Verordening regelende de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de raadscommissies 2008

a. Wet: de Gemeentewet;

b. Commissie:eenraadscommissie door de raad ingesteld op grond van art. 82 Gemeentewet;

c. Raad: de gemeenteraad van Leiderdorp;

d. Raadslid: een lid van de gemeenteraad van Leiderdorp;

e. Burgerraadslid: lid van een politieke partij die de raadsleden van die partij ondersteunt bij hun werkzaamheden onder andere door deelname aan commissievergaderingen. Een burgerraadslid wordt door de raad benoemd op voordracht van een fractie;

f. College: burgemeester en wethouders van de gemeente Leiderdorp;

g. Wethouder: een lid van het college niet zijnde de burgemeester;

h. Raadsfractie: leden van de raad, die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zitting als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd;

i. Fractie: het geheel van leden van de raadsfractie alsmede de burgerraadsleden van die politieke partij;

j. Presidium: het dagelijks bestuur van de raad bestaande uit de voorzitter van de raad, de eerst plaatsvervangend voorzitter, de fractievoorzitters of hun plaatsvervangers alsmede de griffier;

j. Griffier: de griffier als bedoeld in artikel 100 van de Wet;

l. Termijn: het aantal keren dat de voorzitter een onderwerp in bespreking geeft;

m. Voorzitter: de door de raad benoemde voorzitter van de commissie of een van de door de raad benoemde plaatsvervangers;

n. Lijst van toezeggingen: een lijst met toezeggingen van het college;

o. Waar in dit reglement “hij “ staat kan ook “zij” worden gelezen.

1. De taken van een commissie zijn:

• a.

  het voorbereiden van de besluitvorming in de raad en het uitbrengen van advies aan de raad, zij voeren daartoe zo nodig overleg met het college;

• b.

  informatie verzamelen en delen, elkaar bevragen c.q. overtuigen;

• c.

  de uitwerking van door de raad vastgestelde uitgangspunten;

• d.

  de behandeling van taken die door de raad aan het college zijn opgedragen, waarbij de voorwaarde is gesteld dat de commissie dient te worden gehoord;

• e.

  het ontwikkelen van nieuw beleid.

1. Afhankelijk van het aantal raadsfracties en van de zetelverdeling bepaalt de raad hoeveel raads- en burgerraadsleden vanuit elke fractie zitting kunnen hebben in een commissie.

2. Iedere raadsfractie draagt per commissie ten minste één raadslid voor, tenzij het een eenmansfractie betreft.

1. Burgerraadsleden worden op voordracht van de fracties door de raad benoemd, uit de meerderjarige ingezetenen van de gemeente, en zijn inzetbaar voor de verschillende commissies.

2. De benoeming van de burgerraadsleden heeft in de regel plaats in de eerste vergadering van een nieuwe zittingsperiode van de raad. De benoeming geschiedt voor de duur of bij een tussentijdse benoeming voor de resterende duur van de lopende zittingsperiode.

3. Een burgerraadslid die de hoedanigheid op grond waarvan hij burgerraadslid is verliest, treedt tegelijkertijd af in de desbetreffende functie bij de commissie.

4. Burgerraadsleden kunnen tussentijds ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad.

5. In tussentijds openvallende plaatsen in een commissie wordt binnen zes weken na het openvallen of - indien gelijktijdig een vacature in de raad is ontstaan - binnen zes weken, nadat het ter vervulling van die vacature benoemd verklaarde lid zitting heeft genomen, voorzien.

1. De voorzitter is – naast hetgeen hem in deze verordening of op grond van de Wet is opgedragen – belast met:

• a.

  het leiden van de commissievergadering;

• b.

  het handhaven van de orde;

• c.

  het inachtnemen en doen naleven van deze verordening;

• d.

  het geven van gelegenheid aan alle leden – met in achtneming van deze verordening – te spreken over de aan de orde zijnde onderwerpen;

• e.

  het benoemen van toezeggingen van het college aan de raad;

• f.

  het formuleren van de commissieadviezen voor de raad;

1. Bij de vergaderingen van een commissie is de griffier of plaatsvervangend griffier aanwezig.

2. Bij afwezigheid of verhindering van zowel de griffier als de plaatsvervangend griffier worden zij vervangen door een door de raad aangewezen ambtenaar.

3. Alle van de commissie uitgaande stukken worden ondertekend door de voorzitter en de (plaatsvervangend) griffier.

4. Onder de verantwoording van de (plaatsvervangend) griffier worden de notulen van de commissievergadering gemaakt, die de commissie in de eerstvolgende vergadering ter vaststelling worden aangeboden.

5. De (plaatsvervangend) griffier noteert de door de voorzitter benoemde toezeggingen van het college op de toezeggingenlijst.

6. De griffier kan, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslaging als bedoelt in deze verordening deelnemen.

1. De leden van het college kunnen aan de beraadslaging deelnemen, doch hebben slechts een adviserende stem.

2. De leden van het college worden door de voorzitter van de commissie in de gelegenheid gesteld ook over niet op de agenda voorkomende onderwerpen aan de commissie mededeling te doen.

3. Op verzoek van een commissie kan, via het college, een ambtenaar worden uitgenodigd, een vergadering van de commissie bij te wonen om inlichtingen of adviezen te verstrekken.

4. Een commissie kan ook deskundigen buiten het gemeentepersoneel raadplegen en tot het bijwonen van haar vergaderingen uitnodigen.

5. De verplichting tot geheimhouding, als bedoeld in artikel 25, eerste lid van de wet geldt mede voor de in de vergadering aanwezige raads- en burgerraadsleden die geen lid van de betreffende commissie zijn.

1. De commissies vergaderen volgens een vergaderschema dat door het presidium wordt vastgesteld en voorts zo dikwijls de voorzitter of twee fracties dit nodig achten.

2. De vergaderingen worden als regel in de avonduren gehouden.

1. De agendacommissie bestaat uit de voorzitter van de raad, de voorzitters van de commissies evenals de griffier

2. De voorzitter van de raad en bij diens afwezigheid zijn vervanger, treedt op als voorzitter van de agendacommissie.

3. De griffier treedt op als secretaris en is bij elke vergadering in die hoedanigheid aanwezig.

4. De voorzitter roept de agendacommissie tijdig voor een geplande commissievergadering bijeen. Ook als ten minste een van de leden hierom verzoekt roept de voorzitter de agendacommissie bijeen.

5. De agendacommissie bereidt de agenda’s voor van de commissies.

6. De agendacommissie beslist bij gewone meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken wordt het besluit voorgelegd aan het presidium.

7. De agendacommissie kan voorstellen doen voor het opstellen van een jaarplanning voor de commissies. Ook kan zij voorstellen doen voor een vergaderschema voor commissies.

8. De besluitenlijst wordt aan alle raads- en burgerleden ter kennisneming gemaild.

1. De voorzitter roept de leden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste tien dagen tevoren schriftelijk op de vergadering bij te wonen, met vermelding van de agenda, waarop de te behandelen onderwerpen zijn vermeld.

2. De voorzitter zorgt dat, tegelijk met de toezending van de agenda aan de leden, dag en uur van de vergadering en de te behandelen punten aan het college worden medegedeeld. Het college kan dit beschouwen als een uitnodiging.

3. Openbare kennisgeving van plaats, dag en uur van de vergadering geschiedt door publicatie in de rubriek Gemeente-aan-Huis van een huis aan huis blad.

4. De stukken die betrekking hebben op de zaken die aan de orde komen, worden een dag na de oproeping tot en met de dag van de vergadering voor raads- en burgerraadsleden ter inzage gelegd in de leeskamer en in het raadsinformatiesysteem (RIS/BIS) geplaatst.

5. Voor belangstellenden, niet zijnde raads- en burgerraadsleden, worden de stukken naast plaatsing in het raadsinformatiesysteem op de website (www.leiderdorp.nl/ris), ook ter inzage gelegd in de publiekshal van het gemeentehuis.

6. De agenda wordt aan het begin van de vergadering door de commissie vastgesteld

7. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter van het bepaalde in de vorige leden afwijken.

1. Een commissie vergadert slechts als behalve de voorzitter of diens plaatsvervanger, tenminste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

2. Indien het in lid 1 vermelde aantal leden niet aanwezig is, belegt de voorzitter een nieuwe vergadering, die kan worden gehouden ongeacht het aantal opgekomen leden; in deze vergadering worden geen punten behandeld die niet in de oproep voor de eerste vergadering vermeld zijn geweest.

1. Geen lid voert het woord, dan na daartoe verlof van de voorzitter gekregen te hebben.

2. De voorzitter verleent de leden het woord in de volgorde, waarin zij het hebben gevraagd.

3. De volgorde wordt verbroken, wanneer een lid het woord vraagt over een persoonlijk feit, waarvan hij de inhoud in het kort aan de voorzitter ter kennis heeft gebracht en wanneer een lid een voorstel van orde wil indienen. De voorzitter verleent aan dat lid het woord en laat het bepaalde in het vorige lid buiten toepassing. De leden kunnen hierop in korte bewoordingen reageren na daartoe van de voorzitter verlof te hebben gekregen.

4. De leden spreken vanaf hun zitplaats.

5. Geen spreker mag in zijn rede gestoord worden, behalve door de voorzitter.

6. In afwijking van het bepaalde in het vijfde lid zijn interrupties toegelaten, die bedoeld zijn ter verduidelijking van hetgeen aan de orde is, dit ter beoordeling van de voorzitter.

1. Aanwezige burgers worden in een openbare vergadering van de commissie in de gelegenheid gesteld het woord te voeren over onderwerpen die op de agenda staan vermeld. Zij dienen dit ten minste 15 minuten voor de aanvang van de vergadering bij de griffier kenbaar te maken.

2. Onmiddellijk voor de behandeling van het betreffende agendapunt stelt de voorzitter degene(n) die van het in het eerste lid bedoelde spreekrecht gebruik wenst (wensen) te maken in de gelegenheid het woord te voeren. De voorzitter kan de inspreker(s) uitnodigen aan tafel plaats te nemen.

3. Voor de uitoefening van het spreekrecht wordt per persoon maximaal 3 minuten beschikbaar gesteld.

4. Na de beraadslaging door de commissie in eerste termijn en voorafgaande aan de beraadslaging in tweede termijn worden insprekers in de gelegenheid gesteld kort op vragen en/of mededelingen vanuit de commissie te reageren. Hiervoor wordt per persoon maximaal 1 minuut beschikbaar gesteld.

5. De voorzitter is bevoegd van het bepaalde in de leden 1 tot en met 4 af te wijken indien dit van belang is voor het goede verloop van de vergadering.

1. Ieder raads- en burgerraadslid kan aan het college vragen stellen over onderwerpen die niet op een commissieagenda staan vermeld, met de bedoeling de beantwoording te behandelen in een commissievergadering.

2. Deze vragen worden ingediend bij de griffier.

3. De vragen worden in afschrift verstrekt aan alle raads- en burgerraadsleden.

4. De voorzitter van de betreffende commissie plaatst de vragen op de agenda voor de eerstvolgende commissievergadering, mits de vragen tenminste twee werkdagen voor de betreffende commissievergadering bij de griffier zijn ontvangen.

5. De vragen worden tijdens de commissievergadering door of namens het college of het lid van het college aan wie de vragen werden gesteld mondeling beantwoord. Zo mogelijk wordt de beantwoording ook schriftelijk verstrekt.

6. Indien het door omstandigheden niet mogelijk is om de vragen in de commissievergadering te beantwoorden, deelt het college of het betreffende collegelid onder opgave van redenen dit aan de commissie mede.

1. De notulen van de vergadering houden in:

• a.

  de namen van de voorzitter en de (plaatsvervangend) griffier;

• b.

  de namen van de aan- en afwezige leden bij de opening;

• c.

  de vermelding van de zaken, die aan de orde zijn gesteld;

• d.

  de zakelijke inhoud van het besprokene, met vermelding van de namen van degene, die het woord gevoerd hebben;

• e.

  aan de notulen is een lijst van toezeggingen toegevoegd, waarover de leden van de commissie vragen kunnen stellen. Deze vragen dienen eenmalig, kort en zakelijk te zijn.

2. De notulen worden in de eerstvolgende vergadering ter vaststelling aan de betreffende commissie voorgelegd, tenzij het concept daarvan, als gevolg van bijzondere omstandigheden, niet tijdig aan de leden kon worden toegezonden. In dat geval worden de notulen in een volgende vergadering ter vaststelling aangeboden.

3. De notulen worden, nadat zij door de commissie zijn vastgesteld, door de voorzitter en de griffier ondertekend.

1. De deuren van de vergadering worden gesloten, wanneer ten minste één vijfde van het aantal der aanwezige leden dit verzoekt of wanneer de voorzitter het nodig acht. De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd. De beslissing daartoe behoeft de instemming van de helft plus 1 van de aanwezige leden.

2. Op grond van Artikel 86 van de wet kan de commissie geheimhouding opleggen. Stukken waarop geheimhouding van toepassing is verklaard, liggen voor de raads- en burgerraadsleden ter inzage bij de griffier.

3. Het college van burgemeester en wethouders kan worden uitgenodigd om een besloten vergadering bij te wonen.

1. Een commissie kan werkgroepen instellen, die door het presidium bekrachtigd worden.

2. De leden van een werkgroep worden vanuit de fracties via het presidium voorgedragen.

3. De leden van een werkgroep kiezen uit hun midden een voorzitter.

4. Een werkgroep kan worden bijgestaan door de (plaatsvervangend) griffier. De griffier heeft in de vergadering een adviserende stem.

5. Bij de instelling van een werkgroep bepaalt het presidium of de vergaderingen in het openbaar zullen worden gehouden. Indien het presidium bepaalt dat de vergaderingen in het openbaar zullen worden gehouden, heeft de werkgroep het recht om in bijzondere gevallen, waarin zij dit noodzakelijk acht, in beslotenheid te vergaderen.

6. Het presidium bepaalt de termijn, waarbinnen een werkgroep haar taak moet hebben vervuld.

7. Het verslag, eventueel vergezeld van een voorstel, van een werkgroep wordt uitgebracht aan de commissie alsmede aan de raad.

8. Een werkgroep is, behoudens het in dit artikel gestelde, vrij om haar eigen werkwijze te bepalen.

1. Toehoorders kunnen de openbare commissievergaderingen bijwonen op de daartoe voor hen bestemde plaatsen.

2. Toehoorders mogen zich niet in de discussie mengen, met gebruikmaking van hulpmiddelen of anderszins uitingen van beïnvloeding geven of op enigerlei wijze de orde verstoren.

3. De voorzitter kan toehoorders die zich niet houden aan hetgeen in het tweede lid van dit artikel is bepaald, uit de vergaderzaal doen verwijderen voor de duur van de vergadering.

4. Degenen die in de vergaderzaal tijdens de commissievergadering geluid- dan wel beeld registraties willen maken doen hiertoe vooraf mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

1. Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking in de rubriek Gemeente-aan- Huis van het Leiderdorps Weekblad van 11 juni 2008.

2. Met ingang van de in het eerste lid genoemde datum wordt de Verordening op de raadscommissies 2002, zoals vastgesteld door de raad bij besluit van 14 maart 2002, ingetrokken.