Regeling budgethouders gemeente Leiderdorp 2014

De budgethouder

Artikel 1

Burgemeester en wethouders wijzen aan als budgethouder:

• ­

  de afdelingshoofden ieder voor het budget toegekend aan hun afdeling, en

• ­

  de gemeentesecretaris voor het budget toegekend aan de afdeling Directie,

waarbij voor het begrip ‘afdeling’ wordt aangesloten op de afdelingen zoals deze in de productenraming worden gebruikt (zie ook artikel 4).

Artikel 2

De budgethouders zijn, ieder voor het aan hen toegekende budget, gehouden aan de rechten en plichten zoals vastgelegd in deze budgethoudersregeling.

Artikel 3

Ten behoeve van de producten die via de productenraming zijn toegewezen aan de Griffie is een separate budgethoudersregeling opgesteld, vastgesteld door de raad.

Het budget

Artikel 4

De toegekende budgetten betreffen de producten, kostenplaats(en), investeringskredieten, reserves en voorzieningen (hierna allen te noemen producten) zoals die in de, door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde, productenraming per product zijn gekoppeld aan de afdelingen. Investeringsbudgetten die toegekend worden na vaststelling van de productenraming worden gekoppeld aan de budgethouder of deelbudgethouder van het product waarop de toekomstige kapitaallasten gaan drukken.

Artikel 5

Een product is een specifiek beleidsveld met daaraan gekoppeld een budget bestaande uit zowel lasten als baten.

Artikel 6

De productenraming is het totaaloverzicht van de producten, investeringen en mutaties in de reserves en voorzieningen voor een bepaald begrotingsjaar, vastgesteld door het college.

Projecten

Artikel 7

Een project is een activiteit met een begin- en een einddatum, resultaatgericht, uniek en multidisciplinair. Financieel gezien zijn daarbij twee soorten projecten te onderscheiden:

• ­

  projecten waarvan de baten en lasten zijn opgenomen in de (verschillende) reguliere producten van de lopende begroting, en

• ­

  projecten met een specifiek door de raad toegekend investeringskrediet, waaronder de grondexploitaties.

Artikel 8

Een project heeft een bestuurlijke opdrachtgever (lid van het college van burgemeester en wethouders), een ambtelijke opdrachtgever (gemeentesecretaris of afdelingshoofd) en een projectleider. De budgetbevoegdheden van de projectleider zijn afhankelijk van de overdracht van bevoegdheden, zoals geregeld in artikel 26 en 27.

Aangaan verplichtingen; uitgaven

Artikel 9

Een verplichting is het aangaan van een overeenkomst betreffende de levering van een goed, werk en/of dienst met een derde partij.

Artikel 10

De budgethouder kan binnen de financiële ruimte van zijn budget verplichtingen aangaan en besluiten tot het doen van uitgaven aan een derde partij, onder achtneming van:

• ­

  de aan hem toegekende (onder)mandaten volgens het Besluit mandaat, machtiging en volmacht;

• ­

  te volgen inkoop- en aanbestedingsprocedures volgens de geldende Beleidsnota Aanbestedingsbeleid;

• ­

  dat (vermeende) belangenverstrengeling te allen tijden wordt voorkomen.

Artikel 11

In geval van betalingen aan de budgethouder of aan partijen met vermeende belangenverstrengeling uit budgetten toegekend aan de budgethouder, dienen deze betalingen te worden geautoriseerd door de gemeentesecretaris. In het geval de gemeentesecretaris de budgethouder is, vindt autorisatie plaats door een lid van het college.

Realiseren baten

Artikel 12

De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig realiseren van de binnen zijn budget opgenomen baten.

Begrotingswijzigingen

Artikel 13

Bij een ontoereikend budget voor het aangaan van de nodige verplichtingen en/of het doen van de nodige uitgaven en/of het niet tijdig kunnen realiseren van baten doet de budgethouder, in overleg met de financieel adviseur, een voorstel voor een begrotings-wijziging.

Hierbij dient het volgende in acht te worden genomen:

• ­

  de budgethouder is zelf bevoegd tot het accorderen van wijzigingen binnen een specifiek aan hem toegekend product (verschuiving tussen kostensoorten binnen product);

• ­

  het college van burgemeester en wethouders is bevoegd tot het accorderen van wijzigingen tussen producten, voor zover deze binnen een door de raad vastgesteld programma vallen (verschuiving tussen producten binnen programma);

• ­

  de overige bevoegdheden zijn vastgelegd in de geldende financiële verordening gemeente Leiderdorp.

Registratie en administratie

Artikel 14

De registratie van de budgetten, verplichtingen, uitgaven en ontvangsten wordt verzorgd door Servicepunt71.

Artikel 15

Vóór het daadwerkelijk aangaan van een verplichting groter of gelijk aan € 5.000 moet in alle gevallen een inkoopintakeformulier worden ingevuld. Het formulier wordt van de nodige onderliggende documenten voorzien en door de budgethouder digitaal geaccordeerd. Na accordering wordt de financiële verplichting vastgelegd.

Voor de volgende zaken hoeven geen financiële verplichtingen te worden geregistreerd:

• ­

  uitgaven die verband houden met samenwerkingsverbanden;

• ­

  exploitatiebijdragen, zoals aan Sportfondsen Leiderdorp;

• ­

  uitgaven direct voortvloeiend uit beschikkingen, waaronder subsidiebeschikkingen;

• ­

  afrekeningen met ministeries en provincies betreffende specifieke uitkeringen en subsidies;

• ­

  kosten van rijksleges paspoorten, rijbewijzen e.d.;

• ­

  belastingen en verzekeringspremies;

• ­

  kosten van telefoon-, water-, gas- en elektra-abonnementen inclusief verbruik;

• ­

  Betalingen via de salarisadministratie inzake lonen en salarissen, inclusief werkgeverslasten;

• ­

  Betalingen van wachtgelden en pensioenen.

Artikel 16

Overeenkomsten worden altijd schriftelijk aangegaan. Waar van toepassing wordt in de overeenkomst c.q. de opdrachtbevestiging het door Servicepunt71 toegekende verplichtingennummer vermeld.

Voor de ondertekening van overeenkomsten wordt verwezen naar het Besluit mandaat, machtiging en volmacht.

Artikel 17

De budgethouder draagt zorg voor een adequate inhoudelijke controle op de ontvangen facturen voor geleverde goederen en diensten. Hij draagt zorg voor de juiste en tijdige codering en accordering van de facturen, zodat deze tijdig aan Servicepunt71worden aangeleverd ter verwerking, inclusief betaling.

Artikel 18

De budgethouder heeft toegang tot het geautomatiseerde financiële systeem (raadpleeg-functie) en de daarbinnen gedefinieerde informatieoverzichten inzake de uitputting (lasten) en realisatie (baten) van de producten. De op grond van de overzichten gesignaleerde afwijkingen, worden periodiek met de financieel adviseur besproken.

Verantwoording

Artikel 19

De budgethouder is verantwoordelijk voor een zodanige inrichting van de processen op zijn afdeling, inclusief de vastlegging van gegevens en informatie, dat hij verantwoording kan afleggen over de financiële rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de bestede lasten en gerealiseerde baten van de budgetten onder zijn beheer.

Artikel 20

Via de bestuursrapportages wordt door de budgethouder financiële verantwoording afgelegd aan de directie en door de directie aan het college van burgemeester en wethouders.

De verantwoording gaat uit van het rapporteren over dreigende c.q. geprognosticeerde afwijkingen, zowel negatief als positief. Daarbij gelden ter indicatie de volgende grensbedragen voor zowel de lasten als de baten:

• ­

  rapporteren afwijkingen groter dan € 25.000 bij producten groter dan € 250.000,

• ­

  rapporteren afwijkingen groter dan 10% bij producten tussen € 100.000 en 250.000,

• ­

  rapporteren afwijkingen groter dan € 10.000 bij producten kleiner dan € 100.000.

Substantiële afwijkingen en/of risico’s worden altijd per direct gemeld, dit ter beoordeling aan de budgethouder waarbij zowel de aard van de afwijking als de inhoud van het product een rol zullen spelen.

Artikel 21

De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren aan Servicepunt71 van informatie ten behoeve van de inkoopvoordelenrapportage. En voor het tijdig aanleveren van de benodigde stukken ten behoeve van de contractregistratie en -beheer en contract-management. Dit alles voor de inkopen ten laste van de budgetten onder zijn beheer.

Artikel 22

Bij het afleggen van verantwoording is het financiële aspect niet het enige criterium. Indien er sprake is van het niet of vertraagd realiseren van doelen en prioriteiten uit de programmabegroting en/of onderliggende productenraming dient de budgethouder hierover verantwoording af te leggen aan de directie en door de directie aan het college van burgemeester en wethouders.

Deze verantwoording vindt in ieder geval plaats via de bestuursrapportages en het jaarverslag. De budgethouders leveren hiertoe de benodigde teksten aan.

Ook hier geldt dat belangrijke afwijkingen per direct worden gemeld, dit ter beoordeling van de budgethouder.

Artikel 23

Over de grondexploitaties wordt afzonderlijk gerapporteerd in de zogenaamde Gemeentelijke Integrale Grondexploitatie (GIG). In de GIG wordt ook gerapporteerd over projecten met een looptijd langer dan 1 jaar en een investeringskrediet van meer dan € 500.000.

In de GIG wordt gerapporteerd over zowel de financiële stand van zaken als over de voortgang van de werkzaamheden binnen de grondexploitaties en projecten. Waar nodig worden belangrijke afwijkingen per direct gemeld.

Vervanging en overdracht van bevoegdheden

Artikel 24

Een budgethouder wordt bij afwezigheid vervangen door een andere budgethouder.

Artikel 25

Indien producten en/of projecten, in afwijking van de door het college vastgestelde productenraming, worden overgedragen tussen de op grond van deze regeling aangewezen budgethouders, gebeurt dit onder schriftelijke toestemming van zowel de overdragende als de ontvangende budgethouder.

Artikel 26

Onverminderd zijn eigen (eind)verantwoordelijkheid kan de budgethouder een deel van zijn budgetbevoegdheden, bestaande uit rechten en plichten, overdragen aan een of meerdere aan hem hiërarchisch ondergeschikte functionarissen waar onder extern ingehuurde medewerkers.

Artikel 27

De overdracht van budgetbevoegdheden vindt schriftelijk plaats, geaccordeerd door zowel de budgethouder als de hiërarchisch ondergeschikte of extern ingehuurde medewerker aan wie de bevoegdheid wordt overgedragen.

In de overdracht wordt vermeld om welke product(en) en/of project(en) het gaat, tot welke grensbedragen en de eventuele vervanging bij afwezigheid van de deelbudgethouder. De budgethouder informeert de deelbudgethouder over de rechten en plichten zoals in deze regeling opgenomen, die hierbij ook op de deelbudgethouder van toepassing zijn.

Slotartikelen

Artikel 28

Deze regeling kan worden aangehaald onder de naam “Budgethoudersregeling 2014” en gaat in op de dag van vaststellen door het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 29

Met het inwerking treden van deze regeling vervalt de “Budgethoudersregeling 2009”, zoals vastgesteld op 13 januari 2009.