Organisatiebesluit gemeente Leiden 2015

Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leiden;

gelezen het voorstel ‘Bevoegdhedenkader’ van 13 april 2015;

gelet op het gestelde in de Gemeentewet en de Algemene Wet Bestuursrecht;

besluiten vast te stellen:

Organisatiebesluit gemeente Leiden 2015 met daarin de instructie aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur (Gemeentewet artikel 103 lid 2).

 

Paragraaf 1

 

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze regeling en het bijbehorende register wordt verstaan onder:

• a.

  college: het college van burgemeester en wethouders van Leiden zoals bedoeld in artikel 5 onderdeel c van de Gemeentewet;

• b.

  burgemeester: de burgemeester van Leiden als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte;

• c.

  portefeuillehouder: lid van het college aan wie een nader omschreven beleidsveld is toegewezen waarvoor hij politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt;

• d.

  griffier: ambtenaar, die is benoemd door de gemeenteraad en belast is met de eindverantwoordelijkheid voor de ondersteuning van de gemeenteraad en de leiding van de griffie. Zie ook de Gemeentewet artikelen 107-107e;

• e.

  griffie: ambtelijke organisatie-eenheid voor de ondersteuning van de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taken;

• f.

  gemeentesecretaris/algemeen directeur: de ambtenaar, die benoemd is door het college en belast is met de zorg voor de ondersteuning van het college en leiding van de ambtelijke organisatie. Zie ook de Gemeentewet artikelen 100, 101,102 t/m106;

• g.

  concerncontroller: de ambtenaar die door het college benoemd is en belast is met de interne controle, auditing en onafhankelijke advisering van het college over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het middelenbeleid, het middelenbeheer en de beleidsuitvoering. Zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn geregeld in dit besluit en in de budgethouderregeling.

• h.

  Interne accountant: ambtenaar, tevens Registeraccountant, door het college benoemd, belast met het borgen van de objectiviteit, deskundigheid en kwaliteit van de interne auditfunctie van de gemeente, gericht op het ‘Leiden in control’-traject en onafhankelijke advisering van het college hierover. Zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn geregeld in dit besluit en in het jaarlijks te actualiseren Algemeen Controleplan.

• i.

  cluster: bundeling van organisatieonderdelen met samenhangende taken. De clusters staan onder hiërarchische leiding van een directeur en kunnen meer resultaatverantwoordelijke teams omvatten;

• j.

  directeur van een cluster: de hoogste leidinggevende van een cluster die de gemeentesecretaris/algemeen directeur bijstaat in de uitvoering van diens taken, die verantwoordelijk is voor de aan hem toegewezen begrotingsprestaties, de daarmee gemoeide middelen en de aansturing van de eventueel tot het cluster behorende teams en de hem toegewezen programma’s en projecten. Hij heeft hierover een verantwoordingsplicht aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur;

• k.

  resultaatverantwoordelijk team: organisatieonderdeel van een cluster waaraan een teammanager leiding geeft.

• l.

  teammanager: de manager van een resultaat verantwoordelijk team is als hiërarchisch leidinggevende verantwoordelijk voor het behalen van de aan hem door de directeur opgedragen resultaten, de aansturing van de aan hem opgedragen projecten en programma’s en voor het beheer en de inzet van de daarmee gemoeide middelen. Hij heeft hierover een verantwoordingsplicht aan de directeur van zijn cluster;

• m.

  resultaatverantwoordelijke unit: bij uitzondering kan een resultaatverantwoordelijk team een of meer taakgerichte units omvatten die belast is/zijn met een uitvoeringsgerichte (deel)taak;

• n.

  unitleider: de unitleider is als hiërarchisch leidinggevende van een unit verantwoordelijk voor het behalen van de aan hem door de teammanager opgedragen resultaten, de aansturing van de aan hem opgedragen projecten en voor het beheer en de inzet van de daarmee gemoeide middelen. Hij heeft hierover een verantwoordingsplicht aan de teammanager;

• o.

  projectbureau: levert programmamanagement, projectmanagement en projectondersteuning binnen de financiële en overige kaders die daarvoor gelden. Het projectbureau werkt op basis van een managementcontract dat afgesloten wordt met de gemeentesecretaris/algemeen directeur;

• p.

  manager projectbureau: de leidinggevende die met het management van het projectbureau is belast. Hij heeft een verantwoordingsplicht over de uitvoering van zijn managementcontract aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en legt aan hem over zijn functioneren verantwoording af;

• q.

  concernstaf: biedt strategisch advies en ondersteuning aan het college en de ambtelijke organisatie, doet beleidsonderzoek , adviseert over kaders voor bedrijfsvoering en controleert de naleving van afspraken en is opdrachtgever van een aantal instellingen en bedrijven waaronder Servicepunt71;

• r.

  manager concernstaf: de leidinggevende die met het management van de concernstaf is belast. Hij legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• s.

  instelling/bedrijf: een organisatie-eenheid die is belast met specifieke taken op een bepaald werkterreinen. Deze eenheid werkt op basis van een managementcontract dat afgesloten wordt met de gemeentesecretaris/algemeen directeur en een directeur.

• t.

  directeur van een instelling/bedrijf: leidinggevende die met het management van een instelling/bedrijf is belast. Hij heeft een verantwoordingsplicht over de uitvoering van zijn managementcontract aan een directeur en legt over zijn functioneren verantwoording af aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur;

 

• u.

  ambtelijk opdrachtgever: een door de gemeentesecretaris/algemeen directeur, clusterberaad of directeur aangewezen medewerker die ambtelijk opdracht geeft aan projecten en programma’s zoals bedoeld in dit besluit en verder uitgewerkt in het Handboek Projectmatig Werken;

 

• v.

  ambtelijk opdrachtnemer: een door de ambtelijk opdrachtgever aangewezen medewerker die al dan niet in dienst is bij de gemeente Leiden en die een programma of een project uitvoert zoals bedoeld in het Handboek Projectmatig Werken;

 

• w.

  medewerker: een functionaris van de gemeente niet zijnde gemeentesecretaris/algemeen directeur, clustermanager, resultaatverantwoordelijk teammanager of resultaatverantwoordelijke unitleider;

 

• x.

  clusterberaad: de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeuren vormen het clusterberaad. De leidinggevenden gemeentelijke instellingen, bedrijven, projectbureau en concernstaf (genoemd onder art. 2 lid 2, A t/m I) hebben als adviseur een ‘open uitnodiging’ voor de vergaderingen van het clusterberaad. De concerncontroller is adviseur van het clusterberaad;

• y.

  hiërarchische leiding: het op basis van een formele gezagsrelatie leiding geven aan medewerkers, gericht op het realiseren van de resultaten waarvoor de hiërarchisch leidinggevende verantwoordelijk is gesteld;

 

• z.

  bevoegdhedenregeling: regeling die het mogelijk maakt om publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden aan functionarissen in de organisatie toe te kennen zodat zij in staat zijn hun taken rechtmatig uit te voeren. In de Bevoegdhedenregeling worden richtlijnen gegeven voor de uitoefening van die bevoegdheden;

 

• aa.

  budgethouderregeling: in de budgethouderregeling worden door de gemeentesecretaris/algemeen directeur, in aanvulling op dit besluit en op de bevoegdhedenregeling, richtlijnen gegeven voor de uitoefening van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden door budgethouders;

• bb.

  bevoegdhedenregister: het register bevat een beschrijving van de bevoegdheden van portefeuillehouders, leidinggevenden en medewerkers van de gemeente om namens het college rechtshandelingen te verrichten. Het register wordt voor zover het gaat om bevoegdheden voor portefeuillehouders en de gemeentesecretaris/algemeen directeur vastgesteld en gewijzigd door het college en voor zover het gaat om gaat om bevoegdheden in de ambtelijke organisatie door de gemeentesecretaris/algemeen directeur of door zijn vervanger;

 

• cc.

  mandaat: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester publiekrechtelijke besluiten te nemen;

 

• dd.

  volmacht: een schriftelijke verklaring dat een volmachtgever een andere de bevoegdheid geeft om als gevolmachtigde namens hem bepaalde rechtshandelingen te verrichten; 

 

• ee.

  machtiging: een verklaring dat een persoon een andere de bevoegdheid geeft om namens hem bepaalde feitelijke handelingen te verrichten;

 

• ff.

  attributie: de rechtstreekse toekenning van een bevoegdheid tot rechtspraak of bestuur.

 

• gg.

  budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie ter uitvoering van een specifieke taak de verantwoordelijkheid voor besteding en beheer van financiële middelen is toegekend;

 

• hh.

  budgetbeheerder: functionaris belast met het beheer van een budget in opdracht van de budgethouder;

 

• ii.

  beoordelaar: De beoordelaar is de ambtenaar die kan bevestigen dat de geleverde dienst of goed is ontvangen en dat de ontvangen factuur juist is. In de regel codeert de beoordelaar de uitgave/factuur ten behoeve van de boeking in de gemeentelijke administratie;

 

• jj.

  procuratiehouder: de procuratiehouder is een lid van het cluster die verantwoordelijk is voor het behalen van afgesproken prestaties van zijn cluster. Hij is bevoegd te handelen uit naam van het betreffende bedrijf. Deze bevoegdheid wordt verleend door de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De bevoegdheid wordt vastgelegd bij de Kamer van Koophandel;

 

• kk.

  vier-ogenprincipe: controlemethode waarbij twee collega’s ieder afzonderlijk en zelfstandig de benodigde gegevens verifiëren om te voorkomen dat één persoon de regeling naar eigen interpretatie kan toepassen;

 

• ll.

  rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving, waaronder ook gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en Collegebesluiten.

 

Paragraaf 2

 

Artikel 2 Hoofd-organisatiestructuur

• 1.

  Er is een griffie voor de ondersteuning van de raad en voor de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taken.

• 2.

  De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie van de gemeente Leiden bestaat, behalve uit de griffie, uit een gemeentesecretaris/algemeen directeur uit de volgende organisatieonderdelen:

  • A.

    een cluster belast met taken op het gebied van publieke dienstverlening, handhaving en veiligheid,

  • B.

    een cluster belast met taken op het gebied van ruimtelijke ontwikkeling, economie, verkeer, cultuur en accommodatieontwikkeling,

  • C.

    een cluster belast met taken op het gebied van zorg & welzijn, participatie, werk en onderwijs,

  • D.

    een cluster belast met taken op het gebied van stedelijk beheer en het beheer van vastgoed, inclusief sportaccommodaties,

  • E.

    een projectbureau belast met taken op het gebied van programma’s en projecten;

  • F.

    een concernstaf;

  • G.

    een bedrijf De Zijlbedrijven;

  • H.

    een instelling Erfgoed Leiden en Omstreken;

  • I.

    een instelling Museum De Lakenhal.

 

Artikel 3 Hiërarchische verhoudingen en sturing

• 1.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie en geeft uit dien hoofde hiërarchisch leiding aan de leidinggevenden van de organisatieonderdelen A. t/m I. die vermeld staan in artikel 2 lid 2.

• 2.

  De leidinggevenden van de organisatie-eenheden A. t/m I. geven hiërarchisch leiding aan de managers van de resultaatverantwoordelijke teams binnen de betreffende eenheid.

• 3.

  De managers van de resultaatverantwoordelijke teams geven hiërarchisch leiding aan hun medewerkers, waaronder unitleiders voor zover daarvan binnen hun team sprake is.

• 4.

  De managers van de resultaatverantwoordelijke units geven hiërarchisch leiding aan hun medewerkers.

 

Artikel 4 Mandatering

• 1.

  Het college en de burgemeester geven de algemeen directeur/gemeentesecretaris mandaat om de gemeentebegroting uit te voeren. Het college stelt hem de bijbehorende budgetten en investeringskredieten ter beschikking.

• 2.

  Het college en de burgemeester kunnen de uitoefening van bevoegdheden mandateren. Zij stellen daartoe een Bevoegdhedenregeling en een bijbehorend bevoegdhedenregister deel A met een overzicht van de verleende bevoegdheden vast.

• 3.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan zijn bevoegdheden (door)mandateren aan ambtenaren van de gemeente. De bevoegdheden worden vastgelegd in het bevoegdhedenregister deel B.

• 4.

  Het bevoegdhedenregister bevat eveneens de mandaten aan de leidinggevenden van de organisatie eenheden A. t/m I. om het personeelsbeleid uit te voeren.

• 5.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt een Budgethouderregeling vast voor de gemeentelijke ambtelijke organisatie.

 

Artikel 5 Collegevertegenwoordiging deelneming in rechtspersonen

1. Ambtenaren die op voordracht of krachtens directe benoeming deel uitmaken van het bestuur van een samenwerkingsverband op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen worden door het college aangewezen, gehoord de Raad. Zij brengen op nader door het college te bepalen wijze verslag uit aan het college over hun werkzaamheden.

 

Paragraaf 3

 

Artikel 6 Ondersteuning college

• 1.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur staat het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde (Gemeentewet artikel 103 lid 1).

• 2.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is in de vergadering van het college aanwezig (Gemeentewet artikel 104).

• 3.

  De stukken die van het college uitgaan, worden door de burgemeester ondertekend en door de gemeentesecretaris medeondertekend, tenzij de ondertekening is opgedragen aan een ander lid van het college, alleen aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur of aan één of meer andere gemeenteambtenaren (Gemeentewet artikel 59a).

• 4.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat burgemeester en de leden van het college over alle informatie beschikken die zij nodig hebben om hun verantwoordelijkheden goed uit te oefenen.

• 5.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor een tijdige en gedegen advisering aan de burgemeester en het college.

• 6.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de besluiten van het college en van de burgemeester.

• 7.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de besluiten van het college en van de burgemeester in een besluitenlijst en voor het openbaar maken van die besluitenlijst.

 

Artikel 7 Aansturing ambtelijke organisatie

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor:

• a.

  een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van het college en de burgemeester;

• b.

  de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan, met inachtneming van het door de bestuursorganen ter zake vastgestelde beleid;

• c.

  de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;

• d.

  de juridische en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;

• e.

  de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

2.De gemeentesecretaris/algemeen directeur is bestuurder zoals bedoeld in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).

3. Het college houdt jaarlijks functioneringsgesprekken met de algemeen directeur/gemeentesecretaris en indien noodzakelijk een beoordelingsgesprek.

 

Artikel 8 Clusterberaad

• 1.

  De samenstelling van het clusterberaad is omschreven in artikel 1 (definities).

• 2.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is de voorzitter van het clusterberaad.

• 3.

  Het clusterberaad is onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoordelijk voor:

  • a.

    de borging van de integrale advisering aan het college, de uitvoering van het collegebeleid en de dienstverlening aan burger en de efficiëntie en effectiviteit van de daarmee samenhangende bedrijfsvoering. Dit alles binnen de wettelijke kaders, het door de gemeenteraad vastgestelde beleid en de gemeentebegroting.

  • b.

    de advisering over en de uitwerking van het strategische beleid van de gemeente;

  • c.

    het onderhouden van goede relaties met voor de gemeente van belang zijnde organisaties;

  • d.

    de zorg van de algehele personeelsontwikkeling;

  • e.

    de bevordering en verzekering van de integriteit in de ambtelijke organisatie.

• 4.

  Het clusterberaad is in verband met deze verantwoordelijkheden bevoegd tot het nemen van besluiten. Deze besluiten worden genomen bij consent. Indien geen consent wordt bereikt, besluit de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• 5.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan, gehoord het clusterberaad, besluiten tot het instellen van bijzondere projecten en programma’s voor onderwerpen en thema’s die een cluster overstijgen.

 

Artikel 9 Verantwoording en décharge

• 1.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur legt aan het college en de burgemeester door middel van periodieke rapportages tussentijds verantwoording af over de uitvoering van activiteiten en prestaties en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten.

• 2.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt jaarlijks, binnen de door het college vastgestelde termijn en conform de door het college vastgestelde richtlijnen, de jaarstukken op over het gevoerde beheer van de gemeente.

• 3.

  Door aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, verlenen het college en de burgemeester décharge aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur voor het gevoerde beheer en de administratie. Voorwaarde voor deze décharge is dat er geen belemmeringen zijn voor de goedkeurende controleverklaring van de externe accountant.

• 4.

  Het gestelde in het derde lid is niet van toepassing als het college en/of de burgemeester vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de jaarstukken (bestaande uit het verslag en de rekening).

 

Artikel 10 Benoeming, schorsing, vervanging en ontslag

• 1.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

• 2.

  Het college regelt de vervanging van de gemeentesecretaris/algemeen directeur (Gemeentewet artikel 106.)

• 3.

  De hoogste leidinggevenden van de organisatieonderdelen A t/m I, de concerncontroller en de interne accountant worden op voordracht van de gemeentesecretaris/algemeen directeur benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

• 4.

  De hoogste leidinggevenden van de organisatieonderdelen A t/m I worden verticaal – naar boven of naar beneden – vervangen bij afwezigheid. De overige leidinggevenden worden horizontaal – op hetzelfde niveau – vervangen bij afwezigheid.

 

Paragraaf 4

 

Artikel 11 Concerncontroller

• 1.

  De concerncontroller adviseert het college en maakt als adviseur deel uit van het clusterberaad .

• 2.

  De concerncontroller draagt zorg voor de interne controle van de administratieve organisatie/interne beheersing.

• 3.

  Voor zaken die te maken hebben met het aangaan van risico’s en de integriteit van het bestuur en de organisatie, heeft de concerncontroller, met vooraf een meldingsplicht aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de mogelijkheid zich rechtstreeks tot het college te wenden en te verlangen dat door de concerncontroller verstrekte informatie ter kennis wordt gebracht van de Raad.

• 4.

  De concerncontroller adviseert na overleg met de gemeentesecretaris/algemeen directeur gevraagd en ongevraagd het college over de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het middelenbeleid, het middelenbeheer en de beleidsuitvoering. In dit kader doet hij voorstellen aan het college over het (doen) uitvoeren van audits.

• 5.

  De concerncontroller wijst zelf een vervanger aan.

 

Paragraaf 5

 

Artikel 12 Interne accountant

• 1.

  De Interne accountant is belast met de uitvoering van de interne audit functie en wordt binnen het team Strategie Middelen en Control gepositioneerd. De interne accountant zorgt voor de toetsing die voorafgaat aan de door het college af te geven ‘in controlverklaring’ die wordt afgegeven op grond van de Financiële verordening (ex artikel 212 GW) en rapporteert zijn bevindingen jaarlijks tussentijds via een managementletter en na afronding van het begrotingsjaar via een verslag van bevindingen aan het college en de Raad.

• 2.

  Voor zaken die te maken hebben met de financiële rechtmatigheid en getrouwheid van financiële transacties en met de integriteit van het bestuur en de organisatie, heeft de interne accountant, met vooraf een meldingsplicht aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de mogelijkheid zich rechtstreeks tot het college te wenden en te verlangen dat door de interne accountant verstrekte informatie ter kennis wordt gebracht van de Raad.

 

Paragraaf 6

 

Artikel 13 Intrekking oude regeling

• 1.

  Het besluit ‘Organisatiebesluit Leiden 2014’ wordt op 1 juli 2015 ingetrokken.

• 2.

  Dit besluit treedt in werking op 1 juli 2015.

 

Artikel 14 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Leiden 2015.