Regeling vervallen per 18-11-2016

Financiële verordening gemeente Leiden

Geldend van 18-04-2013 t/m 17-11-2016

Intitulé

Financiële verordening gemeente Leiden

Hoofdstuk 1. INLEIDENDE BEPALINGEN

Artikel 1. Definities en afkortingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    administratie:

    het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Leiden en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • b.

    beleidsterreinen (of deelprogramma’s)

    onderdelen van een programma met een of meerdere doelen en die bijdragen aan de totale programmarealisatie. De beleidsterreinen gelden als leidend principe voor de inrichting van de programma’s.

  • c.

    rechtmatigheid

    het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten

  • d.

    BBV: Besluit begroting en verantwoording gemeenten en provincie

    Fido: Wet financiering decentrale overheden

    GW: Gemeentewet

Hoofdstuk 2. BEGROTING EN VERANTWOORDING

Artikel 2. Programma-indeling

  • 1. De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode zo nodig een nieuwe programma-indeling vast.

  • 2. De raad stelt op voorstel van het college per programma effectenindicatoren vast voor het meten van de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid.

Artikel 3. Planning en controlcyclus

Het college informeert jaarlijks vóór 1 november de raad over de inrichting van de planning en controlcyclus voor het nieuwe jaar en de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de producten van deze cyclus. In de cyclus is opgenomen dat het college jaarlijks vóór de zomer een nota ter vaststelling aan de raad aanbiedt waarin wijzigingen in het beleid en de financiële kaders voor de komende jaren zijn opgenomen.

Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1. Bij de begroting en bij het jaarverslag als onderdeel van de jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de geraamde, respectievelijk de gerealiseerde prestaties afgeleid van de doelen per beleidsterrein van een programma.

  • 2. In de begroting en de jaarstukken wordt inhoudelijke en financiële informatie verstrekt op het niveau van beleidsterrein.

  • 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt ingegaan op de ontwikkeling van de kapitaallasten.

  • 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de kredieten weergegeven.

  • 5. De begroting en de jaarstukken bevatten naast de verplichte paragrafen een paragraaf subsidies met daarin een overzicht van de subsidies.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

  • 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

  • 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke investeringen, niet zijnde bedrijfsmiddelen, hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige investeringen worden bij de vaststelling van de begroting geautoriseerd.

  • 3. Het college ziet erop toe dat de beleidsterreinen binnen een programma niet dusdanig worden overschreden dat realisatie van binnen hetzelfde programma geformuleerde doelstellingen in termen van doelen en prestaties onder druk komt te staan, zonder dat de gemeenteraad hierover geïnformeerd is.

  • 4. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

Artikel 6. Tussentijdse bestuursrapportage

  • 1. In de planning en controlcyclus (zie artikel 3) worden tenminste twee bestuursrapportage’s opgenomen waarin het college de raad informeert over de realisatie van de begroting van de gemeente over het begrotingsjaar.

  • 2. De bestuursrapportage, die de indeling van de begroting volgt, bevat:

    • a.

      een uiteenzetting per beleidsterrein van een programma over de uitvoering en zo mogelijk de bijstelling van het beleid:

    • b.

      een overzicht van de bijgestelde raming van de baten en lasten per beleidsterrein van een programma en van de algemene dekkingsmiddelen;

    • c.

      de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten per beleidsterrein van een programma;

    • d.

      een begrotingswijziging.

Hoofdstuk 3. FINANCIEEL BELEID

Artikel 7. Waardering en afschrijving vaste activa

Er is een actueel beleidskader investeringen. De raad stelt dit beleidskader vast. De volgende bepalingen zijn in ieder geval van toepassing:

  • a.

    Geactiveerde kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden in maximaal 5 jaar lineair afgeschreven.

  • b.

    Kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden direct ten laste van de exploitatiebegroting gebracht.

  • c.

    Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervoor geen ruimte is in de begroting wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief, zoals in onderstaande tabel aangegeven of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.en de kapitaallasten in de begroting opgenomen.

  • d.

    Investeringen in de aanleg en reconstructie van wegen, bruggen, walmuren, openbare verlichting en verkeerslichteninstallaties worden aangemerkt als activa met maatschappelijk nut. Alle overige investeringen betreffen activa met economisch nut (art. 35 BBV).

  • e.

    Voor het afschrijven van de activa gelden de volgende maximale termijnen:

    60 jaar: aanleg rioleringen

    40 jaar: nieuwbouw woonruimten en bedrijfsgebouwen;

    aanleg wegen, bruggen, walmuren, sportvelden;

    volkstuinen en zwembaden;

    25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop woonruimten en bedrijfsgebouwen; reconstructie wegen, bruggen en walmuren;

    20 jaar: stenen bergplaatsen en loodsen;

    openbare verlichting;

    15 jaar: centrale verwarming; bijzondere voertuigen als brandweerauto’s;

    10 jaar: houten bergplaatsen en loodsen;

    technische- en veiligheidsvoorzieningen, bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; schoolmeubilair;

    verkeerslichteninstallaties,

    motorvoertuigen en machines;

    5 jaar: zware transportmiddelen, aanhangwagens, schuiten, personenauto’s, lichte motorvoertuigen, hardware en software;

    niet: gronden en terreinen.

  • f.

    Tenzij gemotiveerd wordt aangegeven waarom een investeringskrediet open moet blijven staan wordt een verleend investeringskrediet na 3 jaar met het vaststellen van de jaarrekening afgesloten.

Artikel 8. Reserves en voorzieningen

  • 1. Er is een actueel beleidskader reserves en voorzieningen. De raad stelt dit beleidskader vast. Dit kader behandelt in ieder geval:

    • a.

      de vorming en besteding van reserves;

    • b.

      de vorming en besteding van voorzieningen;

    • c.

      het waardevast houden van reserves en voorzieningen.

  • 2. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:

    • a.

      het specifieke doel van de reserve;

    • b.

      de voeding van de reserve;

    • c.

      de maximale hoogte van de reserve;

    • d.

      en de maximale looptijd van de reserve.

  • 3. De raad besluit tot het benoemen van specifieke saldi die bij het opmaken van de jaarrekening ten gunste of ten laste van bestemmingsreserves mogen worden gebracht. Deze mutaties in reserves bepalen mede het rekeningresultaat.

Artikel 9. Gemeentegaranties

  • 1. Er is een actueel beleidskader gemeentegaranties. De raad stelt dit beleidskader vast. Dit kader behandelt in ieder geval :

    • a.

      doel, werking en vormen van gemeentegaranties;

    • b.

      voorwaarden voor verlenen van gemeentegaranties;

    • c.

      beheer gemeentegaranties;

    • d.

      achterstandsbegeleiding en afwikkeling aanspraken op verleende garanties.

  • 2. Bij het verstrekken van garanties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college zo mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van verstrekkingen van garanties. Tevens wordt aangegeven waarom de garantstelling niet bij een landelijk opererend waarborgfonds kan worden ondergebracht.

  • 3. In de begroting en jaarstukken wordt in de risicoparagraaf de gemeentelijke risicopositie ten aanzien van de garantstellingen opgenomen.

Artikel 10. Kostprijsberekening

  • 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

  • 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

  • 3. De omslagrente voor de rentecomponent van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de opgenomen langlopende leningen waarbij deze omslagrente wordt afgerond en indien mogelijk bij voorkeur constant wordt gehouden.

Artikel 11. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen en prijsvorming vastgoed

  • 1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, heffingen en leges.

  • 2. Er is een actueel beleidskader voor de prijsvorming voor de verhuur en verkoop van vastgoed (exclusief grond, zie artikel 13). De raad stelt dit beleidskader vast.

  • 3. Er is een actueel beleidskader voor de prijzen van gemeentelijke diensten anders dan genoemd in het eerste en tweede lid. De raad stelt dit beleidskader vast.

Artikel 12. Financieringsfunctie

  • 1. Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

    • a.

      het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

    • b.

      het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

    • c.

      het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

    • d.

      het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • 2. Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

    • a.

      het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen die gevestigd zijn in een lidstaat van de eurozone en met minimaal een AA rating afgegeven door tenminste twee gezaghebbende rating agency of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%;

    • b.

      overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

    • c.

      derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiële risico’s;

    • d.

      voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste drie prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

    • e.

      overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

  • 3. Bij het uitzetten van middelen en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen en financiële participaties.

Hoofdstuk 4. PARAGRAFEN IN PROGRAMMABEGROTING EN JAARSTUKKEN

Artikel 13. Beleidskaders verplichte paragrafen en de toelichting daarop

Er zijn actuele beleidskaders lokale heffingen, weerstandsvermogen, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen en grondbeleid.

Artikel 14. Lokale heffingen

In de paragraaf lokale heffingen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het BBV in ieder geval op:

  • a.

    de samenstelling van het pakket van gemeentelijke belastingen en heffingen;

  • b.

    de mate van kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing;

  • c.

    de belastingdruk in vergelijking met die van andere gemeenten.

Artikel 15. Weerstandsvermogen

In de paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het BBV in ieder geval op:

  • a.

    indien van toepassing de maatregelen om het weerstandsvermogen van de gemeente weer op niveau te brengen.

Artikel 16. Onderhoud kapitaalgoederen

In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het BBV in ieder geval op:

  • a.

    de actualiteit van de beleidskaders ter beoordeling van de onderhoudsniveaus en de hiervan af te leiden beheerplannen met bijbehorende financiële consequenties voor wat betreft de onderhoudsvoorzieningen;

  • b.

    de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud per beheerplan.

Artikel 17. Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het BBV in ieder geval op:

  • a.

    algemene ontwikkelingen;

  • b.

    de rentevisie voor de komende vier jaar;

  • c.

    overzicht van de kaslimiet van de laatste vier kwartalen;

  • d.

    overzicht van de renterisiconorm;

  • e.

    indien van toepassing een passage over duurzaamheid bij beleggingen en uitzettingen.

Artikel 18. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het BBV in ieder geval op:

  • a.

    de personele bezetting en inhuur derden;

  • b.

    de huisvesting van het ambtelijk apparaat;

  • c.

    de beschikbaar te stellen kredieten voor investeringen in de bedrijfsvoering;

  • d.

    de stand van zaken ten aanzien van het informatiebeleid;

  • e.

    de stand van zaken van doorlichtingsonderzoeken ex artikel 213a GW;

  • f.

    de in control verklaring.

Artikel 19. Verbonden partijen

In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het BBV in ieder geval op:

  • a.

    de naam en de vestigingsplaats van de verbonden partij;

  • b.

    het financieel belang van de gemeente;

  • c.

    de zeggenschap van de gemeente;

  • d.

    het publiek belang dat wordt gediend met de deelname.

Hoofdstuk 5. FINANCIEEL BEHEER EN INTERNE CONTROLE

Artikel 20. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 21. Interne controle

  • 1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

  • 2. In de jaarstukken neemt het college ten behoeve van de raad op grond van de interne toetsing een in control verklaring op (zie artikel 18).

Artikel 22. Misbruik en oneigenlijk gebruik

  • 1. Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

  • 2. Er is sprake van een actueel door de raad vast te stellen beleidskader misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen

Hoofdstuk 6. FINANCIELE ORGANISATIE

Artikel 23. Financiële organisatie

1.Het college zorgt voor en legt vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken en te leveren prestaties;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e.

    de afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f.

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de prestaties;

  • g.

    de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

Hoofdstuk 7. SLOTBEPALINGEN

Artikel 24. Inwerkingtreding

  • 1. Deze verordening treedt in werking één dag na publicatie. De in dit jaar en latere begrotingsjaren uit te brengen stukken voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

  • 2. Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening gemeente Leiden ex artikel 212 Gemeentewet” vastgesteld door de raad op 12 december 2006 nr. 06.0165.

Artikel 25. Overgangsbepalingen

In tegenstelling tot het bepaalde in artikel 24 treedt artikel 22 in werking met ingang van het vaststellen door de raad van het in dit artikel genoemde beleidskader.

Artikel 26. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Leiden”.

Nota-toelichting 1 Toelichting op de artikelen van de Financiële Verordening

Artikel 1. Definities

Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet Fido, het BBV en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten.

 

De autorisatie van de programmabegroting met bijbehorende budgetten vindt plaats op het niveau van programma. Het is op grond van artikel 8 BBV mogelijk om programma’s onder te verdelen in beleidsthema’s, in Leiden beleidsterreinen genoemd. Daartoe heeft de raad besloten (zie toelichting artikel 2). Beleidsterreinen zijn onderverdeeld in doelen en vervolgens in door afdelingen te leveren prestaties.

 

Artikel 2. Programma-indeling

In dit artikel zijn de prestatie-indicatoren geschrapt. Over de maatschappelijke effecten wordt geen verantwoording afgelegd, maar deze dienen ter informatie. Daarom is de passage dat de indicatoren worden gemeten voor het afleggen van verantwoording geschrapt.

 

Op grond van artikel 189 GW berust het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen hij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de raad op grond van artikel 192 GW besluiten de begroting te wijzigen. De gemeente kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (vierde lid artikel 189 GW).

 

De raad kan op grond van artikel 8 BBV lid 4 kiezen op welk niveau hij budgetten beschikbaar stelt, bv. per programma, per beleidsterrein of een samenstel van activiteiten. De verordening bepaalt de beschikbaarstelling van budget op het niveau van programma’s vast te stellen. In Leiden gelden beleidsterreinen als leidend principe voor de inrichting van de programma’s (Zie erratum raadsbesluit 08.0015). Op het niveau van beleidsterreinen is financiële informatie beschikbaar maar de autorisatie vindt op programmaniveau plaats. In deze verordening is deze bestaande praktijk nu ook verankerd.

 

Op voorstel van het college stelt de raad niet-financiële indicatoren per programma vast. 

Artikel 3. Planning en controlcyclus

De informatie aan de raad bestaat uit de planning en controlkalender en de door te voeren verbeterpunten in de  producten van de planning en controlcyclus.

Het college informeert in ieder geval jaarlijks in het voorjaar de raad over de wijzigingen in beleid en de te verwachten ontwikkeling van de financiële positie van de gemeente. Deze informatie biedt het kader voor nadere uitwerking in de (meerjaren)begroting. Normaliter wordt deze informatie in een perspectiefnota aan de raad ter vaststelling aangeboden.

 

Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken

In dit artikel zijn in aanvulling op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting.

De wijziging houdt in dat in het eerste lid het college wordt opgedragen het prestatie-overzicht bij de programmabegroting en bij het jaarverslag als onderdeel van de jaarstukken te voegen.

 

In de uiteenzetting van de financiële positie wordt ingegaan op de ontwikkeling van de kapitaallasten in het meerjarenbeeld. De bij de begroting beschikbaar te stellen nieuwe investeringskredieten zijn in een apart hoofdstuk in de begroting opgenomen. Het college verzoekt de raad om deze kredieten beschikbaar te stellen. Zie hierover verder artikel 5.

 

In de rapportage wordt inzicht geboden in de realisatie van de investeringen en de consequenties hiervan voor de ontwikkeling van de kapitaallasten. In hoeverre wijken deze af van de geraamde kapitaallasten en hoe verhoudt zich deze afwijking tot de stelpost onderuitputting kapitaallasten?

De consequenties hiervan voor de nieuwe begroting worden inzichtelijk gemaakt.

 

Tot slot is op grond van een raadsbesluit de bepaling opgenomen dat de begroting en de jaarstukken naast de door het BBV verplichte paragrafen een paragraaf subsidies bevatten. De voorkeur gaat uit  extra paragrafen aan de verplichte paragrafen toe te voegen. Ze vallen immers buiten de accountantscontrole.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

Dit artikel bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en de investeringskredieten. De autorisatie van de baten en lasten vindt door de raad plaats op programmaniveau. Het college autoriseert de budgetten op het niveau van beleidsterreinen en kan budgetten overhevelen van het ene naar het andere beleidsterrein binnen een programma. Om die reden is de bepaling opgenomen dat de beleidsterreinen van een programma niet dusdanig worden overschreden dat realisatie van binnen hetzelfde programma geformuleerde doelstellingen niet onder druk komen te staan, zonder hierover de raad te informeren.

 

Ook uitgaven voor investeringen moeten worden geautoriseerd. Investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling voor vaststelling aangeboden (lid 2). Wel kan de raad bij de begrotingsbehandeling aangeven welke investeringskredieten hij op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan de raad de autorisatie van politiek belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar de raad autoriseert deze uitgaaf nog niet. Het college is pas tot uitgaven bevoegd als de raad het krediet heeft geautoriseerd. Investeringen in de bedrijfsvoering worden door het college vastgesteld. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt hierover gerapporteerd (zie artikel 18).

 

Gedurende het begrotingsjaar kunnen nieuwe investeringsvoornemens op tafel komen die bij het opstellen van de ontwerpbegroting nog niet waren voorzien. Het laatste lid regelt de autorisatie van de investeringskredieten voor deze investeringen. Overigens is dit niet van toepassing op de voorbereidingskosten als aanloop op de investeringsaanvraag. Het college is toegestaan dergelijke kosten te maken die zo mogelijk tot een investeringsaanvraag leiden.

Artikel 6. Tussentijdse bestuursrapportage

Een belangrijk onderdeel van de planning en controlcyclus is de bestuursrapportage. Op basis van deze rapportage wordt de raad geïnformeerd over de voortgang van de uitvoering van het beleid en de uitputting van de exploitatiebudgetten en investeringskredieten. Budgetafwijkingen worden in een  begrotingswijziging aan de raad voorgelegd. In de jaarlijkse brief over de inrichting van de nieuwe planning en controlcyclus legt het college aan de raad voor hoeveel rapportages worden uitgebracht. Bij bespreking van de concept financiële verordening gaf de commissie van de rekeningen aan minimaal twee bestuursrapportages per jaar te willen.

Wijziging per 18-4-2013:

 In de bestuursrapportage wordt per beleidsterrein over de uitvoering en zo mogelijk de bijstelling van beleid en financiën gerapporteerd.

Artikel 7. Waardering en afschrijving vaste activa

In het tweede lid van artikel 212 GW is onder letter a de uitdrukkelijke bepaling opgenomen dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in dit artikel invulling gegeven. Voor de materiële vaste activa (met economisch nut) zijn daarbij de maximale afschrijvingstermijnen als kader opgenomen. Hiervan kan naar beneden worden afgeweken. Reden hiervoor is dat de economische levensduur van bijvoorbeeld nieuwe riolering langer is dan die van oude riolering. Door het opnemen van de maximale afschrijvingstermijn kan voor oude riolering een kortere termijn worden toegepast zonder hiervoor in de verordening een aparte bepaling op te nemen.

 

De kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

 

Het BBV laat een aanzienlijke beleidsvrijheid aan gemeenten voor het zelf vaststellen van de eigen afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen. Hierbij geldt het criterium dat de afschrijvingsmethodiek en afschrijvingstermijn van een actief met economisch nut wordt afgestemd op de verwachte economische levensduur. Indien dit wordt nagelaten, wordt het getrouwe beeld van de jaarrekening aangetast. Getracht wordt in eerste instantie om investeringen met maatschappelijk nut rechtstreeks ten laste van de begroting te brengen. Indien dit niet mogelijk is, vindt afschrijving plaats en worden de kapitaallasten in de begroting opgevoerd.

 

Artikel 8. Reserves en voorzieningen

Er is een beleidskader reserves en voorzieningen die indien daartoe aanleiding is wordt bijgesteld of wordt vervangen door een nieuw beleidskader.

 

Voor bijvoorbeeld een investeringsvoornemen kan de raad een bestemmingsreserve vormen. Een deel van de algemene reserve wordt hiervoor afgezonderd. Hiermee wordt op de balans van de gemeente tot uitdrukking gebracht dat een toekomstige investering een beslag op het eigen vermogen gaat leggen. In het tweede lid zijn de voorwaarden voor een voorstel voor vorming van een bestemmingsreserve opgenomen.

 

Diverse saldi in de jaarrekening worden verrekend met reserves. Dit vindt plaats bij resultaatbestemming. Ten aanzien van een aantal reserves heeft de raad bepaald dat deze verrekening rechtstreeks zonder raadsbesluit in de jaarrekening kan plaatsvinden. Het dan berekende rekeningresultaat na bestemming gaat door als het te communiceren rekeningresultaat. Vervolgens kunnen voorstellen voor verrekeningen met reserves plaatsvinden, waarover de raad een besluit wordt gevraagd.  

 

Artikel 9. Gemeentegaranties

Er is een beleidskader gemeentegaranties die, indien daartoe aanleiding is wordt bijgesteld of wordt vervangen door een nieuw beleidskader. De raad stelt met deze nota de kaders vast voor het garanderen van geldleningen aan te gaan door derden, het beheren van deze garantstellingen en het tijdig treffen van maatregelen om te voorkomen dat de gemeente voor de garantstelling wordt aangesproken. In de paragraaf weerstandsvermogen wordt ingegaan op de risico’s van de gemeente ten aanzien van de garantstellingen.

   

Artikel 10. Kostprijsberekening

Artikel 212 GW bepaalt in het tweede lid, letter b dat de verordening in ieder geval bevat de grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht. In dit artikel staan de kaders voor de bepaling van de kostprijzen van de gemeentelijke diensten.

Het eerste lid van het artikel bepaalt dat de kostprijs bestaat uit de directe kosten en de indirecte kosten die direct met de dienst samenhangen. Het tweede lid bepaalt dat onder de indirecte kosten ook worden verstaan bijdragen aan voorzieningen en de compensabele BTW. Hiermee wordt invulling gegeven aan de mogelijkheid die artikel 229b GW biedt.

De kaders in het artikel vormen de basis waarbinnen het college haar systematiek van kostentoerekening kan vormgeven en de kostenverdeelsleutels voor de toerekening van indirecte kosten kan vaststellen.

 

Artikel 11. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten en leges is een bevoegdheid van de raad, die niet kan worden gedelegeerd (artikel 156 GW).

 

Het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of levering van goederen of werken (welke niet vallen onder artikel 229 GW) is een privaatrechtelijk besluit. Dergelijke besluiten zijn een bevoegdheid van het college (eerste lid, letter e artikel 160 GW)

 

Daar waar bij het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken een publiek belang in het geding is en prijzen lager dan marktconform worden vastgesteld, is het aan de raad om het publiek belang te definiëren en het college kaders mee te geven voor het afwijken van marktconforme prijzen.

Het tweede lid bepaalt dat er een actueel beleidskader is voor de prijsvorming voor de verhuur en verkoop van vastgoed. Over de uitvoering van deze nota wordt steeds in het Pril (Programma Ruimtelijke Investeringen Leiden) gerapporteerd. Voor de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons wordt verwezen naar artikel 13 en de toelichting op dat artikel. 

 

Artikel 12. Financieringsfunctie

De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 GW de expliciete bepaling dat de financiële verordening hierover regels voor het beleid en de organisatie bevat. In dit artikel wordt invulling aan deze wettelijke plicht gegeven. Het eerste lid bevat richtlijnen voor de uitvoering van de financieringsfunctie.

 

In het tweede lid staan de kaders voor het financieel beleid, die bij de uitvoering in acht moeten worden genomen. Leiden hanteert, in afwijking van de wettelijke eisen, een aanscherping van de geografische en economische beperkingen. Hoewel de wetgever beleggingsmogelijkheden in de EER[1] toelaat, beperkt Leiden zich tot het uitzetten van overtollige geldmiddelen bij financiële instellingen die gevestigd zijn in een lidstaat van de eurozone. Daarnaast beperkt Leiden zich bij uitzettingen altijd tot instellingen met minimaal een AA rating afgegeven door tenminste twee gezaghebbende rating agency, terwijl de wetgever minimaal een A-rating voorschrijft bij uizettingen korter dan drie maanden. Uitzetten kan ook bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%. Dit percentage geeft de status weer die aan het schuldpapier van de instelling wordt toegekend.

 

Het verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties mogen gemeenten alleen uit hoofde van de publieke functie (artikel 2 Wet Fido). Daarbij bepaalt het tweede lid van artikel 160 GW dat een besluit tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen niet eerder wordt genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en hij zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college heeft kunnen brengen.

 

Het derde lid stelt aanvullende eisen aan dergelijke besluiten. Het publieke belang moet door het college worden gemotiveerd. Daarbij draagt de verordening het college op bij het aangaan van dergelijke overeenkomsten zo mogelijk zekerheden te bedingen.

 

Artikel 13 t/m 19. De paragrafen weerstandsvermogen, onderhoud kapitaalgoederen,

financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen, grondbeleid en lokale heffingen

Het BBV geeft in artikel 9 aan dat in de begroting in afzonderlijke paragrafen de beleidslijnen worden vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten en de lokale heffingen. Doel van de paragrafen is dat onderwerpen die versnipperd in de begroting staan worden gebundeld in een overzicht, waardoor de raad voldoende inzicht krijgt. De paragrafen geven een dwarsdoorsnede van de begroting. De paragrafen geven daardoor extra informatie voor de beoordeling van de financiële positie op de korte en lange termijn. In artikel 11 t/m 16 van het BBV wordt weergegeven welke informatie deze paragrafen in ieder geval bevatten. In aansluiting hierop kan de raad aanvullende informatiewensen in deze verordening formuleren.

 

Wij hebben ervoor gekozen om de algemene lijn ten aanzien van deze beheersmatige aspecten en lokale heffingen in beleidskaders vast te leggen en over de uitvoering van dit beleid informatie te verstrekken in de verplichte paragrafen in begroting en jaarrekening. In de financiële verordening artikel 14 t/m 19 is aangegeven welke extra informatie in ieder geval in de paragrafen wordt opgenomen. Voor de kaders geldt dat deze worden geactualiseerd indien daar aanleiding voor is.

 

In het beleidskader grondbeleid wordt in ieder geval aandacht geschonken aan de volgende thema’s:

  • de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

  • te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

  • de verwerving en uitgifte van gronden;

  • de uitgangspunten voor prijsstelling van gronden.

 

Met betrekking tot de uitvoering van de nota grondbeleid kan worden gemeld dat het college jaarlijks verantwoording aflegt aan de raad over het rekening deel (PRIL De Rekening), alsook de raad een prioritering voor de korte termijn (vierjarig perspectief) ter besluitvorming voorlegt waarin de ambities van de gemeente zijn opgenomen die mogelijk zijn binnen het financiële kader (PRIL Perspectief).

 

De paragraaf betreffende de bedrijfsvoering geeft ten minste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering, aldus het BBV. Wij hebben aangegeven welke thema’s wij daar toe rekenen.

 

Artikel 20. Administratie

In dit artikel zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.

 

Artikel 21. Interne controle

De accountant toetst jaarlijks of de gemeenterekening een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Dit artikel draagt het college op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen. Deze controle leidt jaarlijks tot een eigen in control verklaring van het college in de jaarstukken.

 

Artikel 22. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Dit artikel bepaalt dat in gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen te beperken. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat subsidies wel daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden. Het treffen van afdoende beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik maakt deel uit van het rechtmatigheidoordeel van de accountant. Overigens is het natuurlijk zo dat de afweging om hiervoor in meer of mindere mate regels voor te stellen een politiek besluit is dat bij de gemeenteraad en het college thuishoort.

 

Er is sprake van een actueel beleidskader waarin de uitgangspunten zijn opgenomen voor het beleid voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

 

Artikel 23. Financiële organisatie

Dit artikel geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Volgens het eerste lid letter a van artikel 160 GW is het college bevoegd regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente. Het college wordt onder letter a, b, c en d van het artikel uit de verordening opgedragen bepaalde van deze regels die de financiële organisatie betreffen, vast te leggen in besluiten. Verder wordt het college opgedragen de kostenverdeelsleutels voor het toerekenen van kosten aan de producten vast te leggen.

De regels voor de inrichting van de organisatie van de financieringsfunctie is in een apart treasurystatuut vastgelegd.

Onder letter f wordt het college opgedragen ook de kostenverdeelsleutels voor het toerekenen van lasten aan de prestaties vast te leggen.

Letter g draagt het college op een inkoopreglement op te stellen. Het reglement stemt uiteraard overeen met nationale en Europese aanbestedingsregels.

 

Artikel 24. Inwerkingtreding

De verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 GW ingestelde

verordening. Het artikel bepaalt dat de verordening van toepassing is op alle stukken van het genoemde begrotingsjaar en latere jaren. De jaarstukken van het vorige begrotingsjaar moeten nog voldoen aan de bepalingen uit de oude verordening.

 

Artikel 25. Citeertitel

Dit artikel geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze verordening wordt verwezen.

 

Vaststelling

Binnen twee weken na vaststelling door de raad zendt het college de verordening aan gedeputeerde staten (artikel 214 GW). Gedeputeerde staten kunnen te allen tijde een onderzoek instellen naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie en de financiële verordening (artikel 215 GW).

 

De financiële verordening heeft enkel interne werking en is dus niet een besluit van algemene strekking in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht. De verordening hoeft dan ook niet te worden gepubliceerd, voordat zij in werking kan treden.

[1] De lidstaten van de EMU / eurozone zijn:

België, Cyprus, Duitsland, Frankrijk, Finland, Griekenland, Ierland. Italië, Luxemburg, Malta, Nederland, Oostenrijk, Portugal, Slovenië, Slowakije en Spanje.

 

Lidstaten van de EER die geen lidstaat van de EMU zijn, zijn:

Bulgarije, Denemarken, Estland, Hongarije, IJsland, Letland, Liechtenstein, Litouwen, Noorwegen, Polen, Roemenie, Tsjechië, het Verenigd Koninkrijk en Zweden.