Controleverordening Leeuwarden 2014

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Accountant

  Een door de gemeenteraad benoemde registeraccountant belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening

• b.

  Accountantscontrole

• 1.

  Het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen.

• 2.

  Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen.

• 3.

  Het in overstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.

• 4.

  De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• 5.

  De controle van specifieke uitkeringen die worden verantwoord conform de methode Single information/single audit (Sisa).

• 6.

  De controle van deelverantwoordingen opgesteld door het college ten behoeve van derden voor zover een accountantsverklaring wordt verlangd.

• c.

  Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole

  Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).

• d.

  Single information/single audit (Sisa)

  Verantwoording van de besteding van specifieke uitkeringen richting Rijk en/of andere medeoverheden als onderdeel van de jaarrekening van de gemeente.

• e.

  Deelverantwoordingen

  Een in opdracht van de gemeenteraad opgestelde verantwoording door het college ten behoeve van derden van vigerende regelgeving

• f.

  Goedkeuringstolerantie

  De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.

• g.

  Rapporteringstolerantie

  De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het rapport van bevindingen 

Artikel 2 Doel, samenstelling en werkwijze auditcommissie

• 1.

  De auditcommissie is een vertegenwoordiging van de gemeenteraad die namens de gemeenteraad toezicht houdt op de interne beheersing, de financiële verslaglegging en de accountantscontrole.

• 2.

  De auditcommissie bestaat uit 4 leden, waarvan 2 leden uit de coalitie en 2 leden uit de oppositie.

• 3.

  De auditcommissie kiest uit haar midden een voorzitter.

• 4.

  De auditcommissie wordt ondersteund door de griffier, de concerncontroller, het hoofd van de afdeling Financiën en Administratie en de senior adviseur audit en control.

Artikel 3 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de gemeenteraad te benoemen accountant op voordracht van de auditcommissie. De benoeming geschiedt voor een periode van 4 jaar met de mogelijkheid om vier keer met de periode van een jaar te verlengen.

• 2.

  De auditcommissie bereidt in samenwerking met het college de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De auditcommissie stelt het aanbestedingsdocument vast.

Artikel 4 Werkzaamheden auditcommissie

• 1.

  Ieder jaar worden voorafgaand aan de controlewerkzaamheden afspraken gemaakt tussen accountant en auditcommissie over:

  • a.

    Overlegmomenten, besprekingen en rapportages.

  • b.

    Het normenkader dat in het kader van de rechtmatigheidscontrole jaarlijks aan de gemeenteraad ter kennisgeving dient te worden aangeboden, waarbij het uitgangspunt is dat het normenkader beperkt wordt tot de wettelijk verplichte onderdelen.

  • c.

    Eventuele aandachtspunten bij de controle en opleiding en kennisvergroting van de auditcommissie.

• 2.

  Na afloop van de accountantscontrole vindt een evaluatie plaats in aanwezigheid van de accountant.

• 3.

  De auditcommissie is belast met de begeleiding van de rekenkamer en zorgt voor jaarlijkse afstemming en een evaluatiegesprek met de rekenkamer en de accountant. Zie verder ook hetgeen hierover in de verordening voor de rekenkamer is vastgelegd.

• 4.

  De auditcommissie adviseert over de vormgeving van het financiële beleid van de gemeente en de daarmee samenhangende specifieke financiële vraagstukken.

• 5.

  Tenslotte adviseert de auditcommissie over de ontwikkeling van de begrotingscyclus en de daarbij horende instrumenten en planning.

Artikel 5 Algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole

• 1.

  De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening.

• 2.

  Bij de controle zullen het Bado, de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (afkomstig van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA)) en de jaarlijkse kadernota rechtmatigheid bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

• 3.

  De accountant richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie.

• 4.

  De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.

Artikel 6 Informatieverstrekking door het college van burgemeester en wethouders

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en voor de verantwoording van de deelverklaringen conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle voor de controle noodzakelijke documenten en bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor de behandeling van de jaarrekening in de gemeenteraad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt direct door het college aan de gemeenteraad en de accountant gemeld.

Artikel 7 Werkzaamheden accountant

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.

• 3.

  Voorafgaand aan de controle van de jaarrekening vindt lopende het betreffende jaar een interimcontrole plaats kort na het zomerreces.

• 4.

  Over de uitkomsten van deze interimcontrole wordt door de accountant een verslag van bevindingen (managementletter) uitgebracht aan het college, met daarin een compacte samenvatting met de belangrijkste uitkomsten.

• 5.

  De belangrijkste uitkomsten van de interimcontrole worden besproken met de meest betrokken medewerkers van de ambtelijke organisatie in een interactieve bijeenkomst in bijzijn van de gemeentesecretaris.

• 6.

  Het college stelt de raad schriftelijk op de hoogte van zijn reactie op de uitkomsten van de interimcontrole.

Artikel 8 Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle voor de accountantscontrole benodigde informatie en overige documentatie zoveel mogelijk van tevoren wordt verzameld en vastgelegd.

• 3.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 4.

  Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie. 

Artikel 9 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de gemeenteraad benoemde accountant na raadpleging van de auditcommissie opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

• 2.

  Onderdeel van de accountantscontrole vormt het geven van ondersteuning bij controlewerkzaamheden en reviews door derden op deelverantwoordingen (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, verschillende ministeries, CBS, Europese instanties e.d.).

Artikel 10 Goedkeurings- en rapporteringstoleranties

• 1.

  De accountant gaat uit van de in het Bado bepaalde minimale goedkeuringstoleranties en richt de controle daarop in.

• 2.

  Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement.

• 3.

  In de afspraken tussen auditcommissie en accountant kan de in het Bado gehanteerde rapporteringstolerantie nader worden gedefinieerd, maar deze bedraagt ten hoogste 1/20e deel van de goedkeuringstolerantie.

• 4.

  De rapporteringstoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de gemeenteraad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt. 

Artikel 11 Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij de controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze direct schriftelijk aan de gemeenteraad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In het rapport van bevindingen neemt de accountant een overzicht op van door het college in overleg met de accountant doorgevoerde correcties in de concept-jaarrekening naar aanleiding van door de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden.

• 3.

  De accountantsverklaring en het rapport van bevindingen worden verzonden naar de gemeenteraad met een afschrift aan het college. De raad biedt het college de mogelijkheid voor de bespreking in de raad op deze stukken te reageren. Zodra de reactie van het college is ontvangen, wordt deze geagendeerd voor de auditcommissie en de gemeenteraad.

Artikel 12 Overgangsbepalingen

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2014.

• 2.

  Met het inwerking treden van deze verordening wordt de Controleverordening gemeente Leeuwarden 2011, vastgesteld bij raadsbesluit van 26 april 2011, per 1 januari 2014 vervallen verklaard.

• 3.

  Met het inwerking treden van deze verordening wordt de Controleverordening gemeente Boarnsterhim, vastgesteld bij raadsbesluit van 10 november 2003, per 1 januari 2014 vervallen verklaard, voor zover deze verordening ziet op het grondgebied van de voormalige gemeente Boarnsterhim dat met ingang van 1 januari 2014 onderdeel is gaan uitmaken van de nieuwe gemeente Leeuwarden.

Artikel 13 Citeerartikel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening Leeuwarden 2014”.