Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR325842
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR325842/1
Archiefverordening Leiderdorp 2014
Geldend van 01-04-2014 t/m heden
Intitulé
Archiefverordening Leiderdorp 2014De raad van de gemeente Leiderdorp;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders, nr. 2014i00219, van 11 februari 2014;
gezien het advies van commissie Bestuur en Maatschappij van 24 februari 2014;
gelet op het bepaalde in de artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 ;
overwegende dat als gevolg van wijziging van de Provinciewet, de Gemeentewet en enkele andere wetten in verband met de revitalisering van het generiek interbestuurlijk toezicht in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht, het specifieke archieftoezicht door de provincie is vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet;
BESLUIT:
1. De Archiefverordening Leiderdorp 2014 vast te stellen
(Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats);
2. Het Besluit Informatiebeheer Leiderdorp, besluit van het college van 27 oktober 1998, blijft als overgangsregeling van kracht en wordt geacht op artikel 7 van de Archiefverordening Leiderdorp 2014 te zijn gebaseerd. Het college zal binnen 6 maanden een nieuw Besluit Informatiebeheer aangepast aan de huidige wet- en regelgeving hebben vastgesteld.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsbepaling
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. de wet: de Archiefwet 1995;
b. de gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoe ld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
c. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats;
d. de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
e. de beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
f. beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;
g. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;
h. de gemeenschappelijke regeling:
de gemeenschappelijke regeling inzake het beheer van het
archief van de gemeente Leiderdorp van 2 april 2001.
( Gemeenteblad Leiderdorp 2001, Nr. 36 )
Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 2 Archiefbewaarplaats
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 3 Archiefbeheerder
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).
Artikel 4 Aanstellen personeel
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 5 Bewaring van de archiefbescheiden
-
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6 Kosten zorg voor archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7 Besluit Informatiebeheer
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast in het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 8 Verslag aan de raad
Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Toezicht van de archi-varis op het beheer van de archief-bescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 9 Toezicht archivaris
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
Artikel 10 Vervanging archivaris
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door één of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 11 Opdracht beheerder
-
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 12 Mededeling archivaris aan beheerder of burgemeester en wethouders
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder en, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 13 Mededeling beheerder aan archivaris
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;
c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 14 Verslag archivaris
De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk IV Slotbepalingen
Artikel 15
De Archiefverordening van de gemeente Leiderdorp 1998 wordt ingetrokken.
Artikel 16
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 april 2014.
Artikel 17
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Leiderdorp 2014.
Ondertekening
Nota-toelichting Archiefverordening 2014
Bij het opstellen van de ontwerp Archiefverordening is gebruik gemaakt van het model van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs. (LOPAI ) Dat model heeft de instemming van de VNG.
Het opstellen van de ontwerp verordening is in overleg gebeurd tussen Leiden, Leiderdorp en Zoeterwoude en de gemeentearchivaris van Leiden, die tevens gemeentearchivaris is van Leiderdorp en Zoeterwoude .
De Archiefwet 1995 stelt algemene eisen aan het beheer van alle archiefbescheiden van de overheid. Daarmee is het volgens het LOPAI, de belangrijkste wet voor de informatievoorziening van de Nederlandse overheid.
In de Archiefwet 1995 zijn er extra eisen opgenomen voor een zorgvuldig geselecteerd deel van de archiefbescheiden dat blijvend bewaard moeten worden. Deze bescheiden moeten in openbare archiefbewaarplaatsen worden bewaard en beschikbaar zijn voor iedere burger. De Archiefwet 1995 is een wet op hoofdlijnen. Een aantal onderdelen is in het Archiefbesluit 1995 uitgewerkt in bepalingen op hoofdlijnen. Die bepalingen zijn verder ingevuld met de Archiefregeling (2009).
De Archiefverordening is aangepast als gevolg van wijziging van de Provinciewet, de Gemeentewet, en enkele andere wetten in verband de revitalisering van het generiek interbestuurlijk toezicht. Met de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht op 1 oktober 2012 is het specifieke toezicht door de provincies vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. Het verticale toezicht door de provincie is vervangen door het horizontale toezicht: het college van burgemeester en wethouders legt verantwoording af aan de Raad over de kwaliteit van het informatiebeheer en de archiefzorg. Ter ondersteuning zal de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uitbrengen aan het college inzake artikel 30 Archiefwet en het archieftoezicht.
De implementatie van deze wijziging van de toezichtverhoudingen gebeurt aan de hand van door de VNG en het LOPAI opgestelde kwaliteitscontrole van informatiebeheer en archiefzorg. Met de daarin ontwikkelde kritische prestatie indicatoren voor het informatie beheer en de archiefzorg wordt door gemeentelijke ( DIV ) beheerders en de gemeente archivaris, in overleg met het Provinciale archief toezicht, de in de verordening opgenomen verantwoordings- en verslag voorschriften tot uitvoering gebracht.
De verordening is van toepassing op zowel papieren als digitale archiefbescheiden.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt
gedefinieerd.
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht, als bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet,
zoals dat door de archivaris wordt uitgeoefend.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1 Begripsbepaling
De wetgever bedoelt binnen het begrip archiefbescheiden alle op enigerlei wijze vastgelegde
informatie te vatten, inclusief die uitsluitend via informatietechnologie dan wel -systemen opgevraagd of gepresenteerd kan worden. Bijgevolg heeft de onder c. genoemde archiefbewaarplaats ook betrekking op de omgeving waarin digitale archiefbescheiden worden beheerd.
Artikel 2 Archiefbewaarplaats
Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn, is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling 2010.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Als gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de wet is aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden, gevestigd Boissotkade 2a te Leiden.
( ZTW sinds 5 april 1994 , LDP sinds 1 januari 1996 )
Artikel 3 Archiefbeheerder
Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 door burgemeester en wethouders vast te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 4 Aanstellen personeel
Dit is het personeel dat is aangesteld als medewerker van de afdeling Documentaire Informatie Voorziening ( Afdeling Concernzaken, DIV, Post- en Archiefzaken ).
Artikel 5 Bewaring van de archiefbescheiden
De Archiefregeling 2010 stelt nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het behoud van de archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel is dat minder gewenst. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente Leiderdorp heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 6 Kosten zorg voor archiefbescheiden
Via Kadernota en Begrotingsvoorstellen volgt besluitvorming in de Raad.
Artikel 7 Besluit Informatiebeheer
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het door het college vastgestelde Besluit Informatiebeheer van 27 oktober 1998. In de Slotbepaling onder artikel 15 is geregeld dat het reeds bestaande Besluit Informatiebeheer in stand blijft.
De volgende stap in het implementatietraject is het actualiseren door burgemeester en wethouders van het Besluit. In dat Besluit verwerken burgemeester en wethouders de gemeentelijke organisatieveranderingen en het onderbrengen van delen van de gemeentelijke bedrijfsvoering bij de Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt71.
Artikel 8 Verslag aan de raad
Het college legt verantwoording af aan de raad over hun zorg voor de archiefbescheiden.
Door de Wet revitalisering generiek toezicht wijzigt het sturende provinciale archieftoezicht vooraf in toezicht achteraf. Daardoor wordt het interne toezicht op het beheer belangrijker.
Artikel 9 Toezicht archivaris
Artikel 10 Vervanging archivaris
Artikel 11 Opdracht beheerder
Artikel 12 Mededeling archivaris
Artikel 13 Mededeling beheerder
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
In dit kader is de gemeentearchivaris betrokken geweest bij de bouw en inrichting van de archiefruimten in het nieuwe gemeentehuis. Ook de overdracht van taken aan de Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt71 is onder de aandacht van de gemeentearchivaris.
De GR Servicepunt71 zal voor de overkomende archiefwettelijke verplichtingen en taken een eigen archiefregeling vaststellen. Daarin worden de taken van beheerders, de archivaris en de aanwijzing van de bewaarplaats geregeld.
De Archiefwet kent voor deze situatie een overgangsbepaling waarbij de gemeentelijke archiefregeling van toepassing blijft totdat het ingestelde openbare lichaam een archiefregeling heeft getroffen die aan de eisen van de Archiefwet voldoet.
Artikel 14 Verslag archivaris
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad zoals bedoeld in artikel 8.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl