Regeling vervallen per 01-07-2013

Richtlijnen dienstreizen 2010

Geldend van 14-10-2010 t/m 30-06-2013 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2010

Intitulé

Richtlijnen dienstreizen 2010

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leek;

gelet op artikel 125, lid 2 van de Ambtenarenwet en artikel 15.1.22 van de CAR/LLUWO;

B E S L U I T :

vast te stellen de Richtlijnen dienstreizen 2010.

Artikel 0 Inleiding

Het komt regelmatig voor dat medewerkers van de gemeente Leek dienst- of studiereizen moeten maken naar bestemmingen elders in Nederland. Het gaat daarbij om bestemmingen dichtbij, maar ook om bestemmingen die verder weg liggen. Voor de medewerker in kwestie doen zich vaak vragen voor op de volgende terreinen:

  • -

    dienstreis en werktijden;

  • -

    dienstreis en te kiezen vervoermiddel;

  • -

    dienstreis en te gebruiken lunch en/of diner.

Deze richtlijnen dienstreizen is bedoeld de medewerker handvatten te bieden voor het handelen op deze terreinen. Allereerst worden een aantal uitgangspunten geformuleerd, daarna worden richtlijnen puntsgewijs aangeduid. In de bijlage worden de richtlijnen met diverse voorbeelden geïllustreerd.

Artikel 1 Dienstreis en werktijden

De tijd die gemoeid is met het maken van een dienstreis wordt gerekend tot de werktijd. De tijd die valt buiten de gewone werktijden kunnen als "extra gewerkte" tijd worden geregistreerd (de zogenaamde plusminuten). Voor het binnendienstpersoneel dienen deze te worden bijgeschreven op de prikklokkaart en voor het buitendienstpersoneel worden deze vermeld op het urenbriefje.

Daarbij moet rekening worden gehouden met het feit dat voor lunchpauze dertig minuten en voor diner een uur eigen tijd wordt gerekend die niet als werktijd aangemerkt mogen worden! Dit betekent dat het totaal van de tijd die is besteed aan de dienstreis wordt geregistreerd als werktijd, onder aftrek van dertig minuten voor lunchpauze en een uur voor diner (beide verplicht indien van toepassing).

Artikel 2 Dienstreis en te kiezen vervoermiddel

Keuze 1: Dienstauto/Bedrijfsauto's

Als uitgangspunt geldt dat voor vervoer gebruik moet worden gemaakt van de auto's, die door de gemeente Leek beschikbaar worden gesteld. In totaal beschikt de gemeente momenteel over zes auto's. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen dienstauto en bedrijfsauto's.

 

Deze auto's worden decentraal uitgegeven. Zo worden twee bedrijfsauto's uitgegeven door de afde-ling OW, drie bedrijfsauto's door de afdeling VVH en een dienstauto wordt centraal uitgegeven door de afdeling PFD/receptie. De bedrijfsauto's van OW en VVH zijn uitsluitend beschikbaar voor genoemde afdelingen. De dienstauto is beschikbaar voor de overige afdelingen en het bestuur. Zie voor gedetailleerde informatie het Dienstauto- en -fietsreglement.

 

Bij het gebruikmaken van de dienst/bedrijfsauto geldt dat reiskosten niet meer gedeclareerd kunnen worden (met uitzondering van gemaakte kosten voor parkeren en voor brandstof indien niet getankt kan worden met de gemeentepas), immers de kosten worden direct gemaakt op rekening van de gemeente.

Keuze 2: Openbaar vervoer

Pas wanneer blijkt dat geen dienstauto beschikbaar is, geldt dat gebruik moet worden gemaakt van de mogelijkheden van het openbaar vervoer. Vergoeding van kosten van openbaar vervoer vindt plaats op basis van 1e klasse, voor reguliere studiereizen geldt vergoeding op basis van 2e klasse.

Niet iedere bestemming is echter doelmatig (effectief c.q. efficiënt) te bereiken met het openbaar vervoer. Wanneer de plaats(en) van bestemming(en) niet doelmatig bereikbaar is (zijn) met het openbaar vervoer, kan gebruikgemaakt worden van het eigen vervoer (zie onder keuze 3 naar de vergoedingen).

Dienstreizen die met de trein gemaakt worden, hebben meestal als vertrekpunt het station in Groningen of Haren. Wanneer gereisd wordt naar dit vertrekpunt per bus, geldt een vergoeding van de daadwerkelijk gemaakte kosten. Wordt hiervoor echter de eigen auto gebruikt, dan bedraagt de vergoeding € 0,37 per kilometer.

Keuze 3: Eigen vervoer

Wanneer noodgedwongen gereisd wordt met eigen vervoer (wanneer keuze 1 en 2 niet tot de mogelijkheden behoren), geldt een vergoeding per gereden kilometer van € 0,37.

Echter, indien gereisd wordt met de eigen auto terwijl de bestemming wel doelmatig bereikbaar is per openbaar vervoer, dan heeft dat consequenties voor de vergoeding. Deze is dan € 0,09 per gereden kilometer. Indien meerdere personen (carpooling) gebruikmaken van dezelfde auto is de vergoeding € 0,09 x het aantal inzittenden, met een maximum van € 0,37 per gereden kilometer.

Akkoord afdelingsmanager

Op goede gronden kan door de afdelingsmanager van vorenstaande keuzevolgorde worden afgeweken.

Een medewerker moet altijd voorafeen akkoord hebben van zijn/haar afdelingsmanager om af te wijken van de gegeven richtlijnen. Het team P&O kan op dit terrein adviseren.

Artikel 3 Dienstreis en te gebruiken lunch en/of diner

De gemeente Leek hanteert de Reisregeling binnenland van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) als uitgangspunt voor het vergoeden van diverse kosten die gemoeid zijn met het maken van een dienstreis. Deze vergoedingen zijn gecategoriseerd in een aantal componenten die voor vergoeding in aanmerking komen. Deze zijn:

  • -

    lunchcomponent;

  • -

    dinercomponent;

  • -

    dagcomponent;

  • -

    avondcomponent;

  • -

    ontbijtcomponent;

  • -

    logiescomponent.

De hoogte van de bedragen staan vermeld op intranet van de gemeente. Deze componenten zijn natuurlijk alleen declarabel wanneer hiervan ook daadwerkelijk gebruikgemaakt wordt en de kosten nog niet op een andere wijze worden vergoed (bijvoorbeeld: wanneer de lunch is inbegrepen bij de studiekosten, kan geen lunchcomponent worden gedeclareerd). Een bewijsstuk moet worden overgelegd bij de declaratie (behalve voor de dagcomponent).

Vorenstaande is in hoofdstuk 4, Richtlijnen samengevat. Daarna zijn in de bijlage als aparte toelichting voorbeelden opgenomen om een en ander nader te verduidelijken. Mocht u toch nog vragen en/of opmerkingen hebben, dan verzoeken wij u deze voor te leggen aan uw afdelingsmanager.

Artikel 4 Richtlijnen

Dienstreis en -tijd

  • -

    Voltijders binnendienst, "extra gewerkte" tijd buiten de normale werktijden: bijtellen op de prikklokkaart.

  • -

    Deeltijders binnendienst, "extra gewerkte" tijd buiten afgesproken werktijden (roostertijden): bijtellen op de prikklokkaart.

  • -

    Medewerkers buitendienst, "extra gewerkte" tijd buiten vaste werktijden op urenbriefje bijtellen.

  • -

    Per feitelijk genoten lunch 30 minuten of diner 1 uur van het totaal aftrekken (zie tevens onderstaande voorbeelden in de bijlage).

Dienstreis en vervoer

  • -

    Keuze vervoermiddel:

    • -

      Dienst/bedrijfsauto: indien beschikbaar altijd gebruikmaken van de dienst/bedrijfsauto.

    • -

      Openbaar vervoer: pas wanneer geen dienstauto ter beschikking staat, gebruikmaken van het openbaar vervoer.

    • -

      Eigen vervoer: wanneer geen dienstauto beschikbaar is en niet doelmatig gereisd kan worden per openbaar vervoer, mag gebruikgemaakt worden van eigen vervoer evt. na toestemming van de afdelingsmanager.

  • -

    Reizen per openbaar vervoer:

    • -

      Leek - Groningen v.v. om treinstation te bereiken: € 0,37 per kilometer met eigen auto of daadwerkelijk gemaakte kosten voor openbaar vervoer;

    • -

      Groningen - bestemming v.v.: kosten openbaar vervoer 1e klasse/voor reguliere studiereizen geldt een vergoeding op basis van 2e klasse.

  • -

    Reizen met eigen vervoer:

    • -

      Leek - bestemming v.v.: € 0,37 per kilometer.

    • -

      Het hier genoemde bedrag geldt alleen wanneer(geen dienstauto beschikbaar is en niet doelmatig gereisd kan worden met het openbaar vervoer en indien vooraf toestemming is verleend door uw afdelingsmanager.

  • -

    Reizen met eigen vervoer: wel dienstauto beschikbaar en/of doelmatig bereikbaar met openbaar ve r voer:

    • -

      met eigen vervoer € 0,09 per kilometer.

    • -

      bij carpooling € 0,09 per kilometer per inzittende medewerker met een maximum van totaal € 0,37 per kilometer.

    • -

      Op verzoek van/met toestemming van de afdelingsmanager: € 0,37 per kilometer.

Ondertekening

Leek, 15 juni 2010.
Burgemeester en wethouders van Leek,
 
B.C. Hoekstra, burgemeester H.K. Hofman, secretaris
 

Bijlage

Voorbeeld 1

Stel: u woont in Leek en moet om 09.30 uur in Utrecht zijn voor een cursus.

 

Allereerst onderzoekt u of het mogelijk is te gaan reizen per dienstbedrijfsauto. Dit blijkt mogelijk en u reserveert een auto. De reistijd vanaf Leek naar Utrecht is ongeveer 2 uren. Dit betekent dat u dient te vertrekken rond 07.30 uur.

In dit voorbeeld gaan wij ervan uit dat u de hele dag in Utrecht vertoeft en dat een lunch is inbegrepen. Voor lunchtijd wordt 30 minuten gerekend.

Het einde van de cursus is 16.00 uur. De reistijd in dit voorbeeld is circa 2 uur zodat u om 18.00 uur thuis kunt zijn.

Uw dienstreis is dus aangevangen om 07.30 uur en eindigt om 18.00 uur (totaal 10 uur en 30 minuten). U heeft een lunch genoten (aftrek van 30 minuten), maar geen diner. In totaal kunt u als gewerkte tijd voor deze dag noteren een totaal van 10 uur. Als u normaal 8 uren op een dag werkt, is hier dus sprake van een totaal aan "extra gewerkte uren" van 2 uur (die als plusminuten kunnen worden geregistreerd op prikklokkaart of urenbriefje).

 

Pas wanneer blijkt dat er géén dienst/bedrijfsauto's beschikbaar zijn, gaat u de dienstreis maken per openbaar vervoer. Utrecht is goed met het openbaar vervoer te bereiken, u mag dus niet reizen met uw eigen vervoer. Dan betekent dit dat u om circa 06.45 uur vanuit Groningen met de trein moet vertrekken. Gerekend vanaf Leek betekent dit dat u om circa 06.15 uur van huis vertrekt.

U vertoeft dus de gehele dag in Utrecht en een lunch is inbegrepen. Voor lunchtijd wordt dus 30 minuten gerekend. Het einde van de cursus is 16.00 uur. De reistijd per openbaar vervoer in dit voorbeeld is circa 2,5 uur zodat u om 18.30 uur thuis kunt zijn.

Uw dienstreis is dus aangevangen om 06.15 uur en eindigt om 18.30 uur. Onder aftrek van 30 minuten lunchpauze komt u op een totaal aantal gewerkte uren voor die dag van in totaal 11 uur en 45 minuten. Als u normaal 8 uren op een dag werkt, is hier dus sprake van een totaal aan "extra gewerkte uren" van 3 uur en 45 minuten.

 

In dit voorbeeld geldt natuurlijk wel dat de reiskosten woonplaats - treinstation Groningen v.v. worden berekend op basis van openbaar vervoer of € 0,37 per kilometer.

 

Er wordt in dit voorbeeld géén gebruikgemaakt van de eigen auto (behalve evt. om te reizen van Leek naar het station in Groningen) omdat Utrecht goed te bereiken is per openbaar vervoer. Reizen met de eigen auto is dan niet toegestaan.

M.b.t. het gebruikmaken van een diner in dit voorbeeld lijkt het ons alleszins redelijk, gezien het tijdstip van thuiskomst, dat deze thuis genuttigd wordt.

 

Voorbeeld 2

Net als in het voorbeeld hierboven met het verschil dat de cursus nu om 19.00 uur is afgelopen. U reist met een dienst/bedrijfsauto. In dit geval bent u om circa 21.00 uur terug in Leek. Aangezien u in dit geval laat thuis komt, lijkt het ons in dit geval redelijk dat u een diner nuttigt tot een bedrag dat hiervoor beschikbaar is op grond van de geldende Reisregeling Binnenland. Uiteraard onder overlegging van bewijsstukken. Hierbij wordt wel opgemerkt dat u 1 uur voor het nuttigen van een diner niet kunt bijschrijven op uw klokkaart.

 

Bij dit voorbeeld wordt opgemerkt dat het natuurlijk niet zo kan of mag zijn dat u het diner gaat nuttigen nabij uw woonplaats. In dat geval kan namelijk ook worden doorgereden naar huis om daar te eten.

 

Voorbeeld 3

Stel, u moet voor een symposium een halve dag wederom naar Utrecht. Bij dit voorbeeld zullen we uitgaan van een symposium dat zowel op een morgen als op een middag wordt gehouden. U reist met een dienst/bedrijfsauto!

 

Bij het ochtendsymposium, uitgaande van een aanvangstijd van 09.30 uur en een eindtijd van 12.30 uur betekent dit dat u om circa 07.30 uur van huis moet vertrekken. 's Middags zult u, afhankelijk van het feit of er al dan niet een lunch wordt verstrekt, om circa 15.00 uur op uw werk terug zijn. U kunt deze dag dus normaal "uitklokken". U kunt nu als werktijd registreren op uw klokkaart de tijd vanaf 07.30 uur tot aan het moment van uitklokken (onder aftrek van 30 minuten lunchpauze).

 

Bij het middagsymposium, uitgaande van een aanvangstijd van 13.30 uur, vertrekt u uiteraard eerder van uw werk. Deze tijd wordt normaal doorgeteld als zijnde werktijd (met aftrek van de lunchtijd). Uiteraard komt hier weer het probleem om de hoek kijken van het tijdstip van einde. Hierbij wordt dan ook verwezen naar hetgeen is vermeld bij voorbeeld 1 en 2.

 

Voorbeeld 4

In dit voorbeeld gaan we uit van het feit dat u 's morgens ergens moet zijn op een bepaalde tijdstip maar geen dienst/bedrijfsauto tot uw beschikking heeft en dat u deze bestemming niet kunt bereiken met openbaar vervoer, aangezien er zo vroeg in de ochtend nog geen openbaar vervoer is naar de plaats van uw bestemming. In dit geval kunt u met de eigen auto reizen en kunt u vanzelfsprekend € 0,37 per gereden kilometer declareren.

 

Voorbeeld 5

U hebt overdag een cursus ergens in den lande en 's middags wordt u op een bepaald tijdstip elders verwacht. Als u géén dienst/bedrijfsauto ter beschikking heeft en met openbaar vervoer reist, zult u dat tijdstip niet kunnen halen (doelmatigheid). In dat geval mag u ook met de eigen auto reizen en € 0,37 per gereden kilometer declareren.

 

Voorbeeld 6

U moet ergens zijn in West-Nederland en had in principe wel een dienst/bedrijfsauto tot uw beschikking kunnen hebben. Ook had u gebruik kunnen maken van openbaar vervoer. U hebt echter de voorkeur om met uw eigen auto/vervoersmiddel naar de plaats van bestemming te rijden. U hebt dit niet overlegd met uw leidinggevende en gebruikt dus gewoon uw eigen auto. In dit geval kunt u slechts € 0,09 declareren. De reden hiervoor is dat u wel de beschikking had over een dienstauto en bovendien had kunnen reizen met het openbaar vervoer. Bovendien hebt u uw keuze niet kenbaar gemaakt naar uw leidinggevende of diens instemming gevraagd. Reist u in dit voorbeeld met meerdere collega's, dan geldt een vergoeding van € 0,09 x het aantal inzittenden met een maximum van € 0,37.

 

Voorbeeld 7

U hebt vroeg in de ochtend een afspraak op locatie, dicht bij uw woonplaats. Echter, deze ligt niet geheel op de route van uw woon-werkverkeer. Wanneer u gebruik kunt maken van een dienst/bedrijfsauto, dan kunt u deze de avond van tevoren al meenemen zodat u de volgende ochtend direct naar uw afspraak kunt reizen. Wanneer er redenen zijn om dit niet te doen (u moet bijv. 's avonds nog privé-reizen met de auto) dan is het niet de bedoeling dat u 's ochtends eerst naar Leek rijdt om alsnog een dienstauto op te halen. U kunt dan gebruikmaken van uw eigen auto, waarbij u het totaal aantal gereden kilometers declareert (€ 0,37) onder aftrek van de woon-werkafstand.