Introductie nieuwe medewerkers 2009

Hoofdstuk Inleiding

Wanneer nieuwe medewerkers aan de slag gaan bij hun nieuwe werkgever wordt er vaak van uitgegaan dat het inwerk- en gewenningstraject als een natuurlijk proces vanzelf verloopt. Niets is echter minder waar. Een goed introductiebeleid helpt de nieuwe medewerker sneller en effectiever zijn/haar weg binnen de nieuwe organisatie te vinden, niet alleen vakinhoudelijk maar ook op het gebied van de organisatiestructuur en cultuur.

Tegen deze achtergrond kan gesteld worden dat een goed introductiebeleid een belangrijke bijdrage kan leveren aan het thuis raken in onze organisatie. Een goed introductiebeleid geeft de nieuwe medewerker een gevoel van zekerheid wanneer hij/zij voor het eerst kennis maakt met de organisatie. Het bevordert de binding en de identificatie met de organisatie. De nieuwe medewerker voelt zich sneller op zijn/haar gemak, integreert sneller in het team, raakt sneller op de hoogte van de dingen die hij/zij moet weten en krijgt een goed beeld van wat van hem/haar verwacht wordt. Daardoor is hij/zij sneller in staat om zelfstandig te kunnen functioneren. Een doordacht introductieprogramma voorkomt daarmee vroegtijdig verloop, ziekteverzuim, motivatieproblemen en verminderde werkprestaties. Kortom: een goed begin is het halve werk.

Voor de gemeente Leek als werkgever is het, mede in het licht van de organisatieontwikkeling, van belang dat nieuwe medewerkers voldoende ruimte ervaren om invulling te gaan geven aan de werkzaamheden in hun nieuwe functie. Waar het uiteindelijk om draait, is dat nieuwe medewerkers adequaat worden ingewerkt zodat hun talenten en ambitie zo goed mogelijk tot ontplooiing kunnen komen.

Een goede start biedt beide partijen een eerlijke kans er het beste van te maken. De duur van een introductie kan verschillend zijn. Het hangt onder ander af van de werkzaamheden die de nieuwe medewerker gaat doen en de kennis en werkervaring die hij/zij meebrengt. Middels het hierna beschreven stappenplan kan uitvoering worden gegeven aan een goede introductie. De introductie is onder te verdelen in de volgende stappen:

• 1.

  Het introductieprogramma op de eerste werkdag

• 2.

  Vervolg introductieprogramma na de eerste werkdag

• 3.

  Evaluatie van het introductieprogramma

De bovengenoemde stappen worden hierna toegelicht. Daarnaast zijn checklisten als bijlage toegevoegd die houvast bieden bij de te ondernemen acties.

Hoofdstuk 1 Het introductieprogramma op de eerste werkdag

Ruim van tevoren dient een inwerkprogramma voor de nieuwe medewerker te worden gemaakt in overleg met de direct betrokkenen die een rol zullen spelen bij de introductie. Tussen de afdelingsmanager en teamcoördinator worden afspraken gemaakt over de onderlinge taakverdeling van het op maat te maken van een introductieprogramma van de nieuwe medewerker.

De afdelingsmanager kan hiervoor gebruikmaken van de in de bijlage

vermelde checklisten, daarmee kan worden voorkomen dat onderdelen van de introductie worden vergeten. De afdelingsmanager moet als geen ander in staat zijn om de nieuwe medewerker te doen integreren in de afdeling en volledig in te wijden in de uit te voeren werkzaamheden. Hij/zij kan dit uiteraard ook aan anderen (deels) opdragen, maar wel onder zijn/haar verantwoordelijkheid. Belangrijk is dat de afdelingsmanager in ieder geval de collega's van de nieuwe medewerker informeert over de komst van de nieuwe collega!

Eindverantwoordelijk voor een goede introductie blijft de afdelingsmanager en deze tekent samen met de nieuwe medewerker de checklist Medewerker in dienst.

De teamcoördinator wordthet eerste aanspreekpunt voor de nieuwe medewerker.

Introductieprogramma eerste werkdag

De nieuwe medewerker wordt vooraf op de hoogte gesteld wanneer en hoe laat hij/zij op de eerste werkdag wordt verwacht. Vaak is het verstandig om de nieuwe medewerker een half uur tot een uur na aanvang van de normale werktijden te laten komen. Het is dan meestal minder hectisch, kan er tijd vrijgemaakt worden voor een ontspannen kennismaking en is er even meer tijd om zaken rustig uit te kunnen leggen.

Het introductieprogramma voor de eerste werkdag kan worden toegezonden naar de nieuwe medewerker, zodat deze zekerheid krijgt over wat gedurende de eerste periode in de organisatie verwacht kan worden.

De kennismakingsronde

Na de ontvangst wordt de nieuwe medewerker door de afdelingsmanager persoonlijk bij zijn/haar directe collega's geïntroduceerd. Belangrijk is dat de nieuwe medewerker inzicht krijgt met wie hij/zij veel samenwerkt en hoe werkzaamheden op elkaar afgestemd moeten worden.

Daarna zijn de collega's van de andere afdelingen aan de beurt om kennis te maken met de nieuwe medewerker. Bepaal samen met de afdelingsvertegenwoordiger van tevoren met wie de nieuwe medewerker uitgebreider kennis moet maken. Plan in dit geval de benodigde tijd in, in overleg met de betrokkenen, om dit op een later tijdstip tijdens de kennismakingsronde te doen.

Zorg dat de nieuwe medewerker een organogram heeft met de namen en de functies van de medewerkers daarin. Geef veel informatie over de functie van de nieuwe medewerker en verstrek zo nodig een functiebeschrijving en andere praktische documentatie over de organisatie. Het is verstandig deze informatie, wanneer dat mogelijk is, van tevoren toe te sturen.

Op de eerste dag ligt het voor de hand dat de afdelingsmanager in de pauze samen met de nieuwe collega gaat lunchen in de bedrijfskantine.

Praktische zaken

Gedurende de eerste dag moeten een aantal administratieve zaken in orde gebracht worden. Het team P&O draagt zorg voor een tijdige verzameling en registratie van de gebruikelijke personeelsgegevens zoals de aanstellingsbeschikking, kopie identiteitsbewijs, loonbelastingverklaring, persoons- en salarisgegevens ter vastlegging in Beaufort, verklaring van goed gedrag, het invullen van verzekeringspapieren (bijvoorbeeld inschrijving IZA) etc.

Voor de aanvangsdatum wanneer de nieuwe medewerker aan de slag gaat, moet ook zijn/haar werkplek de nodige aandacht krijgen. Alle spullen waarmee hij/zij moet werken, dienen aanwezig te zijn bij aanvang van de werkzaamheden. Denk daarbij aan een bureau, stoel, gereedschap, pc, schrijfgerei en al wat nog meer nodig is voor een goede uitoefening van zijn/haar functie. Hierbij dient de nodige aandacht besteed te worden aan algemene informatie over hoe het computersysteem werkt, hoe de telefoon werkt en waar geprint kan worden en waar belangrijke informatie is terug te vinden (zie middagprogramma eerste werkdag). Bovendien dient de werkplek van de nieuwe collega ergonomisch goed ingesteld te worden. Dit kan de afdelingsmanager regelen in overleg met de arbocoördinator.

De medewerker moet ook geïnformeerd worden over andere onderwerpen en actualiteiten die spelen binnen de gemeentelijke organisatie. Er staat inmiddels al veel (praktische) informatie op intranet, waarnaar verwezen kan worden. Daarnaast is het van belang dat de nieuwe medewerker wordt geïnformeerd over aspecten van de cultuur van onze organisatie. Denk daarbij aan bijvoorbeeld omgangsnormen:

• -

  hoe gaan we (formeel) met elkaar om: tutoyeren, voornamen etc.;

• -

  hoe is de teamgeest, collegialiteit;

• -

  is er sprake van opendeurpolitiek of moet formeel afspraken met elkaar worden gemaakt etc.

Hoofdstuk 2 Vervolg introductieprogramma na de eerste werkdag

Aanwijzen van een mentor

Gedurende de eerste dagen moet aandacht besteed worden aan het doorspreken van het takenpakket, het inlezen van procedures, richtlijnen en werkwijzen etc. Gezien het feit dat de afdelingsmanager vaak geen gelegenheid heeft om de nieuwe medewerker daadwerkelijk te begeleiden, is het aanstellen van een 'mentor' voor de nieuwe medewerker in de meeste gevallen gewenst. De teamcoördinator kan dan als mentor worden aangewezen.Bij de mentor kan de nieuwe medewerker dan met zijn/haar vragen terecht en dit kan voor hem/haar een belangrijke steun zijn om zijn/haar weg te vinden binnen de gemeente Leek en in zijn/haar nieuwe werkzaamheden.

De mentor heeft als belangrijkste taak het begeleiden van de nieuwe medewerker in het proces van bekend worden met de organisatie, de huisregels, de omgangsvormen en de “ongeschreven regels”. In de coachingsgesprekken kan de mentor onderwerpen aansnijden als vakinhoud, procedures, persoonlijke kwesties/dilemma’s. Natuurlijk brengt ook de nieuwe medewerker onderwerpen ter sprake waar hij/zij op dat moment meer duidelijkheid over wil hebben.

Het is verstandig om als afdelingsmanager of als mentor regelmatig te vragen aan de nieuwe medewerker hoe hij/zij de introductieperiode ervaart. Dit kan bijvoorbeeld aan het einde van de werktijd, door even te vragen hoe de werkdag was en wat hem/haar is opgevallen of bijgebleven.

Introductie in de organisatie

Een nieuwe medewerker heeft vaak eerst zijn/haar handen vol aan het thuis raken op de afdeling en in zijn/haar eigen takenpakket. Na een aantal dagen krijgt hij/zij meer zicht op de organisatie als geheel, zeker ook na de introductie op zijn/haar eerste werkdag. Via intranet kan informatie worden opgevraagd over de organisatiestructuur, maar ook over welke collega werkzaam is op welke afdeling (smoelenboek).

Hoewel een nieuwe medewerker daarmee globaal inzicht krijgt in de organisatie van de gemeente Leek wil dit nog niet zeggen dat hiermee ook een saamhorig gevoel ontstaat met de collega's van een andere afdeling. Daarom is het van belang dat, wanneer de nieuwe medewerker een beetje thuis is binnen de eigen afdeling, hij/zij ook op de andere afdelingen gaat kijken.

Hiervoor kan hij/zij, in overleg met zijn/haar mentor, afspraken maken met een vertegenwoordiger van de afdelingen. Deze vertegenwoordiger kan hem/haar laten zien hoe de afdeling er uitziet, welke mensen werkzaam zijn binnen welke teams en voor welke producten en taken een team verantwoordelijk is.

Het voordeel hiervan is dat voor de nieuwe medewerker duidelijk wordt waar andere collega's zich mee bezig houden, wat voor zaken er spelen binnen de gemeente en wat voor aandeel de gemeentelijke organisatie als geheel daarin levert. Op deze manier krijgt een nieuwe medewerker een duidelijk beeld van waar de organisatie zich allemaal mee bezig houdt, integreert sneller in de organisatie en raakt goed op de hoogte van de zaken die spelen binnen de ambtelijke organisatie.

Introductie in de gemeente

Aan nieuwe medewerkers die niet woonachtig zijn in de gemeente, wordt de mogelijkheid geboden om een rondleiding te volgen door de gemeente. Deze rondleiding geschiedt onder begeleiding van een collega die goed bekend is in de gemeente en alleen als dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie, dit ter beoordeling van de afdelingsmanager.

Introductie bij het bestuur

In voorgaande jaren werd tweemaal per jaar een introductiedag georganiseerd. Deze dag was bedoeld voor de nieuwe medewerkers om enerzijds uitgebreider en meer informeel kennis te maken met het college van burgemeester en wethouders, anderzijds om kennis te maken met de gemeente en enkele gemeentelijke instanties (bezoek aan bijvoorbeeld Nienoord). Echter, een dergelijke dag heeft al enige jaren niet meer plaatsgevonden.

Door de gemeentesecretaris en vanuit het college van burgemeester en wethouders is aangegeven deze introductiedag op prijs te stellen. Immers, als ambtenaar werk je in opdracht van het college en zullen onderwerpen die in behandeling zijn, moeten worden afgestemd met de gemeentesecretaris, de burgemeester en de wethouders. Het is dus belangrijk dat men elkaar kent, ook op een meer informele wijze.

Een dergelijke dag behoeft niet per se een vast karakter te hebben. Per keer kan gekozen worden voor werkbezoek aan verschillende objecten of instanties. Daarbij kan ingespeeld worden op actualiteiten binnen de gemeente Leek. Wel zou als vast onderdeel een rustig moment ingebouwd moeten worden waarin de mogelijkheid bestaat met elkaar van gedachten te wisselen.

Hieronder volgt het introductieprogramma zoals deze de afgelopen tijd is uitgevoerd.

Hoofdstuk 3 Evaluatie van het introductieprogramma

Tijdens de introductieperiode dient een regelmatige evaluatie plaats te vinden van de manier waarop de nieuwe medewerker de introductie heeft ervaren.

Direct op de eerste werkdag vindt eigenlijk al de eerste evaluatie plaats. De afdelingsmanager kan aan het einde van de eerste werkdag tijd reserveren voor een kort gesprek met de nieuwe medewerker waarin aandacht wordt besteed aan de beleving van de nieuwe medewerker van zijn/haar eerste werkdag bij de gemeente Leek en wat zijn/haar indrukken zijn:

• -

  Hoe is de eerste dag verlopen?

• -

  Wat zijn de eerste indrukken van de nieuwe medewerker?

• -

  Zijn hem/haar al zaken opgevallen?

• -

  Wat vond hij/zij van het introductieprogramma voor de eerste werkdag?

• -

  Wat mist hij/zij?

• -

  Wat dient nog geregeld te worden?

De afdelingsmanager zal in de eerste periode voldoende aandacht moeten geven aan de nieuwe medewerker. Gaat alles nog steeds naar wens? Hoe wordt de sfeer/cultuur ervaren? Zijn alle zaken goed geregeld?

Zodra de nieuwe medewerker is ingewerkt, doordat hij/zij zich in verschillende onderdelen van zijn/haar functie heeft kunnen verdiepen en het hem/haar duidelijk is wat zijn/haar eigen specifieke werk inhoud, vindt binnen een halfjaar een formeel evaluatiegesprek plaats in de vorm van een functionerings- en POP-gesprek. Daarbij kunnen, naast de gebruikelijke gesprekpunten, de volgende onderwerpen aan bod komen:

• -

  Is de werknemer in staat om zelfstandig de eigen werkzaamheden uit te voeren?

• -

  Zijn er aanvullende opleidingen nodig?

• -

  Is er begeleiding nodig?

• -

  Hoe is de eerste onderlinge samenwerking verlopen met collega's?

• -

  Krijgt de werknemer voldoende medewerking?

• -

  Zijn er nog onduidelijkheden met betrekking tot de functie, organisatie of werkveld?

Door deze evaluatie wordt voorkomen dat de nieuwe medewerker wellicht nog te veel op zichzelf aangewezen is. Hierbij dient de afdelingsmanager er rekening mee te houden dat niet iedereen in staat of bereid is zelf om zaken te vragen of te weten waar hij/zij moet zijn binnen de organisatie. Het is raadzaam in de periode daarop volgend, voordat het beoordelingsgesprek wordt gehouden, nogmaals een kort gesprek met de nieuwe medewerker in te plannen.

Ruim voor het einde van de tijdelijke aanstelling (uiterlijk in de tiende maand) dient de afdelingsmanager een formele evaluatie in de vorm van een beoordelingsgesprek te voeren. Tijdens het gesprek komen naast de gebruikelijke onderwerpen ook onder andere de volgende onderwerpen aan de orde:

• -

  Hoe bevalt het de nieuwe medewerker bij de gemeente?

• -

  Hoe denkt de gemeente over het functioneren van de medewerker, wil de gemeente dat de nieuwe medewerker in dienst blijft?

• -

  Zijn er afspraken gemaakt tijdens de sollicitatieprocedure waardoor als afronding van de tijdelijke aanstelling zaken moeten worden geregeld?

Voor de afspraken die zijn gemaakt rondom functionerings-, beoordelings- en POP-gesprekken wordt kortheidshalve verwezen naar de desbetreffende beleidsnotities.