Verordening 'Evaluatiegesprekken burgemeester en raad gemeente Langedijk, 2009

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. gesprekken: evaluatiegesprekken namens de raad met de burgemeester;

b. evaluatiecommissie: de evaluatiecommissie bedoeld in artikel 2;

c. adviseurs: wethouder(s) en/of gemeentesecretaris die de evaluatiecommissie van informatie voorzien;

d. commissaris: commissaris van de Koningin in de provincie Noord-Holland.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1. De raad stelt een evaluatiecommissie in die gesprekken met de burgemeester voert.

2. De evaluatiecommissie voert tenminste drie en maximaal zes gesprekken per ambtsperiode met de burgemeester.

Artikel 3 Procedure en tijdschema

1. De griffier agendeert en organiseert de evaluatiegesprekken.

2. Drie van de gesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan

het voortgangsgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft.

3. De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koningin in de provincie Noord-Holland.

Artikel 4 Samenstelling commissie

1. De raad benoemt de evaluatiecommissie bestaande uit fractievoorzitters van de in de gemeenteraad vertegenwoordigende politieke partijen.

2. De raad benoemt geen plaatsvervangend leden.

3. Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kan de raad een vervanger kiezen.

4. De evaluatiecommissie laat zich bijstaan door de griffier.

5. De evaluatiecommissie kan zich laten informeren door wethouder(s) en/of gemeentesecretaris.

Artikel 5 Voorzitterschap van de evaluatiecommissie

1. De evaluatiecommissie wijst uit haar midden een van de leden aan als voorzitter.

2. De voorzitter leidt het gesprek.

3. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als woordvoerder.

4. De evaluatiecommissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Artikel 6 Geheimhouding

1. De evaluatiecommissie legt in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens het gesprek of de vergadering.

2. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3. Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van de wethouders(s) en de gemeentesecretaris. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is niet toegestaan.

4. De evaluatiecommissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen, noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de evaluatie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4.

5. De evaluatiecommissie, noch de raad heft de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, op.

6. De evaluatiecommissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7. De geheimhouding blijft na de ontbinding van de evaluatiecommissie van kracht.

8. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de wethouder(s), de gemeentesecretaris en externe gespreksleider.

Artikel 7 Voorbereiding gesprek

1. De leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand evaluatieverslag in te zien.

2. De leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om vooraf bespreekpunten aan te leveren.

3. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester namens de voorzitter van de evaluatiecommissie een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval: plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

5. Het commissielid dat niet in staat is het gesprek bij te wonen, deelt dit tijdig mee.

6. Bij verhindering van meer dan één lid van de evaluatiecommissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 8 Het gesprek

1. De gesprekken en de vergaderingen van de evaluatiecommissie vinden plaats in beslotenheid.

2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de evaluatiecommissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over, en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3. Gedurende de ambtsperiode is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd het uitgangspunt bij het gesprek.

4. De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

a. de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium en het seniorenconvent;

b. de burgemeester in het proces dualisme;

c. de burgemeester als voorzitter van het college;

d. de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

e. de burgemeester die invulling geeft aan de eigen portefeuille, waaronder de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

f. de burgemeester en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

g. de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;

h. de burgemeester als burgemeester en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, het management van de gemeentelijke organisatie, en met de griffier;

i. de burgemeester en zijn nevenfuncties en integriteit;

j. de burgemeester en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties.

5. In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 9 Verslaglegging

1. Door de griffier wordt het evaluatieverslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de evaluatiecommissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

3. Het verslag geeft een duidelijke en feitelijk beeld van het besprokene.

4. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koningin in de provincie Noord-Holland gestuurd.

Artikel 10 Archivering

1. De griffier draagt de zorg dat er een exemplaar van het verslag in een gesloten envelop met vermelding van: ‘te openen door de griffier en burgemeester (naam)’, in het personeelsdossier van de burgemeester wordt opgeborgen.

2. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

Artikel 11 Slotbepalingen

1. Deze verordening treedt in werking n dag na de bekendmaking ex artikel 139, tweede lid van de Gemeentewet onder intrekking van de verordening functioneringsgesprekken burgemeester gemeente Langedijk vastgesteld op 19 juni 2007.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad gemeente Langedijk, 2009.