Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Leeuwarden

Instructie voor de griffier

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieLeeuwarden
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingInstructie voor de griffier
CiteertitelInstructie voor de griffier
Vastgesteld doorgemeenteraad
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Gemeentewet, art. 107

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

04-04-200219-02-200219-05-2010nieuwe regeling

03-04-2002

-

5182

Tekst van de regeling

Intitulé

Instructie voor de griffier

 

 

Artikel 1 Algemene ondersteuning

De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad en de leden van de raad afzonderlijk

Artikel 2 Agendering

De griffier ondersteunt de raad, zijn commissies en het presidium bij het vaststellen van de agenda van de raads-, commissie- en presidiumvergaderingen.

Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter

  • 1.

    De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

  • 2.

    De griffier kan de voorzitters van de raadscommissies ter zijde staan bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie

  • 1.

    De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2.

    De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies.

  • 3.

    De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

Artikel 5 Ondersteuning presidium

  • 1.

    De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2.

    Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 7 Ambtelijke bijstand

De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

Artikel 8 Organisatie griffie

  • 1.

    De griffier geeft leiding aan de griffie.

  • 2.

    De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

  • 3.

    De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 9 Verhindering en vervanging

Indien de griffier (meer dan 5 dagen) verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van de raad.

Artikel 10 Slotbepaling

  • 1.

    In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.

  • 2.

    Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

Benoeming griffier en adjunct-griffier

Vaststellen instructie griffier

-----------------------------------------------------------

Bijlage nr. 49

Aan de gemeenteraad.

In uw raadsvergadering van 14 maart 2002 heeft u besloten de heren B. Franssen en A.H.J. Versteeg te benoemen tot plaatsvervangende secretarissen van de raad. Opdracht was om samen met het presidium vorm en inhoud te geven aan het dualisme in de gemeente Leeuwarden. Benoeming tot plaatsvervangend secretaris was noodzakelijk omdat de nieuwe Gemeentewet de benoeming van de griffier op dat moment nog niet mogelijk maakte.

De Gemeentewet is inmiddels aangepast en op 19 februari j.l. in werking getreden. De raden zijn op grond van artikel 107 Gemeentewet thans verplicht een griffier te benoemen.

In het presidium is besloten u voor te stellen om met terugwerkende kracht de heer B. Franssen tot griffier en de heer A.H.J. Versteeg tot adjunct-griffier te benoemen.

Met de heer Franssen is afgesproken dat hij de functie tot 1 januari 2005 zal vervullen.

Tevens stelt de raad op grond van artikel 107a lid van de Gemeentewet in een instructie de taken en bevoegdheden van de griffier vast. De instructie treft u hierbij ter vaststelling aan.

Leeuwarden, 3 april 2003

De Voorzitter van de Griffie,

M.de Boer, burgemeester.

Nummer 5182

bfr/TH

DE RAAD DER GEMEENTE LEEUWARDEN;

gelezen het voorstel van het presidium van 3 april 2003 (bijlage nr. 49);

BESLUIT:

  • 1.

    met terugwerkende kracht tot 19 februari 2003 tot 1 januari 2005 de heer mr. B. Franssen te belasten met de functie van griffier;

  • 2.

    met terugwerkende kracht tot 19 februari 2003 de heer A.H.J. Versteeg te benoemen tot adjunct-griffier;

  • 3.

    de instructie voor de griffier van Leeuwarden vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering

van

voorzitter,

griffier.

Toelichting op de instructie voor de griffier

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is in beginsel het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. De griffier houdt daarbij rekening met de gemaakte afspraken in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning

Artikel 2

De raadsagenda wordt vastgesteld door de raad en wordt voorbereid door het raadspresidium (zie de toelichting op artikel 5). De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.

Indien de raad een jaaragenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt. Er zijn ook gemeenten waar men in plaats van jaaragenda spreekt over lange termijn agenda, raadsprogramma of een soortgelijke term.

Artikelen 3 en 4

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Veelal zullen de commissiegriffiers en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen

Artikel 5

Het presidium wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. Het presidium bestaat uit alle fractievoorzitters en de burgemeester.

Artikel 6

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

Artikel 7

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Artikel 8

Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier.

Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. Het heeft de voorkeur dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat blijven werken. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen. In een dualistische stelsel horen deze werkzaamheden losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie.

Artikelen 9 en 10

Deze artikelen behoeven geen toelichting.