Verordening op de raadscommissies Leidschendam-Voorburg 2002

De raad heeft gekozen voor een stelsel van meerdere raadscommissies. De commissie maatschappelijke activiteiten heeft in hoofdlijnen als taakvelden: sociaal cultureel werk, vrijwilligerswerk, onderwijs, welzijn, kunst en cultuur, sociale zaken, kinderopvang, minderhedenbeleid. De commissie openbaar gebied heeft in hoofdlijnen als taakvelden: ruimtelijke ordening, volkshuisvesting en stedelijke vernieuwing, openbare werken, wijkbeheer, beheer openbare ruimte, grondzaken en vastgoed, verkeer en vervoer, economische zaken en toerisme, milieu en reiniging. De commissie algemene zaken heeft in hoofdlijnen als taakvelden: alle middelenfuncties, bestuurlijke en juridische zaken, integrale veiligheid, inl. politie, brandweer en handhaving, dienstverlening, stedenbanden, Haaglanden.

De commissie Rekening en Audit heeft als aandachtsgebied toe te zien op de kwaliteit van de interne beheersing van de gemeente ten aanzien van de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. De commissie Rekening en Audit adviseert de gemeenteraad over:

- de vaststelling van de (voorlopige) jaarrekening, aanvullend onderzoek van indemniteitsbesluiten;

- de aanbesteding van de accountantscontrole en de keuze van de accountant als bedoeld in de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet;

- het vaststellen van het jaarlijks programma van eisen voor de accountantscontrole, specifieke controlepunten en het controleprotocol;

- (tussentijdse) rapportages en verslagen van de accountant;

- de vaststelling, uitvoering en evaluatie van de financiële verordeningen ex. artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet;

- de bevindingen uit de periodieke onderzoeken van het college op grond van de verordening ex artikel 213a Gemeentewet;

- de gemeentelijke planning en control cyclus mede op basis van de bevindingen uit de andere raadscommissies;

- door het college toegezegde of door de raad vastgestelde verbeteracties op het gebied van de interne beheersing, inclusief de verantwoording en de voortgang daarvan.

De commissie Rekening en Audit fungeert als afstemmingsoverleg en klankbord voor (het jaarlijkse controleprogramma van) de accountant en voor (het onderzoeksprogramma van) de rekenkamercommissie en (audit programma van) het college. De commissie Rekening en Audit kan overleg met het college hebben en advies aan de raad geven over de nota’s op grond van de financiële verordening ex artikel 213 Gemeentewet, zoals:

a. Riskmanagement / Treasury statuut;

b. Weerstandsvermogen;

c. Reserves en voorzieningen;

d. Kostendekkendheid leges en tarieven.

Het tweede en derde lid zijn coördinatiebepalingen. Als een onderwerp meerdere commissies aangaat, zal door de agendacommissie moeten worden vastgesteld in welke raadscommissie(s) het onderwerp besproken zal worden.

In geval van een gezamenlijke vergadering vervult de voorzitter van de commissie die het onderwerp het meest aangaat, de rol van voorzitter. Het spreekt voor zich dat dan ook de commissiegriffier van die commissie de functie van commissiegriffier vervult.

Overigens kan hierover op grond van artikel 35, van deze verordening (uitleg verordening) nog ad hoc afstemming tussen raadscommissies plaatsvinden en kunnen praktische werkafspraken gemaakt worden.

Op grond van artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet bereiden de raadscommissies de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Voor wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad plaats.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Per fractie mogen drie leden in een raadscommissie worden benoemd, met dien verstande dat maximaal twee leden per fractie mogen deelnemen aan de beraadslagingen. Als een derde lid van de fractie is benoemd dan kan deze als vervanger fungeren indien één van de andere twee leden is verhinderd om de vergadering bij te wonen. Overigens kunnen raadsleden ook zonder dat zij als zodanig door de raad zijn benoemd als plaatsvervanger optreden in de raadscommissies. In de praktijk beslist een fractie zelf wie zij hiervoor afvaardigt. Dit geldt overigens alleen voor raadsleden en niet voor de commissieleden, niet zijnde raadsleden.

De commissie Rekening en Audit vormt qua omvang een uitzondering, omdat deze commissie een beperkt taakgebied heeft, waarbij de leden affiniteit, expertise of belangstelling voor financiële verantwoording, rechtmatigheid en/of onderzoek hebben. Hier is één lid per fractie voldoende.

Het derde lid heeft een nauwe relatie met de Kieswet. In de artikelen X 10 t/m X 12 van de Kieswet staat de procedure beschreven voor de beëindiging van het lidmaatschap en vervanging wegens zwangerschap en bevalling of ziekte. In dit geval kan de fractie aangeven of de vervanging zich ook uitstrekt tot benoeming in de desbetreffende raadscommissies of dat een extra niet-raadslid moet worden benoemd.

Zoals ook uit het vierde lid blijkt, hoeven de leden van een raadscommissie geen raadslid te zijn. Per fractie zijn maximaal twee van de in het derde lid, eerste volzin, bedoelde leden toegestaan.

De fracties moeten de in het eerste lid bedoelde leden voordragen. Daarnaast moeten de in het derde lid bedoelde leden op grond van deze bepaling op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan. Deze leden nemen deel aan de beraadslagingen en besluitvorming als ware zij raadsleden. Zij vertegenwoordigen de fracties en nemen namens hen standpunten in en beschikken daarom in de commissie over dezelfde rechten en plichten als de raadsleden. Dit in tegenstelling tot degenen die geen commissielid zijn, maar op grond van artikel 26 mogen deelnemen aan uitsluitend de beraadslaging.

Op grond van het vierde lid moeten leden van een raadscommissie, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15.

Per 20 maart 2014 is het aantal niet-raadsleden, dat kan worden benoemd als lid van een raadscommissie, bepaald op 1 lid per fractie.

Voor fracties kleiner dan of gelijk aan 3 raadsleden wordt een uitzondering gemaakt, zodat zij volwaardig aan het commissie- en raadswerk kunnen deelnemen. Deze kleine fracties mogen maximaal 2 niet-raadsleden als commissielid ter benoeming voordragen. Deze niet-raadsleden mogen niet in dezelfde commissie zitting nemen.

Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters en hun plaatsvervangers “uit zijn midden” benoemt.

Op basis van het tweede lid, is de voorzitter (en de plaatsvervangend voorzitter) op grond van artikel 1 van deze verordening geen lid van de raadscommissie. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de raadscommissie.

Het ligt voor de hand dat de (plaatsvervangend) voorzitters, evenals de leden, van de raadscommissies in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters en de leden aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt (artikel 6, eerste lid). Aangezien het echter niet altijd mogelijk zal zijn om de voorzitters direct na de verkiezingen te benoemen, is er voor gekozen om geen termijn in artikel 5, eerste lid, op te nemen. Hetzelfde geldt overigens voor artikel 4, tweede lid.

Er zijn overigens geen vaste plaatsvervangers voor de voorzitters aangewezen. Om praktische redenen is er vanuit gegaan dat de commissievoorzitters elkaar vervangen.

De zittingsperiode van de leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van een raadscommissie eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).

Iedere raadscommissie wordt ondersteund door een commissiegriffier die werkzaam is bij de griffie. De medewerker van de griffie kan ook parttime door de griffier als commissiegriffier worden aangewezen. De griffier wijst de commissiegriffier aan en regelt zijn vervanging.

De commissiegriffier is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig en draagt zorgvoor de verslaglegging van de vergadering. Verder staat hij de voorzitter bij in zijn taken en kan hij de commissie gevraagd en ongevraagd van advies voorzien. In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de raadscommissie op grond van artikel 26 van deze verordening altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen.

De griffier kan te allen tijde bij de vergadering aanwezig zijn.

De burgemeester en de wethouders zijn vanaf het moment van inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur geen lid meer van raadscommissies (artikel 82, tweede lid van de Gemeentewet). Hun aanwezigheid is daardoor niet langer vanzelfsprekend, de raadscommissie kan per vergadering beslissen of de aanwezigheid van een collegelid al dan niet gewenst is.

Artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet verklaard artikel 21, tweede lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Door de wijziging en aanvulling van artikel 21 van de Gemeentewet heeft de wethouder (en de burgemeester) toegang tot de commissievergadering en kan hij aan de beraadslagingen deelnemen. Het doel van de wijziging is te garanderen dat de wethouder (en de burgemeester) aan de beraadslagingen kan deelnemen wanneer in de raad (lees commissievergadering) onderwerpen uit zijn portefeuille worden besproken. Het ligt echter niet voor de hand dat een wethouder deelneemt aan beraadslagingen die buiten zijn portefeuille liggen. Het recht van de wethouder (en de burgemeester) om de commissievergaderingen bij te wonen en aan de beraadslagingen deel te nemen houdt uitdrukkelijk niet het recht in om de agenda mede te bepalen. Dit laat onverlet dat de raadscommissie de wethouder (en de burgemeester) wel kan uitnodigen.

De vergaderingen van de raadscommissies vinden plaatsvoorafgaand aan de vergaderingen van de raad. Een raadscommissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. Het presidium wordt hiervan in kennis gesteld. Indien een raadscommissie een hoorzitting zal willen houden, kan de voorzitter gebruik maken van het derde lid en een andere dag, aanvangsuur of plaats bepalen. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffier. Indien de commissiegriffier echter meer inhoudelijke taken vervult, is het ook denkbaar dat hierover overleg wordt gevoerd met de commissiegriffier.

Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat dit reglement geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid van de Gemeentewet hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist.

De vergaderfrequentie van de commissie Rekening en Audit is gekoppeld aan de planning & control cyclus. De commissie Rekening en Audit vergadert hierdoor minder dan de andere commissies (ten minste 3 en ten hoogste 5 bijeenkomsten per jaar).

De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste tien dagen voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de griffier worden ingezien (artikel 14, vierde lid).

In bijzondere en spoedeisende situaties kan de voorzitter afwijken van de voorgeschreven procedure en de leden via de moderne communicatiemiddelen oproepen voor een vergadering.

Voor het verzenden van de oproep, stelt de agendacommissie de agenda van een raadscommissie voorlopig vast.

Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie echter zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het derde, vierde en vijfde lid. Dit betekent onder andere dat een raadscommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een raadscommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de secretaris.

Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd. Per fractie mogen drie leden worden benoemd. Voor het quorum wordt echter uitgegaan van het maximum aantal leden dat per fractie mag deelnemen aan de beraadslagingen en stemmingen, in casu twee leden per fractie.

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur, één van doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur.

Doordat het spreekrecht niet langer betrekking heeft op geagendeerde onderwerpen, kan een burger ainspreken over alle onderwerpen die een raadscommissie aangaan. Hierbij kan aansluiting worden gevonden bij de taakverdeling tussen de commissies, zoals is aangegeven bij de toelichting op artikel 2. Als een burger zich meldt voor een onderwerp dat een andere raadscommissie aangaat, ligt het voor de hand dat de commissiegriffier de betreffende persoon naar de juiste raadscommissie verwijst.

In het tweede lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen – de belangen van – kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen.

Als laatste kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers.

De burgers die wensen in te spreken moeten zich uiterlijk om 12.00 uur op de dag van de vergadering melden bij de commissiegriffier.

In het zesde lid is aangegeven dat een burger maximaal vijf minuten het woord mag voeren.

Op basis van artikel 18, eerste lid, wordt het verslag (ontwerp-notulen) toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken.

De voorzitter, de leden en de collegeleden hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging kan tot de vergadering bij de commissiegriffier worden ingediend.

Het recht om aanpassing voor te stellen (derde lid) komt ook toe aan de voorzitter, een lid en een collegelid, dat bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig was. Het is aan de raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie de besluitenlijst vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State).

De commissiegriffier stelt de besluitenlijst op, maar de uiteindelijke verantwoordelijkheid ligt hiervoor bij de griffier. Na vaststelling van de besluitenlijst ondertekenen de voorzitter en de commissiegriffier deze.

Als een onderwerp waarover is beraadslaagd voor de raadsvergadering is geagendeerd, dan wordt de ontwerp-besluitenlijst in de regel voorafgaand aan de raadsvergadering toegezonden, tenzij de eerstvolgende vergadering van de raadscommissie daaraan vooraf gaat.

Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden.

Om de duur van vergaderingen niet te beperken wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het eerste lid brengt daarmee tot uitdrukking dat een raadscommissie zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht wordt aan ieder individueel raadslid toegekend.

Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 21).

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen.

Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders en de secretaris. Deze hebben op grond van de artikelen 8, 9, 19 en 20 van deze verordening reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van de notulen, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.