Archiefverordening 2016 Gemeente Laren

Hoofdstuk I

Definities

Artikel 1 Definities  

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

 

de wet: de Archiefwet 1995;

het besluit: het Archiefbesluit 1995;

de regeling: de Archiefregeling 2010;

gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet voor zover behorende tot de gemeente;

archiefbescheiden de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet

archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte;

archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden ontvangen en geraadpleegd;

kwaliteitssysteem: Het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijk-heden, procedures, processen, voorzieningen, nodig voor het borgen van de kwaliteitszorg als bedoeld in de archiefregeling;

   

Hoofdstuk II

De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2. Archiefbewaarplaats

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3 Aanwijzen beheerder

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van een beheerder.

Artikel 4 Personeel

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.

Artikel 5 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.

• 2.

  Burgemeester en wethouders zien toe op regeling van het archiefbeheer door organen zoals bedoeld in de Wet op de Gemeenteschappelijke Regeling waarbij de gemeente zich aansluit.

• 3.

  Burgemeester en wethouders zijn zorgdrager als bedoeld in lid 1 wanneer zij een taak of taken mandateren aan een orgaan als bedoeld in lid 2.

• 4.

  Burgemeester en wethouders zijn zorgdrager als bedoeld in lid 1 wanneer zij het archiefbeheer uitbesteden bij een derde partij.

Artikel 6 Middelen

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor voldoende financiële middelen voor het beheer van archiefbescheiden.

Artikel 7 Beheervoorschriften

Burgemeester en wethouders stellen voorschriften vast voor het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

Artikel 8 Kwaliteitssysteem 

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor een kwaliteitssysteem voor het beheer van archief­bescheiden van de gemeentelijke organen

Artikel 9 Verslaglegging

Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per jaar verslag aan de raad over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet onder overlegging van de verslagen die door de gemeentearchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk III: Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 10 Toezichthouder

• 1.

  De archivaris is ingevolge artikel 32, lid 2 van de wet belast met het toezicht op hetgeen bij of krachtens de wet is bepaald over het beheer van de archiefbescheiden die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

• 2.

  Hij is bevoegd zich bij de uitoefening van het in lid 1 bedoelde toezicht , onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid, te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

 Artikel 11 Informatieverstrekking

• 1.

  De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

• 2.

  De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten en systemen waarin deze zich bevinden.

Artikel 12 Wijzigingen

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

• a.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b.

  bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

• c.

  verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• d.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

• e.

  voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

 Artikel 13 Archivaris

• 1.

  De archivaris doet verslag van de uitoefening van het toezicht aan de beheerder en, indien hij daartoe aanleiding ziet, aan burgemeester en wethouders.

• 2.

  De archivaris adviseert daarbij welke voorzieningen en maatregelen in het belang van een goed archiefbeheer moeten worden getroffen.

• 3.

  De archivaris adviseert bij de vaststelling van de inrichting en van interne regelgeving voor het gemeentelijk informatiebeheer.

• 4.

  De archivaris verleent een machtiging in geval van vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden.

 Artikel 14 Strategisch Informatie Overleg (SIO)

• 1.

  Burgemeester en wethouders stellen een Strategisch Informatie Overleg (SIO) in.

• 2.

  Dit SIO dient om beleid en besluitvorming, ten aanzien van het informatiebeheer en ten aanzien van de verwerving van informatie, voor te bereiden.

• 3.

  De archivaris organiseert dit jaarlijks SIO overleg met de beheerder en de portefeuillehouder waarbij de actuele stand van zaken van het gemeentelijke informatiebeheer wordt besproken.

Artikel 15 Verslag van de gemeentearchivaris

De gemeentearchivaris doet tenminste eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitvoering van het toezicht.

  

Hoofstuk IV: Slotbepalingen

Artikel 16 Intrekking

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening wordt ingetrokken de Archiefverordening Laren 2010.

Artikel 17 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking.

Artikel 18 Naamgeving

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente Laren 2016.

 

Laren, 28 september 2016,

 

De raad voornoemd,

E. Roest, voorzitter T. Zwemmer, griffier