Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Leiden houdende regels omtrent verstrekking van (persoons)gegevens (Verordening gegevensverstrekking BRP gemeente Leiden 2020)

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan de artikelen 3.8 en 3.9 van de Wet basisregistratie personen (hierna: Wet BRP).

Het gaat in deze verordening om verstrekking door het college van burgemeester en wethouders (hierna: college) van gegevens uit de bevolkingsadministratie, over inwoners van de eigen gemeente aan:

• -

  organen / teams van de eigen gemeente (op grond van artikel 3.8 van de Wet BRP, zie artikel 3 van deze verordening); en

• -

  derden (op grond van artikel 3.9 van de Wet BRP, zie artikel 4 van deze verordening).

Begripsbepalingen

De begripsbepalingen uit de Wet BRP werken door in deze verordening.

Verstrekkingen aan organen van de gemeente

Met dit artikel wordt het college de bevoegdheid gegeven om gegevens uit de basisregistratie te verstrekken binnen de gemeentelijke organisatie van Leiden. Het wordt aan het college overgelaten om te bepalen welke gegevens uit de basisadregistratie, over welke personen en voor welke taken, de verschillende gemeentelijke organen/teams/medewerkers verstrekt krijgen. Dit wordt geregeld in het Privacyreglement basisregistratie personen en aangehaakte gegevens Leiden.

De gegevens kunnen verstrekt worden door:

• -

  rechtstreekse inzage in Key2Burgerzaken

• -

  digitale systematische verstrekkingen op basis van een indicatie

• -

  telefonisch

• -

  beveiligde email door middel van programmatuur Zivver

• -

  koppelingen van Key2Burgerzaken aan andere systemen, zoals het zaaksysteem via de Enterprise Service Bus (ESB).

Burgerzaken verstrekt alleen de persoonsgegevens, die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de gemeentelijke taak (zie artikel 3.8, tweede lid, van de Wet BRP).

Distributie van persoonsgegevens

In de toekomst zullen de medewerkers van alle andere afdelingen dan Burgerzaken alle persoonsgegevens gebruiken en raadplegen via het gegevensmagazijn. Voor sommige afdelingen van de gemeente is dit al gerealiseerd.

Raadplegen persoonsgegevens van inwoners van X en van niet-inwoners is mogelijk.

De medewerkers van de gemeente raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente ingeschreven zijn via GBA-V. Voor personen die wel in deze gemeente ingeschreven zijn raadplegen of gebruiken zij de GBA (de bevolkingsadministratie via Key2Burgerzaken).

De Minister van BZK regelt de inzage in GBA-V van personen die niet in X wonen via een autorisatiebesluit. In de Regeling gegevensverstrekking BRP worden voor wat betreft de GBA, dus de eigen inwoners, dezelfde gegevens opgenomen als voor het raadplegen van GBA-V.

De medewerkers kunnen dus voor alle personen die geregistreerd zijn in de BRP dezelfde soort GBA/BRP gegevens inzien en gebruiken.

Derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang

De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al voorzien in de Wet BRP. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is de gemeente bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, dat samenvalt met een gemeentebelang aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Leiden. Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die die werkzaamheden

De gemeente verstrekt de gegevens alleen voor zover dat noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en met inachtneming van alle privacyrechten (volgens de AVG en de Wet BRP) van betrokkene. De gemeente verstrekt alleen persoonsgegevens uit de bevolkingsadministratie wanneer de gegevens niet op een andere manier verzameld kunnen worden. Bijvoorbeeld: aan betrokkene zelf de gegevens vragen bij een oproep op internet/flyer.

Op verzoek van een derde kunnen gegevens worden verstrekt over inwoners van de gemeente. Dit kan uitsluitend indien:

• •

  de betrokkene vooraf schriftelijk toestemming heeft gegeven voor het verstrekken van de gevraagde persoonsgegevens; of,

• •

  de gegevens noodzakelijk zijn om bepaalde werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente (artikel 3.9, eerste lid, aanhef en onder b, en tweede lid van de Wet BRP).

Geheimhouding

Aan een derde wordt geen persoonsgegevens verstrekt als de betrokkene op grond van artikel 3.21 Wet BRP verzocht heeft om verstrekkingsbeperking/geheimhouding.

Als deze verstrekkingsbeperking is opgenomen in op de persoonslijst, wordt eerst aan betrokkene gevraagd of hij bezwaar heeft tegen het verstrekken van zijn persoonsgegevens. Als hij bezwaar maakt volgt een belangenafweging.

Aan derden wordt een beperkte set persoonsgegevens verstrekt

Op grond van artikel 3.9, lid 4 van de Wet BRP kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.

Onder categorieën van derden worden verstaan:

• 1.

  Derden zoals bedoeld in artikel 3.9 tweede lid van de wet waaronder bijvoorbeeld begrepen:

  • a.

    rechtspersonen die zijn belast met de uitvoering van overheidstaken dan wel opdrachten en die gegevens uitsluitend nodig hebben ter uitvoering van de aan hen door de overheid opgelegde taken of rechtspersonen die door de gemeente worden gesubsidieerd waaronder geprivatiseerde onderdelen van de gemeente, zonder directe zeggenschap van het gemeentebestuur en geprivatiseerde onderdelen van de gemeente die bij bijzonder besluit zijn aangewezen door de verantwoordelijke. Daaronder dienen onder meer te worden verstaan: woningbouwcorporaties die de gegevens, met uitsluiting van debiteurenactiviteiten, fondswerving of ledenwerving, nodig hebben voor de uitvoering van de Woonwet dan wel de Huisvestingsverordening of de woonruimteverdeling of voor het tegengaan van illegale bewoning dan wel spookbewoning.

  • b.

    derden die werkzaam zijn op het terrein van de gezondheidszorg en maatschappelijke en sociale dienstverlening of het onderwijs, anders dan op basis van artikel 3.3 van de wet en die de gegevens nodig hebben voor maatschappelijk relevante activiteiten, niet zijnde het werven van leden of fondsen. Daaronder dienen onder meer te worden verstaan: bloedbanken, het Rode Kruis of rechtspersonen die eigenaar of houder zijn van een begraafplaats voor zover het betreft de uitvoering van artikel 28 Wet op de lijkbezorging of een stichting die zich inzet voor vervolgingsslachtoffers. Tevens dienen hieronder te worden verstaan: rechtspersonen die zich inzetten voor de bescherming van mensen en dieren en rechtspersonen die werkzaam zijn op het gebied van kinderopvang en jeugdwelzijnswerk.

  • c.

    alle genoemde organisaties in Bijlage 4 van het Besluit BRP, wanneer een systematische bevraging van gegevens in de BRP is mislukt.

• 2.

  Derden zoals bedoeld in artikel 3.9, eerste lid onder a van de wet met voorafgaande toestemming van de ingeschrevene van wie gegevens worden verstrekt.

• 3.

  Gegevensverstrekking aan anderen die niet vallen onder de categorie derden en die niet zijn genoemd in deze verordening kunnen in bijzondere gevallen plaatsvinden onder de voorwaarden zoals bij de wet en deze verordening zijn gesteld en nadat de persoon over wie gegevens worden verzocht, schriftelijk heeft ingestemd met de verstrekking.

Aan derden die in deze verordening zijn genoemd, kunnen onder de genoemde voorwaarden de gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voor zover deze nodig zijn in het belang waarvoor deze gegevens worden gevraagd. Het aanschrijven van de geselecteerde personen kan ook rechtstreeks door de gemeente worden gedaan.

Bijlage 1 regelt de werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang en de categorieën van derden die in aanmerking komen voor verstrekking van gegevens uit de basisregistratie.

Bijlage 1 behorend bij artikel 5 Verordening gegevensverstrekking BRP Leiden 2020

Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van en met inachtneming van artikel 3.21 Wet BRP verzocht heeft om geheimhouding.