Reglement externe verzending en ontvangst van elektronische postberichten voor de gemeente Leek

1.1. Elektronische post: Berichten die op elektronische wijze tussen computers worden uitgewisseld. Tot de elektronische post behoort ook de verzend- en ontvangstinformatie en de documenten, die op elektronische wijze aan deze berichten zijn gekoppeld.

1.2. Formele post: Berichten, die tussen de gemeente en andere natuurlijke- en/of rechtspersonen worden uitgewisseld en die overeenkomstig bij en krachtens wettelijke bepalingen als rechtshandelingen met een beoogd rechtsgevolg zijn te kwalificeren.

1.3. Origineel: De formele post zoals die door de gemeente verzonden dan wel ontvangen is, als schriftelijk stuk.

1.4. Archiefexemplaar: Een afdruk van het origineel.

1.5. Afschrift: Een schriftelijk stuk, waarvan de inhoud gelijk is aan het origineel en welke voor derden is bestemd.

2.1. Bestuurders en ambtenaren zijn verantwoordelijk voor de behandeling van elektronische post.

2.2. De zender of ontvanger van een elektronisch postbericht handelen, onder verantwoordelijkheid van hun afdelingshoofd, elektronische postberichten op correcte wijze af.

3.1. Het is niet toegestaan uitgaande formele post als elektronische post te verzenden. Uitgaande formele post dient altijd per conventionele brief en centraal te worden verzonden.

3.2. Het is niet toegestaan als vertrouwelijk aangemerkte stukken dan wel afschriften daarvan per elektronische post te verzenden.

3.3. Indien een formeel elektronisch postbericht wordt ontvangen. is de ontvanger ervoor verantwoordelijk dat het gehele elektronische postbericht nog diezelfde dag wordt doorgezonden naar inboeken@leek.nl. Het bericht wordt door het team I&A afgedrukt en aangemerkt als origineel, zodat deze overeenkomstig de procedure afhandeling binnenkomende poststukken in behandeling kan worden genomen.

3.4. Indien een formeel elektronisch postbericht wordt ontvangen, dat van een handtekening moet zijn voorzien, is de ontvanger ervoor verantwoordelijk dat de afzender onmiddellijk wordt verzocht het document per conventionele brief schriftelijk in te dienen. In dat geval is deze brief het originele document.

4.1. Van inkomende en uitgaande informele elektronische postberichten, die van belang kunnen zijn voor completering van het archief, dient een exemplaar te worden doorgezonden aan deponeren@ leek.nl.

5.1. Er is een centrale elektronische dienstpostbus voor inkomende formele en informele elektronische post (info@leek.nl).

5.2. Het beheer van deze postbus behoort tot de verantwoordelijkheid van het team I&A.

5.3. Voor specifieke onderwerpen kan onder verantwoordelijkheid van de behandelende vakafdeling een afzonderlijke elektronische postbus worden geopend

6.1. De medewerkers van het team I&A dragen zorg voor de distributie van elektronische postberichten, die via de centrale dienstpostbus worden ontvangen en die als informele post voor bestuurders en ambtenaren zijn bestemd.

6.2. Voor de beoordeling of elektronische ingekomen post als formeel of informeel dient te worden aangemerkt, is het team I&A bevoegd.