Organisatiebesluit gemeente Leiden

1. Er wordt gewerkt volgens het principe van integraal management.

2. Naast de hiërarchische leidinggevende structuur, wordt tevens gewerkt met project- en programmamanagement, onverlet de in artikel 1 genoemde hiërarchische bevoegdheid. Er is een sturingsfilosofie vastgesteld door de concerndirectie.

1 Op basis van de taken is de organisatie door het college ingedeeld in afdelingen en andere eenheden, inclusief een concernstaf.

2 Het college kan op voorstel van de gemeentesecretaris/algemeen directeur de verdeling van de hoofdtaken aan afdelingen wijzigen.

3 Op basis van de hoofdtaken genoemd in de voorgaande artikelen zijn de afdelingen ingedeeld in teams en een aantal teams in units.

4 De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan in samenhang met de concerndirecteuren de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

5 De gemeentesecretaris/algemeen directeur legt een besluit om de indeling van de organisatie in afdelingen te wijzigen ter goedkeuring voor aan het college.

1. Onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur in samenhang met de concerndirecteuren is het dagelijks beheer van de afdelingen opgedragen aan een afdelingsmanager.

2. Onder de verantwoordelijkheid van een afdelingsmanager kan het dagelijks beheer van een onder hem vallend onderdeel doorgemandateerd zijn aan een met name genoemde functionaris.

1. Het college kan de uitoefening van bepaalde bevoegdheden mandateren aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur of afdelingsmanagers. Zij kunnen op hun beurt deze bevoegdheden aan met name genoemde functionarissen doormandateren. Deze (door)mandatering vindt schriftelijk plaats binnen de kaders van de Algemene wet bestuursrecht, met name art. 10:1t/m12.

2. Bij het in het vorige lid bedoelde mandateringsbesluit kunnen instructies worden gegeven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. De vrijheid van het mandaat wordt altijd beperkt door de gemeentebreed afgesproken kaders/richtlijnen. Tot die instructies behoren in ieder geval tevens eisen ten aanzien van de motivering, de registratie en de wijze van verantwoording van de genomen besluiten en de administratieve organisatie van het bedrijfsvoeringproces waarin de beslissing past.

3. Leidinggevende functionarissen, die met (delen van) een integrale managementtaak zijn belast, kunnen worden gemandateerd voor de aanwending van de middelen die voor de uitoefening van hun taak noodzakelijk zijn. Het vorige artikellid is hierop eveneens van toepassing.

4. De afdeling Juridische en financiële dienstverlening houdt een actueel register bij van de verleende ondermandaten, binnen de daarvoor door de concernstaf vastgestelde kaders.

1. De concerndirecteuren en de concerncontroller worden op voordracht van de gemeentesecretaris/algemeen directeur benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

2. Andere medewerkers worden benoemd, geschorst en ontslagen door de daartoe gemandateerde.

1. De concerndirectie kan besluiten tot het instellen van projecten en programma’s voor onderwerpen en thema’s met een concernbrede of afdelingsoverstijgende betekenis.

2. Een afdelingsmanager kan besluiten tot het instellen van een programma- of projectorganisatie. Indien dit afdelingsoverstijgend is, alleen na overleg met de concerndirectie;

3. De projecten als bedoeld in het eerste lid en uitgevoerd door medewerkers van projectmanagementbureau worden ondersteund door een projectcontroller;

4. De projectcontroller bevordert en bewaakt zelfstandig de doel- en rechtmatigheid van het project

1. Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt de gemeentesecretaris/algemeen directeur in samenspraak met de concerndirecteuren welke organisatieonderdelen ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ondersteunende werkzaamheden verrichten.

2. Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen worden door het college aangewezen, gehoord de Raad, en zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van die rechtspersoon.

1. De gemeentesecretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester de verantwoordelijkheid voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

2. De gemeentesecretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en gedegen advisering aan het college.

4. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de besluiten van het college.

5. De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de besluiten van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college.

1. Ten aanzien van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie heeft de gemeentesecretaris/algemeen directeur, als gemeentesecretaris/algemeen directeur, de eindverantwoordelijkheid voor:

a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

b. de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen ter zake vastgestelde beleid;

c. de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;

d. de juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;

e. de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

2. Het college houdt jaarlijks een functioneringsgesprek en een gesprek over het persoonlijk ontwikkelingsplan met de gemeentesecretaris directeur en indien noodzakelijk een beoordelingsgesprek.

1. Het college regelt op voorstel van de gemeentesecretaris de vervanging van de gemeentesecretaris (gemeentewet art. 106).

2. De in lid 1 aangewezen vervanger is tevens vervanger als WOR-bestuurder en adviseert het college bij haar vergadering.

3. Het college voorziet in aanwijzing van een loco-secretaris ter ondersteuning van de gemeentesecretaris directeur m.b.t. de taken in artikel 12 van dit besluit.

4. Bij ziekte of afwezigheid van de algemeen directeur wordt hij als voorzitter van de concerndirectie vervangen door een van de concerndirecteuren. De algemeen directeur voorziet in een volgorde van vervanging na overleg met de concerndirectie en doet daarvan mededeling aan het college.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de concerndirecteuren vormen de concerndirectie. De concerncontroller is adviseur .

2. De algemeen directeur is voorzitter van de concerndirectie.

3. De algemeen directeur voert periodiek functioneringsgesprekken en indien noodzakelijk beoordelingsgesprekken met de concerndirecteuren.

4. De concerndirectie legt in een protocol de eigen werkwijze vast. De gemeentesecretaris/algemeen directeur regelt de gang van zaken en zorgt dat de betrokkenen uitgenodigd worden.

5. De voorzitter van de concerndirectie stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van de concerndirectie vast. Ieder lid van de concerndirectie kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen.

6. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, kan de voorzitter andere dan de in het eerste lid genoemde leden uitnodigen om aan een vergadering van de concerndirectie deel te nemen.

7. De voorzitter bevordert de collegiale besluitvorming in de directie, maar heeft uiteindelijk zelf de eindverantwoordelijkheid voor de benodigde besluiten.

8. Bij afwezigheid van een concerndirecteur wordt zijn/haar functie uitgeoefend door één van de andere concerndirecteuren. Deze vervanging wordt door de algemeen directeur geregeld en meegedeeld aan het college.

9. De concerndirectie voert periodiek overleg met het college.

1. Onder de verantwoordelijkheid van de directie berust de zorg voor de aan de afdeling toegewezen taken en bestuursopdrachten bij de afdelingsmanager, waaronder het middelen beheer, het beheer van vermogenswaarden en de administratie van zijn afdeling, met in achtneming van de gemeentebrede kaders die daar voor gelden. Deze zorg omvat mede de zorg voor de administratieve organisatie en het planning en control systeem. De afdelingsmanager is hiervoor resultaatverantwoordelijk.

2. De afdelingsmanager is belast met het opstellen van een procedure waarin wordt aangegeven op welke wijze de afdeling omgaat met vragen, suggesties en klachten van burgers en hoe het bestuur over deze burgerreacties wordt geïnformeerd.

3. De afdelingsmanager draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen die bij het college worden ingediend, op:

- tijdigheid, de juistheid, de volledigheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;

- juridische- en de financiële rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid,

- aanwijzing van ambtenaren, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

4. De concerndirectie houdt jaarlijks een functioneringsgesprek, een gesprek over het persoonlijk ontwikkelingsplan en een beoordelingsgesprek met de afdelingsmanager en met de concerncontroller

1. Voor het financieel beheer worden onderscheiden de functies concerncontroller, afdelingsmanager juridische en financiële dienstverlening, treasurer, administrateur en kassier. Een functionaris kan meerdere functies toegewezen krijgen, indien dit niet strijdig is met de uitgangspunten van functiescheiding.

2. De functies van concerncontroller, afdelingsmanager juridische en financiële dienstverlening en administrateur zijn onverenigbaar met die van treasurer en kassier alsmede met enige andere de functiescheiding wezenlijk aantastende functie. De functies treasurer en de kassier zijn onverenigbaar met het budgethouderschap.

3. De functies concerncontroller en treasurer worden exclusief aan de concernstaf toegewezen.

4. Bij afwezigheid van de concerncontroller wordt zijn taak waargenomen door een strategische middelenadviseur uit de Concernstaf.

1. Een administrateur draagt de zorg voor het voeren van de financiële administratie van één of meer afdelingen en neemt hierbij de functionele richtlijnen en de aanwijzingen van de concerncontroller in acht.

2. Een administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig verwerken van de gegevens in de administratie.

3. Een administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig verstrekken van de gegevens uit de administratie aan de het afdelingsmanager Juridische en financiële dienstverlening en de afdelingsmanagers/budgethouders, de beheerder en de concerncontroller.

1. De financiële administratie van de gemeente bestaat uit de gemeentelijke financiële administratie, waarin opgenomen de administratie van de gemeente als geheel en de verbijzonderde administraties;

2. Iedere afdeling kan een per afdeling verbijzonderde administratie voeren.

3. Iedere administratie wordt gevoerd overeenkomstig het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, de verordening opgesteld op grond van artikel 212 Gemeentewet en de inrichtingseisen zoals vastgesteld door de concerncontroller.

1. Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en investeringsplan stelt het college de productenraming en de investeringskredieten vast. Het college wijst de producten met bijbehorende budgetten uit de productenraming en de investeringskredieten toe aan de afdelingen;

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan ter uitvoering van projecten en programma’s als bedoeld in artikel 9, eerste lid, budgetten van afdelingen aan ambtelijk opdrachtgevers toewijzen.

1. De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken door een budgethouder vindt plaats binnen de kaders het verleende (onder)mandaat en het inkoopreglement van de gemeente.

2. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een budgethouder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling.

3. Het college kan bij investeringsverplichtingen aangeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college.

4. Een budgethouder informeert de concerndirectie tijdig over de door hem/haar verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

1. Door het college toegewezen budgetten en investeringskredieten mogen niet zonder voorafgaande toestemming van het college worden overschreden, tenzij daar een inkomstencompensatie op hetzelfde beleidsterrein tegenover staat. Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen de toegewezen budgetten te worden opgevangen.

2. Onderschrijdingen van door het college toegewezen budgetten voor uitgaven mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen.

3. Meevallers op specifieke inkomsten mogen niet zonder voorafgaande toestemming van het college worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op toegewezen budgetten en investeringskredieten.

4. Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten gunste respectievelijk ten laste van de algemene middelen.

5. De onder het eerste, tweede, derde en vierde lid genoemde begrotingswijzigingen worden periodiek via het college aan de raad ter vaststelling voorgelegd.

1. Iedere afdeling legt door middel van een periodieke rapportage tussentijds verantwoording af over de uitvoering en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten aan de concerndirectie, die hierover verantwoording aflegt aan B&W.

2. De concernstaf legt door middel van een periodieke rapportage tussentijds verantwoording af over de uitvoering van de begroting van de gemeente.

3. Iedere afdeling stelt jaarlijks, binnen de door het college gestelde termijn en conform de door het college gegeven richtlijnen een jaarrapportage samen over het gevoerde beheer. Onverminderd de verantwoordelijkheid van het college ligt de eindverantwoordelijkheid van de jaarrapportage van een afdeling bij de concerndirectie. De jaarrapportages dienen voor het afleggen van verantwoording aan het college over de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten en de hiermee bereikte doelen.

4. De directie stelt jaarlijks, binnen de door het college vastgestelde termijn en conform de door het college vastgestelde richtlijnen de jaarstukken op over het gevoerde beheer van de gemeente.

5. Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden.

6. Het gestelde in het vijfde lid is niet van toepassing voor die afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.

1. Een afdelingsmanager voert de door het college en/of de raad en/of de concerndirectie genomen besluiten uit.

2. Een afdelingsmanager legt periodiek via de budgetcyclus verantwoording af aan het college over de beleidsvoorbereiding, de uitvoering van het vastgestelde beleid en het beheren van (delen van) de afdeling of een project of programma waarvoor hij/zij de verantwoordelijkheid heeft.

1. De concerncontroller draagt de zorg voor:

a. de financiële planning van de gemeente als geheel en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning en het beleid en de plannen ten aanzien van de middelen;

b. de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en toereikendheid van de gevoerde administraties en verstrekte informatie;

c. de opzet en de werking van de administratieve organisatie (inclusief interne controle) en van het planning en control systeem voor de gemeente als geheel; hij geeft de jaarlijkse in controlverklaring af;

d. het opzetten en het doen functioneren van een budgetsysteem voor de gemeente als geheel.

b. de kaderstelling ten behoeve van de gemeentebegroting en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplannen.

c. de kaderstelling voor het opstellen van de rapportages en de jaarstukken (de jaarrekening en het jaarverslag) voor de gemeente als geheel,

d. de kaderstelling ten behoeve van het voeren van de gemeentelijke financiële administratie,

e. hij is eerste aanspreekpunt voor de externe accountant.

2. De concerncontroller draagt zorg voor de opzetten van de administratieve organisatie en het planning en control systeem vast in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan het college voorgelegd.

3. De concerncontroller bewaakt de eenheid in administratie, bevordert de doelmatigheid van het beheer van vermogenswaarden en de afstemming over de informatieverzorging.

4. De concerncontroller geeft hiërarchisch leiding aan het team Middelen en Control.

5. De concerncontroller is als adviseur van het college gemachtigd punten te agenderen voor de vergaderingen van het college. M.b.t. zaken, die te maken hebben met het aangaan van risico’s en de integriteit van het bestuur en de organisatie, heeft de concerncontroller, met vooraf een meldingsplicht aan de gemeentesecretaris, de mogelijkheid zich rechtstreeks tot het college te wenden en te verlangen dat door de concerncontroller verstrekte informatie ter kennis wordt gebracht van de Raad.

6. De concerncontroller adviseert na overleg met de algemeen directeur gevraagd en ongevraagd het college over de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het middelenbeleid, de bedrijfsvoering en de beleidsuitvoering. In dit kader doet hij voorstellen aan het college over het (doen) uitvoeren van audits.

1. Het college kan aan de ambtelijke organisatie een bestuursopdracht geven via de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

2. Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng van de organisatie bij de uitvoering van de opdracht.

3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur zet de bestuursopdracht uit in de organisatie.

1. Ten behoeve van aangelegenheden die de ambtelijke organisatie aangaan is een Ondernemingsraad ingesteld en wordt overleg met de vakbonden, het Georganiseerd Overleg, gevoerd. Het overleg met de vakbonden betreft alleen de rechtspositionele aangelegenheden.

2. De bevoegdhedenverdeling tussen Ondernemingsraad en Georganiseerd Overleg is vastgelegd in een convenant.

3. De rechten en bevoegdheden van de Ondernemingsraad vloeien voort uit de wet.

4. De werkwijzen van de Ondernemingsraad is neergelegd in het reglement Ondernemingsraad gemeente Leiden.

5. Het Georganiseerd Overleg voert overleg met de wethouder met personeelszaken in de portefeuille, de Ondernemingsraad voert overleg met de bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden, dit is voor de Ondernemingsraad gemeente Leiden de gemeentesecretaris/algemeen directeur

1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2008.

2. Specifieke regelingen bepalen naast dit organisatiebesluit de verdere inrichting.