Meldingsprocedure (vermoeden) integriteitsschendingen Leidschendam-Voorburg 2019

Geldend van 26-09-2019 t/m heden

Intitulé

Meldingsprocedure (vermoeden) integriteitsschendingen Leidschendam-Voorburg 2019

Burgemeester en wethouders van Leidschendam-Voorburg,

gelet op artikel 125, quater onder a, van de Ambtenarenwet 1929;

besluit:

vast te stellen de “Meldingsprocedure Leidschendam-Voorburg 2019”.

Een medewerker doet zijn melding bij:

  • de leidinggevende;

  • het Meldpunt Integriteit.

Let op: de medewerker kan een vermoeden eerst voorleggen aan en bespreken met een vertrouwenspersoon of het bedrijfsmaatschappelijk werk. De vertrouwenspersoon kan samen met de medewerker analyseren wat er precies aan de hand is, wat er al ondernomen is en wat er verder nog te doen valt. Het bedrijfsmaatschappelijk werk kan de medewerker begeleiden, coachen en adviseren bij (psycho)sociale moeilijkheden in het werk.

Er kan niet bij de vertrouwenspersoon of het bedrijfsmaatschappelijk werk worden gemeld. De vertrouwenspersoon kan de medewerker wel ondersteunen bij het doen van een melding via de leidinggevende of direct bij het Meldpunt.

Leidinggevende

  • Beoordeelt of het een (vermoeden van een) integriteitsschending is of dat er sprake is van een ander (rechtspositioneel probleem) dat hij zelf kan afhandelen;

  • Bij een (vermoeden van een) integriteitsschending melden bij Meldpunt Integriteit.

Meldpunt Integriteit

• Beoordeelt waar melding moet worden behandeld;

• Adviseert de algemeen directeur of onderzoek moet plaatsvinden en coördineert dit;

• Rapporteert de melding aan de algemeen directeur.

Algemeen directeur

• Informeert de portefeuillehouder P&O en de burgemeester;

• Beslist over de te volgen procedure: al dan niet onderzoek, intern of extern onderzoek, communicatie, betrokkenen en de eventueel toe te passen sancties;

• Beslist over het doen van aangifte bij de politie.

Let op: Het is mogelijk dat aangifte is gedaan bij de politie van een strafbaar feit bestaande uit een (vermoeden van) integriteitsschending. Uit de aard van een onderzoek kan voortvloeien dat voornoemde instanties rechtstreeks de portefeuillehouder, de burgemeester of de algemeen directeur benaderen. Deze personen lichten dan vervolgens het Meldpunt in.

Toelichting melding

Meldpunt

Het Meldpunt Integriteit (verder Meldpunt) is een virtueel organisatieonderdeel belast met bevorderen van de integriteit van de organisatie en medewerkers (Meldpunt-Integriteit@lv.nl en tel 070-300 8827). Invoering van een centraal gemeentelijk Meldpunt zorgt voor een gekanaliseerd proces om meldingen binnen korte termijn neer te leggen op de plek waar zij moeten worden behandeld. Het melden bij één centraal punt zorgt voor heldere en consequente afhandeling.

Het Meldpunt bestaat uit de integriteitscoördinator en het MT-lid verantwoordelijk voor integriteit. Het Meldpunt registreert de melding en neemt binnen een week contact op met de melder voor een intakegesprek. In het intakegesprek wordt besproken of, ingeval van een klacht ongewenst gedrag eerst een informele afhandeling mogelijk is, of ingeval van een melding vermoeden misstand/onregelmatigheid eerst een vooronderzoek nodig is zoals bedoeld in het Protocol integriteitsonderzoeken Leidschendam-Voorburg 2019 (Bijlage 3). Het vooronderzoek heeft tot doel om de melding zodanig concreet te krijgen en algemene informatie te verzamelen zodat beoordeeld kan worden of een melding direct afgedaan kan worden of een nader onderzoek noodzakelijk is. Het Meldpunt adviseert op basis van de melding aan de algemeen directeur of op grond van feiten en omstandigheden een concreet vermoeden van een integriteitschending aanwezig is, en opdracht gegeven moet worden voor een onderzoek, dan wel de melding niet in behandeling wordt genomen. Indien tot een intern of extern onderzoek wordt besloten, is het Meldpunt belast met de coördinatie van het onderzoek. Organisatorisch heeft het Meldpunt een onafhankelijke positie en valt het onder de directe verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. Het Meldpunt rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur (en indien nodig aan de betrokken portefeuillehouder en burgemeester).

Melding

Alle meldingen die de integriteit of het aanzien van de gemeente schaden kunnen gemeld worden bij het Meldpunt. Een melding kan gaan over zowel vermoedens van misstanden of onregelmatigheden als over klachten over ongewenst gedrag of andere signalen of vermoedens van integriteitsschendingen. Bij vermoedens van misstanden of onregelmatigheden gaat het om gedragingen waarbij het organisatiebelang wordt aangetast en/of schadelijk is voor het imago van de gemeente. Bij ongewenst gedrag gaat het om gedragingen waarbij de melder meestal zelf slachtoffer is.

Het vermoeden van een integriteitsschending kan gebaseerd zijn op een melding of een signaal van binnen of buiten de organisatie. Het vermoeden hoeft niet gericht te zijn tegen een specifiek persoon. Er kan bijvoorbeeld een vermoeden bestaan dat goederen gestolen worden, maar nog niet wie de goederen wegneemt.

De medewerker kan zijn melding doen bij zijn direct leidinggevende of diens leidinggevende, die hiervan melding maakt bij het Meldpunt. De leidinggevende beoordeelt of er sprake is van een integriteitskwestie of dat het een ander (rechtspositionele) kwestie is dat hij zelf kan afhandelen. Indien nodig kan hij overleg voeren met de HR-adviseur of het Meldpunt voor de verdere afhandeling. De medewerker kan ook zelf direct melden bij het Meldpunt. Zodra een melding is gedaan bij het Meldpunt, draagt deze zorg voor verdere afhandeling van de melding. De eindverantwoordelijkheid van de afhandeling van de melding ligt bij de algemeen directeur.

Een melding wordt altijd vertrouwelijk behandeld. Dus onder geheimhouding van de identiteit van de melder, tenzij de melder instemming geeft tot bekendmaking van zijn identiteit. De melder kan zijn instemming om zijn identiteit bekend te maken te allen tijde herroepen. Alleen het Meldpunt (en indien de melding via de leidinggevende is gedaan, de leidinggevende) heeft kennis van de identiteit van de melder.

Anoniem melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid is mogelijk, tenzij hierdoor de melding niet op waarde kan worden geschat en niet de juiste informatie verzameld kan worden. Een mogelijkheid is om een vertrouwenspersoon als contactpersoon op te geven. Het Meldpunt kan dan via de vertrouwenspersoon (die de identiteit van de melder niet bekend maakt) informatie inwinnen.

Een klacht jegens ongewenst gedrag kan niet anoniem gemeld worden.

Indien onderzoek zonder het prijsgeven van de identiteit van de melder niet mogelijk is en een andere ingang voor onderzoek ontbreekt, kan een melding alleen verder worden gebracht indien de melder instemt met bekendmaking van zijn identiteit. De melder heeft regie over het wel of niet bekendmaken van de identiteit. Indien de melder geen instemming verleent, zal de melding als niet-onderzoekswaardig worden aangemerkt en niet in behandeling worden genomen, zie hierover artikel 10 Regeling melding vermoeden misstand of onregelmatigheid en artikel 6 Klachtenregeling ongewenst gedrag (bijlage 5 en 6 Integriteitsbeleid)

In beginsel wordt de persoon op wie de melding betrekking heeft niet geïnformeerd over het feit dat een melding over hem is ontvangen. Zodra de melding leidt tot een integriteitsonderzoek zoals bedoeld in hoofdstuk 3 van het Onderzoekprotocol (bijlage 3 Integriteitsbeleid) wordt de betreffende persoon ingelicht. Als het gaat om een melding waarin geklaagd wordt over ongewenst gedrag zal de persoon tegen wie de melding is gericht ingelicht worden en gehoord (zie Klachtenregeling ongewenst gedrag, bijlage 6 Integriteitsbeleid)

Wanneer een (vermoeden van) een integriteitsschending een strafbaar feit betreft, moet uiteraard altijd aangifte worden gedaan bij de politie. De procedure uit deze regeling kan daarvoor niet in de plaats treden. Van ambtsmisdrijven moet op grond van artikel 162 Strafvordering aangifte worden gedaan. De melder maakt hiervan melding bij zijn leidinggevende of het Meldpunt. De aangifte kan dan door de organisatieleiding worden gedaan.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 3 september 2019.

mr. drs. M.R. Gorsse, K. Tigelaar

wnd. secretaris, burgemeester