verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid endoeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Leiderdorp

Ondertekening

Toelichting bij de “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Leiderdorp 2004”

Algemeen

Transparantie gemeentelijk handelen

Artikel 213a Gemeentewet (zie kader) verplicht tot het periodiek onderzoek verrichten naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een zelfonderzoek. Toetsing op doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met de instelling van de onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. Alle zaken die voor een doelmatig en doeltreffend bestuur van belang zijn kunnen daarbij aan de orde komen.

Het nieuwe artikel 213a Gemeentewet

Periodiek onderzoek

Het college moet periodiek toetsen of bij de ten uitvoerlegging van het gemeentelijk beleid, bijvoorbeeld inzake inkomen, onderwijs, kinderopvang, wonen, verkeer, wordt voldaan aan de eisen van doelmatig en doeltreffend bestuur. Ook dient het college periodiek te onderzoeken of de inrichting van de gemeentelijke organisatie (in brede zin, de personeelsformatie, de informatievoorziening, de administratieve organisatie) en het gemeentelijke middelenbeheer aan de gestelde eisen voldoet. Het interne functioneren van derden die betrokken zijn bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid (bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling of een privaatrechtelijke rechtspersoon waar de gemeente in deelneemt, of een gesubsidieerde instelling of opdrachtnemer die taken uitoefent) valt niet onder de reikwijdte van artikel 213a Gemeentewet, wél echter kan vanuit het oogpunt van de gemeente in het kader van artikel 213a de vraag aan de orde zijn of de gekozen wijze van taakuitoefening doeltreffend en doelmatig is.

Het is in de nieuwe Gemeentewet de verantwoordelijkheid van de raad om regels te stellen die waarborgen dat deze onderzoeksverplichting op een zinvolle wijze wordt ingevuld.

Relatie met lokale rekenkamer

De controle op en evaluatie van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en het beheer geschiedt primair door de raad en het college zelf. Daarnaast doet de lokale rekenkamer onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en het beheer. De rekenkamer kan op grond van het gestelde in artikel 213a Gemeentewet gebruik maken van de resultaten van de onderzoeken van het college. Ook kan zij zo nodig een tweede oordeel geven, als ze van mening is dat over een bepaald onderwerp een onafhankelijk oordeel moet worden gegeven.

Onderwerp van onderzoek

Systematisch wordt onderzocht of bereikt wordt wat de gemeente wilde bereiken (doeltreffendheid) en of dit tegen zo laag mogelijke kosten is gebeurd (doelmatigheid). Onderwerp van de onderzoeken is het door het college gevoerde bestuur. De kaders en doelen die de raad gesteld heeft kunnen echter niet los gezien worden van het bestuur dat het college voert. Deze kaders hebben immers invloed op de mate waarin een doelmatig en doeltreffend bestuur mogelijk is. Het door de raad geformuleerde beleid zal dus, als dit relevant is, kunnen worden betrokken in het onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid.

De onderzoeken als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet kunnen verschillende onderwerpen en vorm hebben. Te denken valt aan het meten van de effecten van begrotingsprogramma’s, aan de hand van tevoren bepaalde indicatoren. Dat kunnen meetbare en telbare prestaties zijn. Ook kan worden gedacht aan meningspeilingen in enigerlei vorm en andere “zachtere” meetmethoden. Naast de vraag óf de doelstellingen zijn gehaald kan worden onderzocht of dat gebeurd is met een zo efficiënt mogelijk gebruik van middelen. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van benchmarking. Een andere activiteit die in het kader van dit artikel zou moeten plaatsvinden is een doorlichting van de beheersprocessen, zoals de doelmatigheid van de interne controle en administratieve organisatie. Dit kan bijvoorbeeld worden opgedragen aan de accountant die de jaarrekening onderzoekt.

Regels voor periodiek onderzoek

Het college is verplicht de onderzoeken te verrichten en hiervan verslag uit te brengen. De rol van de raad bij deze onderzoeken is een kaderstellende. De verordening die de raad, conform artikel 213a Gemeentewet vaststelt, bevat deze kaders. De raad bepaalt met de regels in deze verordening, waaraan het college op hoofdlijnen moet voldoen, en op welke wijze de raad bij de onderzoeken betrokken wordt en over de onderzoeken wordt geïnformeerd.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Er worden door de raad een minimaal aantal uit te voeren interne onderzoeken per jaar van het college geëist. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. Deze uitvoering wordt gedaan door ten eerste de gemeentelijke organisatie, zodat deze onderzoeken zich ten eerste richten op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang, waarbij men kijkt naar de gemeentelijke taken. Om te verzekeren dat alle onderdelen van de gemeente op doelmatigheid worden onderzocht, verplicht het artikel dat ieder onderdeel van de gemeente en/of elke gemeentelijke taak minimaal eens in de vijf jaar worden onderzocht. Om praktische redenen wordt al het onderzoek dat door het college in enig kalenderjaar wordt uitgevoerd naar de doelmatigheid, beschouwd als één onderzoek.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid en doelmatigheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten. Het onderzoek kan zich ook richten op het oneigenlijk gebruik van de ter beschikking gestelde gemeentegelden (subsidies). Per jaar worden minimaal twee onderzoeken naar de doeltreffendheid uitgevoerd.

Artikel 3. Onderzoeksplan

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt ter kennisname aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. In de verordening wordt aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De elementen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

• a)

  Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Bij het doelmatigheidsonderzoek worden duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de, binnen de geselecteerde organisatie-eenheden en/of gemeentelijke taken, te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

• b)

  De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en/of instellingen.

• c)

  Hier wordt aangegeven welke onderzoeksmethoden gebruikt zullen worden, zoals benchmarking, systeemtoets, enquête, enzovoorts.

• d)

  De doorlooptijd van het onderzoek geeft een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

• e)

  De onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen moeten worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Artikel 4. Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Het past goed om in deze paragaaf te rapporteren over de stand van zaken omtrent de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur.

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

De bevindingen van de onderzoeken worden neergelegd in rapporten. Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering een vervolgtraject wordt ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat zo nodig het plan van verbetering opstelt en de maatregelen tot verbetering neemt.

De rapporten worden ter kennisname aan de raad gezonden. Volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet moeten de rapporten jaarlijks bij de jaarrekening en het jaarverslag worden gevoegd. Dit betreft de onderzoeksrapporten die lopende het verslagjaar zijn afgerond.

Artikel 6. Inwerkingtreding

Volgens de Gemeentewet moest deze verordening per 7 maart 2003 zijn vastgesteld, waarbij echter maximaal een jaar uitstel mogelijk was. De raad heeft hiervan gebruik gemaakt in haar (extra) vergadering van 3 maart 2003. De verordening treedt nu in werking met ingang van de dag volgende op die van de bekendmaking, waarbij er om praktische redenen voor gekozen is om de interne onderzoeken pas met ingang van 2005 uit te voeren. Het eerste onderzoeksplan zal derhalve voor 1 december 2004 aan de raad worden aangeboden.

Artikel 7. Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.