Regeling budgethouders gemeente Leiderdorp 2017

Artikel 1

Burgemeester en wethouders wijzen als budgethouder aan:

• -

  de gemeentesecretaris en de programmamanagers,

waarbij zij ieder afzonderlijk en tezamen als programmamanagementteam (PMT) verantwoordelijk zijn voor het gehele budget van de gemeente, met uitzondering van het budget (de kostenplaatsen) die aan de Griffie zijn toegewezen (zie ook artikel 4).

Artikel 2

De budgethouders, zoals die door het college zijn aangewezen, wijzen jaarlijks het onder hun verantwoordelijkheid vallende budget toe aan (deel) budgethouders door middel van een overzicht van kostenplaatsen (zie ook artikel 5).

Artikel 3

Alle budgethouders zijn, ieder voor het aan hen toegekende budget, gehouden aan de rechten en plichten zoals vastgelegd in deze budgethoudersregeling.

Artikel 4

Ten behoeve van de kostenplaatsen die zijn toegewezen aan de Griffie is een separate budgethoudersregeling opgesteld, vastgesteld door de raad.

Artikel 5

De toegekende budgetten betreffen de kostenplaats(en), investeringskredieten, reserves en voorzieningen (hierna allen te noemen kostenplaatsen) zoals die in het, door het PMT vastgestelde kostenplaatsenoverzicht zijn gekoppeld aan de budgethouders (zie bijlage). Investeringsbudgetten die door de raad toegekend worden na vaststelling van het kostenplaatsenoverzicht, worden gekoppeld aan de budgethouder van de kostenplaats waarop de toekomstige kapitaallasten gaan drukken.

Artikel 6

Een kostenplaats bestaat uit een samenhangend geheel van lasten en baten.

Artikel 7

Een project is een activiteit met een begin- en een einddatum, resultaatgericht, uniek en multidisciplinair. Financieel gezien zijn daarbij twee soorten projecten te onderscheiden:

• -

  projecten waarvan de baten en lasten zijn opgenomen in de (verschillende) reguliere kostenplaatsen van de lopende begroting, en

• -

  projecten met een specifiek door de raad toegekend investeringskrediet, waaronder de grondexploitaties.

Artikel 8

Een project heeft een bestuurlijke opdrachtgever (lid van het college van burgemeester en wethouders), een ambtelijke opdrachtgever (lid van het PMT) en een projectleider. De budgetbevoegdheden van de projectleider zijn afhankelijk van de overdracht van bevoegdheden, zoals geregeld in artikel 26 en 27.

Artikel 9

Een verplichting is het aangaan van een overeenkomst betreffende de levering van een goed, werk en/of dienst met een derde partij.

Artikel 10

De budgethouder kan binnen de financiële ruimte van zijn budget verplichtingen aangaan en besluiten tot het doen van uitgaven aan een derde partij, onder achtneming van:

• -

  de aan hem toegekende (onder)mandaten volgens het Besluit mandaat, machtiging en volmacht;

• -

  te volgen inkoop- en aanbestedingsprocedures volgens de geldende Beleidsnota Aanbestedingsbeleid;

• -

  dat (vermeende) belangenverstrengeling te allen tijden wordt voorkomen.

Artikel 11

In geval van betalingen aan de budgethouder of aan partijen met vermeende belangenverstrengeling uit budgetten toegekend aan de budgethouder, dienen deze betalingen te worden geautoriseerd door de gemeentesecretaris. In het geval de gemeentesecretaris de budgethouder is, vindt autorisatie plaats door een lid van het college.

Artikel 12

De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig realiseren van de binnen zijn budget opgenomen baten.

Artikel 13

Bij een ontoereikend budget voor het aangaan van de nodige verplichtingen en/of het doen van de nodige uitgaven en/of het niet tijdig kunnen realiseren van baten doet de budgethouder, in overleg met de financieel adviseur, een voorstel voor een begrotings-wijziging.

Hierbij dient het volgende in acht te worden genomen:

• -

  de budgethouder is zelf bevoegd tot het accorderen van wijzigingen binnen een specifiek aan hem toegekende kostenplaats (verschuiving tussen kostensoorten binnen een kostenplaats);

• -

  het college van burgemeester en wethouders is bevoegd tot het accorderen van wijzigingen voor zover deze binnen een door de raad vastgesteld programma vallen (verschuivingen binnen programma);

• -

  de overige bevoegdheden zijn vastgelegd in de geldende financiële verordening gemeente Leiderdorp.

Artikel 14

De registratie van de budgetten, verplichtingen, uitgaven en ontvangsten wordt verzorgd door Servicepunt71.

Artikel 15

Vóór het daadwerkelijk aangaan van een verplichting groter of gelijk aan € 5.000 moet in alle gevallen een inkoopintakeformulier worden ingevuld. Het formulier wordt van de nodige onderliggende documenten voorzien en door de budgethouder digitaal geaccordeerd. Na accordering wordt de financiële verplichting vastgelegd.

Voor de volgende zaken hoeven geen financiële verplichtingen te worden geregistreerd:

• -

  uitgaven die verband houden met samenwerkingsverbanden;

• -

  exploitatiebijdragen, zoals aan Sportfondsen Leiderdorp;

• -

  uitgaven direct voortvloeiend uit beschikkingen, waaronder subsidiebeschikkingen;

• -

  afrekeningen met ministeries en provincies betreffende specifieke uitkeringen en subsidies;

• -

  kosten van rijksleges paspoorten, rijbewijzen e.d.;

• -

  belastingen en verzekeringspremies;

• -

  kosten van telefoon-, water-, gas- en elektra-abonnementen inclusief verbruik;

• -

  Betalingen via de salarisadministratie inzake lonen en salarissen, inclusief werkgeverslasten;

• -

  Betalingen van wachtgelden en pensioenen.

Artikel 16

Overeenkomsten worden altijd schriftelijk aangegaan. Waar van toepassing wordt in de overeenkomst c.q. de opdrachtbevestiging het door Servicepunt71 toegekende verplichtingennummer vermeld.

Voor de ondertekening van overeenkomsten wordt verwezen naar het Besluit mandaat, machtiging en volmacht.

Artikel 17

De budgethouder draagt zorg voor een adequate inhoudelijke controle op de ontvangen facturen voor geleverde goederen en diensten. Hij draagt zorg voor de juiste en tijdige codering en accordering van de facturen, zodat deze tijdig aan Servicepunt71worden aangeleverd ter verwerking, inclusief betaling.

Voor facturen tot en met € 50.000 is de budgethouder zelfstandig bevoegd deze te accorderen. Boven dit bedrag is een tweede handtekening/autorisatie nodig van een procuratiehouder (PMT-lid).

Artikel 18

De budgethouder heeft toegang tot het geautomatiseerde financiële systeem (raadpleeg-functie) en de daarbinnen gedefinieerde informatieoverzichten inzake de uitputting (lasten) en realisatie (baten) van de kostenplaatsen. De op grond van de overzichten gesignaleerde afwijkingen, worden periodiek met de financieel adviseur besproken.

Artikel 19

De budgethouder is verantwoordelijk voor een zodanige inrichting van processen, inclusief de vastlegging van gegevens en informatie, dat hij verantwoording kan afleggen over de financiële rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de bestede lasten en gerealiseerde baten van de budgetten onder zijn beheer.

Artikel 20

Via de bestuursrapportages wordt door de budgethouder financiële verantwoording afgelegd aan het PMT en door het PMT aan het college van burgemeester en wethouders.

De verantwoording gaat uit van het rapporteren over dreigende c.q. geprognosticeerde afwijkingen, zowel negatief als positief. Daarbij geldt ter indicatie het volgende grensbedrag voor zowel de lasten als de baten: € 15.000.

Substantiële afwijkingen en/of risico’s (ook onder het bovengenoemde grensbedrag) worden altijd per direct gemeld. Het is ter beoordeling aan de budgethouder wanneer hier sprake van is, waarbij zowel de aard van de afwijking als de inhoud van de kostenplaats een rol zullen spelen.

Artikel 21

De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren aan Servicepunt71 van informatie ten behoeve van de inkoopvoordelenrapportage. En voor het tijdig aanleveren van de benodigde stukken ten behoeve van de contractregistratie en -beheer en contract-management. Dit alles voor de inkopen ten laste van de budgetten onder zijn beheer.

Artikel 22

Bij het afleggen van verantwoording is het financiële aspect niet het enige criterium. Indien er sprake is van het niet of vertraagd realiseren van doelen en prioriteiten uit de programmabegroting dient de budgethouder hierover verantwoording af te leggen aan het PMT en door het PMT aan het college van burgemeester en wethouders.

Deze verantwoording vindt in ieder geval plaats via de bestuursrapportages en het jaarverslag. De budgethouders leveren hiertoe de benodigde teksten aan.

Ook hier geldt dat belangrijke afwijkingen per direct worden gemeld, dit ter beoordeling van de budgethouder.

Artikel 23

Over de grondexploitaties wordt afzonderlijk gerapporteerd in de zogenaamde Gemeentelijke Integrale Grondexploitatie (GIG). In de GIG wordt ook gerapporteerd over projecten met een looptijd langer dan 1 jaar en een investeringskrediet van meer dan € 500.000.

In de GIG wordt gerapporteerd over zowel de financiële stand van zaken als over de voortgang van de werkzaamheden binnen de grondexploitaties en projecten. Waar nodig worden belangrijke afwijkingen per direct gemeld.

Artikel 24

Per kostenplaats worden twee budgethouders aangewezen (het financieel aanspreekpunt per resultaatteam en een vervanger). De eerstverantwoordelijke budgethouder wordt bij afwezigheid vervangen door de tweede budgethouder. In het geval dat beide budgethouders afwezig zijn, kan een lid van het PMT als budgethouder optreden.

Artikel 25

Bevoegdheden in het personeelsadministratiesysteem, inclusief de daarin opgenomen bevoegdheden met financiële consequenties zoals het accorderen van declaraties, worden door het PMT toegewezen aan een HRM-aanspreekpunt per resultaatteam en een vervanger.

Artikel 26

Het PMT kan te allen tijde de aan een budgethouder toegekende budgetten weer intrekken en aan een andere budgethouder toekennen, al dan niet tijdelijk. Budgetten kunnen ook aan externe medewerkers worden toegekend.

Artikel 27

De toekenning van budgetbevoegdheden door het PMT vindt schriftelijk plaats, geaccordeerd door de budgethouder aan wie de bevoegdheid wordt toegekend.

In de toekenning wordt vermeld om welke kostenplaatsen en/of projecten het gaat, eventueel tot welke grensbedragen en de vervanging bij afwezigheid. De budgethouder wordt daarbij geïnformeerd over de rechten en plichten zoals in deze regeling opgenomen die ook op externe medewerkers van toepassing zijn voor zover zij als budgethouder worden aangewezen.

Artikel 28

Deze regeling kan worden aangehaald onder de naam “Budgethoudersregeling 2017” en gaat in op 1 januari 2017.

Artikel 29

Met het inwerking treden van deze regeling vervalt de “Budgethoudersregeling 2014”, zoals vastgesteld op 2 december 2014.