Richtlijnen voor het contant geldverkeer en financiering Leeuwarden 2016

Artikel 1 Gebruik contantenkas

• 1.

  Het gebruik van een contantenkas is alleen toegestaan in de volgende twee situaties:

• -

  Als derden de mogelijkheid geboden moet worden tot contante betaling van verschuldigde bedragen aan de gemeente en om, in die gevallen, te kunnen wisselen bij een niet gepaste betaling (ontvangsten).

• -

  In geval het structureel niet mogelijk is om betalingen via het girale verkeer af te handelen (uitgaven).

• 2.

  Een verzoek tot het instellen van een contantenkas wordt ingediend door de betreffende dienstcontroller bij het hoofd van de afdeling Financiën en Administratie.

• 3.

  Voor zowel de centrale kas als wel de overige contantenkassen wordt een kashouder aangewezen door het hoofd van afdeling Financiën en Administratie.

• 4.

  Elke kashouder tekent een kashoudersverklaring (Bijlage I). Het hoofd van de afdeling Financiën en Administratie ondertekent mede de kashoudersverklaring ter bevestiging van zijn instemming met de aanstelling van de kashouder en diens plaatsvervangers.

Artikel 2 Voorschotten

• 1.

  In geval het incidenteel niet mogelijk is om door de gemeente aan derden verschuldigde bedragen via het girale verkeer af te handelen dan kan aan individuele medewerkers een voorschot verstrekt worden van maximaal € 5.000.

• 2.

  Een voorschot wordt giraal uitbetaald op de privé-rekening van de aanvrager en wordt slechts in uitzonderlijke gevallen in contanten verstrekt.

• 3.

  Een voorschot wordt aangevraagd bij de centrale kashouder met een digitaal formulier ‘verzoek voorschotbedrag’. Dit formulier is beschikbaar via het intranet. Voorschotverzoeken worden binnen twee werkdagen giraal uitbetaald op de privé-rekening van de aanvrager.

• 4.

  Degene die een voorschot ontvangt, is verantwoordelijk voor het in zijn beheer gegeven geld. Het voorschot moet uiterlijk een maand na ontvangst worden afgerekend en de gedane uitgaven dienen te worden aangetoond met bewijsstukken. Het voorschot mag alleen gebruikt worden voor het doel dat genoemd staat in het voorschotformulier.

• 5.

  Bij niet nakoming van de afspraken uit dit artikel behoudt de centrale kashouder zich het recht voor om in overleg met de betreffende dienstcontroller toekomstige bevoorschottingsverzoeken af te wijzen.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

• 1.

  De betreffende dienstcontroller is verantwoordelijk voor de naleving van de richtlijnen voor het contante geldverkeer binnen de eigen dienst.

• 2.

  Los van de eigen verantwoordelijkheid van de diensten coördineert de centrale kashouder het contante geldverkeer concernbreed en houdt hij toezicht op de naleving van de richtlijnen.

• 3.

  De taak van de kashouder bestaat uit het in ontvangst nemen van en bewaren van de hem/haar toevertrouwde kasgelden en waardepapieren.

• 4.

  De kashouder is slechts gemachtigd tot het doen van betalingen en/of ontvangen van gelden voor zover genoemd in de door hem ondertekende kashoudersverklaring.

• 5.

  Alle ontvangsten en uitgaven dienen direct te worden geadministreerd door de kashouder.

• 6.

  De kashouder zendt minimaal een keer per maand een verantwoording van de kas naar de Centrale Kashouder. De verantwoording bevat:

  • -

    Het kassaldo aan het begin van de periode;

  • -

    De ontvangsten met bijbehorende kopiekwitanties of uitdraai van het kasregister;

  • -

    De uitgaven met bijbehorende nota’s (indien van toepassing);

  • -

    Het kassaldo aan het eind van de periode;

  • -

    Het geconstateerd kasverschil, indien van toepassing.

• 7.

  Bij de balies van het Klantcontactcentrum (KCC) worden de dagopbrengsten dagelijks door de kashouders verantwoord bij de hoofdkassier van het KCC.

• 8.

  De dienstcontrollers stellen zonodig aanvullende richtlijnen voor het functioneren van kashouders vast.

Artikel 4 Het bewaren van kasgelden

• 1.

  Iedere kas is gebonden aan een maximum saldo, zoals vastgelegd in de kashoudersverklaring.

• 2.

  Door storting bij de centrale kas of op een van de bankrekeningen van de gemeente houdt de kashouder het saldo onder het toegestane maximum.

• 3.

  Als de kashouder gedurende kortere of langere tijd afwezig is, dient het kasgeld op een passende wijze te worden bewaard (bijvoorbeeld geldkist, afgesloten kast of kluis).

• 4.

  Als de kashouder de kas overdraagt aan de vervangend kashouder of andersom dan dient vastgesteld te worden dat de aanwezige gelden op moment van overdracht overeenstemmen met de waarde volgens de kasstaat of het kasboek.

Artikel 5 Kasbetalingen

• 1.

  Betalingen ten laste van de kas zijn alleen toegestaan als deze uitdrukkelijk zijn opgenomen in de kashoudersverklaring. Betalingen ten laste van de kas mogen verder alleen gedaan worden in opdracht van een budgethouder. Deze bevestigt dit achteraf door parafering van de inkoopfactuur.

• 2.

  De kashouder vraagt bij betaling om een deugdelijk kwijtingbewijs van de ontvanger.

Artikel 6 Kasontvangsten

• 1.

  Contante betaling van een aan de gemeente verschuldigd bedrag is alleen maar mogelijk met euro’s. Een cheque in buitenlandse valuta of een betaling groter dan € 5.000 mag niet in ontvangst worden genomen, tenzij het hoofd van de afdeling Financiën en Administratie dit toestaat.

• 2.

  De kashouder controleert biljetten van € 100, € 200 en € 500 aan de hand van de zogenaamde echtheidskenmerken op echtheid. Dit kan met echtheidsdetectie-apparatuur, maar ook met de hand.

• 3.

  Inning van contante betalingen geschiedt tegen afgifte van deugdelijke kwijtingbewijzen, dit kan zijn een via een kasregister vastgelegde kassabon die minimaal bevat de ontvangstdatum en het bedrag of een doorlopend genummerde kwitantie. Kwitanties kunnen worden aangevraagd bij de Centrale kashouder. 

Artikel 7 Interne controle

• 1.

  Periodiek, maar op wisselende tijdstippen, wordt de kashouder door de betreffende dienstcontroller gevraagd de kas op te maken.

• 2.

  Bij de onder lid 1 genoemde kascontrole wordt minimaal vastgesteld of de waarde volgens de kasstaat of kasboek aansluit bij de werkelijk aanwezige waarde. Daarnaast kan naleving van de onderhavige richtlijnen getoetst worden.

• 3.

  Kasverschillen groter dan € 25,00 worden door de kashouder direct gemeld bij de directe leidinggevende en de betreffende dienstcontroller.

• 4.

  Bij grotere verschillen dan € 25,00 of structurele kasverschillen groter dan € 5,00 wordt een procesverbaal opgemaakt door de betreffende dienstcontroller en kan hij besluiten tot aangifte bij de politie.

B. FINANCIERING

Artikel 8 Relatie- en kasbeheer

• 1.

  Huisbankier van de gemeente is de BNG Bank.

• 2.

  De gemeente betaalt facturen tijdig. Hieronder wordt verstaan het voldoen aan de financiële verplichtingen op de uiterste vervaldatum.

• 3.

  Bedragen kleiner dan € 10.000 worden direct betaald nadat ze de interne fiatteringsprocedure doorlopen hebben

• 4.

  Het betalingsverkeer wordt volledig uitgevoerd bij de huisbankier.

• 5.

  Bij het uitvoeren van het betalingsverkeer wordt gebruik gemaakt van de goedkoopste en meest efficiënte instrumenten.

• 6.

  De gemeente maakt gebruik van de meest goedkope en efficiënte manier van innen van de vorderingen en voor het voldoen aan verplichtingen.

Artikel 9 Volmacht

• 1.

  De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de bij de uitvoering van de financieringsfunctie betrokken functionarissen zijn vastgelegd in een Mandaatbesluit.

• 2.

  Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden rondom de financieringsfunctie worden zo veel als mogelijk gecentraliseerd.

• 3.

  Er is een volledige functiescheiding tussen het afsluiten van de transacties en de registratie daarvan in de financiële administratie van de gemeente.

Artikel 10 Saldo- en liquiditeitenbeheer

• 1.

  De kasgeldlimiet wordt maximaal benut. Dat wil zeggen dat er zoveel als mogelijk met kort geld wordt gefinancierd, tenzij er sprake is van een inverse rentestructuur (korte rente is hoger dan de lange rente).

• 2

  De toegestane korte termijn financieringsinstrumenten zijn: daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening-courant.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met terugwerkende kracht tot 1 januari 2016.

Artikel 12 Citeertitel

Deze richtlijnen kunnen worden aangehaald als ‘Richtlijnen contant geldverkeer en financiering Leeuwarden 2016’.

Leeuwarden, 24 mei 2016

Burgemeester en wethouders voornoemd,

burgemeester,

secretaris.

BIJLAGE I - KASHOUDERSVERLARING

Gelet op de Richtlijnen contant geldverkeer en financiering Leeuwarden 2016 vastgesteld (datum) door Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leeuwarden is aangewezen per (datum) als kashouder van de kas ........

(Naam van de kashouder), alsmede diens plaatsvervanger (naam van de plaatsvervangend kashouder).

De kashouder en diens plaatsvervanger zijn alleen bevoegd tot het doen van betalingen en/of ontvangen van gelden ten behoeve van de Gemeente Leeuwarden voor de volgende doeleinden:

•     

  De kashouder mag maximaal € ,-- in kas bewaren. De vaste hoeveelheid wisselgeld bedraagt € ,--. Bij de aanvang van de kas wordt dit bedrag door de centrale kashouder uitbetaald.

  Verzoeken tot aanvulling van de kas kunnen eveneens gedaan worden bij de centrale kashouder.

   

  De kashouder en diens vervanger verklaren tevens dat zij de richtlijnen voor het contante geldverkeer in acht zullen nemen.

  Op het internet is via www.overheid.nl een actueel exemplaar van deze richtlijnen op te vragen.

     

  Leeuwarden,

      

  Afdelingshoofd Financiën en Administratie,

  <Naam>

      

  Kashouder Plaatsvervangend kashouder

  <Naam> <Naam> Naam