Afwegingskader voor de verzoeken tot plaatsing op de Evenementenkalender

De burgemeester van Leeuwarden,

Ferd. J.M. Crone 

Afwegingskader voor de verzoeken tot plaatsing op de Evenementenkalender

Leeuwarden is sinds jaren een gemeente waar veel en diverse evenementen plaatsvinden. Het aantal evenementen zal de komende jaren toenemen. Dit komt door een toename van vrije tijd, mobiliteit en de relatieve groei in welvaart. LF2018 is een extra ‘aanjager’ geweest. Daarbij geldt dat een aantal vaste locaties, te weten het Oldehoofsterkerkhof, het Wilhelminaplein, De Groene Ster en de Prinsentuin, worden overvraagd. Dit maakt een beleidskader noodzakelijk dat helpt bij het maken van keuzes over welke evenementen in een bepaald jaar op welke locatie plaatsvinden.

I Kaders

Leeuwarden kent een gevarieerd aanbod aan evenementen en onderscheidt zich door niet in te zetten op één vorm of type evenementen. De kracht van Leeuwarden zit daarmee o.a. in het diverse karakter, de laagdrempelige toegankelijkheid en de mogelijkheden tot experimenteel programmeren.

Leeuwarden onderscheidt zes categorieën evenementen:

• 1.

  Eenmalige grote evenementen / speciale evenementen

  Eenmalige (grote) evenementen doen zich per definitie niet meerjarig voor in de gemeente, maar ‘reizen’ vaak door het land of Europa. Deze evenementen hebben landelijke/internationale uitstraling en leveren een grote bijdrage aan de goede reputatie van de stad en regio.

• 2.

  Beeldbepalende evenementen

  Deze evenementen zijn strategisch van belang voor Leeuwarden en keren jaarlijks terug. Het gaat om evenementen met een gemeentegrens overstijgende provinciale, nationale of internationale bezoekersstroom in combinatie met nationale of internationale programmering. Deze evenementen zijn onderscheidend/uniek door hun programmering en doelgroep. Zij dragen de stedelijke identiteit en vormen voor mensen uit binnen- en buitenland reden onze stad te bezoeken.

• 3.

  Jaarlijks terugkerende evenementen, gekoppeld aan landelijke feestdagen

  Dit zijn evenementen die samenvallen met landelijke feestdagen. Dit zijn bijvoorbeeld Koningsdag en -nacht, Bevrijdingsfestival, Bloemetjesmarkt op Hemelvaartsdag en de Sinterklaasintocht.

• 4.

  Evenementen op sport- en cultuurgebied

  Deze evenementen zijn voor een breed publiek toegankelijk.

• 5.

  Evenementen met lokale en regionale uitstraling

  Dit zijn (commerciële) evenementen die met een lokale of regionale uitstraling.

• 6.

  Overige evenementen

  Dit zijn kleinere evenementen die niet tot een van de bovenstaande categorieën behoren, maar die de versterking van cohesie in een wijk, buurt of dorp ten doel hebben. Deze evenementen dragen bij aan ‘Iepen Mienskip’.

Evenementen zijn belangrijk voor de levendigheid binnen de gemeente. Tegelijkertijd willen we de overlast die gepaard gaat met evenementen voor onze inwoners en ondernemers kennen, onderkennen en beheersen. Bijvoorbeeld, de huidige beleidsregel geluid bepaalt dat er een beperkt aantal zware geluidsontheffingen verleend kunnen worden op een locatie. Daarnaast spelen andere beperkingen een rol zoals de verkeerssituatie, bereikbaarheid, doorstroming en bodemgesteldheid van een locatie. Bij het vaststellen van het aantal evenementen is geprobeerd een balans te vinden tussen evenementen enerzijds en het belang van een goede woon- en leefomgeving.

Programmering en meerjarige plaatsing

Bij het vormgeven van de Evenementenkalender wordt gewerkt met een vaste en variabele programmering.

De vaste programmering heeft een beschermde status. De gemeentelijke- en hulpdiensten houden rekening met de vaste programmering. Daarom hebben deze evenementen voorrang op andere evenementen. De vaste programmering kan ieder jaar in beginsel voor een periode van drie jaar geplaatst worden. Dit biedt voor organisatoren duidelijkheid en zekerheid om onder andere financiële verplichtingen aan te kunnen gaan. Dit sluit ook aan bij de behoefte van een aantal evenementen welke meedraaien binnen de (landelijke) meerjarige cultuursubsidiëring.

Een plek binnen de vaste programmering wordt niet ieder jaar automatisch verlengd. Bij de voorbereiding van de nieuwe Evenementenkalender wordt bekeken of een vaste plaatsing gecontinueerd kan worden of dat er feiten en omstandigheden zijn die maken dat een organisator zijn plaatsing verliest.

Een organisator kan zijn meerjarige plaatsing verliezen indien één van de onderstaande situaties zich heeft voorgedaan:

• •

  Ernstige excessen ten aanzien van de naleving van de voorschriften van de gemeentelijke vergunningen en ontheffingen;

• •

  Er is sprake van betalingsachterstanden bij de gemeente voor leges, precario en/of huurovereenkomsten;

• •

  Het evenement niet meer past binnen de bredere visie van de gemeente op evenementen c.q. andere beleidsprioriteiten worden gesteld.

Als van het voorgaande geen sprake is, dan kan bij het vaststellen van de Evenementenkalender een meerjarige plaatsing met 1 jaar worden verlengd. Bijvoorbeeld, een evenement is voor 2020, 2021 en 2022 geplaatst. In 2020 wordt bepaald of de plaatsing voor 2021 en 2022 gehandhaafd kan blijven en of verlenging naar 2023 mogelijk is.

De variabele programmering binnen de Evenementenkalender wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld.

II Vaste programmering

Binnen de gemeente Leeuwarden zijn het Oldehoofsterkerkhof, Wilhelminaplein, De Groene Ster en de Prinsentuin locaties waarvoor vaak meer verzoeken tot plaatsing op de Evenementenkalender worden gedaan dan er geplaatst kunnen worden. Deze locaties zijn voor een beperkt aantal gegadigden beschikbaar. Het zijn schaarse locaties waarvoor een vergunningenplafond geldt. Het hanteren van een vergunningenplafond heeft in beginsel tot gevolg dat op een bepaalde manier aan potentiële gegadigden de ruimte moet worden geboden om mee te dingen naar de beschikbare plaatsing/vergunning.

Voor de genoemde schaarse locaties binnen de gemeente Leeuwarden geldt dat onderstaande categorieën de vaste programmering vormen:

• •

  Beeldbepalende evenementen.

• •

  Jaarlijks terugkerende evenementen gekoppeld aan landelijke feest- en herdenkingsdagen.

• •

  Jaarlijkse terugkerende grootschalige evenementen op sport- en cultuurgebied.

Buiten de genoemde categorieën behoren onderstaande evenementen ook tot de vaste programmering:

• •

  Het Leip! Festival is de start van het collegejaar en is bedoeld voor de eerstejaars studenten. Dit evenement behoort ook tot de vaste programmering en wordt op het Oldehoofsterkerkhof in Leeuwarden georganiseerd door de Stichting Leeuwarden Studiestad.

• •

  De kermis op het Wilhelminaplein in Leeuwarden. Dit plein is in de maand juni tien dagen (inclusief op- en afbouw) gereserveerd voor dit evenement.

• •

  De Lunato kermis. Deze kermis vindt jaarlijks in april plaats op of in de nabijheid van het Cambuurplein. De uitvoering is in handen van de Stichting Lunato kermis Leeuwarden, bestaande uit vertegenwoordigers van buurt- en speeltuinverenigingen. De komende jaren, mits dit technisch mogelijk is, zal de kermis op de velden achter het Cambuurstadion plaatsvinden. Gezien de toekomstige verplaatsing van het Cambuurstadion naar het WTC gebied zal de daaruit voortvloeiende gebiedsontwikkeling rondom het Cambuurplein moeten uitwijzen of en in hoeverre de Lunato kermis daarin een plek kan krijgen.

• •

  Wijk- en dorpsfeesten die worden georganiseerd door wijk- en dorpsverenigingen. Deze evenementen hebben voorrang op andere evenementen.

Samen vormen deze categorieën evenementen de vaste programmering. Dit betekent dat er voor deze evenementen op de betreffende locaties een aantal ‘zware’ geluidsdagen zijn gereserveerd. De evenementen/feestdagen die voor het Oldehoofsterkerkhof, Wilhelminaplein, De Groene Ster en de Prinsentuin tot de vaste programmering behoren staan in de tabellen 1 t/m 4.

Vaste programmering moet wel een verzoek indienen

Iedere organisator van (grote) evenementen moet voor 1 september een verzoek tot plaatsing op de Evenementenkalender indienen. Dit geldt ook voor de evenementen welke behoren tot de vaste programmering. Daardoor weten de gemeentelijke- en hulpdiensten dat het evenement ook het daarop volgende jaar weer in de planning meegenomen moet worden of dat de gereserveerde locatie vrij komt.

Geen vaste organisator

Indien er geen vaste organisator is voor onderdelen van de vaste programmering, kunnen ieder jaar meerdere potentiële gegadigden hiervoor een verzoek tot plaatsing op de Evenementenkalender indienen. Dergelijke verzoeken worden beoordeeld aan de hand van stap 4 t/m 7 van de Variabele programmering. Na elke stap kunnen verzoeken afvallen. De desbetreffende organisator wordt dan voor één jaar geplaatst.

Zomerkermis

Specifiek ten aanzien van de zomerkermis geldt dat gegadigden worden beoordeeld aan de hand van de samenstelling van de kermis: kwaliteit en variatie ten aanzien van grootvermaak, kinderattracties, spellen/vermaak en eten en drinken, afstemming op publiek en overig entertainment.

Tabel 1: Oldehoofsterkerkhof

Toelichting:

• •

  Koningsnacht, Koningsdag en Bevrijdingsfestival: jaarlijks terugkerende evenementen gekoppeld aan landelijke feestdagen. Voor het Bevrijdingsfestival geldt dat er enkel evenementen in de binnenstad van Leeuwarden mogen plaatsvinden die onderdeel uitmaken van de aanvraag van Stichting Befrijdingsfestival Leeuwarden.

• •

  Into the Grave: gekwalificeerd als een beeldbepalend evenement. De bezoekers komen uit heel Nederland en het evenement trekt een groot aantal bezoekers uit het buitenland. Onderscheidend door de programmering welke zich richt op een nichemarkt (metal).

• •

  Explore the North: gekwalificeerd als een beeldbepalend evenement. Het evenement onderscheidt zich door de internationale programmering. Het type evenement is uniek voor Leeuwarden en Noord-Nederland.

Tabel 2: Wilhelminaplein

N.B. In de binnenstad van Leeuwarden mag er per kalenderjaar één kermis plaatsvinden. Dit betreft de kermis op de locatie het Wilhelminaplein.

Toelichting:

• •

  Koningsnacht, Koningsdag en de Bloemetjesmarkt: jaarlijks terugkerende evenementen gekoppeld aan landelijke feestdagen.

• •

  Loop Leeuwarden: gekwalificeerd als grootschalig sportevenement

• •

  Fries Straatfestival en City Proms: gekwalificeerd als grootschalig cultuurevenement.

Tabel 3: De Groene Ster

Toelichting:

• •

  Welcome to the Village: gekwalificeerd als beeldbepalend evenement. Het geniet landelijke bekendheid, trekt bezoekers uit heel Nederland en onderscheidt zich door haar programmering. Acts van over de hele wereld in verschillende genres, gecombineerd met theater, dans, innovatie, kunst & design en voedsel.

• •

  Psy-Fi: gekwalificeerd als beeldbepalend evenement met bezoekers en artiesten van over de hele wereld. Onderscheidend door de programmering en de vormgeving van het evenement.

• •

  Bikkelrun: gekwalificeerd als grootschalig sportevenement.

Tabel 4: Prinsentuin

Toelichting:

• •

  Koningsdag, Dodenherdenking, Bevrijdingsfestival en de Sinterklaasintocht: jaarlijks terugkerende evenementen gekoppeld aan landelijke feest- en herdenkingsdagen.

• •

  Prinsentuinconcerten: van oudsher is de muziekkoepel in de Prinsentuin de locatie voor de Prinsentuinconcerten. De concerten kenmerken zich door hun brede programmering en zijn gratis toegankelijk.

III Variabele programmering

De vaste programmering legt voor het Oldehoofsterkerkhof, Wilhelminaplein, De Groene Ster en de Prinsentuin beslag op een deel van de beschikbare geluidsdagen. De variabele programmering van de Evenementenkalender wordt ieder jaar ingevuld. Daarbij geldt dat een evenement niet op de kalender geplaatst kan worden indien daarmee een onevenredig beslag op de gemeentelijke- of hulpdiensten wordt gelegd.

Organisatoren kunnen voor 1 september een verzoek doen tot plaatsing op de Evenementenkalender voor het komende jaar. Bij het verdelen van de beperkte plekken op de schaarse locaties worden in beginsel alleen verzoeken in behandeling genomen van organisatoren waarbij geen sprake is van:

• •

  Ernstige excessen ten aanzien van de naleving van de voorschriften van de gemeentelijke vergunningen en ontheffingen;

• •

  Betalingsachterstanden bij de gemeente voor leges, precario en/of huurovereenkomsten;

• •

  Majeure verschillen tussen het verzoek dat geplaatst is op de Evenementenkalender en de feitelijke uitvoering van het evenement.

Concurrerende evenementen

Evenementen kunnen met elkaar concurreren rond bijvoorbeeld de inzet van hulpdiensten, beschikbare geluidsdagen,(capaciteit van) locaties en/of type evenement. Als evenementen concurreren, wordt er bij de vormgeving van de Evenementenkalender een keuze gemaakt op basis van onderstaande stappen. Na elke stap kunnen verzoeken afvallen.

Als verzoeken niet met elkaar concurreren en er vanuit de hulpdiensten geen belemmeringen zijn, of zodanig ingericht kunnen worden dat geen conflict zal optreden, kunnen deze evenementen geplaatst worden op de Evenementenkalender. Onderstaand stappenplan hoeft dan niet te worden gevolgd.

Stap 0 Vaste programmering en beschikbaarheid hulpdiensten

Allereerst wordt gekeken of verzoeken tot plaatsing op de evenementenkalender zich verdraagt met de vaste programmering. Evenementen kunnen elkaar op zodanige wijze (negatief) beïnvloeden, dat de betreffende evenementen niet tegelijkertijd op dezelfde locatie, datum of in elkaars nabijheid kunnen plaatsvinden. De vaste programmering heeft dan voorrang.

Bij evenementen vindt er inzet plaats van zowel de gemeentelijke- als hulpdiensten. Bij de vaststelling van de Evenementenkalender wordt er gekeken in welke mate er inzet van deze diensten vereist is. Indien er meerdere B- en C-evenementen gelijktijdig in de gemeente/provincie plaatsvinden, moet worden beoordeeld of er dan voldoende medewerkers van de hulpdiensten beschikbaar zijn waarmee de veiligheid kan worden geborgd.

Evenementen die niet concurreren met de vaste programmering en waarbij vanuit de hulpdiensten of vanuit de Beleidsregel evenementen geen belemmeringen zijn, worden meegenomen in onderstaande stappen. Bij alle onderstaande stappen geldt als voorwaarde dat er geen onevenredig beslag mag worden gelegd op de gemeentelijke- en hulpdiensten. Specifiek voor de locatie De Groene Ster geldt dat er, naast Welcome to the Village en Psy-Fi, ten aanzien van de beschikbare zware geluidsontheffingen, ruimte wordt geboden voor één ander meerdaags evenement van maximaal 3 dagen. Hieraan wordt de voorkeur gegeven boven meerdere 1-daagse grootschalige evenementen. Dit vanwege de beschikbaarheid van de gemeentelijke- en hulpdiensten, de belastbaarheid van het gebied en de omgeving. Het toepassen van onderstaand stappenplan zal daarom bij de locatie De Groene Ster (jaarlijks) tot de selectie van 1 organisator leiden. Deze mag het derde meerdaagse evenement organiseren.

Stap 1 Eenmalige grote evenementen / speciale evenementen

Eenmalige (grote) evenementen doen zich per definitie niet meerjarig voor in de stad, maar ‘reizen’ vaak door het land. Deze evenementen hebben landelijke uitstraling en leveren een grote bijdrage aan de goede reputatie van de stad en de regio. Voorbeelden hiervan zijn Serious Request, The Passion, Roze Zaterdag en de Reuzen van Royal de Luxe. Dergelijke evenementen hebben voorrang. Dit geldt ook voor unieke LF2028-evenementen met meer dan 2000 bezoekers en/of deelnemers die gelijktijdig aanwezig zijn. Dit is de Legacy van Culturele Hoofdstad 2018.

Stap 2 Grootschalige evenementen

Evenementen met meer dan 2000 bezoekers en/of deelnemers die gelijktijdig aanwezig zijn, kunnen niet op elke locatie gehouden worden. Daarom hebben op deze locaties grote evenementen voorrang op kleine evenementen. Bij grotere evenementen zal de economische spin-off vaak ook groter zijn dan bij kleinere evenementen. Bezoekers en deelnemers aan een evenement zorgen voor bestedingen in de stad.

Stap 3 Variatie

De gemeente Leeuwarden vindt het belangrijk dat er een gevarieerd evenementenaanbod is. Daarom hebben evenementengenres, welke op grond van de vaste programmering en voorgaande stappen nog niet aan bod zijn gekomen, voorrang.

Stap 4 Duurzaamheid

Een evenement dat bijdraagt aan de gemeentelijke doelstellingen op het gebied van duurzaamheid krijgt voorrang. Dit helpt bij de transitie naar een circulaire economie. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om:

- materialen: gebruik statiegeldsysteem met bekers

- vervoer: promoten en faciliteren van fiets- en OV-vervoer

- digitale tickets: bezoekers hoeven geen tickets meer af te drukken

- stroomvoorziening: gebruik van groene stroom

- voedsel: verkoop van biologisch voedsel

- social return: werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt

Stap 5 Economische spin-off

Evenementen kunnen een bijdrage leveren aan de lokale economie. Dit is tweeledig:

• 1.

  Bezoekers en deelnemers aan een evenement zorgen voor bestedingen in de stad. Dit geldt tevens voor een grotere besteding bij lokale ondernemers. De hoogte van de besteding is afhankelijk van onder andere het bezoekersprofiel, het bezoekersaantal, weersomstandigheden, tijdstip, en locatie van het evenement.

• 2.

  Materialen en menskracht kunnen lokaal benaderd, ingehuurd of ingekocht worden.

Evenementen die hoog scoren op de bovenstaande onderdelen hebben voorrang.

Stap 6 Spreiding

Organisatoren die een verzoek voor de Evenementenkalender indienen voor maanden waarin nog geen evenementen op grond van voorgaande stappen gepland zijn, hebben voorrang.

Stap 7 Loten

Indien er twee of meer verzoeken na bovenstaande stappen overblijven, wordt er door de burgemeester geloot.