Regeling vervallen per 28-07-2015

Organisatiebesluit gemeente Leiden 2012

Geldend van 07-01-2012 t/m 27-07-2015 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2012

Intitulé

Organisatiebesluit gemeente Leiden 2012

Inleiding

In dit organisatiebesluit stelt het college van Burgemeester en Wethouders van Leiden de hoofdstructuur en de aansturing van de ambtelijke organisatie van de gemeente Leiden vast. Uitgangspunt van dit besluit is dat binnen deze hoofdstructuur de inrichting en aansturing van de organisatie de verantwoordelijkheid is van de algemeen directeur/gemeentesecretaris (ad/gs). In dit organisatiebesluit verleent het college de ad/gs machtiging om dit besluit in de mandaatregeling uit te werken en daarmee de werking van de organisatie te regelen. Tegelijk met dit besluit wordt ook de mandaatregeling vastgesteld. De concrete mandaten worden opgenomen in het mandatenregister. Ook het register wordt geactualiseerd; het zal begin 2012 worden vastgesteld. Tezamen vormen deze documenten het formele kader voor de uitvoering van taken, verantwoordelijkheden en  bevoegdheden door de Leidse ambtelijke organisatie. In dit organisatiebesluit wordt eerst een aantal begrippen gedefinieerd die een centrale rol spelen in dit besluit. Daarna wordt de hoofdstructuur en de sturingsrelaties in de top van de organisatie beschreven. De verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor benoeming, schorsing en ontslag van de directeuren ligt bij het college. Daarna geeft het besluit aan welke ondersteuning het college van de algemeen directeur/gemeentesecretaris mag verwachten. Beschreven staat hoe de algemeen directeur/gemeentesecretaris, de concerndirectie en de concerndirecteuren de organisatie aansturen. Het college geeft machtiging aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris om onder voorwaarden budgetten te besteden. Ook stelt het college hoe daarover verantwoording zal worden afgelegd en hoe décharge zal worden verleend. Het besluit sluit af met een paragraaf over concerncontrol. Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2012.

Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leiden,

gelet op het bepaalde in artikel 160 eerste lid van de Gemeentewet,

overwegende dat dit artikel het college de bevoegdheid geeft om nadere regels te stellen over de inrichting van de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de griffie,

overwegende dat er aanleiding is om het besluit ten opzichte van het besluit van 16/6/2009 te actualiseren, in het bijzonder vanwege de invoering van directies,

overwegende dat het gewenst is om het organisatiebesluit van het college specifiek te richten op het domein van het college,  

BESLUIT:

vast te stellen het volgende Organisatiebesluit gemeente Leiden 2012.

Bepalingen

Artikel 1           Begripsbepaling

In dit besluit wordt verstaan onder:

  • a.

    college: het college van burgemeester en wethouders zoals bedoeld in artikel 5 onderdeel c van de Gemeentewet.

  • b.

    portefeuillehouder: lid van het college aan wie een nader omschreven beleidsveld is toegewezen waarvoor hij politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt.

  • c.

    griffie: ambtelijke organisatie-eenheid voor de ondersteuning van de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taken, zoals bedoeld de Wet Dualisering Gemeentebestuur.

  • d.

    algemeen directeur/gemeentesecretaris: de hoogst aangestelde ambtenaar, die benoemd is door het college en belast is met de zorg voor de ambtelijke organisatie en de ondersteuning van het college. Zie ook de Gemeentewet artikelen 102 t/m106.

  • e.

    concerndirecteur: leidinggevende die de algemeen directeur/gemeentesecretaris bijstaat in de uitvoering van diens taken, die verantwoordelijk is voor de resultaten en het middelenbeheer van de aan hem/haar toegewezen directie (en de daartoe behorende organisatieonderdelen) en die verantwoordelijk is voor de resultaten van de aan hem/haar toegewezen begrotingsprogramma’s, andere programma’s en of projecten. Hij/zij heeft hierover een verantwoordingsplicht aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris.

  • f.

    concerndirectie: de algemeen directeur/gemeentesecretaris en de concerndirecteuren vormen de concerndirectie.

  • g.

    concerncontroller: de ambtenaar belast met de interne controle, auditing en onafhankelijke advisering van het college over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het middelenbeleid, het middelenbeheer en de beleidsuitvoering.

  • h.

    directie: bundeling van organisatieonderdelen met samenhangende taken. De directies staan onder hiërarchische leiding van een concerndirecteur en worden gevormd door een aantal afdelingen. Afdelingen kunnen worden ingedeeld in teams en teams in units.

  • i.

    organisatieonderdeel: organisatorische eenheid die is belast met taken op een bepaald werkterrein.

  • j.

    manager organisatieonderdeel: leidinggevende die met het management van een organisatieonderdeel is belast en die een eigen verantwoordingsplicht heeft aan één van de concerndirecteuren of aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris. Bij de gemeentelijke instellingen/bedrijven is geen afdelingsmanager, maar de instellingsdirecteur manager.

  • k.

    Instelling/bedrijf: organisatie-eenheid die is belast met taken op daartoe door het college vastgestelde werkterreinen, waarbij ten opzichte van afdelingen over het algemeen sprake zal zijn van meer uitvoeringsgerichte taken dan van beleidsvormende taken.

  • l.

    Instellings-/bedrijfsdirecteur: leidinggevende die met het management van een instelling is belast en die een eigen verantwoordingsplicht heeft aan één van de concerndirecteuren of aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris. De verantwoordingsplicht is gebaseerd op een managementcontract tussen de algemeen directeur/gemeentesecretaris en instelling.

  • m.

    budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie de bevoegdheid is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.

  • n.

    hiërarchische leiding: het op basis van een formele gezagsrelatie leiding geven aan medewerkers, gericht op het realiseren van doelen waarvoor de hiërarchisch leidinggevende verantwoordelijk is gesteld.

  • o.

    begrotingsprogramma: hoofdstuk uit de programmabegroting dat gericht is op een samenhangende verzameling van (veelal) maatschappelijke doelen en prestaties (bestaande uit activiteiten, maatregelen en projecten) en producten.

  • p.

    bijzonder programma: thematische beleidsopdracht gericht op een samenhangende verzameling van (veelal) maatschappelijke doelen en inspanningen, bestaande uit activiteiten, maatregelen en projecten.

  • q.

    bijzonder project: een unieke opgave, uit te voeren door een opdrachtnemer in opdracht van een bestuurlijk en een ambtelijke opdrachtgever, die zich richt op tijdige realisatie van een vooraf overeengekomen en afdwingbaar resultaat in een tijdelijk samenwerkingsverband tussen mensen.

  • r.

    verbonden partij: een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente Leiden een bestuurlijk en een financieel belang heeft.

§ 1  De ambtelijke organisatie

Artikel 2           Hoofdorganisatiestructuur

  • 1. Er is een griffie voor de ondersteuning van de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taken.

  • 2. De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie van de gemeente Leiden bestaat, behalve uit de griffie, uit:

    • a.

      een algemeen directeur/gemeentesecretaris,

    • b.

      drie concerndirecteuren,

    • c.

      een directieStad,

    • d.

      een directie Dienstverlening,

    • e.

      een directie Bestuur en Concern,

    • f.

      Instellingen en bedrijven/.

Artikel 3           Hiërarchische verhoudingen en sturing

  • 1. De algemeen directeur/gemeentesecretaris staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.

  • 2. De concerndirecteuren zijn hiërarchisch ondergeschikt aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris.

  • 3. De afdelingsmanagers zijn hiërarchisch ondergeschikt aan een concerndirecteur of de algemeen directeur/gemeentesecretaris.

  • 4. De instellings-/bedrijsdirecteuren zijn hiërarchisch ondergeschikt aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris of, indien anders afgesproken, door een concerndirecteur.

  • 5. De afdelingsmanagers en instellings-/bedrijfsdirecteuren zijn binnen hun taakgebied integraal manager die hiërarchisch leiding kunnen geven aan teams en units.

Artikel 4           Mandatering

  • 1. Het college en de burgemeester kunnen de uitoefening van bepaalde bevoegdheden mandateren aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris, aan een portefeuillehouder of aan een bestuur of directie van een verbonden partij. Zij stellen daartoe één of meer mandaatregeling(en) vast.

  • 2. De algemeen directeur/gemeentesecretaris kan zijn bevoegdheden (door)mandateren aan concerndirecteuren, afdelingsmanagers en instellings-/bedrijsdirecteuren. Hij stelt daartoe het mandaatregister vast.

  • 3. Het mandaatregister bevat de financiële mandaten van de concerndirecteuren (onderdeel Budgethouderregeling). Het mandaatregister bevat eveneens de mandaten van de concerndirecteur om het personeelsbeleid uit te voeren.

Artikel 5           Collegevertegenwoordiging deelneming in rechtspersonen

1.Ambtenaren die op voordracht of krachtens directe benoeming deel uitmaken van het bestuur van een verbonden partij in de zin van het Besluit Begroting- en Rekening worden door het college aangewezen, gehoord de Raad. Zij brengen op nader door het college te bepalen wijze verslag uit aan het college over hun werkzaamheden.

§ 2  Algemeen directeur/gemeentesecretaris

Artikel 6           Ondersteuning college

  • 1. De algemeen directeur/gemeentesecretaris is,onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester,verantwoordelijk voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

  • 2. De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

  • 3. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en gedegen advisering aan het college.

  • 4. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de besluiten van het college.

  • 5. De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de besluiten van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college.

  • 6. Tenzij bij afzonderlijke regeling anders is bepaald, zijn bovenstaande bepalingen van overeenkomstige toepassing met betrekking tot door het college ingestelde commissies.

Artikel 7           Aansturing ambtelijke organisatie

  • 1. De algemeen directeur/gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor:

    • a.

      een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

    • b.

      de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan, met inachtneming van het door de bestuursorganen ter zake vastgestelde beleid;

    • c.

      de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;

    • d.

      de juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;

    • e.

      de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

  • 2. De algemeen directeur/gemeentesecretaris is bestuurder zoals bedoeld in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).

  • 3. Het college houdt jaarlijks een functioneringsgesprek met de algemeen directeur/gemeentesecretaris en indien noodzakelijk een beoordelingsgesprek.

Artikel 8           Benoeming, schorsing en ontslag

  • 1. De algemeen directeur/gemeentesecretaris wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

  • 2. De concerndirecteuren en de concerncontroller worden op voordracht van de algemeen directeur/gemeentesecretaris benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

Artikel 9           Vervanging algemeen directeur/gemeentesecretaris/WOR-bestuurder

  • 1. Het college voorziet in aanwijzing van een of meer loco-secretarissen. De loco-secretaris treedt tevens op als vervanger van de gemeentesecretaris bij diens afwezigheid.

  • 2. De loco-secretaris is tevens vervanger als WOR-bestuurder.

§ 3  Concerndirectie

Artikel 10         Concerndirectie en concerndirecteuren

  • 1. De concerndirecteuren zijn als lid van de concerndirectie medeverantwoordelijk voor de aansturing van de organisatie als geheel.

  • 2. De algemeen directeur/gemeentesecretaris kan, gehoord de concerndirectie, besluiten tot het instellen van bijzondere projecten en bijzondere programma’s voor onderwerpen en thema’s met een afdelingsoverstijgende of concernbrede betekenis.

  • 3. De algemeen directeur/gemeentesecretaris en de concerndirecteuren zijn verantwoordelijk voor het resultaat en voor het middelenbeheer van de afdelingen en instellingen/bedrijven waaraan zij hiërarchisch leiding geven.

  • 4. De algemeen directeur/gemeentesecretaris en de concerndirecteuren zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling, het beheer en het resultaat van de begrotingsprogramma’s en bijzondere programma’s en projecten die aan hen zijn toegewezen.

  • 5. De algemeen directeur/gemeentesecretaris en de concerndirecteuren zijn verantwoordelijk voor de voorstellen binnen hun begrotingsprogramma’s die bij het college worden ingediend.

§ 4 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor budgetten

Artikel 11         Budgettoedeling en budgetbevoegdheden

  • 1. Het college geeft de algemeen directeur/gemeentesecretaris mandaat om de gemeentebegroting uit te voeren. Het college stelt hem de bijbehorende budgetten en investeringskredieten ter beschikking.

  • 2. De algemeen directeur/gemeentesecretaris kan de verantwoordelijkheid voor producten, budgetten en investeringskredieten doormandateren aan functionarissen in de organisatie. Hij geeft daarvoor indien nodig nadere kaders in de mandaatregeling en het mandaatregister. Dat onderdeel van mandaatregeling en –register heet de budgethouderregeling.

Artikel 12         Plichten van de budgethouder

1.Het college kan bij investeringsverplichtingen aangeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college.

Artikel 13         Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen

  • 1. Door het college toegewezen budgetten en investeringskredieten mogen niet zonder voorafgaande toestemming van het college worden overschreden, tenzij daar een inkomstencompensatie op hetzelfde beleidsterrein tegenover staat. Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen de toegewezen budgetten te worden opgevangen.

  • 2. Onderschrijdingen van door het college toegewezen budgetten voor uitgaven mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen.

  • 3. Meevallers op specifieke inkomsten mogen niet zonder voorafgaande toestemming van het college worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op toegewezen budgetten en investeringskredieten.

  • 4. Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten gunste respectievelijk ten laste van de algemene middelen.

  • 5. De onder het eerste, tweede, derde en vierde lid genoemde begrotingswijzigingen worden periodiek via het college aan de raad ter vaststelling voorgelegd.

Artikel 14         Verantwoording en décharge

  • 1. De algemeen directeur/gemeentesecretaris legt aan het college door middel van periodieke rapportages tussentijds verantwoording af over de uitvoering en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten.

  • 2. De algemeen directeur/gemeentesecretaris stelt jaarlijks, binnen de door het college vastgestelde termijn en conform de door het college vastgestelde richtlijnen, de jaarstukken op over het gevoerde beheer van de gemeente.

  • 3. Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden, bijvoorbeeld blijkend uit de ‘in controlverklaring’ van de concerncontroller of uit de accountantsverklaring.

  • 4. Het gestelde in het derde lid is niet van toepassing als het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.  

§ 5 Concerncontrol

Artikel 15         Concerncontroller

  • 1. De algemeen directeur/gemeentesecretaris wijst een concerncontroller aan. De concerncontroller is adviseur van de concerndirectie en van het college.

  • 2. De concerncontroller draagt zorg voor de interne controle van de administratieve organisatie/interne beheersing; hij geeft de jaarlijkse ‘in controlverklaring’ af.

  • 3. Voor zaken die te maken hebben met het aangaan van risico’s en de integriteit van het bestuur en de organisatie, heeft de concerncontroller, met vooraf een meldingsplicht aan de gemeentesecretaris, de mogelijkheid zich rechtstreeks tot het college te wenden en te verlangen dat door de concerncontroller verstrekte informatie ter kennis wordt gebracht van de Raad.

  • 4. De concerncontroller adviseert na overleg met de algemeen directeur/gemeentesecretaris gevraagd en ongevraagd het college over de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het middelenbeleid, het middelenbeheer en de beleidsuitvoering. In dit kader doet hij voorstellen aan het college over het (doen) uitvoeren van audits.

§ 6  Vaststelling en ingangsdatum

Artikel 16         Slotbepalingen

  • 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2012.

  • 2. Het ‘ Organisatiebesluit gemeente Leiden vanaf 16-6-2009’ wordt ingetrokken.

Bijlage - Toelichting op de organisatiestructuur (artikel 2)

In het Organisatiebesluit staat niet vermeld welke afdelingen deel uit maken van de directies. Als dat wel het geval zou zijn, dan zou het college over elke verandering in de inrichting van de directies/afdelingen – bijvoorbeeld een verschuiving van een afdeling van de ene naar een andere directie – een besluit moeten nemen. Dat is omslachtig en ook niet juist. Volgens dit Organisatiebesluit is de inrichting van de organisatie binnen de hoofdstructuur de verantwoordelijkheid en bevoegdheid van de algemeen directeur/gemeentesecretaris.

In deze toelichting geven wij aan uit welke afdelingen de directies op dit moment bestaan.

De directie Stad:

· Ruimte- en milieubeleid

· Sociaal en economisch beleid

· Realisatie

· Stedelijk beheer

· Werkvoorbereiding Openbare Ruimte

· Vastgoedontwikkeling en Grondzaken

· Projectmanagementbureau

· Archief

De directie Dienstverlening:

· Service & Informatie

· Backoffice dienstverlening

De directie Bestuur en Concern:

· Strategie en onderzoek

· Concernstaf

· Communicatie

· Kwaliteit, documenten en gegevens

De afdeling Handhaving is niet in een directie ondergebracht. Zij valt hiërarchisch onder de algemeen directeur/gemeentesecretaris. Datzelfde geldt voor het team Openbare orde en veiligheid. 

Er zijn vier instellingen/bedrijven/bedrijven:

· De Zijl Bedrijven (valt onder de directie Dienstverlening)

· Molen De Valk

· Sportbedrijf Leiden

· Stedelijk Museum De Lakenhal

Hieronder staat het organisatieplaatje (3 november 2011) van de gemeente Leiden, inclusief de verbonden partijen, gesubsidieerde instellingen en projecten. Dit plaatje wordt periodiek geactualiseerd.

Organisatieschema 2012