Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de PG&Z

Artikel 1. Definities en algemene bepalingen

• 1. In deze verordening wordt verstaan onder:

Accountant: de in artikel 213 lid 2 bedoelde, bevoegde deskundige die door het algemeen bestuur wordt aangewezen en wordt belast met de controle van de jaarrekening, de verstrekking van de accountantsverklaring en het uitbrengen van het verslag van bevindingen.

Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet/artikel 34 Wet gemeenschappelijke regelingen bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de accountant.

Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur kunnen op grond van het zesde lid van artikel 213 van de Gemeentewet met betrekking tot de reikwijdte van de controle nadere regels worden gesteld.

Accountantsverklaring: de op grond van de accountantscontrole door de accountant te verstrekken verklaring waarin die aangeeft:

• a. of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;

• b. of de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen;

• c. of de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet.

Verslag van bevindingen: het door de accountant op grond van de accountantscontrole op schrift te stellen verslag van bevindingen over ten minste over onrechtmatigheden in de jaarrekening en over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.

Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur kunnen op grond van het zesde lid van artikel 213 van de Gemeentewet met betrekking tot de reikwijdte van de verslaglegging nadere regels worden gesteld.

Programma van eisen: een jaarlijks vóór de accountantscontrole door het algemeen bestuur in overleg met de accountant op te stellen specificering van de opdracht tot controle van de jaarrekening; betreffende ten minste:

• a. de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventueel afwijkende rapporterings-toleranties bij de controle van de jaarrekening;

• b. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• c. de eventueel aanvullende, tussentijds uit te voeren controles;

• d. de frequentie en inrichtingseisen van de eventuele aanvullende tussentijdse rapportering.

Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

GGD: Gemeentelijke Gezondheidsdienst; een organisatie-eenheid van de gemeente Groningen zoals gedefinieerd in artikel 3g van het Organisatiebesluit Gemeente Groningen, belast met de uitvoering van de werkzaamheden van de gemeenschappelijke regeling PG&Z, met uitzondering van de werkzaamheden genoemd bij de RIGG.

RIGG: Regionale Inkooporganisatie Groninger Gemeenten; een (tijdelijke) organisatie-eenheid, belast met de inkoop van en advisering over de Jeugdzorg voor de 23 Groninger gemeenten.

• 2. Alle werkzaamheden die voortvloeien uit deze verordening worden door de regeling opgedragen aan de gemeente Groningen, overeenkomstig het voor de overige werkzaamheden van de regelingen gestelde in artikel 10 van de gemeenschappelijke regeling PG&Z.

• 3. Op hetgeen is bepaald in deze verordening of wordt besloten op basis van deze verordening is het gestelde in artikel 13, vierde lid, van de gemeenschappelijke regeling PG&Z van toepassing, alsmede het in de hoofdstukken III en IV van die regeling bepaalde.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan de door het college van burgemeester en wethouders van Groningen aangewezen accountant.

• 2. Het algemeen bestuur stelt het programma van eisen voor de accountantscontrole vast en de periode waarvoor de accountant wordt aangewezen

• 3. Het algemeen bestuur kan onder meer eisen opnemen over de controle van posten in de jaarrekening; het kan tevens producten of onderdelen aanwijzen waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden; het algemeen bestuur kan dat doen onder vaststelling van de daarbij te hanteren rapporteringstoleranties.

• 4. De accountant verricht ook werkzaamheden bij het leveren van de informatie aan de gemeenten door de RIGG over de bestedingen van hun budgetten van de Jeugdzorg bij de gecontracteerde zorgaanbieders. Die budgetten maken geen deel uit van de begroting van de RIGG, cq de PG&Z.

Artikel 3. Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en voor deze goed toegankelijk zijn.

• 3. Met inachtneming van de door het algemeen bestuur bepaalde termijnen, onverlet wettelijke bepalingen ter zake, overlegt het dagelijks bestuur de gecontroleerde jaarrekening, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur.

• 4. Alle informatie die beschikbaar komt na afgifte van de accountantsverklaring en vóór de behandeling van de jaarrekening door het algemeen bestuur en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de directeuren van de GGD en de directeur van de RIGG dan wel de door deze laatste aangewezen functionaris.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.

• 2. Het gemeentebestuur van Groningen draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de GGD en de RIGG.

• 3. De accountant is bevoegd om van elke ambtenaar mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het gemeentebestuur van Groningen draagt er zorg voor dat de ambtenaar hieraan zijn medewerking verleent.

• 4. Het gemeentebestuur van Groningen draagt er zorg voor dat alle organisatie-eenheden van de GGD en de RIGG zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang is van de PG&Z.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang is van de PG&Z.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 2. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan de directeuren van de GGD en de RIGG en het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.

• 3. De accountant bespreekt desgewenst voorafgaand aan de bestuursbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een vertegenwoordiging van) het algemeen bestuur.