Privacyreglement GBA 2011

Bijlage 1 Privacyreglement GBA

Verbanden met andere gemeentelijke registraties.

Het BasisRegistratieSysteem (BRS) en de Enterprise Service Bus (ESB Neuron) worden beheerd door het afdelingshoofd Informatievoorziening & Faciliteiten.

Corsa = Het documenten management systeem

GWS4all = Het digitaal informatiesysteem voor sociale diensten

Key2Onderwijs = Het digitaal informatiesysteem voor leerplicht en leerlingenvervoer

Key2Begraven = De digitale begraafplaatsadministratie

KIM = Het gemeentelijke zakensysteem

Stroomlijn =

Bijlage 2 Privacyreglement GBA

Voor het uitvoeren van de wettelijke taken binnen een gemeente, is het van essentieel belang dat de GBA kan worden geraadpleegd. Omdat het niet geoorloofd is om alle geregistreerde gegevens in de GBA te kunnen raadplegen, is het afhankelijk van de wettelijk uit te voeren taak welke GBA-gegevens wél geraadpleegd kunnen worden.

De afdeling Financiën & Belastingen, de afdeling Vergunning Verlening & Handhaving en het team Werk, Inkomen & Zorg zijn geautoriseerd voor een rechtstreekse toegang tot de GBA. Voor Crisisbeheersing (Rampenbestrijding) hebben de medewerkers van het Centraal Registratie- en Informatiebureau van mens en dier (CRIB) toegang tot de GBA.

Daarnaast kan op verzoek en na goedkeuring iedere medewerker de beschikking krijgen over uitgebreide NAW-gegevens. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor een juiste adressering.

Bijlage 3 Privacyreglement

Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt

Aan:

Het secretariaat van het college ten behoeve van kabinetswerkzaamheden voor de burgemeester: de leeftijdsjubilea, huwelijksjubilea en jubilea in het kader van het geregistreerd partnerschap kunnen periodiek systematische verstrekkingen uit de GBA plaatsvinden.

Bijlage 4 Privacyreglement

Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente

De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden.

Indien een persoon geheimhouding heeft ter voorkoming van verstrekking aan vrije derden wordt nimmer tot verstrekking overgegaan aan de in deze bijlage genoemde instanties.

Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.

Aan de volgende instantie kunnen gegevens worden verstrekt ten behoeve van de actualisering van de onder hen rustende administraties:

• 1.

  door de gemeente gesubsidieerde instellingen met een niet commercieel doel;

• 2.

  landelijke instellingen, stichtingen en verenigingen met een CBF keurmerk;

• 3.

  instellingen of organisaties ten behoeve van:

maatschappelijke dienstverlening;

algemene en geestelijke gezondheidszorg;

kinderopvang;

jeugdwelzijnswerk;

ouderenzorg;

gehandicaptenzorg;

werkvoorziening;

huisvesting

4.thuiszorgorganisaties.

Bijlage 5 Privacyreglement

Overzicht van aangehaakte gegevens

Voorletter(s) van de persoon, moeder, vader, partner en kinderen;

Burgerlijke staat (ongehuwd, gehuwd, gescheiden en weduwe/weduwnaar);

Gezinsverhouding;

Adreshistorie, die voor 1-10-1994 is ontstaan;

Historische persoonslijsten van personen die verhuisd zijn naar een andere gemeente;

De historische persoonslijsten van personen die voor 1-10-1994 zijn overleden of vertrokken naar het buitenland;

Binnengemeentelijke aantekeningen.

Toelichting Privacyreglement

Artikel 1. - Begripsbepalingen

In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. Het privacyreglement gaat alleen over de GBA. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer.

Artikel 2. - Doel van de inzage of verstrekking

Dit artikel formuleert het doel van de inzage en/of de verstrekking en regelt hoe dit wordt vastgelegd.

De afnemers die de GBA als authentieke registratie moeten gebruiken worden separaat door het college aangewezen.

Artikel 3. - Beheer

Meestal zal het hoofd van de afdeling Publiekszaken belast zijn met de dagelijkse zorg over de GBA. Het kan natuurlijk ook iemand anders zijn. In de beheerregeling is aangegeven wie beheerder is. Zie hiervoor eveneens de NVVB-uitgave Burgerzaken en de procesaudit. Zo’n regeling moet er zijn op grond van artikel 14 van de Wet GBA.

Artikel 4. - Verbanden met andere registraties

Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet GBA verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de koppeling met een eventuele basisregistratie waarover de gemeente wellicht beschikt. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd.

In artikel 5 tot en met 8 wordt de rechtstreekse toegang tot de GBA inzichtelijk gemaakt, aan wie gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt, onder welke voorwaarden gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn.

Artikel 5. - Rechtstreekse toegang tot de GBA

Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een ‘on-line verbinding’ kunnen raadplegen of gebruiken van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel 1 en 2 regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren Publiekszaken tot de GBA. Onderdeel 3 regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers. Indien van toepassing, Onderdeel 4 is alleen nodig als de gemeente gebruikmaakt van een bewerker.

Het verdient aanbeveling om een nieuwe inventarisatie te maken voor invulling van dit reglement. Bij de inventarisatie kan nu ook rekening worden gehouden met gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt. Behalve de reguliere afdelingen van een gemeente, zoals Financiën of Sociale Zaken, kunnen burgemeester en wethouders besluiten om ook toegang toe te staan aan organisaties die op grond van een gemeenschappelijke regeling taken van de gemeente uitvoeren. Te denken valt aan samenwerkingsverbanden op het terrein van belastingen, woning-toewijzing en dergelijke. Er bestaat geen verplichting om afdelingen van de gemeente of gemeenschappelijke regelingen rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. Op grond van organisatorische overwegingen ligt dit ook niet voor de hand.

Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de GBA. Ze komen dan ook niet voor in dit reglement. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de GBA. Ook voor binnen-gemeentelijke afnemers gelden de eisen van de Wet GBA.

De GBA-applicatie moet voorzieningen bevatten om gegevens en functies af te schermen. In verband met de problematiek van geheime afnemersindicaties is inmiddels een regeling getroffen voor toegang van medewerkers van de afdeling Publiekszaken tot het toepassingssysteem.

Artikel 6. - Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers

Het is denkbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel ‘systematisch’ gegevens worden verstrekt zonder hun rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in het reglement. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet GBA. Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in de Wet GBA.

Ook hier ligt het voor de hand om een inventarisatie te maken.

Overeenkomstig artikel 96 van de Wet GBA dient de regio politie aangemerkt te worden als een binnengemeentelijke afnemer.

Artikel 7. - Overige verstrekkingen

In dit artikel kunnen de verstrekkingen die het college wil toestaan op grond van artikel 100 Wet GBA, worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan ‘vrije derden’. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn:

– Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden: commerciële instellingen.

– In het reglement moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangeven.

– Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voorzover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen.

– Nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn.

– Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit.

– Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is. Of landen een passend beschermingsniveau bieden, kan worden nagevraagd bij het Cbp.

– Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.

Mogelijke categorieën voor verstrekkingen zijn:

– door de gemeente gesubsidieerde instellingen, zoals verenigingen;

– stichtingen met een maatschappelijk doel.

Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt: ‘algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden’.

Artikel 8. - Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers

Telefonische verstrekkingen moeten zoveel mogelijk worden voorkomen. Echter is het in de praktijk niet mogelijk om dit volledig uit te sluiten. Door zeer strikte regels op te stellen en vooraf hier afspraken over te maken worden telefonische verstrekkingen tot het minimum beperkt.

In artikel 9 tot en met 15 wordt de registratie van de aangehaakte gegevens beschreven.

De aangehaakte gegevens zelf worden genoemd in bijlage 5.

Artikel 12. - Verbanden, toegang en verstrekkingen

Dit artikel voorziet in de relaties van aangehaakte gegevens. Hierbij staat de publiekrechtelijke taak van de afnemer als criterium centraal.

Artikel 14. - Protocolplicht van aangehaakte gegevens

Dit artikel verplicht de beheerder de verstrekking van gegevens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt. Dit betekent dat herleidbare verstrekkingen niet geprotocolleerd worden.

Herleidbare verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of een gemeentelijke regeling en indicaties op de persoonslijst van de burger. Met andere woorden een dergelijke verstrekking kan worden gereconstrueerd.

Dat geldt niet voor de niet-herleidbare verstrekkingen. Bijvoorbeeld bij ad-hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van de verordening zonder indicatie op de persoonslijst. Deze verstrekkingen zullen wel worden geprotocolleerd.

Artikel 16 t/m 18

bevatten bepalingen over beveiliging, de terugmeldverplichting, intrekking van de oude verordening (reglement), datum van inwerkingtreding, citeertitel en de terinzagelegging.

Artikel 16. - Beveiliging

Veel gemeenten hebben een beveiligingsplan geschreven. Voor de GBA moet dit beveiligingsplan in ieder geval voldoen aan de eisen die Het Logisch Ontwerp stelt.

Artikel 31 Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.

Het daarin gestelde kunt u uitsplitsen naar de volgende aandachtsgebieden:

– Het systeem dan wel de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten dan wel controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen;

– de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;

– de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen.

Artikel 53 Besluit GBA is van toepassing indien een gemeente gebruikmaakt van een bewerker. In dat geval geldt:

– dat er een systeem dient te zijn ter waarborging voor de gemeente dat de bewerker voldoet aan het gestelde in en krachtens artikel 53 Besluit GBA.

Als laatste geldt in het kader van beveiliging wat in paragraaf 7.3.5 staat:

– het transport van alternatieve media met GBA-berichten moet voldoen aan de geldende eisen.

Artikel 17. - Terugmelding

In dit artikel worden de binnengemeentelijke afnemers de verplichting opgelegd om verschillen te melden. Daar de GBA gezien wordt als de basisadministratie moeten hierin de meest actuele gegevens zijn vermeld. In de praktijk komt het regelmatig voor dat bijv. verhuizingen wel bij een andere afdeling binnen de gemeente worden doorgegeven en niet bij de afdeling Publiekszaken. Om de GBA zo actueel mogelijk te houden worden verschillen aan Publiekszaken doorgegeven die vervolgens hier actie op zal ondernemen teneinde de juiste gegevens vast te stellen. Gezien het belang van de GBA wordt bij de melding van verschillen geen onderscheid gemaakt tussen authentieke en niet authentieke GBA-gegevens.

Verder regelt dit artikel dat nadere invulling zal worden gegeven aan de wijze van melding aan en terugmelding vanuit de GBA.

Artikel 18. - Slotbepaling

In dit artikel is de citeertitel opgenomen en de terinzagelegging geregeld.