Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Leiden houdende regels omtrent de vertrouwenscommissie (Verordening vertrouwenscommissie (her)benoeming, en klankbordgesprekken burgemeester Leiden 2020)

Artikel 3 Samenstelling Commissie

• 1. De Commissie bestaat uit de leden van de raad, door de Raad uit haar midden benoemd. Daarbij is uitgangspunt dat dit de fractievoorzitters zijn van iedere fractie in de Raad.

• 2. Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze uit haar midden.

• 3. De Commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning

• 1. De raadsgriffier is secretaris van de Commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de Commissie.

• 2. De gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van de Commissie en vervangt de secretaris bij zijn afwezigheid.

• 3. De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de Commissie.

Artikel 5. Adviseur

• 1. De Raad kan een of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de Commissie in verband met de vervulling van de in artikel 2, onder a. genoemde taken.

• 2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de Commissie.

• 3. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de Commissie.

Artikel 6 Vergaderingen

• 1. De Commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste zes leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 2. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

  • a.

    de leden van de Commissie;

  • b.

    de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft.

  • c.

    indien een adviseur aan de Commissie is toegevoegd, de adviseur.

• 3. De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste vierentwintig uren voorafgaand aan de vergadering, Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de Commissie vergen, kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken.

Artikel 9 Informatie over en gesprek met kandidaten in benoemingsprocedure

• 1. De Commissie verschaft zich slechts door tussenkomst van de Commissaris de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten.

• 2. De secretaris nodigt namens de voorzitter kandidaten uit voor een gesprek met de Commissie. De Commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de kandidaat. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

Artikel 10 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging bij benoeming

• 1. De Commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de Raad en aan de Commissaris.

• 2. Het in artikel 8 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.

Artikel 11 Informatie over en gesprek met de burgemeester in de herbenoemingsprocedure

• 1. De Commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de Raad en de Commissaris kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.

• 2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de Raad, de Commissaris en de burgemeester te zenden, bespreekt de Commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.

Artikel 12 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging bij herbenoeming

• 1. Het in artikel 8 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.

• 2. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de Commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

Artikel 13. Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken

• 1. De Commissie houdt jaarlijks een klankbordgesprek met de burgemeester over het functioneren.

• 2. De Commissie houdt een extra klankbordgesprek met de burgemeester in het eerste jaar na de benoeming van een nieuwe burgemeester, het 100-dagen gesprek.

• 3. Indien de Commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de Commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 4. De Commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

• 5. De Commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

Artikel 14 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging van klankbordgesprekken

• 1. Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.

• 2. Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.

• 3. Raadsleden kunnen het verslag onder geheimhouding inzien bij de secretaris van de commissie. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt.

• 4. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de Commissaris.

Artikel 15 Geheimhouding

• 1. Op alle informatie van de Commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

• 2. De vergaderingen van de Commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de Commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

• 3. Stukken die van de Commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de Commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de geheimhouding in deze procesgang wordt gegarandeerd.

• 4. Aan degenen die geen lid zijn van de Commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

• 5. De Commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de Commissie wordt ontbonden van kracht..

Artikel 16 Archivering

• 1. De secretaris van de Commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming of herbenoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de Raad aangewezen archiefbewaarplaats.

• 2. De secretaris van de Commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

• 3. De secretaris van de Commissie draagt er bij de herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden worden vernietigd.

Artikel 17 Ontbinding van de Commissie

• 1. De Commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

• 2. Mocht ontbinding van de Commissie toch wenselijk zijn, dan is lopende een procedure tot herbenoeming, ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister aan de Raad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd. .

• 3. Mocht ontbinding van de Commissie toch wenselijk zijn, dan is lopende een procedure tot benoeming, ontbinding van de Commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister aan de Raad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.

• 4. Mocht ontbinding van de Commissie toch wenselijk zijn, dan is lopende het voeren van een klankbordgesprek, ontbinding van de Commissie uitsluitend mogelijk als het verslag van het klankbordgesprek is vastgesteld.

Artikel 19 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. De verordening wordt aangehaald als “Verordening vertrouwenscommissie (her)benoeming, en klankbordgesprekken burgemeester Leiden 2020';

• 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag van de bekendmaking.

• II.
  • a.

    In te stellen een commissie die tot taak heeft de aanbeveling door de raad voor te bereiden in het kader van de (her-)benoemingsprocedure van de burgemeester en die belast wordt met het voeren van de tussentijdse klankbordgesprekken met de burgemeester.(Vertrouwenscommissie);

  • b.

    aan te wijzen als leden van deze commissie:

Gedaan in de openbare raadsvergadering van 8 oktober 2020,

de Griffier,

de Voorzitter,