informeel en laagdrempelig karakter, gericht op een breed publiek. Zij kunnen bijvoorbeeld gericht zijn op de voorlichting en promotie van werkzaamheden waarmee burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven zich bezig houden of zij kunnen gericht zijn op de voorlichting en promotie van maatschappelijke thema’s of gesignaleerde knelpunten op maatschappelijk terrein.

Artikel 4 Instelling fora

De raad stelt twee fora in.

Artikel 5 Doelstelling fora

1. De fora hebben tot doel het bij de fracties doen vormen van een (inhoudelijk) oordeel over allerhande, de raad aangaande onderwerpen.

2. De fora zijn gericht op actieve deelname door fracties en op het door hen kennis kunnen nemen van hetgeen door anderen wordt gepresenteerd.

Artikel 6 Samenstelling forum

1. Aan een vergadering van een forum kunnen maximaal twee (burger)raadsleden per fractie deelnemen.

2. Het is fracties toegestaan om per onderwerp te bepalen welke leden namens de fracties deelnemen aan de vergaderingen van één van de fora.

3. De in het eerste lid genoemde leden worden door de raad op voordracht van de afzonderlijke fracties benoemd als leden van de fora. In totaal kunnen vier personen per fractie als burgerraadslid van de fora worden voorgedragen.

4. Leden van de fora kunnen zowel raadsleden als burgerraadsleden zijn. De artikelen 10, 11, 12, 13, en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op de leden van de fora.

Artikel 7 Voorzitter

1. Elk forum wordt voorgezeten door een voorzitter. Bij diens afwezigheid neemt een plaatsvervangend voorzitter het voorzitterschap waar.

2. De voorzitters zijn geen lid van de fora.

3. De voorzitters en de plaatsvervangend voorzitters van de fora worden door de raad uit zijn midden benoemd.

Artikel 8 Zittingsduur en vacatures

1. De zittingsduur van de leden, de voorzitters en de plaatsvervangend voorzitters van de fora eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

2. Een lid van de fora houdt op lid te zijn indien hij niet meer voldoet aan de in artikel 6, lid 4 gestelde eisen.

3. De raad kan een lid van de fora ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd.

4. De raad kan een voorzitter of een plaatsvervangend voorzitter ontslaan.

5. Een lid, een voorzitter of een plaatsvervangend voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijke mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

6. Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk met inachtneming van de artikelen 5, 6 en 7.

7. Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van het lid dat op voordracht van die fractie is benoemd, van rechtswege.

Artikel 9 Ambtelijke ondersteuning

1. Elk forum wordt ambtelijk bijgestaan door een forumgriffier.

2. De forumgriffier is in iedere vergadering van een forum aanwezig.

3. Bij verhindering of afwezigheid wordt de forumgriffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen ambtenaar.

Artikel 10 Openbaarheid

1. De vergaderingen van de fora zijn openbaar.

2. Een forum kan in beslotenheid vergaderen; daartoe is het bepaalde in artikel 23 Gemeentewet van toepassing.

Artikel 11 Vaststelling onderwerpen

1. De onderwerpen in de fora worden op voorstel van de griffier in ontwerp vastgesteld door de agendacommissie en in beginsel als volgt toebedeeld:

Forum 1: bestuurlijke- en welzijnsonderwerpen (incl. openbare orde en veiligheid)

Forum 2: onderwerpen over de ontwikkeling in, en beheer van de openbare ruimte.

2. De onderwerpen kunnen bestaan uit:

a. raadsvoorstellen/initiatiefvoorstellen;

b. raadsonderwerpen niet zijnde raadsvoorstellen/initiatiefvoorstellen, zoals kader-stellingen, opiniërende onderwerpen en dergelijke;

c. ter (verdere) versterking van de vertegenwoordigende rol door de raad (in overleg met het college van B&W) aan te wijzen beleidsonderwerpen uit de raadsplanning die:

- ofwel tot een zelfstandige maatschappelijke oriëntatie op deze beleidsonderwerpen leiden;

- ofwel door het college in de vorm van bijvoorbeeld een startnotitie van een verkenning over de kern van het vraagstuk en de belangen die daarbij spelen worden voorzien, op grond waarvan de beraadslaging in oriënterende fora kan worden toegespitst.

d. overleg met de portefeuillehouder/collegeverzoek om consultatie;

e. presentaties;

f. burgerinitiatieven.

3. Indien tenminste één fractie van de raad de behandeling van een onderwerp wenst, wordt het onderwerp door de agendacommissie op de agenda van één van de fora opgenomen. Ter voorbereiding van de behandeling stelt de fractie een oplegnotitie op.

4. Het college kan de agendacommissie verzoeken een onderwerp op de agenda van één van de fora te plaatsen.

5. De agendacommissie stelt in beginsel twaalf dagen van tevoren de agenda van de fora vast en wijst per vastgestelde onderwerp een voorzitter aan. Bij de vaststelling van de agenda van de vergaderingen van de fora wordt per onderwerp aangegeven of het onderwerp in de oriënterende fase of in een meningsvormende fase wordt behandeld. De voorzitters krijgen per onderwerp een richttijd mee voor behandeling van het onderwerp.

Artikel 12 Oproep

1. De agenda van de fora wordt ten minste tien dagen vóór de vergaderingen aan het college, raads- en burgerraadsleden en andere belanghebbenden bekend gemaakt door middel van een oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergaderingen.

2. De agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden beschikbaar gesteld alsmede op de gemeentelijke website geplaatst.

3. De forumleden kunnen in de week voorafgaand aan het forum technische vragen die nood-zakelijk zijn om het voorstel helder te krijgen, voorleggen aan de opsteller van het stuk.

De politieke vragen dienen in de oriënterende fase aan de portefeuillehouder te worden voorgelegd.

Artikel 13 Openbare kennisgeving

1. De vergadering wordt door aankondiging op de gemeentelijke website en door plaatsing in het in de gemeente verschijnende gemeenteblad openbaar gemaakt. Indien plaatsing in het gemeenteblad niet mogelijk is, vindt plaatsing in het in de gemeente verschijnende lokale huis-aan-huis blad plaats.

2. Deze openbare kennisgeving vermeldt:

a. de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de agenda van de vergadering;

b. de wijze waarop en de plaats waar een ieder de bij de vergadering behorende stukken kan inzien.

3. De agenda en de daarbij behorende stukken worden op de website van de gemeente geplaatst en worden gelijktijdig voor een ieder in het gemeentehuis ter inzage gelegd, behoudens stukken waar op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd.

Artikel 14 Presentielijst

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid van het forum dat op dat moment zal gaan vergaderen de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt de lijst door de voorzitter en de forumgriffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 15 Deelname aan de fora door collegeleden

1. Collegeleden zijn uitgenodigd om deel te nemen aan de vergaderingen van de fora. Zij kunnen zich daarbij laten ondersteunen door een of meer ambtenaren.

2. Tijdens de in de fora gehouden onderwerpen, genoemd in artikel 11, lid 2, onder a, kan een lid van het college zich laten vertegenwoordigen door een door hem aan te wijzen ambtenaar.

Artikel 16 Deelname aan fora door burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven

1. Burgers, vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen en bedrijven kunnen aan de beraadslaging deelnemen bij een onderwerp dat op de agenda staat in de oriënterende fase.

2. Om deel te nemen aan de beraadslaging melden de betreffende burgers, vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen en bedrijven zich voor de vergadering bij de voorzitter en forumgriffier.

3. Deelname aan de beraadslaging door burgers, vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen en bedrijven, over een onderwerp op de agenda is niet mogelijk indien:

a. de inbreng een individueel belang betreft;

b. het onderwerp in een meningsvormende fase wordt behandeld;

c. het een besluit van het gemeentebestuur betreft waar bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

d. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen aan de orde zijn;

e. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

Artikel 17 Werkwijze bij de vergaderingen van de fora

1. De voorzitters leiden de hen door de agendacommissie toegewezen fora en dragen zorg voor een goed verloop daarvan.

2. Van de vergaderingen van de fora wordt onder verantwoordelijkheid van de forumgriffiers een audioverslag en een besluitenlijst gemaakt.

3. De besluitenlijsten van de fora worden ter vaststelling geagendeerd voor forum 1.

4. De orde gedurende de vergadering wordt bepaald door de voorzitter.

5. De voorzitter bewaakt dat alle geagendeerde onderwerpen daadwerkelijk worden behandeld; de inbreng per deelnemer dient zoveel mogelijk naar evenredigheid te geschieden.

6. De twee fractieleden in het forum mogen beiden over een onderwerp op de agenda het woord voeren.

Artikel 18 uitkomst van de behandeling van een onderwerp in een forum

1. Aan het eind van de door hem voorgezeten vergadering over een onderwerp vat de voorzitter de concrete uitkomsten van de behandeling van het onderwerp samen. Hij formuleert een eindconclusie, op basis van het gestelde in het tweede lid.

2. Elke behandeling van een onderwerp in een vergadering van een forum leidt tot een concrete uitkomst, waarbij eveneens over de verdere stappen wordt geadviseerd aan de agendacommissie (behandeling in de meningsvormende fase, besluitrijp, debatrijp, terugkeer in een forum voor overleg met het college, een gesprek met bewoners, een werkbezoek of dergelijke).

3. De beslissing of een agendapunt voldoende is behandeld in de oriënterende fase en door kan naar de meningsvormende fase, wordt genomen door de meerderheid van het forum. Als de uitkomst van een vergadering is dat de meerderheid van het forum het verzoek doet om een onderwerp nogmaals te agenderen voor een vergadering van een forum wordt aan dit verzoek voldaan. De agendacommissie bepaalt voor welke vergadering het onderwerp wordt geagendeerd.

4. Indien een onderwerp in een vergadering is gericht op besluitvorming door de raad kan, conform het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Langedijk 2012, het voorstel worden geamendeerd. Eveneens kan, overeenkomstig het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Langedijk 2012, een motie worden ingediend. Amendementen en moties dienen bij voorkeur te worden aangekondigd en besproken in de vergaderingen van de fora. Indien een motie geen betrekking heeft op een voor de raadsvergadering geagendeerd onderwerp dient de indiener van de motie dit vóór de raadsvergadering te melden bij de voorzitter van de raad.

5. Aan het slot van de vergadering van een forum kan de indiener (of kunnen de indieners) bepalen of de motie of het amendement wordt gehandhaafd voor het moment van debat en/of besluitvorming in de betreffende raadsvergadering.

6. Een onderwerp in een forum dat alleen bestaat uit een presentatie kent geen concrete uitkomst.

Artikel 19 Voorstellen van orde

1. De voorzitter en ieder lid van een forum kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

3. Over een voorstel van orde beslist het forum terstond.

Artikel 20 Handhaving orde; schorsing

1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

a. de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren;

b. een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden;

c. interrupties worden als regel niet toegestaan tijdens de oriënterende fase.

2. Indien een spreker, zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

Artikel 21 Besloten vergadering

Op een besloten vergadering van een forum zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 22 Besluitenlijst besloten vergadering

1. De besluitenlijst van een besloten vergadering wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de leden ter inzage bij de griffier.

2. De besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt het forum tevens de beslissing over het al dan niet openbaar maken van deze besluitenlijst.

Artikel 23 Geheimhouding besloten vergadering

Voor de afloop van de besloten vergadering beslist het forum overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. Het forum kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 24 Opheffing geheimhouding besloten vergadering

Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien het forum dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met het forum overleg gevoerd.

Artikel 25 Toehoorders en pers

1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

Artikel 26 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in een vergadering van een forum geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.

Artikel 27 Gebruik digitale apparatuur

In de vergaderzaal is het niet toegestaan mobiele telefoontoestellen of andere digitale apparatuur anders dan in een geluidloze toestand bij zich te hebben.

Artikel 28 Onvoorziene gevallen

In die gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het presidium.

Artikel 29 Inwerkingtreding

1. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2013. Op dat moment vervalt het Reglement van orde voor de raadsmarkt en de vergaderingen van de fora van de gemeente Langedijk, 2009. Voor het bepaalde in artikel 6 lid 3 is de inwerkingtreding bepaald op de dag waarop de

nieuwe fora worden samengesteld na de raadsverkiezingen van maart 2014;

2. Dit reglement wordt aangehaald als Reglement van orde voor de raadsmarkt en de vergaderingen van de fora van de gemeente Langedijk, 2012.