Algemene subsidieverordening Gemeente Leiden 2012

Bijlage 1 Artikelsgewijze toelichting Algemene Subsidieverordening Gemeente Leiden 2012

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit artikel wordt een aantal begrippen verduidelijkt, dat in de verordening wordt gehanteerd.

Er is in de definities een onderscheid gemaakt tussen verschillende vormen van subsidie. In de onderhavige verordening is bepaald dat deze voor een periode van ten hoogste vier jaar worden verstrekt. Na het verstrijken van die periode kan uiteraard opnieuw worden besloten een jaarlijkse subsidie te verstrekken. Voor de periode van vier jaar is gekozen, omdat deze termijn én aansluit bij de zittingstermijn van de raad (hoewel die termijnen uiteraard niet gelijk hoeven te lopen) én het een goede termijn lijkt om te bezien of eerder vastgestelde beleidsdoelen nog gelden en, zo ja, die met de verstrekte subsidies worden gediend. Als deze subsidie voor langer dan drie jaar aan een instelling wordt verstrekt voor de uitvoering van dezelfde activiteit(en), ontstaat er een subsidierelatie, zoals beschreven in artikel 4:51 van de Awb en dient bij weigering van de subsidie voor een nieuw tijdvak een redelijke termijn in acht te worden genomen.

Eenmalige subsidies zijn subsidies die voor een eenmalige activiteit. Te denken valt aan bijvoorbeeld projectsubsidies die worden gegeven voor door de subsidieontvanger te realiseren bijzondere projecten, zoals bijvoorbeeld een dansvoorstelling of kunstmanifestatie. Eenmalige subsidies hebben een looptijd, afhankelijk van de duur van het project en kunnen onder omstandigheden dus een looptijd hebben van langer dan een jaar.

Artikel 2. Reikwijdte verordening

In het eerste lid wordt aangegeven voor welke beleidsterreinen subsidies kunnen worden verstrekt.

Er is voor gekozen om zo veel mogelijk op te nemen in deze algemene verordening.

Door de veelheid en verscheidenheid van subsidiemogelijkheden is uiteraard niet te vermijden, dat op onderdelen nadere regels noodzakelijk zullen blijken. Die verscheidenheid onderbrengen in een algemene verordening is mogelijk, maar komt de met een algemene verordening nagestreefde overzichtelijkheid niet ten goede. Daarbij komt dat beleidsdoelen en prioriteiten wijzigen en dit, naar aangenomen mag worden, in een hoger tempo zullen doen dan de Algemene subsidieverordening aan wijziging toe is.

Wijziging van een alsdan complexe en uitgebreide verordening, die veel beleidsterreinen bestrijkt, gaat gepaard met aanzienlijke bestuurlijke en administratieve lasten. Met deze algemene verordening, die de kaders geeft voor nadere regels, worden deze lasten beperkt in aantal en kwaliteit.

Dierenwelzijn is sinds 2010 een aparte portefeuille met een eigen wethouder. Daarom is het logisch dat dierenwelzijn – evenals natuur – een aparte plaats krijgt in de subsidieverordening. Door dierenwelzijn en natuur te combineren met het al wel genoemde beleidsterrein milieu ontstaat er een meer omvattende en logische indeling.

Artikel 3. Bevoegdheid college

Het college besluit ingevolge het eerste lid binnen de daarvoor door de raad vastgestelde kaders, zoals neergelegd in de gemeentebegroting en deze Algemene subsidieverordening. Dit betekent dat het college geen subsidies kan verlenen, die niet stroken met de door de raad vastgestelde algemene regels. Met besluiten over het verstrekken van subsidies in plaats van verlenen van subsidies wordt beoogd de bevoegdheid te besluiten over het gehele subsidieproces, dus ook het bevoorschotten, lager vaststellen, terugvorderen en dergelijke.

In het eerste lid is bepaald dat het college daarbij de gemeentebegroting en subsidieplafonds in acht neemt. Als de gemeentebegroting nog niet is vastgesteld en er formeel dus nog geen financiële ruimte door de raad beschikbaar is gesteld, wordt subsidie slechts verleend onder de voorwaarde dat de raad daarvoor geld beschikbaar zal stellen, het zogenoemde begrotingsvoorbehoud.

In het tweede lid is de bevoegdheid van het college geregeld om voorwaarden aan de subsidie te verbinden. Zie hiertoe ook artikel 4:33 Awb en voor het verschil met verplichtingen artikel 4:37 Awb.

Ook de bevoegdheid om aan een subsidiebeschikking een uitvoeringsovereenkomst te verbinden, berust bij het college.

Artikel 4. Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud

In de Awb zijn in de artikel 4:25 tot en met 4:28 de belangrijkste bepalingen rondom het werken met een ‘subsidieplafond’ gegeven. Ingevolge het eerste lid van artikel 4 kan de raad subsidieplafonds per beleidsterrein vaststellen. In de regel valt dit qua tijdstip samen met de vaststelling van de begroting.

Met het oog op de rechtszekerheid verlangt de Awb, dat het subsidieplafond bekend wordt gemaakt, vóórdat de periode waarop het betrekking heeft, ingaat. Zo kunnen potentiële aanvragers tijdig weten hoeveel geld beschikbaar is. Maar vooral van belang is, dat subsidieaanvragen zonder nadere motivering worden afgewezen op het moment dat het subsidieplafond bereikt is.

Artikel 5. Bij aanvraag in te dienen gegevens

In het eerste lid is bepaald dat een aanvraag voor subsidie schriftelijk dient te worden gedaan. Met ‘schriftelijk’ is meer bedoeld dan ‘op papier geschreven’. Zo kan een aanvraag veelal ook digitaal worden gedaan.

In het tweede lid is bepaald welke gegevens de aanvrager dient te overleggen bij zijn subsidieaan­vraag. De bevoegdheid van het college ter zake nadere regels te stellen, is geregeld in lid 4. Het college kan zo desnoods per geval regelen welke gegevens dienen te worden verstrekt, waarbij het uitgangspunt is dat het college dit doet om de administratieve en bestuurlijke lasten voor alle betrokkenen zo beperkt mogelijk te houden. Zo kan het college bijvoorbeeld bepalen dat voor duidelijk bepaalde categorieën subsidies - bijvoorbeeld zogenaamde ‘waarderingssubsidies’, eenmalige subsidies waaraan geen verantwoordingseisen worden gesteld - met minder dan de standaard te overleggen gegevens bij aanvraag van een subsidie kan worden volstaan.

In artikel 5, lid 2, sub d, wordt verwezen naar de systematiek van subsidieverlening en verrekening bij jaarlijks (per boekjaar) verstrekte subsidies conform artikel 4:72 Awb. Een dergelijke verplichting dient in de beschikking tot subsidieverlening te worden opgenomen. Inzage in de financiële reserve van een instelling is slechts aan de orde voor de beoordeling van een jaarlijkse subsidieaanvraag van een grote instelling met overeenkomstige subsidiebehoefte.

In artikel 5, lid 3, worden meer formele eisen gesteld aan instellingen, die voor de eerste maal subsidie aanvragen.

Artikel 6. Aanvraagtermijn

Hier worden de termijnen genoemd, waarbinnen aanvragen voor subsidie dienen te zijn ingediend bij het college. In dit artikel wordt slechts een uiterste indiendatum genoemd voor (meer)jaarlijkse subsidies.

Een subsidie kan voorafgaand of, mits sprake is van een stimulerend effect van de subsidieregeling, na afloop van de subsidiabele activiteiten worden verstrekt.

Artikel 7. Beslistermijn

Hier worden de termijnen gegeven, waarbinnen het college gehouden is te beslissen op een aanvraag voor subsidie. In de Awb staan geen strikte beslistermijnen op een aanvraag om subsidie. In de regel wordt een termijn van acht tot dertien weken redelijk geacht. Indien deskundigen of een commissie moet worden geraadpleegd over de kwaliteit van de subsidieaanvragen, wordt deze beslistermijn tot tweeëntwintig weken verlengd.

Artikel 8. Weigeringsgronden

De algemeen geldende weigeringsgronden, opgenomen in de Awb, worden hier met een nadere, op de gemeentelijke praktijk toegesneden grond aangevuld. Dit betreft het niet of niet in overwegende mate gericht zijn van de activiteiten van de aanvrager op de gemeente, dan wel haar ingezetenen of daaraan niet of nauwelijks ten goede komen.

Artikel 9. Balkenende-norm

Bij het uitgeven van belastinggeld en dus het bij het toekennen van subsidies horen soberheid en doelmatigheid leidend zijn;

Instellingen die werknemers meer betalen dan de Balkenendenorm, leggen weinig soberheid aan de dag. Het is daarom onwenselijk om instellingen te subsidiëren die werknemers hebben die boven de Balkenendenorm worden betaald. De Balkenendenorm is thans € 187.330 zonder en € 223.666 inclusief pensioenpremies. Organisaties hebben gedurende 2 jaar de tijd om hun beloningen aan te passen om zo in de toekomst weer subsidies te kunnen aanvragen en ontvangen.

Artikel 10. Wet Bibob

Een bijzondere weigeringsgrond is opgenomen in artikel 9. Het betreft het geval dat de aanvrager van een subsidie de toets van de Wet Bibob niet kan doorstaan. Indien deze weigeringsgrond niet zou zijn opgenomen, dan zou het kunnen betekenen dat het college gehouden is subsidie te verlenen aan aanvragers aan wie het college geen vergunning voor niet-subsidiabele activiteiten zou verlenen. Daarbij is niet van belang of de activiteiten, waarvoor subsidie wordt gevraagd, op zichzelf beoordeeld subsidiabel zijn. Het gaat bij deze weigeringsgrond louter om de persoon, dan wel rechtspersoon van de aanvrager.

Artikel 11. Verlening van de subsidie

Ingevolge het eerste lid geeft het college al in het besluit tot verlening van de subsidie aan op welke wijze de verantwoording van de ontvangen subsidies dient plaats te vinden. Hiermee wordt bereikt dat degene, aan wie de subsidie is toegekend, van meet af aan duidelijk is aan welke voorwaarden en administratieve eisen hij dient te voldoen. In het tweede lid is geregeld dat het college de ontvanger verplichtingen kan opleggen.

Artikel 12. Betaling en bevoorschotting

Voorschotten worden automatisch (ambtshalve) verstrekt volgens het in de subsidieregeling of de verleningsbeschikking opgenomen bevoorschottingsritme. De bevoorschottingsbeschikking wordt ambtshalve gegeven op het moment van de verleningsbeschikking. De subsidieaanvrager hoeft geen aanvra(a)g(en) voor bevoorschotting in te dienen of tussentijdse overzichten van prestaties of uitgaven te overleggen. Dit leidt tot lastenbesparingen bij zowel de subsidieontvanger als de gemeente.

Het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten worden in verleningsbeschikking vermeld.

Na vaststelling van de subsidie wordt het resterende bedrag (het vastgestelde bedrag verminderd met de verleende voorschotten) uitgekeerd aan de subsidieontvanger.

Artikel 13. Tussentijdse rapportage

In het kader van het terugdringen van de administratieve lasten is ervoor gekozen aan meerjarig verstrekte subsidies, hoger dan 50.000 euro, de mogelijkheid te verbinden om jaarlijks een tussentijdse verantwoording te vragen. Het college moet vooraf bepalen welke vereisten worden gesteld aan de tussentijdse, inhoudelijke en financiële verantwoording.

Artikel 14. Meldingsplicht

De meldingsplicht is bedoeld als tegenhanger van het geven van meer vertrouwen in de vorm van onder andere: het niet standaard verantwoording afleggen bij subsidies tot 5.000 euro, het vragen van minder tussenrapportages en automatische bevoorschotting.

De subsidieontvanger is verplicht tijdig (zonder nodeloos tijdsverloop) te melden bij de gemeente als het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteit niet, niet tijdig, niet geheel of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen zal worden verricht. In dat geval zal de subsidie lager of op nihil worden vastgesteld of zullen nadere afspraken worden gemaakt over het aanpassen van de verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor de uitvoering van de activiteiten. Bij het niet voldoen aan deze meldingsplicht kan, indien dat achteraf mocht blijken, met toepassing van artikel 4:49 Awb alsnog de subsidievaststelling worden ingetrokken, omdat de ontvanger wist en behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was. Terugvordering van de subsidie, inclusief wettelijke rente van het hele subsidiebedrag, kan in zo'n geval proportioneel worden geacht, omdat de ontvanger dan misbruik maakte van het gegeven vertrouwen, dat ten grondslag ligt aan de onderhavige subsidieverordening.

Artikel 15. Overige verplichtingen van de subsidieontvanger

In artikel 14 zijn de overige verplichtingen van de ontvanger van de subsidie opgenomen, als ook de plicht belangrijke wijzigingen te melden aan het college. Overigens moet “schriftelijk” hier niet te letterlijk worden opgevat; een melding per e-mail kan ook voldoende zijn. Niets belet de gemeente om bij twijfel direct contact op te nemen met de subsidieontvanger en om nadere stukken te vragen.

Artikel 16. Verantwoording subsidies tot 5.000 euro

Kenmerkend voor subsidies tot 5.000 euro is dat een bedrag wordt verstrekt en dat de subsidieontvanger achteraf niet standaard verantwoording hoeft af te leggen aan de subsidieverstrekker. De subsidieontvanger hoeft geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) in te dienen. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden bespaard.

In het geval van directe vaststelling (eerste lid, onderdeel a) worden de bewijsstukken van de prestatie direct met de aanvraag meegestuurd. Ook indien de activiteiten nog niet hebben plaatsgevonden, kan onderdeel a worden toegepast. De toepassing is dan onder meer afhankelijk van de aard van de subsidie (bijvoorbeeld een ‘waarderingssubsidie’) en risicoafweging van de subsidieverstrekker. Steekproefsgewijze controle na de vaststelling is mogelijk, maar leidt alleen in bijzondere gevallen, zoals fraude, tot terugvordering.

In het geval van verlening, gevolgd door ambtshalve vaststelling (eerste lid, onderdeel b), wordt in de subsidiebeschikking vermeld wanneer de gesubsidieerde activiteiten moeten zijn verricht. De subsidie wordt vervolgens, binnen 13 weken na de datum waarop de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht, ambtshalve vastgesteld door de subsidieverstrekker.

Door te kiezen voor het systeem van ambtshalve vaststelling is er juridisch meer mogelijkheid om op te treden, indien de gemeente bemerkt dat de activiteit niet (geheel) is gerealiseerd. De subsidie is immers niet bij verstrekking reeds vastgesteld. De subsidieontvanger dient, desgevraagd, op een door het college in de beschikking aangegeven wijze, aan te tonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. De subsidieverstrekker zal steekproefsgewijs van deze bevoegdheid gebruik maken.

Artikel 17. Verantwoording subsidies vanaf 5.000 tot 50.000 euro

In dit artikel is aangegeven op welke wijze de subsidiënt de aan hem verleende subsidie aan het college dient te verantwoorden. Ingevolge artikel 10, eerste lid, wordt de wijze van verantwoording al bij het besluit tot verlening van de subsidie aan de ontvanger bekend gemaakt.

Het tweede lid bepaalt, dat de subsidieontvanger moet aantonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn uitgevoerd. Daarbij zal vooraf door de subsidieverstrekker al moeten zijn aangegeven op welke manieren het aantonen kan plaatsvinden. Er kunnen daarbij verschillende instrumenten worden gebruikt, zoals bestuurs- en activiteitenverslagen, een managementverklaring, een deskundigenverklaring of andere bewijsstukken (bijvoorbeeld een publicatie) enz.

Ingevolge het derde lid kan het college bepalen dat het voor de verantwoording daarvan andere stukken en bewijzen verlangt dan gebruikelijk en uit hoofde van de gewone bedrijfsvoering van de subsidieontvanger al worden opgesteld. Te denken valt aan de verslagen, die rechtspersonen uit hoofde van de wet al dienen op te stellen en die naar gelang van de hoedanigheid van de betreffende rechtspersoon verschillen.

Artikel 18. Verantwoording subsidies vanaf 50.000 euro

Bij subsidies van 50.000 euro of meer wordt uitgegaan van de traditionele afrekening van subsidies, namelijk op basis van gerealiseerde kosten en baten. De vaststelling van de subsidie vindt plaats op basis van uitgevoerde activiteiten en gerealiseerde kosten.

Ten aanzien van de accountantsverklaring is het van belang dat de gemeente en de subsidieontvanger voorafgoede afspraken maken over de wijze van verantwoorden en over de aspecten, die in de controle worden betrokken.

In de regel worden drie niveaus van controle onderscheiden:

1. een getrouwheidsverklaring bij een financiële verantwoording;

2. een rechtmatigheidsverklaring bij een financiële verantwoording;

3. een rechtmatigheidsverklaring bij een financiële verantwoording plus een Assurance-rapport bij het activiteitenverslag.

In de artikelen 15, 16 en 17 is een ander regime voor de verantwoording van subsidies opgenomen. Hiermee is aansluiting gezocht bij de nota ‘Kaderbeheer financieel beheer rijkssubsidies’ in die zin, dat de wijze van verantwoording afhankelijk is gemaakt van de hoogte van de subsidies.

Vanuit het oogpunt van lastenverlichting wordt in lid 3 van de artikelen 16 en 17 geregeld dat ook alternatieve verantwoordingsbewijzen kunnen worden gevraagd. Daarmee geven wij invulling aan het uitgangspunt, dat de verantwoordingslasten in verhouding moeten zijn met de hoogte van het subsidiebedrag.

Artikel 19. Vaststelling subsidie

In dit artikel is geregeld binnen welke termijn het college besluit ter zake van de vaststelling van de subsidie.

Ingevolge het derde lid kan het college, naast deze Algemene subsidieregeling, categorieën van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen voor wie de subsidie wordt vastgesteld zonder dat hiervoor door de subsidieontvanger een aanvraag moet worden ingediend. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden bespaard.

Artikel 20. Standaardberekeningswijzen van uurtarieven en uniforme kostenbegrippen

Een veel gebruikte methode voor de bepaling van de omvang van het subsidiebedrag is de berekening van de (gedeeltelijke) bijdrage aan de werkelijke kosten van subsidiabele activiteiten. Hierbij is een belangrijke basis voor de financiering/subsidie (kostengrondslag) de inzet van personeel. De subsidieontvanger moet zich verantwoorden over het aantal subsidiabele uren en de totstandkoming van de uurtarieven.

Bij het bepalen van de standaardberekeningswijzen voor de berekening van uurtarieven en bij het bepalen van kostenbegrippen wordt aangesloten bij de berekeningswijzen, zoals die in het Rijksbrede subsidiekader worden gehanteerd.

In dit artikel is de Lenferink-norm ook op gesubsidieerde instellingen van toepassing verklaard. Salaristarieven voor bestuur, management en overige medewerkers van gesubsidieerde instellingen welke deze norm overschrijden leiden tot een neerwaartse bijstelling van de subsidiëring.

Bij subsidieverzoeken van instellingen die mogelijkerwijze salariëringen kennen boven bedoelde norm, wordt de betreffende instelling daaromtrent om nadere informatie verzocht.

Artikel 21. Hardheidsclausule

In de hardheidsclausule is aangegeven op welke onderdelen van de regeling deze clausule van toepassing is. De te treffen voorziening, die niet in de verordening is voorzien, dient altijd binnen de doelstellingen van de subsidie te passen. De toepassing van de hardheidsclausule dient beperkt te blijven tot individuele gevallen.

Artikel 22. Intrekking

Het is van belang dat van de vigerende subsidieregeling wordt aangegeven dat deze wordt ingetrokken.

Artikel 23. Overgangsbepalingen, Artikel 24 Inwerkingtreding, Artikel 25 Citeertitel

Voor de hier opgenomen overgangs- en slotbepalingen is gebruik gemaakt van de daarvoor gebruikelijke formuleringen.

Bijlage 2 Beleidsregels ter nadere uitwerking van de Algemene Subsidieverordening Gemeente Leiden 2012

Beleidsregel 1

Rechtspersoonlijkheid

De subsidieaanvrager kan zijn een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid, een groep van natuurlij­ke personen of een natuurlijk persoon.

Bij subsidieverlening aan een groep van natuurlijke personen dient de groep door een van de leden als aanvrager te worden vertegenwoordigd.

De subsidieaanvraag dient te zijn voorzien van naam, adres, woonplaats, bankrekeningnummer en Burger Service Nummer van de vertegenwoordiger van de groep.

Beleidsregel 2

Begroting

De bij een aanvraag om subsidie door de aanvrager te overleggen begroting dient

voorzien te zijn van een - met inbegrip van de aangevraagde subsidie - sluitend

dekkingsplan van de kosten van de activiteiten, waar de subsidie voor wordt

aangevraagd.

Beleidsregel 3Standaardberekeningswijzen van uurtarieven en uniforme kostenbegrippen Standaardberekeningswijzen

Voor de toepassing van de berekeningsmethoden kan het college besluiten dat wordt aangesloten bij de praktijk van de subsidieontvanger. Dat wil zeggen dat de subsidieverstrekker de subsidieontvanger de keuzemogelijkheid kan geven om de subsidiabele kosten volgens één van de drie gestandaardiseerde methodes te berekenen:

a. berekening op basis van integrale kosten;

b. berekening op basis van een uurtarief per kostendrager (bijvoorbeeld loonkosten), vermeerderd met een forfaitair vastgestelde opslag voor indirecte kosten;

c. hanteren van forfaitair vastgestelde uurtarieven, bijvoorbeeld op basis van de Handleiding Overheidstarieven.

Bij de afweging tussen het al dan niet bieden van een keuzemogelijkheid aan de subsidieontvanger weegt de subsidieverstrekker de administratieve en uitvoeringslasten. Zo kan bijvoorbeeld worden gekozen voor het hanteren van forfaitaire elementen, omdat de lasten hierbij voor beide partijen (ontvanger en verstrekker) gering zijn.

Bij het hanteren van de berekeningswijzen b en c worden in de specifieke subsidieregeling vastgesteld:

- het opslagpercentage voor indirecte kosten verplicht toe te passen bij

berekeningsmethode b en

- het uurtarief per kostendrager verplicht toe te passen bij berekeningsmethode c.

Eenduidige definities voor kostenbegrippen

- Subsidiabele kosten: de kosten die bij het verlenen en vaststellen van de subsidie worden meegenomen, respectievelijk de feitelijke hoogte van die kosten.

- Kostendrager: kostenplaats of volume-eenheid voor kostenberekening, bijvoorbeeld personeels-/arbeidsuren, apparaat-/machine-uren en overige kostendragers als output van apparaten en machines en verbruikte materialen.

- Afschrijvingskosten: kosten die de economische waardevermindering weergeven van een investering tegen historische kostprijs gedurende de economische levensduur (periode, waarna de investering economisch verouderd is). De eventuele restwaarde na de economische levensduur hoort niet tot de subsidiabele kosten.

- Loonkosten: de optelsom van de bruto loonkosten, niet winstafhankelijke emolumenten, dan wel extra verdiensten naast het loon, werkgeverslasten, kosten van secundaire arbeidsvoorwaarden en, indien van toepassing, een evenredig deel van de begrote kosten voor een eventuele wachtgelduitkering na ontslag voor personeel, dat werkzaamheden verricht ten behoeve van subsidiabele activiteiten.

- Urenbasis: het aantal werkbare uren per fte per jaar.

- Directe kosten: kosten van een kostendrager en kosten derden, die rechtstreeks aan de subsidiabele activiteit worden toegerekend.

- Indirecte kosten of overhead: kosten die niet rechtstreeks aan een subsidiabele activiteit worden toegerekend, maar via toerekening van een kostendrager.

- Kosten derden: op factuur aantoonbare aan derden verschuldigde kosten, die direct voor de subsidiabele activiteit worden gemaakt, bijvoorbeeld door uitbesteding van een deel van de subsidiabele activiteit en kosten van voor de subsidiabele activiteit geleverde goederen en diensten.

Uniforme forfaitaire elementen voor de berekening van uurtarieven

Forfaitaire elementen zijn hulpmiddelen om de bepaling van de subsidiabele kosten en daarmee het subsidiebedrag te vereenvoudigen en te uniformeren. Voorbeelden zijn: het aantal werkbare uren op jaarbasis, het uurtarief voor categorieën van loonkosten, bijvoorbeeld op basis van de Handleiding Overheidstarieven.

N.B.: Verklaring term forfait en forfaitair

Forfait en forfaitair zijn termen in het Nederlands belastingrecht die worden gebruikt om aan te duiden dat in een bepaald geval niet de werkelijke situatie, maar een veronderstelde situatie de heffingsgrondslag vormt voor belasting. Men neemt bijvoorbeeld niet de reële kosten en baten die samenhangen met een bepaalde situatie als grondslag voor belastingheffing, maar de kosten en baten die een belastingplichtige wordt geacht te hebben genoten of geleden. In het algemeen wordt daarbij een bepaald standaardpercentage toegepast op de bron die de kosten en baten genereert. Aldus kan door een fiscale vuistregel op relatief eenvoudige wijze de hoogte van een heffingsgrondslag of een belasting worden bepaald.

Beleidsregel 4

Begrotingsvoorbehoud

Bij een langlopende subsidie (langer dan 1 jaar) zal in de verleningbeschikking een begrotingsvoorbehoud worden opgenomen, die impliceert dat de subsidie wordt verleend onder het voorbehoud dat de gemeenteraad bij de jaarlijkse begrotingsvaststelling t.a.v. de betreffende subsidie financiële middelen beschikbaar stelt.

Beleidsregel 5

Bevoorschotting

1. Eenmalig verstrekte subsidies van meer dan 5.000 euro worden voor 80% bevoorschot.

2. Jaarlijks verstrekte subsidies van 5.000 euro of meer, maar minder dan 50.000 euro worden in 4 gelijke termijnen van 25 % bevoorschot in de maanden januari, april, juli en oktober.

3. Jaarlijks verstrekte subsidies van 50.000 euro of meer worden in 12 maandelijkse termijnen van 8% bevoorschot, met uitzondering van de maanden mei en december waarbij het bevoorschottingspercentage 10% bedraagt.

(Overeenkomstig het bepaaldeAlgemene Subsidieverordening Gemeente Leiden 2012 worden subsidies tot 5.000 euro direct betaalbaar gesteld, dan wel voor 100% bevoorschot).

Beleidsregel 6

Uitvoeringsovereenkomst

1. Beschikkingen tot verlening van subsidies van 100.000 euro of meer worden van een uitvoeringsovereenkomst voorzien, tenzij het college het aangaan van een uitvoeringsovereenkomst niet noodzakelijk, noch zinvol acht.

2. Ten aanzien van beschikkingen tot verlening van subsidies van minder dan 100.000 euro kan het college besluiten deze van een uitvoeringsovereenkomst te voorzien.

Beleidsregel 7

Gebroken boekjaar

1. Bij jaarlijks verstrekte subsidies, geldt het kalenderjaar als uitgangspunt voor de subsidieverlening.

2. Het college kan op verzoek van een gesubsidieerde instelling een gebroken boekjaar als uitgangspunt voor de subsidieverlening toestaan, indien en voor zover bijzondere omstandigheden van de gesubsidieerde instelling dit rechtvaardigen.

Indien van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt geeft het college daarbij aan welke gevolgen dit heeft t.a.v. de aanpassing van de in de Algemene Subsidieverordening genoemde termijnen en verantwoordingsmomenten, alsmede de wijze van bevoorschotting.

Beleidsregel 8

Weerstandsvermogen

1. Bij de verlening van een subsidie houdt het college rekening met het eigen financieel vermogen van de subsidieaanvrager.

2. Bij jaarlijks verstrekte subsidies wordt een eigen financieel vermogen van de subsidieaanvrager van 10% van de totale jaaromzet als weerstandsvermogen aangemerkt en bij de beoordeling over de hoogte van het te verlenen subsidiebedrag buiten beschouwing gelaten.

Beleidsregel 9

Financiële Verantwoording

De Verantwoording bevat een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden

inkomsten en uitgaven en voor subsidies van € 50.000,= of meer een balans van

het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop, alsmede een

controleverklaring en/of assurancerapport, dan wel een rapport van bevindingen van

een accountant.

Beleidsregel 10

Steekproefsgewijze controle / inrichting administratie

1. Het college zal bij subsidies die direct worden vastgesteld, steekproefsgewijze controleren of de gesubsidieerde activiteiten overeenkomstig de subsidieaanvraag en eventuele overige vereisten en voorwaarden zijn gerealiseerd.

2. De gesubsidieerde instelling dient een deugdelijke administratie te voeren en deze gedurende een periode van 7 jaar te bewaren.

Beleidsregel 11

Actieve terugbetalingactie subsidieontvangers

Indien bij een direct vastgestelde subsidie een instelling een gesubsidieerde activiteit niet of niet geheel uitvoert, als gevolg waarvan het verkregen subsidiebedrag niet of niet geheel is aangewend, draagt de instelling er zorg voor dat het niet dan wel deels niet benutte subsidiebedrag onverwijld aan het college wordt geretourneerd.

Beleidsregel 12

Controleverklaring en/of assurancerapport van een accountant

Bij subsidies van 50.000 euro of meer dient de gesubsidieerde instelling de verantwoording te voorzien van een controleverklaring indien het gaat om de besteding van middelen. Indien de verantwoording betrekking heeft op aantallen / prestatie-indicatoren dient de gesubsidieerde instelling een assurancerapport toe te voegen bij de verantwoording.

In de vaststellingsbeschikking kan de gemeente specifieke aanwijzingen voor de accountant meegeven. Hiermee kan – mede gezien de hoogte van het subsidiebedrag – differentiatie worden aangebracht in de vereisten aan de inhoud van de verklaring en/of het rapport.

Bij subsidies van 100.000 euro of meer kan het college tevens doelmatigheidsaspecten door de gemeentelijke auditpool doen onderzoeken. Voorts kan daarbij worden bezien of de activiteiten van de gesubsidieerde instelling, volgens maatschappelijk aanvaardbare normen en duurzaam plaatsvinden.

Beleidsregel 13

Deelname van personen met een geestelijke of lichamelijke beperking

Het college kan nadere voorwaarden aan de gesubsidieerde instellingen stellen betreffende een zo optimaal mogelijke deelname van en toegankelijkheid voor personen met een geestelijke en/of lichamelijke beperking aan de door de betreffende instelling georganiseerde activiteiten.