Instructie raadsgriffier gemeente Leiderdorp 2013

a. Wet: de Gemeentewet;

b. Griffier: de op grond van artikel 107 van de Wet door de raad benoemde functionaris;

c. Griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

d. Werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Wet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;

e. Raad: de gemeenteraad van Leiderdorp;

f. Raadslid: een lid van de gemeenteraad van Leiderdorp;

g. Burgerraadslid; lid van een politieke partij die de raadsleden van die partij ondersteunt bij hun werkzaamheden onder andere door deelname aan commissievergaderingen. Een burgerraadslid wordt door de raad benoemd op voordracht van een fractie;

h. Raadsfractie: leden van de raad, die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zitting als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke raadsfractie beschouwd;

i. Fractie: het geheel van leden van de raadsfractie alsmede de burgerraadsleden van die partij;

j. Commissie: een raadscommissie door de raad ingesteld op grond van art. 82 van de Wet;

k. Presidium: het dagelijks bestuur van de raad en bestaat uit de voorzitter van de raad, de eerst plaatsvervangend voorzitter, de fractievoorzitters of hun plaatsvervangers alsmede de griffier;

l. Agendacommissie: een door de raad ingesteld overleg ten behoeve van het opstellen van de agenda’s van de raad en de raadscommissies;

m. Secretaris: de secretaris als bedoeld in artikel 100 van de Wet;

n. Waar in dit reglement “hij “ staat kan ook “zij” worden gelezen.

1. De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan;

2. De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.

1. De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie;

2. De griffier geeft functioneel leiding aan de medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand;

3. De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren;

4. De griffier rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie (als onderdeel van het griffieplan);

5. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

1. De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie;

2. De griffier heeft periodiek (afstemmings)overleg met de burgemeester en de secretaris;

3. De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces en het nakomen van afspraken tussen raad en college;

4. De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening;

5. De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

1. De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen;

2. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming;

3. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces en spreekt betrokkenen hierop aan;

4. De griffier draagt zorg voor het bijhouden van toezeggingen door het college en de burgemeester. De status van de toezeggingen wordt ter vergadering (raad/raadscommissies) doorgenomen.

1. De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de Verordening op de ambtelijke bijstand van de raad en de fractieondersteuning.

2. De griffier houdt in een register bij hoeveel verzoeken om ambtelijke bijstand een raadslid per jaar doet, waarin per verzoek om bijstand wordt opgenomen:

• a.

  welk raadslid om bijstand heeft verzocht;

• b.

  over welk onderwerp om bijstand is verzocht;

• c.

  hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;

• d.

  de reden waarom een verzoek is geweigerd.

1. De griffier draagt zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de raad heeft ingesteld op grond van artikel 81a van de Wet;

2. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Wet;

3. De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door de leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a van de Wet.

1. De griffier draagt zorg voor een deugdelijke administratie van:

• a.

  de door individuele raadsleden ingediende declaraties, ingevolge de bepalingen van de Gedragscode voor raadsleden;

• b.

  de door de fracties ingediende declaraties ter zake van de aan de fracties toegekende financiële bijdrage ingevolge artikel 9 van de Verordening op de ambtelijke bijstand van de raad en de fractieondersteuning.

1. De griffier is verantwoordelijk voor het onderhouden en bijhouden van het raadsinformatiesysteem/besloten informatiesysteem (RIS/BIS) voor de publicatie van de agenda, de achterliggende stukken, de besluitenlijst en het beeld/audioverslag van de vergaderingen van de raad en raadscommissies;

2. De griffier geeft voorlichting aan burgers en belangstellenden over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven;

3. De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van een informatiebijeenkomst, hoorzitting of inspraakavond, zoals bedoeld in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

1. Indien de griffier meer dan 30 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie;

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.