Huishoudelijk Reglement 2014 van de overlegvergadering Clientenraad Werk en Inkomen Leeuwarden en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leeuwarden

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:

• a.

  cliënt: degene die in relatie staat tot het college in verband met een bestaande aanspraak op voorzieningen op grond van landelijke en gemeentelijke wet- en regelgeving op het terrein van werk en inkomen;

• b.

  cliëntenorganisatie: een lokaal georiënteerde organisatie die tot doel heeft in algemene zin de belangen te behartigen van cliënten op wie de landelijke en gemeentelijke wet- en regelgeving op het terrein van werk en inkomen gericht zijn;

• c.

  cliëntenparticipatie: het betrekken van cliënten en hun vertegenwoordigers bij de beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering van landelijke en gemeentelijke wet- en regelgeving op het terrein van Werk en Inkomen;

• d.

  cliëntenraad: een, op initiatief van het college, ingesteld adviesorgaan, niet zijnde een adviesorgaan zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, bestaande uit vertegenwoordigers van cliënten en cliëntenorganisaties;

• e.

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leeuwarden;

• f.

  overlegvergadering: vergadering waarbinnen de cliëntenraad en het college met elkaar overleggen;

• g.

  sectormanager: de manager van de sector Werk en Inkomen van de dienst Welzijn, dan wel een plaatsvervanger, en/of de manager van de sector Sociale Zaken van de dienst Welzijn, dan wel een plaatsvervanger;

• h.

  secretaris: secretaris van de overlegvergadering;

• i.

  vertegenwoordigers van cliënten: cliënten die na een algemene openbare kandidaatstelling op voordracht van cliëntenraad door het college zijn aangewezen om op persoonlijke titel deel uit te maken van de cliëntenraad;

• j.

  voorzitter: onafhankelijke voorzitter van de overlegvergadering;

• k.

  werk en inkomen: alle aangelegenheden die betrekking hebben op het beleid en de uitvoering van de wet, gemeentelijke armoederegelingen en alle direct met deze wet en gemeentelijke regelgeving verbandhoudende onderwerpen;

• l.

  wet: de Wet werk en bijstand.

Artikel 2 Toepassing van het reglement

Dit huishoudelijk reglement is 1 dag na publicatie van toepassing op de cliëntenraad en de overlegvergadering en vervangt het Huishoudelijk Reglement van het overlegorgaan van de Cliëntenraad Werk en Inkomen Leeuwarden vastgesteld door het college op 25 september 2007 en het Reglement Cliëntenraad Sociale Zaken gemeente Boarnsterhim vastgesteld door de raad op 20 februari 2001 voor zover deze van kracht zijn voor het gebied binnen de gemeentegrenzen van de gemeente Leeuwarden.

Artikel 3 Doel van de overlegvergadering

Binnen de overlegvergadering vergadert de cliëntenraad met de sectormanager over alle aangelegenheden van beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering die, betrekking hebben op de wet, het armoedebeleid en alle direct met deze wet en gemeentelijke regelgeving verbandhoudende onderwerpen en, van invloed zijn op de positie van de burger als cliënt, met als doel het bevorderen van de kwaliteit van de beleidsvoorbereiding en -uitvoering op bovenstaande beleidsterreinen. Op basis van voorgaand overleg adviseert de cliëntenraad het college op de bovenstaande beleidsvelden.

Artikel 4 Samenstelling van de overlegvergadering

De overlegvergadering bestaat uit de cliëntenraad, de voorzitter, de sectormanager en een secretaris.

Artikel 5 Samenstelling van de cliëntenraad

De cliëntenraad bestaat uit maximaal 15 vertegenwoordigers van cliënten en cliëntenorganisaties, waarbij het aantal individuele leden minimaal eenderde (5 leden) en maximaal de helft (8 leden) bedraagt.

Artikel 6 Afspiegeling van cliënten en cliëntenorganisaties: de selectie

• a.

  Het college stelt zich als doel om de cliëntenraad een redelijke afspiegeling te laten zijn van de cliënten en cliëntenorganisaties. Vertegenwoordigers van cliënten en cliëntenorganisaties kunnen bij het beëindigen van de zittingsduur via een algemene openbare oproep tot kandidaatstelling worden uitgenodigd om zich beschikbaar te stellen voor de cliëntenraad.

• b.

  Het benoemingsvoorstel wordt in de overlegvergadering eerst ter advisering aan de cliëntenraad voorgelegd waarna de benoeming door het college plaatsvindt.

Artikel 7 Vertegenwoordigers van cliënten en cliëntenorganisaties

• a.

  De deelnemende cliëntenorganisaties zijn zelf verantwoordelijk voor het aanwijzen van een persoon die hen vertegenwoordigt in de cliëntenraad en daarmee ook lid is van de cliëntenraad. De cliëntenorganisaties wijzen daarbij ook een plaatsvervanger aan.

• b.

  Zo mogelijk worden uit de groep van personen die zich beschikbaar hebben gesteld om op persoonlijke titel deel te nemen aan de cliëntenraad ook de plaatsvervangers aangewezen.

• c.

  Het college en ook de cliëntenraad kunnen cliëntenorganisaties van wie de specifieke inbreng uit oogpunt van evenwichtige beleidsvorming naar hun oordeel niet kan worden gemist, gericht vragen tot deelname aan de cliëntenraad. Deze cliëntenorganisatie wijst een vertegenwoordiger en ook een plaatsvervanger aan die de organisatie vertegenwoordigt in de cliëntenraad.

Artikel 8 De Voorzitter

• a.

  De overlegvergadering staat onder leiding van de voorzitter dan wel de plaatsvervangende voorzitter.

• b.

  De voorzitter en de plaatsvervanger zijn geen cliënt, lid van of werkzaam bij één van de cliëntenorganisaties die deel uitmaken van de cliëntenraad. De voorzitter dan wel de plaatsvervanger zijn ook geen lid of werkzaam onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente Leeuwarden.

• c.

  De voorzitter en de plaatsvervanger worden tijdens een overlegvergadering door de cliëntenraad gekozen uit de personen die na een openbare oproep zich kandidaat hebben gesteld voor de functie van voorzitter van het overlegorgaan.

Artikel 9 Benoeming en zittingsduur

• a.

  Bij het einde van zittingsperiode blijven de voorzitter en de cliëntenraad evenals de betreffende plaatsvervangers hun functie vervullen totdat in hun opvolging is voorzien.

• b.

  De voorzitter, de cliëntenraad evenals de betreffende plaatsvervangers zijn herbenoembaar.

• c.

  Een benoeming bij tussentijds aftreden, geschiedt binnen 3 maanden na het ontstaan van de vacature.

• d.

  De cliëntenraad is verantwoordelijk voor een tijdige voordracht van de nieuwe leden van de cliëntenraad.

• e.

  De overlegvergadering is verantwoordelijk voor een tijdige voordracht van een nieuwe voorzitter.

Artikel 10 Beëindiging lidmaatschap overlegvergadering

• a.

  Het lidmaatschap eindigt indien een lid of het plaatsvervangende lid daar zelf om verzoekt.

• b.

  Het lidmaatschap eindigt indien een lid van de cliëntenraad of de plaatsvervanger geen vertegenwoordiger meer is van betreffende cliëntenorganisaties.

• c.

  Het lidmaatschap eindigt indien de vertegenwoordiger van de cliënten of de plaatsvervanger geen de aanspraak meer kan maken op een voorziening op grond van landelijke wet- en regelgeving op het terrein van Werk en Inkomen.

• d.

  Het lidmaatschap eindigt automatisch indien de zittingsduur van de zittende gemeenteraad is verlopen.

Artikel 11 De sectormanager en de secretaris

• a.

  De sectormanager kan zich gedurende de overlegvergadering laten bijstaan door medewerkers van de gemeente Leeuwarden.

• b.

  De sectormanager draagt zorg voor het aanwijzen van een secretaris en een plaatsvervanger van de secretaris.

Artikel 12 Advisering door cliëntenraad

• a.

  Het college vraagt advies aan de cliëntenraad over aangelegenheden van beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering op het terrein van Werk en Inkomen.

• b.

  De cliëntenraad kan ook uit eigen beweging het college adviseren over voorgaande genoemde aangelegenheden.

• c.

  Het advies van de cliëntenraad dient te worden meegewogen in het uiteindelijke collegebesluit.

• d.

  Indien het college afwijkt van een door de cliëntenraad uitgebracht advies, dient de cliëntenraad, onder opgave van reden, daarvan op de hoogte te worden gesteld.

Artikel 13 De sectormanager

Tot de taken van de sectormanager behoren:

• a.

  Informatieverschaffing. De sectormanager verstrekt de cliëntenraad tijdig en desgevraagd schriftelijk alle inlichtingen en gegevens die het redelijkerwijs voor de vervulling van de adviestaak nodig heeft.

• b.

  Adviesverzoek. De sectormanager stelt de cliëntenraad tijdig in de gelegenheid om in ieder geval advies uit te brengen over alle voorgenomen voorstellen aan het college op het terrein van Werk en Inkomen waarbij de gemeenschappelijke belangen van de cliënten op een wezenlijke wijze worden geraakt.

• c.

  Adviesverwerking. De sectormanager draagt zorg voor de verwerking van het advies van de cliëntenraad in het voorstel aan het college.

• d.

  De terugkoppeling van collegebesluit. De sectormanager stelt zich ten doel om de cliëntenraad op de hoogte te stellen van elk collegebesluit dat betrekking heeft op aangelegenheden op het terrein van Werk en Inkomen. De sectormanager doet in ieder geval mededeling aan de cliëntenraad over de collegebesluiten waar de cliëntenraad advies over heeft uitgebracht.

Artikel 14 De Voorzitter

Tot de taken van de voorzitter behoren de volgende zaken:

• a.

  De voorzitter is verantwoordelijk voor het leiden van de overlegvergadering en handhaven van de orde onder de aanwezigen.

• b.

  De voorzitter schorst de overlegvergadering indien daartoe aanleiding voor is.

• c.

  De voorzitter bewaakt het adviseringsproces van de cliëntenraad tijdens de overlegvergadering.

• d.

  De voorzitter en de cliëntenraad informeren elkaar over alle zaken die van belang zijn voor het goed functioneren van de overlegvergadering.

• e.

  De voorzitter is verantwoordelijk voor het vaststellen van de plaats, datum en het tijdstip van de vergadering en ook het openbaar kenbaar maken van deze informatie.

• f.

  De voorzitter is verantwoordelijk voor het tenminste twee weken voor de dag van de vergadering schriftelijk oproepen van de deelnemers onder opgave van de te behandelen punten en onder toezending van de daarop betrekking hebbende stukken. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter hiervan afwijken.

• g.

  De voorzitter roept de overlegvergadering ook bijeen als daar aanleiding voor is of als tenminste twee deelnemers met opgave van redenen de wens daartoe te kennen geven.

• h.

  De voorzitter kan de deelnemers van de overlegvergadering van tevoren opdragen tot nader orde geheimhouding in acht te nemen met betrekking tot de inhoud van bepaalde stukken en mededelingen.

Artikel 15 Secretaris

Tot de taken van de secretaris behoren:

• a.

  Het registreren van inkomende en uitgaande stukken.

• b.

  Het in overleg met de voorzitter opstellen van de agenda, het verzenden van de stukken aan de leden van de overlegvergadering en het regelen van de plaats van de vergadering.

• c.

  Het maken van een verslag en deze in de eerstvolgende overlegvergadering ter vaststelling aan te bieden.

Artikel 16 Vergaderingen

• a.

  De overlegvergadering vergadert tenminste 5 keer per kalenderjaar.

• b.

  Het lid van het college belast met de portefeuille Werk en Inkomen voert tenminste één keer per kalenderjaar, op eigen initiatief, overleg met de cliëntenraad en desgevraagd ook op uitnodiging van de cliëntenraad.

Artikel 17 Vergaderorde

• a.

  De vergaderingen zijn openbaar, tenzij de voorzitter of de overlegvergadering besluit dat de behandeling van een of meer agendapunten niet in het openbaar plaatsvinden.

• b.

  Personen die op de publieke tribune de overlegvergadering bijwonen kunnen, na overleg met de voorzitter, in de gelegenheid worden gesteld om in te spreken over onderwerpen die op de agenda staan. De voorzitter vraagt voorafgaand aan de opening van de vergadering of personen op de publieke tribune wensen in te spreken. De voorzitter bepaalt de tijdsduur van de inspraakronde.

• c.

  De overlegvergadering kan bij de sectormanager de wens kenbaar maken gemeenteambtenaren en/of andere personen te willen uitnodigen om inlichtingen te geven die nodig zijn voor een goede vervulling van hun taak.

• d.

  Deelnemers van de overlegvergadering hebben het recht om tot twee weken voorafgaande aan het overleg agendapunten in te dienen bij de secretaris of de voorzitter.

Artikel 18 Wijze van advisering

• a.

  Alleen de leden van de cliëntenraad of hun plaatsvervangers hebben adviesrecht.

• b.

  Adviseren bij volmacht is niet toegestaan.

• c.

  De cliëntenraad brengt geen adviezen uit, indien niet tenminste de helft van de cliëntenraad in de overlegvergadering aanwezig is. De aanwezigheid blijkt uit de voor het begin van de vergadering getekende presentielijst.

• d.

  Na het uitbrengen van het advies stelt de voorzitter vast of er sprake is van een unaniem, meerderheids dan wel minderheidsadvies.

• e.

  Ingeval van spoedeisende advisering kan de cliëntenraad ook schriftelijk dan wel telefonisch advies uitbrengen. Dergelijke adviezen worden niet uitgebracht indien één lid van de cliëntenraad daar bezwaar tegen heeft.

Artikel 19 Onkostenvergoeding

De aan de vertegenwoordiger van de cliëntenorganisatie verstrekte onkostenvergoeding kan, op verzoek, ook worden overgemaakt aan de organisatie die de deelnemer vertegenwoordigt.

Artikel 20 De faciliteiten

• a.

  Aan de leden van de cliëntenraad wordt ten behoeve van het gezamenlijke vooroverleg een ruimte ter beschikking gesteld op kosten van de gemeente.

• b.

  Ten behoeve van het vooroverleg en de overlegvergaderingen kunnen, de voorzitter en leden van de cliëntenraad, op kosten van de gemeente gebruikmaken van de kopieerfaciliteiten van de gemeente.

• c.

  Aan de secretaris van de cliëntenraad wordt een laptop ter beschikking gesteld door de gemeente.

• d.

  Aan de cliëntenraad wordt een eigen website ter beschikking gesteld.

• e.

  De cliëntenraad wordt in de gelegenheid gesteld om, op kosten van de gemeente, één keer per jaar een mailing te verzorgen naar de achterban, dan wel een bijeenkomst te organiseren, met het oog op de versterking van de relatie met haar achterban.

• f.

  De leden van de cliëntenraad kunnen ter verwerving van vaardigheden om hun adviestaak effectief te kunnen uitvoeren een cursus volgen. Desgewenst kan ook de voorzitter van het overlegorgaan een cursus volgen die relevant is voor het adequaat vervullen van het voorzitterschap. De gemeente vergoedt deze kosten, mits de vergoeding vooraf wordt aangevraagd en de kosten als redelijk zijn aan te merken.

• g.

  De leden van de cliëntenraad en de voorzitter van de overlegvergadering hebben aanspraak op een abonnement op de stukken van de commissie Welzijn.

• h.

  De kosten van werving en selectie van kandidaten voor de functie van voorzitter en vertegenwoordigers van cliënten en cliëntenorganisaties komen ten laste van de gemeente mits deze als redelijk door de sectormanager zijn aan te merken.