Kenbaarheid elektronisch bestuurlijk verkeer

Kenbaarheid elektronisch bestuurlijk verkeer

nr. 18862

RJ

DE RAAD VAN DE GEMEENTE LEEUWARDEN;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 24 november 2015 (kenmerk 404329);

gelet op

artikel 147 van de Gemeentewet

artikel 2:14 en 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht;

Besluit

Kenbaar te maken op basis van de in artikel 2 van de Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer Gemeente Leeuwarden 2015 genoemde voorwaarden gebruik te maken van elektronische berichten.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering

van 18 januari 2016, nr 18862

voorzitter,

griffier.

Kenbaarheid elektronisch bestuurlijk verkeer

-----------------------------------------------------------

Kenmerk 404329

Aan de gemeenteraad.

Inleiding

Sinds half oktober is intern door het Programma Leeuwarden Digitaal! de techniek in de vorm van het Platform Digitaal Werken (PDW) beschikbaar gekomen. Doel is deze techniek breed in de gemeente en ook met samenwerkingspartners in te kunnen zetten. Voor dienstverlening, communicatie en samenwerking kan dit platform alleen dan op verantwoorde manier worden toegepast wanneer dat gebruik op een goede juridische wijze is ingebed.

Om gebruik te kunnen maken van de technische mogelijkheden is het wel nodig om op een praktische manier het nodige formeel te regelen.

Het gaat dan bijvoorbeeld om

• 1.

  het al dan niet ondertekenen van uitgaande documenten volgens het uitgangspunt ‘er wordt niet ondertekend tenzij’. Waarbij natuurlijk wel de criteria ter onderbouwing en de mogelijkheid voor verantwoording en bewijs aanwezig zijn.

• 2.

  het aan burgers en bedrijven op heldere manier duidelijk maken via welke digitale kanalen, zoals e-mail en internetloket de gemeente op formele wijze wil communiceren Daarbij wordt ook geregeld welke e-mailadressen te gebruiken zijn.

• 3.

  de (langdurige) archivering van de binnengekomen digitale documenten op relatief eenvoudige manier mogelijk te maken. Dit gebeurt door aan te geven welke digitale bestandsformaten bij de communicatie te gebruiken zijn.

• 4.

  het bekend maken dat binnen deze kaders wordt gecommuniceerd met burgers, bedrijven en andere overheidsorganisaties. Zowel de Raad als ook het College en de burgemeester moeten dat ieder voor zich doen.

Eerste fase digitaal werken

De komende maanden zal het Platform Digitaal Werken (PDW) in de gemeentelijke organisatie verder worden uitgerold. Zoals de naam het al aangeeft is een van de doelen het volledig digitaal werken mogelijk te maken. Digitaal werken betekent ingrijpende veranderingen op het terrein van

• 1.

  de gemeentelijke processen, projecten en andere activiteiten

  • 1.

    inrichting, uitvoering en toetsing daarvan

  • 2.

    de bijbehorende informatievoorziening

  • 3.

    mogelijkheden tot samenwerken (intern en extern)

• 2.

  de manier van communiceren met burgers, bedrijven, andere overheden, ketenpartners en de eigen medewerkers

• 3.

  het langdurige en veilig beschikbaar houden van gemeentelijke informatie

• 4.

  openbaarheid, open data en privacy en

• 5.

  de juridische onderbouwing van dit alles in de vorm van gemeentelijke regelgeving ten aanzien van informatievoorziening en –beheer.

De eerste fase van de implementatie van het Platform Digitaal Werken (PDW) gaat niet verder dan het breed beschikbaar stellen van de applicatie aan de gemeentelijke organisatie waarmee op basale wijze projecten, processen en andere activiteiten kunnen worden ondersteund. Iedereen in de gemeentelijke organisatie zal dit straks direct merken. De volgende fases betreffen de verdieping van het digitaal werken met uiteindelijk de feitelijke stap van papier naar digitaal.

Formele onderbouwing

De komende implementatie (fase 1) is de reden dat vanuit het project Kaders en Standaarden van het programma Leeuwarden Digitaal! gewerkt wordt aan een eerste formeel juridische onderbouwing van een deel van het digitaal werken.

Deze onderbouwing betreft het elektronische bestuurlijk verkeer op grond van de Algemene wet bestuursrecht en de manier van ondertekening van uitgaande documenten (papier en digitaal).

Conform wetgeving moeten bestuursorganen kenbaar maken dat zij van digitale kanalen, zoals e‑mail en het internetloket gebruik willen maken. Dat betekent in het geval van de gemeente dat er kenbaarheidsbesluiten van de Raad, het College en de Burgemeester noodzakelijk zijn. Overigens moeten ook burgers, bedrijven, andere overheden en ketenpartners als geadresseerden kenbaar maken van deze kanalen gebruik te gaan maken. Het Platform Digitaal Werken (PDW) wordt zo ingericht dat het ook formeel mogelijk is een deel van de uitgaande documenten niet meer van een handtekening te voorzien. Ook dit wordt door besluitvorming, waarin voorwaarden en uitzonderingen zijn genoemd, onderbouwd.

Voor deze onderbouwing heeft het College de Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer Gemeente Leeuwarden 2015 vastgesteld. Deze regeling kan ook voor het elektronische berichtenverkeer door Raad en Burgemeester als basis dienen. Een en ander is te beschouwen als een opmaat naar aanvullende regelingen die nodig zijn voor de volgende fases.

Voor technisch inhoudelijke vragen kunt u zich wenden tot de CIO van de gemeente Leeuwarden, dhr. M. Rasker (martin.rasker@leeuwarden.nl, 750 5697) of de gemeentearchivaris dhr. R.S. Jonker (rienk.jonker@leeuwarden.nl, 233 8728)

Wij stellen u voor conform onderstaand voorstel te besluiten.

 

 

Leeuwarden, 24-11-2015

 

 

Burgemeester en wethouders van Leeuwarden,

 

 

drs. Ferd. J.M. Crone, burgemeester,

 

 

mr. drs. R.J. Hoek, secretaris.