Afwegingskader samenlopende en concurrerende evenementen

Afwegingskader voor plaatsing op de evenementenkalender en procedureregels samenvallende en concurrerende evenementen, behorende bij tijdelijke regeling 2018.

I Als evenementen samenvallen of concurreren, wordt er ten behoeve van de evenementenkalender een keuze gemaakt op basis van criteriaregels genoemd in III. De daarin genoemde criteria worden in volgorde van prioritering stapsgewijs genoemd;

II Definities:

Samenlopende aanmeldingen: Aanmeldingen voor de evenementenkalender die geheel of gedeeltelijk betrekking hebben op dezelfde locatie, datum en tijd.

Concurrerende aanmeldingen: Aanmeldingen voor de evenementenkalender die elkaar op zodanige wijze (negatief) beïnvloeden, dat de betreffende evenementen niet tegelijkertijd op dezelfde locatie of in elkaars nabijheid kunnen plaatsvinden.

III Stappen en bijbehorende criteria

De aanmeldingen voor de evenementenkalender worden getoetst aan de hand van onderstaande stappen. Na elke stap kunnen aanmeldingen afvallen.

Stap 1 Evenementen gelieerd aan Culturele Hoofdstad 2018

Evenementen die vergunningplichtig zijn (als bedoeld in artikel 2, 3 en 4 van de Tijdelijke regeling evenementen 2018) en onderdeel uitmaken van de projecten van Culturele Hoofdstad 2018, hebben voorrang op overige vergunningplichtige evenementen.

Stap 2 Niet concurrerend

Als samenlopende aanmeldingen niet met elkaar concurreren, of zodanig ingericht kunnen worden dat geen conflict zal optreden, dit ter beoordeling aan de burgemeester, kunnen deze evenementen geplaatst worden op de evenementenkalender.

Stap 3 Beschikbaarheid hulpdiensten

Een evenement kan worden geplaatst op de evenementenkalender indien er niet onevenredig veel beslag wordt gelegd op de ruimte of op de gemeentelijke – of hulpdiensten.

Stap 4 Ervaringen uit het verleden met evenementen van de

aanmelder

Het gaat hier om ervaringen met door de aanmelder georganiseerde (vergelijkbare) evenementen. Hoe is in het verleden het traject van vergunningverlening verlopen, hoe zijn de evenementen geëvalueerd, zijn er overtredingen geconstateerd en zo ja hoeveel, zijn er gegronde klachten uit de omgeving ontvangen, etc.

De aanmelder zal moeten aantonen dat hij ervaring heeft met de organisatie van evenementen met een vergelijkbare omvang en complexiteit als voor het evenement waarvoor de aanmelding wordt ingediend.

Omdat er sprake is van een bepaalde mate van locatiegebondenheid voor bepaalde evenementen, zal het aspect dat een aanmelder een evenementen traditioneel en met succes op een bepaalde locatie heeft georganiseerd worden meegewogen.

Stap 5 Economisch rendement

Indien het evenement leidt tot aantoonbare bestedingen aan de lokale ondernemers, wordt dat meegewogen.

Stap 6 Originaliteit en variatie

Een evenement dat bijdraagt aan een gevarieerd evenementenprogramma krijgt voorrang. De vorm, inhoud en de doelgroep van het evenement wordt hierbij betrokken. Tevens wordt de spreiding van de evenementen meegenomen en wordt hierbij gekeken of het evenement iets toevoegt aan de beoogde uitstraling van het merk Leeuwarden.

Stap 7 Loten

Wanneer na het doorlopen van de stappen 1 tot en met 6 samenvallende en/ of concurrerende aanmeldingen gelijkwaardig zijn gebleken, dan wordt er door (of namens) de burgemeester via loting, in aanwezigheid van partijen, bepaald voor welke van de resterende aanmeldingen geplaatst wordt op de evenementenkalender.