Instructie voor de griffier

Benoeming griffier en adjunct-griffier

Vaststellen instructie griffier

-----------------------------------------------------------

Bijlage nr. 49

Aan de gemeenteraad.

In uw raadsvergadering van 14 maart 2002 heeft u besloten de heren B. Franssen en A.H.J. Versteeg te benoemen tot plaatsvervangende secretarissen van de raad. Opdracht was om samen met het presidium vorm en inhoud te geven aan het dualisme in de gemeente Leeuwarden. Benoeming tot plaatsvervangend secretaris was noodzakelijk omdat de nieuwe Gemeentewet de benoeming van de griffier op dat moment nog niet mogelijk maakte.

De Gemeentewet is inmiddels aangepast en op 19 februari j.l. in werking getreden. De raden zijn op grond van artikel 107 Gemeentewet thans verplicht een griffier te benoemen.

In het presidium is besloten u voor te stellen om met terugwerkende kracht de heer B. Franssen tot griffier en de heer A.H.J. Versteeg tot adjunct-griffier te benoemen.

Met de heer Franssen is afgesproken dat hij de functie tot 1 januari 2005 zal vervullen.

Tevens stelt de raad op grond van artikel 107a lid van de Gemeentewet in een instructie de taken en bevoegdheden van de griffier vast. De instructie treft u hierbij ter vaststelling aan.

Leeuwarden, 3 april 2003

De Voorzitter van de Griffie,

M.de Boer, burgemeester.

Nummer 5182

bfr/TH

DE RAAD DER GEMEENTE LEEUWARDEN;

gelezen het voorstel van het presidium van 3 april 2003 (bijlage nr. 49);

BESLUIT:

• 1.

  met terugwerkende kracht tot 19 februari 2003 tot 1 januari 2005 de heer mr. B. Franssen te belasten met de functie van griffier;

• 2.

  met terugwerkende kracht tot 19 februari 2003 de heer A.H.J. Versteeg te benoemen tot adjunct-griffier;

• 3.

  de instructie voor de griffier van Leeuwarden vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering

van

voorzitter,

griffier.

Toelichting op de instructie voor de griffier

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is in beginsel het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. De griffier houdt daarbij rekening met de gemaakte afspraken in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning

Artikel 2

De raadsagenda wordt vastgesteld door de raad en wordt voorbereid door het raadspresidium (zie de toelichting op artikel 5). De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.

Indien de raad een jaaragenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt. Er zijn ook gemeenten waar men in plaats van jaaragenda spreekt over lange termijn agenda, raadsprogramma of een soortgelijke term.

Artikelen 3 en 4

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Veelal zullen de commissiegriffiers en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen

Artikel 5

Het presidium wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. Het presidium bestaat uit alle fractievoorzitters en de burgemeester.

Artikel 6

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

Artikel 7

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Artikel 8

Artikelen 9 en 10

Deze artikelen behoeven geen toelichting.