VERORDENING op de uitgangspunten voor het financieel beleid,alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Lelystad

Artikel 1. Definities.

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  BBV:

  het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• b.

  Sector:

  iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie.

• c.

  Administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Lelystad en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

d.Financiële administratie:

het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Lelystad, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• 1.

  de financieel-economische positie;

• 2.

  het financiële beheer ;

• 3.

  de uitvoering van de begroting;

• 4.

  het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• 5.

  alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

  • e.

    Administratieve organisatie:

het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

f.Interne controle:

interne controle is het geheel van maatregelen, ondernomen door het management en het personeel met het oog op het verschaffen van redelijke zekerheid omtrent:

• -

  bereiken van de opgelegde doelstellingen;

• -

  naleving van wetten, procedures, richtlijnen;

• -

  betrouwbare financiële en beheersinformatie;

• -

  efficiënt en economisch gebruik van middelen;

• -

  ontdekken van fraude en onjuistheden;

  • g.

    Financieel beheer:

het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Lelystad.

h.Rechtmatigheid:

het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

i.Doelmatigheid:

het realiseren van vooraf vastgestelde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

j.Doeltreffendheid:

de mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken.

k.Integrale kostprijs:

de integrale kostprijs is de som van de vaste en variabele kosten die aan het product zijn toegeschreven.

Titel 1. Begroting en verantwoording.

Kaderstellen.

Artikel 4. Kaders begroting.

• 1.

  Het college biedt, met inachtneming van het planningsschema van raad en commissies, de voorjaarsnota uiterlijk voor behandeling van de meivergadering van het begrotingsjaar aan. Deze nota bevat de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.

• 2.

  De raad stelt de voorjaarsnota uiterlijk 30 mei vast.

• 3.

  Het college biedt, met inachtneming van het planningsschema van raad en commissies, de najaarsnota uiterlijk voor behandeling van de novembervergadering aan. De nota bevat een actualisatie van de voorjaarsnota als genoemd in lid 1 op maatschappelijke en economische ontwikkelingen die zich voordoen na het moment van aanbieden van de voorjaarsnota.

• 4.

  De raad stelt de najaarsnota uiterlijk 15 november vast.

Uitvoering.

Artikel 5. Uitvoering begroting.

• 1.

  Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het college draagt er ten aanzien van de programmabegroting zorg voor dat:

  • a.

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de programma’s van de programmabegroting;

  • b.

    de budgetten in de programmabegroting en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de Voorjaarsnota als bedoeld in artikel 4 lid 1 en de kaders van de programmabegroting;

  • c.

    het saldo van baten en lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor dat per programma het saldo van baten en lasten zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet wordt overschreden en dat de in het programma opgenomen inspanningen en resultaten worden gerealiseerd.

Beheersing en interne controle.

Artikel 6. Administratieve organisatie en interne controle.

• 1.

  Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de sectoren;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de te maken afspraken met de sectoren over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • e.

    de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de sectoren.

• 2.

  Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 3.

  Het college biedt ten minste elke vier jaar een nota aan inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.

• 4.

  Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.

• 5.

  Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het vierde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 6.

  De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

• 7.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde inspanningen en resultaten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Rapportage en verantwoording.

Artikel 8. Jaarstukken.

• 1.

  Het college biedt gelijktijdig met de voorjaarsnota als bedoeld in artikel 4 de gecontroleerde jaarstukken samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen van het vorige begrotingsjaar als bedoeld in artikel 24 BBV aan.

• 2.

  De raad stelt de jaarstukken uiterlijk 30 mei van het jaar volgend op het begrotingsjaar vast.

• 3.

  De raad bepaalt aan de hand van de jaarstukken of de beleidsdoelen van de programma’s bijstelling behoeven en of de inhoud van de paragrafen moet worden aangepast.

Titel 2. Financiële positie.

Kaderstellen.

Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa.

Waardering.

• 1.

  Activa worden gewaardeerd overeenkomstig de artikelen 59 tot en met 65 van het BBV. Er wordt geen restwaarde toegekend aan activa met uitzondering van grond en terreinen, waarop niet wordt afgeschreven.

• 2.

  Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het BBV, worden verstaan: permanente terreinwerken, wegen, straten, fietspaden, voetpaden, bruggen, viaducten, tunnels, verkeerslichtinstallaties, openbare verlichting, straatmeubilair, reconstructie openbare ruimte, parken en overig openbaar groen.

• 3.

  Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht.

• 4.

  Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 12.500,00 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatstgenoemden worden altijd geactiveerd. Kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde worden nooit geactiveerd.

Afschrijving.

Immateriële vaste activa.

• 5.

  Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden op basis van annuïteiten in vijf jaar afgeschreven.

• 6.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen, agio en disagio worden op basis van annuïteiten afgeschreven in de periode waarover agio/disagio berekend wordt (dat wil zeggen voor de (resterende) duur van de lening of voor de duur tot een renteherziening of voor de duur tot een vervroegde aflossingsmogelijkheid, waarbij de kortste periode bepalend is.

Materiële vaste activa.

• 7.

  Onder activa met een meerjarig economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het BBV, worden verstaan investeringen die verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen.

• 8.

  De materiële vaste activa met economisch nut worden op basis van annuïteiten afgeschreven in:

  • a.

    gronden en terreinen niet

  • b.

    woonruimten 30 jaar

  • c.

    bedrijfsgebouwen

    • -

      stadhuis 50 jaar

    • -

      onderwijs-, bedrijfs- en overige gebouwen 40 jaar

    • -

      renovaties, verbouwingen, noodgebouwen/-lokalen 15 jaar

    • -

      aanpassingskosten 10 jaar

    • -

      terreinafrastering en omheiningen 10 jaar

  • d.

    vervoermiddelen

    • -

      brandweerauto’s 12 jaar

    • -

      bedrijfswagens en opbouw 6 of 8 jaar

  • e.

    machines, apparaten en installaties

    • -

      computernetwerk 15 jaar

    • -

      servers en grote softwarepakketten 5 jaar

    • -

      computers en bijbehorende software 3 jaar

    • -

      telefooncentrale 15 jaar

    • -

      overige machines, apparaten en installaties 10 jaar

  • f.

    overige materiële vaste activa

    • -

      meubilair, containers, basiskaart 10 jaar

    • -

      audiovisuele apparatuur, leermiddelen 5 jaar

• 9.

  Voor activa die niet eenduidig onder een van de in dit artikel genoemde rubrieken vallen, geldt dat activa met economisch nut op basis van annuïteiten gedurende de verwachte toekomstige gebruikersduur afgeschreven worden. Op activa met maatschappelijk nut is lid 3 van dit artikel van toepassing. Activa die wel onder genoemde rubrieken vallen maar waarvan de verwachte toekomstige gebruikersduur korter is dan de voorgeschreven afschrijvingsperiode, worden afgeschreven gedurende de periode van de kortere verwachte toekomstige gebruikersduur. Voor alle activa waarop dit lid van toepassing is, geldt dat de waardering en afschrijving vastgesteld wordt door de raad.

Artikel 12. Weerstandsvermogen Grondbedrijf.

Het college biedt ten minste eenmaal per jaar een (bijgestelde) nota Weerstandsvermogen Grondbedrijf aan. In deze nota wordt ingegaan op:

• 1.

  de financiële positie van het Grondbedrijf;

• 2.

  de verwachte (resultaat)ontwikkelingen;

• 3.

  de resultaten en cashflow van de grondexploitaties over een periode van vijf tot tien jaar;

• 4.

  de te verwachten afdracht aan de reserve Ontwikkeling stad.

Artikel 14: Financieringsfunctie.

• 1.

  Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

  • b.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c.

    het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

  • d.

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

  • e.

    Het verzekeren van een duurzame toegang tot de financiële markten.

• 2.

  Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  • a.

    het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%;

  • b.

    overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

  • c.

    de maximale nominale omvang van alle beleggingen per tegenpartij (inclusief alle eventuele dochterbedrijven) zijn:

    • -

      rijksoverheden/rijksoverheden gegarandeerd: onbeperkt

    • -

      kredietstatus AAA: € 75 miljoen

    • -

      kredietstatus AA: € 50 miljoen

    • -

      kredietstatus A: € 20 miljoen

  • d.

    derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s;

  • e.

    voor het aantrekken van financieringen voor langer dan een jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  • f.

    de geldgevers dienen maatschappelijk aanvaarde instellingen te zijn en geen belangenverstrengeling te hebben met de lokale politiek;

  • g.

    overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;

  • h.

    voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het college informeert de raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigt te worden overschreden.

• 3.

  Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

• 4.

  Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit financieringsstatuut. Het college zendt het besluit financieringsstatuut ter kennisgeving aan de raad.

• 5.

  Het college informeert de gemeenteraad over de financieringsfunctie in de buraps.

Titel 3. Paragrafen.

Artikel 15. Lokale heffingen.

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen in ieder geval verslag van:

• a.

  de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen;

• b.

  de verdeling van de druk van de belastingen over de diverse bevolkingsgroepen en belanghebbenden;

• c.

  de kostendekkendheid van de heffingen;

• d.

  de druk van de lokale belastingen en heffingen;

• e.

  het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.

Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen.

• 1.

  Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota meerjarenraming openbare ruimte aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, riolering, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

• 2.

  Het college biedt jaarlijks voor 1 april van het begrotingsjaar een nota integraalhuisvestingsplan aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke onderwijsgebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

• 3.

  Het college biedt eens in de vier jaar een nota onderhoud gemeentelijke gebouwen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

• 4.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.

Titel 4. Financiële organisatie en administratie.

Artikel 18. Administratie.

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de sectoren;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;

• c.

  het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 19. Financiële administratie.

Het college draagt er zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het BBV en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 20. Aanbesteding en inkoop.

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van landelijke en Europese regelgeving.

Artikel 21. Subsidieverstrekking en garantstellingen.

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van landelijke en Europese regelgeving en de subsidieverordening van de gemeente Lelystad.

Titel 5. Slotbepalingen.

Artikel 23. Citeertitel.

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Lelystad”.

Lelystad, 13 november 2003.

De raad van de gemeente Lelystad,

de griffier, de voorzitter,