Organisatiebesluit gemeente Lansingerland 2011

1. De directie is samengesteld uit één algemeen directeur en twee adjunct-directeuren.

2. De algemeen directeur treedt op als voorzitter van het Directieberaad (DB) en als voorzitter van het Managementteam (MT).

3. De directie verdeelt onderling haar taken en werkt een en ander uit in het Directiestatuut.

1. De directie is verantwoordelijk voor de resultaten en programma's uit de Programmabegroting, het Concernplan en het Directiestatuut.

2. De directie rapporteert als houder van de programma's aan het college, legt verantwoording af en is eindverantwoordelijk voor de opstelling van de programmabegroting en de productenraming.

3. De directie stelt jaarlijks een Concernplan vast en geeft in het Concernkader richtlijnen en aanwijzingen om het functioneren, de kwaliteit en de samenhang van de organisatie te borgen.

4. De directie coördineert en bewaakt de gemeentebrede (strategische) beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering.

5. De eindverantwoordelijkheid voor het functioneren van de ambtelijke organisatie als geheel, de integrale bedrijfsvoering, het naleven van het Concernkader en de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking berust bij de algemeen directeur.

1. De afdelingen zijn over het algemeen samengesteld uit clusters met een aantal zelfstandige taakvelden.

2. De directie kan met inachtneming van de bestaande hoofdstructuur, zoals omschreven in artikel van deze regeling, wijzigingen aanbrengen in de samenstelling van de afdelingen en taakvelden.

3. De directie kan de taakvelden en de toedeling daarvan aan de afdelingen nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

1. De afdelingen zijn belast met de gehele uitvoering- en beleidscyclus van de aan hen toebedeelde taakvelden en producten.

2. De afdelingshoofden stellen jaarlijks voor de aan hen toebedeelde taakvelden en producten een afdelingsplan op. Het afdelingsplan wordt voor de aanvang van het desbetreffende begrotingsjaar vastgesteld door de directie voor dat deel dat voortvloeit uit het concernplan.

1. De gemeentesecretaris is de algemeen directeur van de gemeente en als hoofd van de ambtelijke organisatie direct verantwoording schuldig aan het college.

2. De algemeen directeur geeft leiding aan de adjunct-directeuren en afdelingshoofden en kan aanwijzingen en richtlijnen geven voor het goed functioneren van de afdelingen en/of organisatorische eenheden.

3. De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van directie en management en is het eerste aanspreekpunt voor het college inzake het algemeen functioneren van de organisatie.

4. De algemeen directeur ondersteunt, in afstemming en samenwerking met de raadsgriffier, het samenspel tussen het college en de raad.

5. Als eerste adviseur van het college is de algemeen directeur verantwoordelijk voor:

• a.

  doelmatige ondersteuning, informatievoorziening en advisering van het college en de individuele leden van het college;

• b.

  volledige, tijdige en geïntegreerde advisering aan het college en aan de burgemeester als zelfstandig gemeentelijk bestuursorgaan;

• c.

  het gevraagd en ongevraagd verstrekken van informatie die voor de burgemeester noodzakelijk is om zijn functie als zelfstandig bestuursorgaan en als voorzitter van het college goed te kunnen vervullen;

• d.

  de voorbereiding van de vergaderingen van het college, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester;

• e.

  het zorg dragen voor tijdige en gedegen advisering aan het college;

• f.

  het zorg dragen voor het vastleggen van de besluitvorming in de vergadering van het college en terugkoppeling daarvan naar de ambtelijke organisatie;

• g.

  een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming;

• h.

  het toezien op de tijdige en correcte uitvoering van genomen besluiten en het zo nodig initiëren van nader overleg over uitvoeringsaspecten;

• i.

  het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college.

6. Bij afwezigheid van de algemeen directeur worden de specifieke taken van de gemeentesecretaris waargenomen door de loco-secretaris. Deze wordt daartoe benoemd door het college.

1. De algemeen directeur heeft als gemeentesecretaris de aan hem bij wet- en regelgeving toebedeelde bevoegdheden.

2. De algemeen directeur draagt de adjunct-directeuren, de afdelingshoofden en de concerncontroller voor bij het college voor benoeming, schorsing of ontslag.

3. De algemeen directeur draagt er zorg voor dat afdelingshoofden bij de voorbereiding van voorstellen voor het college toezien op:

• a.

  de tijdigheid, de juistheid, de volledigheid en de kwaliteit van de gegeven informatie;

• b.

  de rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid;

• c.

  de organisatorische consequenties.

1. De adjunct-directeur geeft als opdrachtgever leiding aan de toebedeelde (strategische) projecten en/of programma's;

2. De adjunct-directeur zorgt voor de voorbereiding en het management van de uitvoering van de opgedragen onderdelen van het concernplan;

3. De adjunct-directeur is lid van de directie en het directieberaad en legt als zodanig verantwoording af aan de algemeen directeur;

4. De adjunct-directeur informeert de overige leden van de directie over relevante aangelegenheden;

5. De adjunct-directeur adviseert mede en ondersteunt het college en de individuele leden van het college over strategische en bestuurlijke kwesties en rapporteert tussentijds;

6. De adjunct-directeur initieert, ontwikkelt, evalueert en stelt mede bij de visie, doelen en strategie van de ambtelijke organisatie conform op te stellen concernplan en bewaakt mede de kaders van het concernplan.

1. Het afdelingshoofd is als integraal manager de enige managementlaag onder de algemeen directeur;

2. Het afdelingshoofd is lid van het managementteam en legt als zodanig verantwoording af aan de algemeen directeur;

3. Het afdelingshoofd geeft leiding aan zijn afdeling en de daarbinnen opererende clusters;

4. Het afdelingshoofd is integraal verantwoordelijk voor het productmanagement, i.e. het realiseren van de overeengekomen omvang en kwaliteit van producten en diensten en de dienstverlening en bedrijfsvoering binnen de daarvoor vastgestelde concernkaders;

5. Het afdelingshoofd heeft op grond van deze regeling een eigen verantwoording- en rapportageplicht aan de algemeen directeur over de aan afdeling toebedeelde taakvelden en producten;

6. Het afdelingshoofd fungeert als eerste aanspreekpunt voor de voor zijn beleidsterrein verantwoordelijke portefeuillehouder;

7. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de afstemming en coördinatie met de directieleden, projectleiders en andere afdelingen voor de toebedeelde taakvelden en producten;

8. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de integrale voorbereiding, ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van het beleid van de toegewezen taakvelden ten behoeve van het gemeentebestuur;

9. Het afdelingshoofd draagt de medewerkers van zijn afdeling voor bij het college voor benoeming, schorsing of ontslag;

10. Bij afwezigheid wordt het afdelingshoofd vervangen door een collega afdelingshoofd.

1. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college draagt de concerncontroller zorg voor:

• a.

  advisering vanuit een integrale strategische visie op beleids- en bedrijfsvoeringsprocessen;

• b.

  de ontwikkeling van concernbrede kaders en randvoorwaarden en een beleids- en beheersinstrumentarium;

• c.

  de ontwikkeling en implementatie van de managementinformatievoorziening;

• d.

  de implementatie en bewaking van juridische en financiële kaders en randvoorwaarden waaronder begrepen de financiële planning van de gemeentelijke begrotingscyclus en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning, de afdelingsplannen en het door de raad vastgestelde beleid;

• e.

  de voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur;

• f.

  de bewaking van de juridische en financiële rechtmatigheid, in het kader waarvan hij o.a. voorstellen doet over het (doen) uitvoeren van audits;

• g.

  concernbrede kwaliteitszorg, onder meer door het bewaken van de bedrijfseconomische en juridische kwaliteit van besluitvoering, beleidsvoornemens en voorstellen;

• h.

  concernbrede risicobeheersing, waarin begrepen advisering over de beperking en beheersing van juridische en financiële risico's.

2. De concerncontroller treedt bij de uitoefening van zijn taken in nauw overleg op met de algemeen directeur.

1. Het managementteam is samengesteld uit de directie, de afdelingshoofden en de concerncontroller.

2. De algemeen directeur is voorzitter.

3. Het managementteam dient ter ondersteuning van de directie bij het toezicht op de uitoefening van de bedrijfsvoering en het geïntegreerd en gecoördineerd functioneren van de ambtelijke organisatie.

1. Tenminste zes maal per jaar worden werkbesprekingen georganiseerd tussen het directieberaad en het college van burgemeester en wethouders.

2. Tenminste twee maal per jaar worden werkbesprekingen georganiseerd tussen het managementteam en het college van burgemeester en wethouders.

3. In het in het eerste lid bedoelde overleg wordt in ieder geval aan de orde gesteld:

• a.

  de dienstverlening van de ambtelijke organisatie aan de bestuursorganen;

• b.

  de afstemming van de ambtelijke organisatie op de gevolgen van de taakuitoefening en de werkwijze van de bestuursorganen;

• c.

  de voortgang en de ontwikkelingen, gelet op gemaakte afspraken, die gevolgen kunnen hebben voor de gemeente op korte en lange termijn.

4. Het in het eerste lid bedoelde overleg wordt voorgezeten door de burgemeester.

1. Tenzij de regeling waarop hun bevoegdheid is gebaseerd zich daartegen verzet, kan het college voor nader door hen aan te geven categorieën van zaken de uitoefening van een of meer van hun bevoegdheden mandateren aan individuele leden van hun college, aan budgethouders en aan ambtenaren. Het college stelt hiervoor nadere regels vast.

2. Het bepaalde in dit artikel is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als bestuursorgaan.

1. Advisering vanuit de ambtelijke organisatie vindt op een deskundige en integrale plaats op zowel beleidsmatig als op het PIOFACH-terrein, waarbij elk advies (zo mogelijk met alternatieven) volledig wordt voorgelegd aan het gemeentebestuur en management.

2. Inhoudelijke advisering aan het gemeentebestuur en management is de bevoegdheid van de voor het taakveld of product verantwoordelijke medewerker. Wanneer het afdelingshoofd en de medewerker van mening verschillen over het over een bepaald onderwerp te geven advies, komen beide visies in het advies tot uiting.

3. Als een onderwerp tevens het taakveld van één of meer andere afdelingen raakt of er coördinatiebehoeften of -mogelijkheden bestaan, draagt het afdelingshoofd zorg voor overleg met die andere afdeling. Dit overleg moet bij voorkeur resulteren in een eensluidend advies. Wanneer de afdelingen van mening verschillen over een bepaald onderwerp, komen de beide visies, na overleg met de algemeen directeur, in het advies tot uiting.

4. Het afdelingshoofd draagt zorg voor regelmatig overleg met de betrokken portefeuillehouders over de aan de afdeling toebedeelde taakvelden en producten.

5. Ten aanzien van aangelegenheden waarvan zij dat wenselijk acht geeft het college een bestuursopdracht, waarbij in ieder geval wordt ingegaan op:

• a.

  de probleemstelling;

• b.

  het beoogde resultaat van de opdracht;

• c.

  de verhouding tot het collegeprogramma c.q. bestuurlijke uitgangspunten;

• d.

  het primaathouderschap en de inschakeling van andere afdelingen;

• e.

  de inschakeling van externe instanties;

• f.

  een raming van de beschikbaar te stellen financiële middelen en ambtelijke capaciteit;

• g.

  het fasegewijs tot stand brengen van de beleidsvorming;

• h.

  de procedure van besluitvorming;

• i.

  de termijnen;

• j.

  de overige bevoegdheden.

6. Wanneer naar het oordeel van de directie een aangelegenheid naar aard of omvang daartoe aanleiding geeft, legt zij dat aan het college voor ter beoordeling van de vraag of een bestuursopdracht dient te worden voorbereid. De afdelingshoofden kunnen hierover voorstellen bij de directie indienen.

7. Een concept bestuursopdracht wordt in het managementteam aan de orde gesteld.