Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Leeuwarden 2018-202218

Geldend van 27-11-2018 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2018

Intitulé

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Leeuwarden 2018-202218

Het college van Burgemeester en Wethouders besluit:

  • 1.

    De beleidsregels "Inkoop- en aanbesteding Gemeente Leeuwarden 2018-2021" vast te stellen en deze beleidsregels met terugwerkende kracht tot 01012018 in werking te laten treden;

  • 2.

    De beleidsregels " Inkoop- en aanbesteding Gemeente Leeuwarden 2014-2018" per diezelfde datum in te trekken.

  • 3.

    De informerende brief aan de raad over het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid vast te stellen.

 

Voorwoord

Voor u ligt het geactualiseerd inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Leeuwarden. Het beleid geeft de doelen, kaders, uitgangspunten en voorwaarden aan van de gemeente Leeuwarden met betrekking tot de inkoop van werken, leveringen en diensten.

Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor gemeenten. Met name is het belangrijk om aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van de doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid helpt de gemeente om een doelmatig inkoper te zijn. Het draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten. Denk daarbij ook aan efficiënte en innovatieve oplossingen. Maatschappelijk verantwoord inkopen heeft een prominente plaats binnen het inkoopbeleid.

Als uitgangspunt voor dit geactualiseerd inkoop- en aanbestedingsbeleid is gebruik gemaakt van het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dit raamwerk is in samenwerking tussen VNG en gemeenten en na consultatie van het bedrijfsleven tot stand gekomen.

Het in dit document opgenomen beleid is goedgekeurd door het college van de gemeente Leeuwarden en de gemeenteraad is hierover geïnformeerd. Het inkoopbeleid is door de snel veranderende wet- en regelgeving een dynamisch document. Wettelijke wijzigingen en/of tekstuele aanpassingen behoeven geen formeel goedkeuringstraject maar kunnen in voorkomend geval direct in dit document worden aangebracht.

Op het voor de ambtelijke organisatie van de gemeente toegankelijke intranet zijn de benodigde inkoopdocumenten beschikbaar.

Voor nadere informatie en/of opmerkingen kunt u altijd contact opnemen met de afdeling Centrale Inkoop van de gemeente Leeuwarden.

November 2018

 

Inleiding

De Gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente streeft daarbij een aantal doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente.

Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van:

  • 1.

    Juridische uitgangspunten: welk juridisch kader geldt voor de Gemeente (zie verder hoofdstuk 3).

  • 2.

    Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces (zie verder hoofdstuk 4).

  • 3.

    Economische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de markt en Ondernemers (zie verder hoofdstuk 5).

  • 4.

    Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de Gemeente in (zie verder hoofdstuk 6).

1. Definities

Algemene definities:

In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Aanbestedings-de Europese richtlijnen voor het gunnen van overheidsopdrachten

Richtlijnen(2014/24/EU), voor het gunnen van concessieovereenkomsten (2014/23/EU) en voor het gunnen van opdrachten voor water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten (2014/25/EU).

Concessieovereenkomst Een concessieovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel, waarbij de Gemeente diensten of werken laat uitvoeren door één of meer Contracten. De overeenkomst heeft dezelfde kenmerken als een overheidsopdracht. Alleen bestaat de tegenprestatie uitsluitend in het recht het werk dat het voorwerp van de overeenkomst vormt te exploiteren, of uit dit recht en een betaling.

Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.

Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

Gemeente De Gemeente Leeuwarden, zetelend Oldehoofsterkerkhof 2 te Leeuwarden.

Inkoop (Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Overheidsopdracht een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel, die tussen één of meer Contractanten en de Gemeente is gesloten en die betrekking hebben op de uitvoering van werken, de levering van producten of de verlening van diensten in de zin van aanbestedingsrichtlijn 2014/24.

Werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

2. Gemeentelijke doelstellingen

Gemeentelijke doelstellingen

De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

  • a.

    Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

    De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en zo mogelijk verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

  • b.

    Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

  • .

    Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluit- vorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

  • c.

    Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.

  • .

    Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit en waarde (niet financieel) van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

  • d.

    Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente

  • .

    Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

  • e.

    De Gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.

  • .

    Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt en/of digitaal inkoopproces uit te voeren. De Gemeente maakt gebruik van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’.

  • f

    Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente.

  • .

    In het bijzonder sluit het beleid aan op het volgende gemeentelijke beleid:

1. Stadsvisie ”Leeuwarden, fier verder” Duurzame Stad

2. Regiovisie Stadsregio Leeuwarden

3. Gemeente Leeuwarden, Integriteitsnota 'In bytsje ynteger kin net'

4. Gedragscode voor ambtenaren

5. Programma Leeuwarden Digitaal

6. Koersdocument Sociaal Domein

7. Beleid Social return inclusief regionale afspraken daarover.

8. Collegeprogramma

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3. Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

  • .

    Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie, met name de Aanbestedingsrichtlijnen.

  • .

    Aanbestedingswet 2012: Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

  • .

    Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

  • .

    Gemeentewet: het wettelijke kader voor verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bestuursorganen van gemeenten.

  • .

    Mededingingswet: Het opereren van marktpartijen wordt onder andere gereguleerd door de Mededingingswet. Bij aanbestedingen is het niet toegestaan dat Ondernemers door concurrentievervalsing een opdracht gegund krijgen.

  • .

    AMvB inkoop Wmo: het Besluit van 10 februari 2017, houdende regels ter waarborging van een goede verhouding tussen de prijs voor de levering van een voorziening en de eisen die worden gesteld aan de kwaliteit van de voorziening en de continuïteit in de hulpverlening tussen de cliënt en de hulpverlener.

3.2 Uniforme documenten

De Gemeente streeft er naar om zoveel als mogelijk uniforme documenten te hanteren. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Daarnaast wil de Gemeente ook maatwerk leveren. Dat betekent dat in voorkomende gevallen specifieke documenten kunnen worden gebruikt die zijn toegesneden op bepaalde inkoop categorieën. Hieronder vallen onder meer paritair tot stand gekomen contractmodellen en algemene voorwaarden.

De Gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:

  • .

    Aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW 2016)

  • .

    Gids Proportionaliteit

  • .

    Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)

  • .

    Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (‘UAV 2012’) en de UAV-GC 2005

  • .

    Standaard voor klachtafhandeling voor aanbestedende diensten en ondernemers

  • .

    Inkoopvoorwaarden Leeuwarden 2014, dan wel paritair tot stand gekomen voorwaardensets passend bij de betreffende inkoop categorie, eventueel aangevuld met specifieke, door de Gemeente gestelde voorwaarden.

Indien bovengenoemde documenten, dan wel andere in dit beleidsstuk beschreven documenten, worden gewijzigd of vervangen door nieuwe versies dan treden de nieuwe documenten van rechtswege in de plaats van de genoemde documenten.

3.3 Algemene beginselen bij Inkoop

a Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeen- komsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met of zonder een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

  • .

    Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

  • .

    Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

  • .

    Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Hiertoe behoort ook de motivering van keuzes. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

  • .

    Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot de aard en omvang van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

  • .

    Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.

b Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij haar Inkopen voorts de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop met een geraamde waarde lager dan de Europese drempelbedragen wordt overwogen of er sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregelingen van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd vooraf genomen besluit tot afwijking door of namens het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. In geval van afwijking dient artikel 5.6 in acht te worden genomen.

3.7 tandstill-termijn na bekendmaking voornemen tot gunning

Het voornemen tot gunning, met hierin alle relevante redenen, wordt elektronisch uitgebracht (via e-mail of een inkoopplatform) en heeft in dit stadium een voorwaardelijke status. Ook bij een meervoudig onderhandse aanbesteding wordt een standstill-termijn in acht genomen zodat afgewezen inschrijvers de mogelijkheid hebben om kennis te nemen van de motivering van het voornemen tot gunning en hun eigen afwijzing en zodat zij desgewenst in rechte op te kunnen komen tegen het voornemen tot gunning.

De termijn van de standstill-periode bij een meervoudig onderhandse procedure bedraagt minimaal 7 kalenderdagen (bij gunning op laagste prijs) dan wel 10 kalenderdagen (bij andere gunningscriteria). De termijn wordt per procedure bepaald en vermeld in het inkoopdocument.

3.8 Klachtenregeling Aanbesteden

De Gemeente hanteert ten behoeve van een snelle en laagdrempelige afhandeling van klachten bij aanbestedingen – en op basis van de landelijke standaard - een klachtenregeling. In de aanbestedingsdocumenten wordt opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend bij het gemeentelijke klachtenloket en op welke wijze de Gemeente de klacht zal behandelen.

4. Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

a. De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop

De Gemeente heeft integer handelen door bestuurders en ambtenaren, hoog in het vaandel. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes (zie paragraaf 2 onder f.) Zij handelen zakelijk, objectief en transparant waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

b. De gemeente contracteert enkel integere Ondernemers.

De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk door de toepassing van uitsluitingsgronden in het Europees Uniform document Eigen Verklaring en/of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

4.2 Maatschappelijk verantwoord Inkopen

De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Hieronder wordt weergegeven hoe de Gemeente in lijn met haar doelstellingen de impact op mens en milieu in het inkoopproces vorm geeft.

Het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2016 – 2020 is ondertekend door Rijksoverheid, Provincies en Gemeenten. De gemeente Leeuwarden heeft in december 2016 ondertekend. In het Manifest MVI bepalen overheden zelf hun doelstellingen, op basis van hun eigen ambities. Per inkoopprocedure past de gemeente zo mogelijk een of meerdere van de onderstaande thema’s toe afhankelijk van de aard en omvang van de inkoop.

Fairtrade

Gemeente Leeuwarden is een Fairtrade gemeente. Fairtrade is zowel een keurmerk als een wereldwijde beweging die boeren in ontwikkelingslanden helpt een eerlijke prijs te krijgen voor hun producten en arbeiders een eerlijk salaris laat verdienen.

Gemeente Leeuwarden streeft bij de inkoop en aanbesteding daar waar toepasbaar naar de aanschaf van Fairtrade gecertificeerde producten.

Internationale sociale voorwaarden

De internationale sociale voorwaarden richten zich op het bevorderen van de internationale arbeidsnormen, zoals het tegengaan van dwangarbeid, slavernij, kinderarbeid en discriminatie. Het toepassen van de internationale sociale

voorwaarden bij opdrachten voor leveringen, diensten en werken draagt bij aan het uitbannen van zulke misstanden in de inkoopketen.

Social Return

Als de Gemeente Social Return toepast, worden er bij de inkoop afspraken gemaakt met opdrachtnemers over het creëren van extra arbeidsplekken, werkervaringsplekken of stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Voorbeelden hiervan zijn langdurig werklozen, mensen die gedeeltelijke arbeidsongeschikt zijn of jongeren met een beperking. De gemeente heeft zich aangesloten bij een samenwerkingsverband van Friese overheden en past Sociale Return toe conform de voorwaarden van de zogenaamde Friese Eis.

Milieuvriendelijk inkopen

Bij milieuvriendelijke inkopen wil de Gemeente negatieve impact op het milieu voorkomen of minimaliseren. Er worden verschillende onderwerpen onderscheiden zoals: energie en klimaat, materialen en grondstoffen, water en bodem, leefomgeving, natuur, biodiversiteit en ruimte, gezondheid en welzijn.

Biobased inkopen

Veel van de producten die we dagelijks gebruiken zijn gemaakt van fossiele grondstoffen. In de Biobased Economy vervangen hernieuwbare grondstoffen fossiele grondstoffen. Drijfveren achter de Biobased Economy zijn verduurzaming, economische kansen voor nieuwe producten, energie- en grondstofzekerheid en verbetering van de economie in de landbouw.

Circulair Inkopen

Een circulaire economie houdt de grondstoffen zoveel mogelijk in de kringloop en zet ze zodanig in dat er een zo groot mogelijke toegevoegde waarde wordt gerealiseerd, zonder schade aan te richten aan ecosystemen of aan mens of dier. Een circulaire economie draait op duurzame energie en heeft ook oog voor het behoud van biodiversiteit en het welzijn van alle levende wezens.

Innovatiegericht inkopen

De Gemeente biedt ruimte aan en stimuleert marktpartijen om een ontwikkelde innovatieve oplossing aan te bieden. Innovatie is van groot belang voor economische groei en vooruitgang.

Lokale ondernemers

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, zal rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. In die gevallen zal de Gemeente indien mogelijk, minimaal één lokale ondernemer (met een vestiging binnen de gemeentegrenzen) uitnodigen tot het doen van een inschrijving. Deze maatregel heeft tot doel de lokale werkgelegenheid te stimuleren.

De Gemeente streeft er naar om minimaal 50% van de totale inkoopwaarde – exclusief de uitgaven die betrekking hebben op het Sociaal Domein - in  te kopen bij lokale ondernemers.

Op verzoek van de lokale ondernemers vind registratie plaats in de “Database voor Lokale Ondernemers” (DALO). Deze database is door alle medewerkers van de gemeente te raadplegen en is er voor bedoeld om vraag en aanbod bij elkaar te brengen.

Midden- en Kleinbedrijf

De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente bevordert echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf om mee te dingen naar opdrachten. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen en opdrachten niet onnodig te clusteren, door het verminderen van de lasten en door het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5. Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

a. De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze voor het uitnodigen van Ondernemer(s) bij onderhandse inkooptrajecten), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

b. De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.4 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop indien een opdracht zich daarvoor leent. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten. In samenwerkingsverbanden zal zoveel als mogelijk het gemeentelijk beleid worden gevolgd.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente onderzoekt voordat de inkoopprocedure gestart wordt of er al een bestaande (raam)overkomst is waaronder afgenomen kan/moet worden. Indien dit niet het geval is dan wordt een nieuw inkooptraject opgestart.

De Gemeente zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit - bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de Gemeente ook kiezen voor een andere procedure. Onderstaande bedragen zijn exclusief BTW.

Procedure

Werken

Leveringen

Diensten

Enkelvoudig

< € 100.000

< € 40.000

< € 40.000

Meervoudig

≥ € 100.000

< € 2.000.000

≥ € 40.000

< EU-drempel

≥ € 40.000

< EU-drempel

Nationaal

≥ € 2.000.000

< EU-drempel

N.v.t

N.v.t.

Europees

≥ EU-drempel

≥ EU-drempel

≥ EU-drempel

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente vraagt aan één Ondernemer een Offerte. Indien de aard van de opdracht zich daarvoor leent en er -naar het oordeel van de Gemeente- een geschikte Ondernemer in de gemeente gevestigd is, dan zal die Ondernemer worden uitgenodigd een offerte in te dienen.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte, met inachtneming van artikel 5.9. Indien de aard van de opdracht zich daarvoor leent en er -naar het oordeel van de Gemeente- geschikte Ondernemers in de gemeente gevestigd zijn, dan zal bij elke onderhandse aanbesteding ten minste één Ondernemer met een hoofdvestiging in de gemeente Leeuwarden worden uitgenodigd.

Nationaal aanbesteden

Vanaf € 2.000.000 tot het (Europese) drempelbedrag zal de Gemeente Werken nationaal aanbesteden. De Gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

5.6 Uitzonderingen op reguliere inkoopprocedure

In een aantal gevallen kan door de Gemeente worden afgeweken van de in dit artikel genoemde werkwijze. Deze afwijkingen houden in:

  • a.

    in plaats van één prijsopgave vooraf geen prijsopgave op te vragen;

  • b.

    minder dan drie offertes op te vragen;

  • c.

    (bij aanbesteding van een werk) in plaats van nationaal aanbesteden alleen (een) offerte(s) aan te vragen.

De gevallen waarin kan worden afgeweken zijn:

A. Onderhands en Nationaal openbaar aanbesteden

- de te verwachten kosten wegen niet op tegen de te verwachten baten, of

- er is geen concurrentie te verwachten, of

- er zijn andere dringende redenen om van aanbesteding af te zien, voor zover deze dringende reden niet te wijten is (of kon worden voorzien door) aan de aanbestedende dienst en voor zover er door de wet geen andere mogelijkheid wordt geboden; of

- er is sprake van een zeer uitzonderlijke situatie waarin de Gemeente wenst te gunnen aan een specifieke partij die bij de uitvoering van de betreffende opdracht een substantiële meerwaarde aan de Gemeente kan bieden op het vlak van bijvoorbeeld authenticiteit, ambachtelijkheid, in stand houden van cultureel erfgoed en/of verknochtheid aan de gemeente Leeuwarden en dientengevolge een positief effect kan bewerkstelligen voor bevorderen van bijvoorbeeld toerisme en uitstraling van de gemeente of het bevorderen van maatschappelijke participatie binnen de gemeente; of

- er is sprake van specifieke opdrachten die voortvloeien uit de verantwoordelijkheid van de Gemeente voor de uitvoering van wettelijke taken en waarbij de uitvoering van die wettelijke taken naar het oordeel van de Gemeente het beste verzekerd worden door enkelvoudige onderhandse gunning; of

- er is sprake van een eigen initiatief van een Ondernemer met een geschatte waarde beneden de Europese drempelbedragen. Een eigen initiatief is een concreet zakelijk voorstel, ontwikkeld door een private partij, voor de oplossing van een bij de Gemeente bestaand probleem, waar de Gemeente niet zelf om heeft gevraagd, en welk voorstel voor de Gemeente een substantiële meerwaarde biedt.

B. Europese aanbesteding

Bij Europees aanbesteden zijn de afwijkingsgronden uit § 2.2.1.7 van de Aanbestedingswet 2012 van toepassing.

C. Sociale en andere specifieke diensten

Voor zogenaamde Sociale en andere specifieke diensten als bedoeld in artikel 2.38 Aanbestedingswet 2012 geldt dat deze meervoudig onderhands dienen te worden ingekocht tussen de voor dergelijke diensten geldende drempelwaarden ad € 40.000,== en € 750.000,=. Een afwijking van deze inkoopprocedure is mogelijk met inachtneming van het bepaalde in artikel 3.6.

D. Afwijkingen van de Inkoopprocedure

Voor alle afwijkingen van de Inkoopprocedure geldt een afwijking mogelijk is met inachtneming van het bepaalde in artikel 3.6.

5.7 Raming en financiële budget

De Gemeente maakt voorafgaand aan het inkoop- of aanbestedingstraject een deugdelijke en objectieve raming die schriftelijk wordt vastgelegd. Het doel daarvan is het bepalen of er voldoende financiële middelen zijn voor de Inkoop en welke marktbenaderingswijze dient te worden gevolgd. De raming dient verder als referentietoets voor de ontvangen offertes en prijzen. Zij bepaalt dan de totale waarde over de gehele looptijd inclusief eventuele verlengingsopties. Bij een looptijd voor onbepaalde tijd geldt de (geraamde) waarde van (de eerste) 48 maanden. Bij een verdeling in percelen moet de waarde van alle afzonderlijke percelen bij elkaar worden opgeteld.

Voorbeeld:

De Gemeente heeft een overeenkomst afgesloten voor 1 jaar, er zijn 3 optionele verlengingsopties van elk 1 jaar. Op jaarbasis bedraagt de opdrachtwaarde € 60.000,=. De opdrachtwaarde in aanbestedingsrechtelijke zin is dan

€ 240.000,=.

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging en neemt de Mededingingswet en aanverwante regelgeving in acht. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde

marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

5.9 Tools voor vragen van offertes

De Gemeente kan –indien zij dit wenselijk en aangewezen acht voor de betreffende opdracht of categorie opdrachten- gebruik maken van tools bij het maken van keuzes omtrent de uit te nodigen Ondernemers bij enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen. Te denken valt dan aan shortlists, longlists, databases met lokale ondernemers, past performance systemen en dergelijke.

Door het gebruiken van dergelijke tools wordt beoogd lastenverlichtingen te bereiken voor zowel Ondernemers als Gemeente, goede kwaliteit van geleverd werk te bevorderen en transparantie te vergroten.

6. Organisatorische uitgangspunten  

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het inkoopproces vindt zoveel als mogelijk digitaal plaats.

afbeelding binnen de regeling

Stap

fase inkoopproces

toelichting

1

Voortraject

• Bepalen van inkoopbehoefte

• Bepalen van het aanbod ( bijv. product- en marktanalyse)

• Raming en bepalen van het financiële budget

• Keuze Offerteaanvraag

2

Specificeren

• Opstellen van eisen en wensen

• Omschrijven van de opdracht

• Opstellen Offerteaanvraag

3

Selecteren

• Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers

• Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag of publicatie op Tenderned

• Offertes evalueren

• Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving)

• Voornemen tot Gunning

• Gunning aan winnende Ondernemer

• Informeren afgewezen Ondernemers

4

Contracteren

• Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant

• Registreren getekende overeenkomst

5

Bestellen

• Het doen van bestellingen

• Uitvoeren van de opdracht

6

Bewaken

• Bewaken termijnen

• Controleren nakoming afgesproken prestaties

• Tijdige betaling facturen

7

Nazorg

• Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd

• Evalueren overeenkomst met Contractant

6.2 Inkoop in de organisatie

De Gemeente heeft inkoop- en aanbesteding georganiseerd volgens het regie- en coördinatie-model. De operationele Inkopen vinden voornamelijk decentraal plaats. Centrale Inkoop vervult de strategische gemeentebrede inkoopfunctie, begeleidt EU-aanbestedingen en draagt bij aan het verder professionaliseren van inkoop en aanbesteden binnen de gemeentelijke organisatie.

6.3 Verplichte melding van meervoudig onderhandse en openbare inkoopprocedures voor werken, leveringen en diensten.

Om inzicht te krijgen in de aard en hoeveelheid van de decentrale inkopen stelt de Gemeente verplicht dat inkopen en aanbestedingen vanaf de drempels voor meervoudig onderhandse inkoop (voor werken € 100.000. Voor leveringen en diensten is dat € 40.000) centraal dienen te worden gemeld. Deze melding wordt gedaan via het Startformulier Inkoop (beschikbaar op Intranet) en wordt verwerkt door Centrale Inkoop. Centrale Inkoop toetst de voorgestelde inkoopprocedure op rechtmatigheid en doelmatigheid. Na overleg tussen Centrale Inkoop en decentrale Inkoper wordt vastgesteld of de uitwerking van de inkoopprocedure decentraal plaatsvindt of centraal.

Ondertekening