Ambtsjubilea en afscheid

Beleidsregels voor ambtsjubilea en afscheid personeel 2005

Inhoudsopgave

• I. 25 en 40 jarig ambtsjubileum

• II. Afscheid wegens pensionering (ouderdoms- of invaliditeitspensioen, pre VUT, FPU of FLO.)

• III. Afscheid anders dan door pensionering, pre VUT, FPU of FLO

• IV. Algemeen

• V. Inwerkingtreding

I. 25 en 40 jarig ambtsjubileum

Ter gelegenheid van een 25 of 40 jarig ambtsjubileum wordt de ambtenaar aangeboden:

• 1

  een receptie, te houden in het stadhuis, stadskantoor dan wel in een van de andere gemeentelijke gebouwen;

• 2

  de kosten van de gebruikelijke aan te bieden consumpties (drankjes en hapjes) alsmede de kosten van bloemen, alsmede het vervoer van jubilaris en partner van huis naar de plaats van de receptie en terug zijn voor de rekening van de gemeente.

• 3

  convocatie van genodigden per uitnodigingsbrief. De kosten hiervan zijn voor rekening van de gemeente.

• 4

  de jubilaris kan er voor kiezen om zelf iets te organiseren binnen de daarvoor beschikbaar gestelde ruimten in de gemeentelijke gebouwen, of buiten de gemeentelijke gebouwen.

• 5

  Aan het gestelde in het vierde lid is de voorwaarde verbonden dat de jubilaris schriftelijk toestemming van het college verkrijgt om op andere wijze het jubileum te vieren. Daartoe geeft de jubilaris aan op welke wijze het jubileum gevierd zal gaan worden, inclusief een begroting van de kosten. Na verkregen toestemming kunnen de totale kosten die de jubilaris daarvoor maakt, worden gedeclareerd tot een maximum bedrag van € 1.000,--.

II. Afscheid wegens pensionering (ouderdoms- of invaliditeitspensioen, pre VUT, FPU of FLO.)

Ter gelegenheid van dit afscheid wordt de ambtenaar aangeboden:

• 1

  een receptie, te houden in het stadhuis, stadskantoor dan wel in een van de andere gemeentelijke gebouwen;

• 2

  een wandbord van Makkumer aardewerk, een kunstwerk  dan wel een ander ideëel geschenk tot een maximum van € 500,-- (incl. BTW) bruto;

• 3

  indien de ambtenaar die afscheid neemt in afwijking van het tweede lid de keuze maakt voor een ander soort geschenk dan een ideëel geschenk, dient de ambtenaar rekening te houden met een extra naheffing in verband met de noodzakelijk af te dragen loonbelasting;

• 4

  de kosten van de gebruikelijke aan te bieden consumpties (drankjes en hapjes), de kosten van bloemen, alsmede het vervoer van ambtenaar en partner van huis naar de plaats van de receptie en terug zijn voor de rekening van de gemeente.

• 5

  convocatie van genodigden per uitnodigingsbrief. De kosten hiervan zijn voor rekening van de gemeente.

• 6

  de ambtenaar kan er voor kiezen om zelf iets te organiseren binnen de daarvoor beschikbaar gestelde ruimten in de gemeentelijke gebouwen, of buiten de gemeentelijke gebouwen.

• 7

  Aan het gestelde in het zesde lid is de voorwaarde verbonden dat de jubilaris schriftelijk toestemming van het college verkrijgt om op andere wijze het jubileum te vieren. Daartoe geeft de jubilaris aan op welke wijze het jubileum gevierd zal gaan worden, inclusief een begroting van de kosten. Na verkregen toestemming kunnen de totale kosten die de jubilaris daarvoor maakt, worden gedeclareerd tot een maximum bedrag van € 1.000,--.

III. Afscheid anders dan door pensionering, pre VUT, FPU of FLO

• 1

  De ambtenaar die op op eigen verzoek uit dienst treedt van de gemeente Leeuwarden, kan onder bepaalde voorwaarden een tegemoetkoming krijgen in de door hem gemaakte kosten van een receptie of activiteit;

• 2

  Hiertoe dient hij aan te geven op welke wijze het afscheid gevierd zal gaan worden, inclusief een begroting van de kosten.

• 3

  na schriftelijke toestemming van het college wordt de tegemoetkoming op declaratiebasis betaald.

• 4

  de hoogte van de maximaal te betalen tegemoetkoming is afhankelijk van het aantal volle jaren dat de ambtenaar bij de gemeente (aaneensluitend) heeft gewerkt, met dien verstande dat de ambtenaar die nog geen twee volle jaren bij de gemeente werkzaam is geweest geen aanspraak heeft op een tegemoetkoming.

• 5

  Het bedrag van de maximale tegemoetkoming bedraagt:

  a. 2 tot en met 5 dienstjaren	€ 150,--
  b. 6 tot en met 10 dienstjaren	€ 300,--
  c. 11 tot en met 15 dienstjaren	€ 450,--
  d. 16 tot en met 20 dienstjaren	€ 600,--
  e. 21 dienstjaren en hoger	€ 750,--

• 6

  de ambtenaar kan er voor kiezen om de door hem te organiseren receptie of activiteit binnen de daarvoor beschikbaar gestelde ruimten in het stadhuis dan wel het stadskantoor, of buiten de gemeentelijke gebouwen te houden.

IV. Algemeen

• 1

  Bij een voorziene samenloop van een ambtsjubileum en een afscheid van een ambtenaar in de voorgaande artikelen, indien deze zich binnen een tijdsbestek van een jaar voordoen, vindt ter gelegenheid van één deze feiten een bijeenkomst plaats, ter keuze van de belanghebbende;

• 2

  indien de ambtenaar een viering van zijn jubileum of afscheid niet op prijs stelt of aan een soberder wijze van viering de voorkeur geeft, wordt daarmee rekening gehouden.

• 3

  Het College kan in bijzondere situaties afwijken van deze regeling.

V. Inwerkingtreding

• 1

  Deze regeling treedt in werking op 1 februari 2006.

• 2

  De regeling Wandborden van 29 maart 1994 wordt ingetrokken.

Algemene en artikelsgewijze toelichting

Inhoudsopgave

• Algemeen

• I. 25 en 40 jarig ambtsjubileum

• II. Afscheid wegens pensionering (ouderdoms- of invaliditeitspensioen, pre VUT, FPU of FLO.)

• III. Afscheid anders dan door pensionering, pre VUT, FPU of FLO

• IV. Algemeen

Inleiding algemeen

In 1994 is door Burgemeester en Wethouders beleid vastgesteld omtrent het geven van afscheidsgeschenken na een langdurig dienstverband. Besloten is om een Wandbord dan wel een vaas van Makkumer aardewerk aan te bieden c.q. een ander kunstwerk van dezelfde waarde, indien een werknemer de dienst verlaat in verband met de pensioengerechtigde leeftijd, met een recht op invaliditeitspensioen dan wel boven de 60 jaar zijn en niet elders een betrekking aanvaarden. Het geven van wandborden is sedert 1964 gebruikelijk. Thans wordt ook de mogelijkheid gegeven tot het ontvangen van een Waarglês, mits de medewerker het prijsverschil met een wandbord wil bijbetalen.

Naast deze geschenken heeft de medewerker de gelegenheid om een receptie te houden. In de praktijk blijkt vaak dat de jubilaris er de voorkeur aan geeft om een lunch of diner te houden in een externe gelegenheid met de afdeling dan wel een beperkt aantal mensen. Een heel enkele keer wordt de receptie georganiseerd bij een externe gelegenheid in plaats van het stadhuis, stadskantoor dan wel brandweerkazerne. De praktijk wordt niet ondersteund door bestaand beleid.

De wens om de eenheid binnen de gemeente te bewaren is aanleiding geweest om te komen tot dit besluit.

I. 25 en 40 jarig ambtsjubileum

Er is voor gekozen om de viering van het 25 jarig en het 40 jarig ambtsjubileum gelijk te behandelen. Dit is mede ingegeven door de gedachte dat in de toekomst het 40-jarig jubileum steeds minder voor zal komen. Uitgangspunt is om een receptie aan te bieden in het stadhuis, stadskantoor dan wel in een van de gemeentelijke gebouwen. In het geval van de brandweer, kan de receptie in de brandweerkazerne worden gehouden. Naast de receptie wordt het vervoer van de jubilaris en zijn partner betaald, alsmede uitnodiging van specifieke genodigden voor de receptie.

De werknemer kan overigens zelf een idee uitwerken, waarvoor vooraf schriftelijk een verzoek ingediend wordt, met een kostenraming. Door middel van een mandaat kan de sectormanager (resp. directeur) hiervoor schriftelijk toestemming geven. Indien toestemming is verkregen kan de jubilaris de kosten tot een totaal bedrag van € 1000,- declareren (achteraf) mits dit is voorzien van bewijsstukken. De meerdere kosten dienen voor eigen rekening van de werknemer te blijven.

Dit geldt ook voor de gevallen dat na een georganiseerde en door de werkgever betaalde receptie nog met de eigen afdeling of een select gezelschap uit eten wordt gegaan. De rekening hiervoor kan en mag niet ten laste van de werkgever worden gebracht. De jubilaris dan wel de collega’s dienen dit voor eigen rekening te nemen.

II. Afscheid wegens pensionering (ouderdoms- of invaliditeitspensioen, pre VUT, FPU of FLO.)

De regeling voor een afscheidsreceptie wegens pensionering loopt gelijk aan de regeling voor de ambtsjubilea. Extra opgenomen is de mogelijkheid dat de werknemer een wandbord c.q. een vaas dan wel een ander ideëel kunstwerk kan krijgen, ter waarde van een bepaald maximum bedrag.

Indien de werknemer de keuze maakt voor een ander soort geschenk dan een ideëel geschenk, dient de ambtenaar er rekening mee te houden dat de waarde van het geschenk als inkomsten opgegeven dient te worden bij de belastingdienst. Door de gemeente zal dus over een verhoogd bedrag loonheffing ingehouden worden. Dit zal worden belast met bijzonder tarief wat inhoud dat er over het algemeen 40 – 50% belasting over het bedrag betaald moet worden.

III. Afscheid anders dan door pensionering, pre VUT, FPU of FLO

Deze variant is nieuw. Hoewel in diverse sectoren al aandacht besteed wordt aan het afscheid van een collega, zal iedere sector dit op andere wijze invullen. Het wordt ook aangemoedigd dat een ieder dat op eigen wijze invult, echter is het in het kader van gelijke behandeling alleszins redelijk om naar aanleiding van het aantal jaren dat men in dienst is geweest het daarvoor te besteden bedrag voor een afscheid voor een ieder gelijk te houden. In het geval van het afscheid van een ambtenaar met een bijzondere functie (met bijvoorbeeld veel externe contacten) zal hier een uitzondering op gemaakt kunnen worden. Dit kan ondervangen worden door gebruik te maken van artikel IV (algemeen) lid 3 van het besluit. Dit artikel geldt alleen indien de werknemer de gemeente verlaat. In het geval van het aanvaarden van een functie bij een andere dienst binnen de gemeente, is er in feite geen sprake van een afscheid. Het feit dat de werkgever niet bijdraagt laat natuurlijk de mogelijkheid onverlet dat op eigen kosten iets wordt gedaan.

IV. Algemeen

Het is heel goed mogelijk dat binnen een korte tijd meerdere feiten aan de orde zijn, die een samenloop opleveren. Indien dit binnen het tijdsbestek van een jaar plaatsvindt, kan maar op één artikel een beroep worden gedaan. De totaalbedragen worden niet bij elkaar opgeteld bij samenloop.

Samenloop in de zin van dat meerdere collega’s hun jubileum tegelijkertijd willen vieren om zodoende de financiële mogelijkheden te kunnen vergroten, wordt wel toegestaan. Een ieder blijft voor zich de mogelijkheid houden om een plan in te dienen voor het maximale bedrag, waardoor de totaalbedragen bij elkaar kunnen worden opgeteld.

Indien de ambtenaar geen prijs stelt op een afscheid of viering, wordt hiermee rekening gehouden. Hiermee vervalt de mogelijkheid van een vergoeding. Dit is ook het geval bij een sobere viering. Het is niet de bedoeling dat er een recht op vergoeding ontstaat voor het (meerdere) bedrag.

Het derde lid geeft de mogelijkheid dat het college afwijkt van de regeling in bijzondere gevallen. Hierbij moet gedacht worden aan een bevoegdheid van het college om schrijnende dan wel bijzondere gevallen tegemoet te komen. Hier zal terughoudend gebruik van moeten worden gemaakt.