Regeling vervallen per 01-11-2016

Bevoegdhedenregeling gemeente Leiden juli 2015

Geldend van 25-08-2017 t/m 31-10-2016 met terugwerkende kracht vanaf 01-07-2015

Intitulé

Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leiden en de Burgemeester van Leiden, elk voor wiens bevoegdheid het betreft,

gelet op het bepaalde in de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht en het Burgerlijk wetboek;

gezien het advies van het clusterberaad;

overwegende,

  • -

    dat het college een Organisatiebesluit Gemeente Leiden heeft vastgesteld;

  • -

    dat daarin de organisatiestructuur van het ambtelijk apparaat van de gemeente Leiden is beschreven;

  • -

    dat het nodig is om publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden aan functionarissen in de organisatie toe te kennen om hen in staat te stellen hun taken rechtmatig uit te voeren;

 

besluiten vast te stellen:

 

de Bevoegdhedenregeling gemeente Leiden 2015

Paragraaf 1

 

Artikel 1 Begripsomschrijving

Om te voorkomen dat in de Bevoegdhedenregeling definities uit elkaar gaan lopen staan zij alleen in het Organisatiebesluit.

 

Paragraaf 2

 

Artikel 2 Relatie college en organisatie

  • 1.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft als taakstellende opdracht om binnen de vastgestelde begroting voor de benoemde programma’s, beleidsterreinen en activiteiten de daarbij horende prestaties uit te (doen) voeren met inachtneming van de daarbij beoogde maatschappelijke effecten. Het college stelt hem de bijbehorende budgetten en investeringskredieten, zoals in de begroting bepaald door de gemeenteraad, ter beschikking.

  • 2.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan functionarissen in de organisatie autoriseren om budgetten en investeringskredieten te besteden. In bijzondere omstandigheden kan het college besluiten hiervan af te wijken.

  • 3.

    De directeur die optreedt als eerste vervanger van de gemeentesecretaris/ algemeen directeur vervangt de gemeentesecretaris/algemeen directeur als eerste budgethouder bij diens afwezigheid.

  • 4.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur rapporteert over de uitvoering van zijn opdracht als bedoeld in lid 1 aan het college door middel van Bestuursrapportages.

 

Artikel 3 Algemeen

  • 1.

    Voor de toepassing van de Bevoegdhedenregeling en de daarop berustende bepalingen wordt de bevoegdheid door mandaat gelijk gesteld aan de bevoegdheid door volmacht, machtiging, autorisatie van het aangaan van financiële verplichtingen en het doen van betalingen. Bepalingen die betrekking hebben op de bevoegdheid door mandaat gelden ook voor de andere vormen.

  • 2.

    Een bevoegdheid door mandaat omvat tevens alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen.

  • 3.

    Tenzij sprake is van besluiten met een routinematig karakter geldt een bevoegdheid door mandaat niet voor stukken gericht aan de Kroon, een minister, een staatssecretaris, een commissaris van de Koning en een college van Gedeputeerde Staten.

 

Paragraaf 3

 

Artikel 4 Mandaat

  • 1.

    Het college en de burgemeester verlenen mandaat voor de aangelegenheden zoals omschreven in het Bevoegdhedenregister.

  • 2.

    Overeenkomstig artikel 4, tweede lid, van het Organisatiebesluit gemeente Leiden juli 2015, verlenen het college en de burgemeester de gemeentesecretaris/algemeen directeur de bevoegdheid om aangelegenheden door te mandateren. Daartoe stelt de gemeentesecretaris/algemeen directeur de daarmee verbonden mandaten in Bevoegdhedenregister B vast. In het register staat welke bevoegdheden aan welke functionarissen zijn gemandateerd.

  • 3.

    De mandaatgever kan dit mandaat geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, intrekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd.

  • 4.

    Een directeur, manager of unitleider kan, nadat hierover overleg heeft plaatsgevonden met zijn direct leidinggevende, een mandaat voor een medewerker in zijn organisatorische eenheid tijdelijk of permanent intrekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd.

  • 5.

    Er kunnen voorwaarden worden verbonden aan het verlenen van mandaat of ondermandaat.

  • 6.

    Mandaten worden verleend onder de voorwaarde dat de gemandateerde de mandaatgever adequaat informeert over het gebruik van de bevoegdheden.

 

  • 7.

    Voor projecten en bijzondere programma’s als bedoeld in het Organisatiebesluit kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur of een directeur rechtstreeks bevoegdheden verlenen aan ambtelijk opdrachtgevers. Voorwaarde is dat het gaat om in verband met het project of programma identificeerbare budgetten of kredieten.

  • 8.

    De ambtelijk opdrachtgever kan bevoegdheden ondermandateren aan ambtelijk opdrachtnemers. Na akkoord van de ambtelijk opdrachtgever, kan de ambtelijk opdrachtnemer van een project of bijzonder programma een deelproject of deelprogramma ondermandateren aan een andere ambtelijk opdrachtnemer. Publiekrechtelijke bevoegdheden (mandaten in strikte zin) worden in beginsel niet gemandateerd.

  • 9.

    Het verlenen van mandaat en/of ondermandaat aan functionarissen die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/ algemeen directeur is de bevoegdheid van het bestuur.

  • 10.

    Niet naleving door een gemandateerde van het bepaalde in deze regeling doet in beginsel niet af aan de rechtsgeldigheid van de op grond van een in mandaat genomen beslissing, voor zover deze beslissing redelijkerwijs past binnen de mandaatverhouding.

  • 11.

    In het Bevoegdhedenregister staan de bevoegdheden beschreven die aan het college en de burgemeester worden voorbehouden respectievelijk rechtstreeks door het college en de burgemeester worden verleend.

  • 12.

    Het Bevoegdhedenregister bevat een overzicht van de geattribueerde bevoegdheden.

 

Artikel 5 Mandaat aan externe organisaties

  • 1.

    Indien bevoegdheden worden gemandateerd aan externe organisaties, dan zijn de bepalingen uit deze Bevoegdhedenregeling van toepassing, tenzij in een specifiek voor die organisatie genomen mandaatbesluit anders is bepaald.

 

Artikel 6 Toepassing mandaat

  • 1.

    Tenzij anders in het Bevoegdhedenregister is aangegeven is een gemandateerde tevens budgethouder van de met het mandaat verbonden budgetten.

  • 2.

    Tenzij in het Bevoegdhedenregister anders is aangegeven worden bevoegdheden bij afwezigheid van functionarissen uitgeoefend door de plaatsvervanger van de gemandateerde. Bij mandaat aan een medewerker is dat diens leidinggevende, tenzij in het register anders is aangegeven.

  • 3.

    Functionarissen maken van hun mandaat slechts gebruik voor aangelegenheden die behoren tot hun werkterrein.

  • 4.

    Ambtelijk opdrachtgevers maken van hun mandaat gebruik binnen de vastgestelde kaders van het project of programma en binnen het toegekende project- of programmabudget.

 

Paragraaf 4

 

Artikel 7 Autorisatie voor het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven

 

  • 1.

    Een budgethouder is, namens het college van Burgemeester en Wethouders, bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven:

    • a.

      tot maximaal de in de exploitatiebegroting en kostenplaatsen aan hem toegewezen budgetten en voorzieningen;

    • b.

      tot maximaal het saldo van de in de begroting geplande onttrekkingen aan een reserve, voor zover dit door de gemeenteraad of het college is vrijgegeven;

    • c.

      tot maximaal het bedrag van de door de gemeenteraad beschikbaar gestelde investeringskredieten.

  • 2.

    Budgethouders worden in de financiële administratie vastgelegd.

  • 3.

    Een budgetbeheerder/prestatiebeoordelaar is, indien afgesproken met de budgethouder, bevoegd om facturen goed te keuren tot het bedrag waarvoor door de budgethouder een verplichting is aangegaan

  • 4.

    Voor het aangaan van verplichtingen en het doen van betalingen wordt binnen de ambtelijke organisatie van Leiden (niet te toetsen door Servicepunt71) altijd het 4-ogen principe toegepast.

  • 5.

    De volgende drempelbedragen worden gehanteerd voor het aangaan van verplichtingen en het goedkeuren van facturen:

 

  • Verplichtingen aangaan en facturen goedkeuren in de lijnorganisatie

    Drempelbedrag

    Teammanager of unitleider

    < € 100.000

    Directeur, manager projectbureau en manager concernstaf

    geen drempelbedrag

 

  • Accorderen van facturen voor betaling in de lijnorganisatie

    Drempelbedrag

    Medewerker/budgetbeheerder (binnen de ruimte van een in de financiële administratie vastgelegde verplichting)

    n.v.t.

    Teammanager of unitleider (idem)

    n.v.t.

 

  • Verplichtingen aangaan en facturen goedkeuren in projecten en bijzondere programma’s

    Drempelbedrag

    Ambtelijk opdrachtnemer

    < € 100.000

    Ambtelijk opdrachtgever

    geen drempelbedrag

 

  • Accorderen van facturen voor betaling in projecten en bijzondere programma’s

    Drempelbedrag

    Ambtelijk opdrachtnemer (binnen de ruimte van een in de financiële administratie vastgelegde verplichting)

    n.v.t.

    Ambtelijk opdrachtgever (idem)

    n.v.t.

 

  • 6.

    In de Budgethouderregeling stelt de gemeentesecretaris/algemeen directeur nadere richtlijnen voor de uitoefening van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden door budgethouders en -beheerders.

 

Paragraaf 5

 

Artikel 8 Vooroverleg

  • 1.

    Als daarvoor aanleiding is legt de bevoegde een te nemen besluit vooraf aan de portefeuillehouder voor. Als de portefeuillehouder dat nodig acht wordt de zaak ter verdere besluitvorming voorgelegd aan het bevoegde bestuursorgaan. Ook de mandaathouder kan het besluit vooraf voorleggen aan het bevoegde bestuursorgaan.

  • 2.

    Het bepaalde in het eerste lid vindt in elk geval toepassing als:

  • a.

    het voornemen bestaat tot aanvulling of afwijking van het tot dan toe gevoerde beleid;

  • b.

    er rekening mee moet worden gehouden dat de portefeuillehouder en/of het bevoegde bestuursorgaan op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit zal worden aangesproken;

  • c.

    uit een te nemen besluit niet-voorziene financiële of andere belangrijke consequenties kunnen voortvloeien.

 

Artikel 9 Afstemming

  • 1.

    Als een krachtens mandaat te nemen besluit het taakgebied van een andere organisatorische eenheid, project of programma raakt, dan legt degene aan wie de bevoegdheid is gemandateerd de zaak vooraf voor aan de manager van die andere eenheid, de ambtelijk opdrachtgever of projectmanager.

  • 2.

    Als op basis van het in het vorige lid bedoelde overleg geen overeenstemming wordt bereikt, dan legt de gemandateerde de zaak voor aan het clusterberaad en indien nodig ter besluitvorming aan het bevoegde bestuursorgaan.

 

Artikel 10 Ondertekening

  • 1.

    Als een bevoegdheid wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders, dan worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

 

‘Burgemeester en Wethouders van Leiden, namens dezen,’

gevolgd door de functieaanduiding van de ondertekenaar, diens handtekening en diens naam.

  • 2.

    Als de bevoegdheid wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van de burgemeester, dan worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

 

‘De Burgemeester van Leiden, namens deze,’

gevolgd door de functieaanduiding van de ondertekenaar, diens handtekening en diens naam.

3. Indien een besluit digitaal wordt ondertekend vindt ondertekening plaats op de wijze waarop de desbetreffende applicatie in de ondertekening voorziet.

4. Indien een applicatie niet in een digitale ondertekening voorziet, dan kunnen de functieaanduiding van de ondertekenaar, diens handtekening en diens naam worden vervangen door de mededeling ‘Dit besluit is elektronisch aangemaakt en daarom niet ondertekend.’

Paragraaf 6

 

Artikel 11 Intrekking oude regeling

  • 1.

    Het besluit ‘Mandaat, volmacht en machtiging gemeente Leiden en het Mandaatregister 2012’ wordt op 1 juli 2015 ingetrokken.

  • 2.

    Dit besluit treedt in werking op 1 juli 2015.

 

Artikel 12 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als Bevoegdhedenregeling gemeente Leiden juli 2015. 

 

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van Burgemeester en Wethouders van 21 april 2015.

Ondertekend bevoegdhedenregister