Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leiden houdende regels omtrent het keuzemodel voor arbeidsvoorwaarden Regeling Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  Keuzemodel arbeidsvoorwaarden: de regeling volgens welke medewerkers hun belaste individueel keuzebudget (IKB) kunnen besteden of uitruilen voor belastingvrije of beperkt belaste beloningsbestanddelen (doelen);

• b.

  Bevoegd gezag: het College van Burgemeester en Wethouders, de werkgeverscommissie van de Raad of het bestuur;

• c.

  Deelnemende organisatie: de gemeente Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest of Zoeterwoude of de bedrijfsvoeringsorganisatie Servicepunt71, die deze regeling van toepassing heeft verklaard;

• d.

  Medewerker: de ambtenaar als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, onder a, van de CAR, voor zover deze een vaste aanstelling heeft dan wel tijdelijk is aangesteld voor de duur van ten minste één jaar;

• e.

  Individueel keuzebudget: het door de medewerker opgebouwde budget als bedoeld in artikel 3:28, tweede en derde lid CAR;

• f.

  Doelen: de door het bevoegd gezag aangewezen doelen naast de in artikel 3:29, eerste lid CAR opgenomen doelen, zijnde:

  • a.

    reiskosten woon-werkverkeer of dienstreis;

  • b.

    onkostenvergoeding WKR;

  • c.

    contributie vakbond;

• g.

  Onkostenvergoeding: een algemene bijdrage voor onkosten verband houdend met het werknemerschap;

• h.

  Aanwijsbesluit: een door het bevoegd gezag vastgesteld besluit waarin alle personele vergoedingen en verstrekkingen worden genoemd die als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen onder de WKR;

• i.

  Werkgever: de gemeente Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest of Zoeterwoude of de bedrijfsvoeringsorganisatie Servicepunt71.

Artikel 2 Fiscale uitruil reiskosten woon-werkverkeer of dienstreis

• 1.

  Voor zover de medewerker voor de kosten van het woon-werkverkeer een lagere vergoeding ontvangt, dan de werkgever volgens de belastingwetgeving (artikel 31a lid 2 sub a wet LB ’64) maximaal per kilometer onbelast mag verstrekken, kan hij verzoeken het fiscaal voordeel over het verschil daartussen te ontvangen door uitruil met zijn IKB. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

  • a.

    de extra reiskostenvergoeding kan alleen worden uitgeruild met het individuele keuzebudget;

  • b.

    het reizen met het openbaar vervoer wordt gelijkgesteld aan het reizen met eigen vervoer;

  • c.

    bij uitdiensttreding vindt zo nodig verrekening met het nettoloon plaats;

  • d.

    bij langdurige afwezigheid, dat wil zeggen langer dan zes weken aaneengesloten, wordt de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer stopgezet per de eerste dag van de tweede maand volgend op de datum van ziekmelding. De vergoeding wordt weer gestart vanaf de maand na de maand waarin de medewerker zijn (re-integratie)werkzaamheden weer heeft hervat;

  • e.

    voor de bepaling van de vrij te verstrekken bedragen zoals genoemd in sub a van dit lid, wordt gebruik gemaakt van de door de Belastingdienst aangegeven regeling, waarbij de reisafstand wordt bepaald door het woonadres en de standplaats te berekenen via Routenet.nl, waarbij wordt gekozen voor de snelste route met de auto;

  • f.

    als de enkele reisafstand tussen de woon- en standplaats meer dan 75 kilometer is, moet het aantal gewerkte dagen geregistreerd worden. Jaarlijks wordt dit, ondertekend door de medewerker doorgegeven aan de salarisadministratie. Als de vergoeding bovenmatig blijkt, vindt correctie plaats.

• 2.

  De berekening van de reiskostenvergoeding woon- werkverkeer is als volgt: 214 (dagen) x afstand retour per dag x € 0,19 x aantal werkdagen per week/5. Het berekende bedrag wordt verminderd met de reeds ontvangen vergoeding reiskosten woon- werkverkeer en gedeeld door 12 om de vergoeding per maand te kunnen berekenen.

• 3.

  Voor zover de medewerker voor de kosten van een dienstreis een lagere vergoeding ontvangt dan de werkgever volgens de fiscale wetgeving[1]mag vergoeden kan hij verzoeken het verschil daartussen te ontvangen door uitruil met zijn IKB.

• 4.

  De vergoeding van de extra reiskosten wordt verrekend door inzet van het IKB. Dit betekent dat zowel de verschuldigde loonbelasting als de sociale verzekeringen wordt verlaagd.

[1] 1 Artikel 31a lid 2 onderdeel a 3o van de wet op de loonbelasting 1964.

Artikel 7 Gevolgen deelname Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden

Het recht op deelname aan het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden eindigt op de datum van beëindiging van de dienstbetrekking van de medewerker.

Artikel 8 Onrechtmatig gebruik

Wanneer de medewerker onjuiste gegevens verstrekt en/of onrechtmatig gebruik maakt van deze regeling, worden de totale kosten – met inbegrip van rente, verhaalkosten en dergelijke – die de werkgever maakt op de medewerker verhaald.

Artikel 9 Overgangsrecht

Voor de medewerker die op basis van de cafetariaregeling vóór 1 januari 2017 een fiets heeft aangeschaft en op 31 december 2016 de tegenprestatie nog niet volledig heeft geleverd, geldt vanaf 1 januari 2017 het volgende:

• a.

  indien de medewerker bij de uitruil van het aanschaf bedrag van de fiets heeft gekozen voor een gelijkmatige verlaging van het brutosalaris, wordt het brutosalaris gedurende de overeengekomen periode op de overeengekomen wijze verlaagd;

• b.

  indien de medewerker bij de uitruil van het aanschafbedrag van de fiets heeft ingestemd met verlaging van de bruto vakantietoelage of de bruto eindejaarsuitkering, wordt het IKB gedurende de overeengekomen periode in de maand mei of december verlaagd met het bij de uitruil aangegeven bedrag dat jaarlijks gedurende de overeengekomen periode de bruto vakantietoelage respectievelijke bruto eindejaarsuitkering zou zijn verrekend;

• c.

  indien de medewerker bij de uitruil heeft ingestemd met een jaarlijkse verlaging van de aanspraak op vakantieverlof, wordt het vakantieverlof gedurende de overeengekomen periode verlaagd met het overeengekomen aantal uren. Dit aantal uren wordt in mindering gebracht op het aantal bovenwettelijke vakantie-uren dat de medewerker op grond van artikel 3:36 CAR/UWO mag verkopen.

Artikel 10 Onvoorziene gevallen

Voor gevallen waarin deze regeling niet of niet naar billijkheid voorziet, treft het bevoegd gezag een bijzondere regeling.

Toelichting en voorwaarden regeling keuzemodel arbeidsvoorwaarden

Artikel 1, sub f Doelen

Financiering opleiding voor zover niet door de werkgever vergoed

De bepaling die is opgenomen in artikel 3.29 lid 1c CAR geeft aan dat het IKB ingezet mag worden voor een studie of opleiding voor de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker.

Deze vergoedingen zijn fiscaal gezien belastingvrij als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• 1.

  De studiekosten worden niet al door een ander vergoed.

• 2.

  De studie of opleiding is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst.

• 3.

  De werkgever vergoedt (of verstrekt) de studie/opleiding vóór het einde van het kalenderjaar waarin de kosten worden gemaakt.

Hierbij gaat het met name om de lesgelden, kosten van studieboeken en andere leermiddelen en reiskosten voor lesbezoek.

De werkgever moet aannemelijk kunnen maken dat het om een studie/opleiding gaat die gericht is op het vervullen van een beroep in de toekomst.

Op basis van de argumenten van de werkgever eventueel voorzien van documenten kan die aannemelijk worden gemaakt.

De vergoeding van het IKB voor een studie/opleiding moet plaatsvinden in het kalenderjaar waarin de kosten worden gemaakt voor de studie/opleiding. Bijv. een opleiding/studie die in 2018 betaald gaat worden, mag niet in 2017 (belastingvrij) vergoed worden o.b.v. inzet IKB.

Artikel 1, sub h Aanwijsbesluit

Het bevoegd gezag bepaalt in het aanwijsbesluit welke personele vergoedingen en verstrekkingen, worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel onder de WKR. De forfaitaire ruimte is een percentage van de fiscale loonsom van de werkgever. De hoogte van dit percentage is wettelijk bepaald evenals welke personele vergoedingen en vetrekkingen die aangewezen kunnen worden als eindheffingsbestanddeel onder de WKR.

Artikel 2 Fiscale uitruil reiskosten woon-werkverkeer en dienstreis

De vaste tegemoetkoming wordt berekend volgend een bepaalde formule:

• 1.

  de vergoeding per kilometer is gelijk aan het vastgestelde fiscale maximum (2016: € 0,19 per kilometer);

• 2.

  er wordt uitgegaan van 214 werkdagen per jaar uitgaande van een vijfdaagse werkweek. Indien er op minder dan vijf dagen per week wordt gewerkt dan geldt dit naar evenredigheid (4 werkdagen: 171 reisdagen, 3 werkdagen: 128 reisdagen, 2 werkdagen: 86 reisdagen en 1 werkdag: 43 reisdagen), dit is op grond van het handboek loonheffing artikel 21.1.2, methode 2;

• 3.

  bij langdurige afwezigheid (vanaf zes weken) wordt de onbelaste reiskostenvergoeding stopgezet. Er vindt een herberekening plaats met betrekking tot de vraag of de reeds ontvangen vergoeding bovenmatig is geweest. Is dit het geval, dan wordt de alsnog verschuldigde loonheffing ingehouden bij de medewerker;

• 4.

  het aantal werkdagen wordt herrekend bij het einde van het dienstverband, wijzigingen van de reisafstand woon-werkverkeer en wijzigingen in het aantal reisdagen per week;

• 5.

  voor de juiste route voor woon-werkverkeer en dienstreizen wordt uitgegaan van de snelste route via de Routenet.nl. 

  Ontvangt de medewerker een jaarlijkse tegemoetkoming woon-werkverkeer van de werkgever op basis van een andere regeling, dan wordt deze tegemoetkoming in mindering gebracht op het totaal te vergoeden bedrag aan reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer.

   

  De gegevens over de reisafstand woon-werkverkeer en het aantal dagen dat de medewerker per week werkt staan in het digitale personeelsregistratiesysteem Youforce. De medewerker dient deze te controleren alvorens een aanvraag voor fiscale uitruil van de reiskostenvergoeding kan worden ingediend.

   

  Voor medewerkers die meer dan 75 km voor een enkele reis declareren dienen de reiskosten jaarlijks in oktober op basis van nacalculatie te worden gedeclareerd waarbij er voor het resterende gedeelte van het kalenderjaar een schatting mag worden gemaakt

   

  De hoogte van het fiscaal uit te ruilen bedrag bij het maken van een dienstreis wordt berekend op basis van het verschil tussen de op basis van de door de medewerker ingediende declaratie ontvangen lagere vergoeding (bv. met de auto reizen zonder toestemming) en de vergoeding die de werkgever volgens de belastingwetgeving2 maximaal per kilometer onbelast mag vergoeden. De uitbetaling van de lagere vergoeding leidt tot een vergoeding van het maximaal uit te ruilen bedrag in Flex Benefits in het lopende kalenderjaar.

Artikel 3 Onkostenvergoeding

De medewerker als bedoeld in artikel 1, sub dvan deze regeling komt in aanmerking voor de onkostenvergoeding. De onkostenvergoeding is bedoeld als algemene bijdrage aan kosten in verband met het werknemerschap. Hiervoor hoeven geen bewijsstukken te worden overlegd. Uitruil vindt alleen plaats als de medewerker op het uitruilmoment nog in loondienst is. Er vindt geen verrekening plaats over deze aangevraagde vergoeding wanneer een medewerker eerder uit dienst gaat. De uitruil kan in de maand december worden aangevraagd.

Artikel 4 Uitruil vakbondscontributie

Als bewijsstuk voor de uitruil vakbondscontributie is het voldoende om de brief van de vakbond, waar het lidmaatschap van de medewerker in staat inclusief de hoogte van de vakbondscontributie voor het betreffende jaar. De aanvraag voor de uitruil met het IKB moet plaats vinden in hetzelfde jaar als waarop het lidmaatschap betrekking heeft.

Artikel 9 Overgangsrecht

Voor zover een deelnemende organisatie de mogelijkheid van uitruil van de aanschafkosten van een fiets tot maximaal €749,-- eens in de drie jaar kende en de termijn van drie jaar op 1 januari 2017 nog niet is verstreken is de overgangsbepaling van toepassing. voor die gevallen waarbij de medewerkers op 1 januari 2017 nog niet de gehele fietsbijdrage hebben terugbetaald, omdat de uitruilmogelijkheid van de aanschafkosten van een fiets per 1 januari 2017 is vervallen. Dit overgangsrecht komt er op neer dat de situatie van vóór 1 januari 2017 zoveel mogelijk feitelijk wordt gecontinueerd:

als met de medewerker was afgesproken dat hij elke maand bruto salaris inlevert in ruil voor de fietsbijdrage, wordt dit voortgezet;

als met de medewerker was afgesproken dat zijn bruto vakantietoelage of bruto eindejaarsuitkering wordt verlaagd, wordt het IKB in de afgesproken periode in de maand mei of december verlaagd met een bedrag dat overeenkomt met de verlaging van de bruto vakantietoelage of de bruto eindejaarsuitkering zoals deze zou zijn toegepast als er geen IKB zou zijn ingevoerd;

als met de medewerker was afgesproken dat zijn aanspraak op vakantieverlof jaarlijks verlaagd zou worden, wordt het vakantieverlof gedurende de afgesproken periode verlaagd met het overeengekomen aantal uren.