Uniform inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Leudal

1. Inleiding

Het doel van de inkoopfunctie is het effectief en efficiënt beheersen van het inkoopproces, zodat bestedingen op verantwoorde wijze worden uitgevoerd. Met inkoopfunctie wordt hier bedoeld: mensen, middelen, processen en andere aspecten in de organisatie, die direct of indirect met inkoop te maken hebben.

Gemeente LEUDAL stelt zich met het vaststellen van het inkoopbeleid ten doel om rechtmatig en doelmatig in te kopen.

• ·

  Rechtmatig door te handelen overeenkomstig de beginselen van het aanbestedingsrecht. Deze beginselen zijn transparantie, objectiviteit en non-discriminatie.

• ·

  Doelmatig door het efficiënt en effectief inzetten van publieke middelen. Het inkoopbeleid geeft hiervoor het kader aan, waarbinnen medewerkers opereren.

Bij de inkoopprocedures dient gemeente LEUDAL zich op te stellen als een betrouwbare partij, die bij het verlenen van opdrachten volgens vaste regels en zonder willekeur of bevoordelen van partijen werkt. Procedures zijn controleerbaar en achteraf te verantwoorden. Om te bepalen welke procedure wordt gevolgd, hanteert gemeente LEUDAL de drempelbedragen genoemd in bijlage 1.

Dit inkoopbeleid dient gevolgd te worden door alle medewerkers van gemeente LEUDAL. Ook ingehuurde externe arbeidskrachten dienen zich in de uitvoering van werkzaamheden in opdracht van gemeente LEUDAL te conformeren aan het inkoopbeleid. Indien in dit document over medewerkers wordt gesproken, worden hiermee dus ook extern ingehuurde arbeidskrachten bedoeld.

2. Doelstellingen en geldigheid

2.1 Doelstellingen

Gemeente LEUDAL wil met het inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

• ·

  Borging van relevante (Europese) wet- en regelgeving (rechtmatigheid).

• ·

  Het bieden van gelijke kansen aan aanbieders van werken, leveringen en diensten om mee te dingen naar opdrachten.

• ·

  Het bevorderen van de doelmatigheid van bestedingen.

• ·

  Het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke gelden.

• ·

  Het waarborgen van de integriteit van het inkoopproces op alle organisatorische niveaus.

2.2 Geldigheid van het inkoopbeleid

Dit inkoopbeleid wordt van kracht op 24 juni 2008.

2.3 Uitgangspunten van het inkoopbeleid

Om de doelstelling voor professionele inkoop te bewerkstelligen en om de hierbovenkeuzes gelden voor de gehele organisatie. Dat betekent dat elke inkoop van gemeente LEUDAL uitgevoerd wordt volgens de uitgangspunten van dit beleid. maken. Dit inkoopbeleid legt de belangrijkste keuzes ten aanzien van inkoop vast. Die genoemde zaken daadwerkelijk te bereiken, moet de organisatie duidelijke keuzes

De belangrijkste uitgangspunten ten aanzien van inkoop zijn:

• ·

  juridische uitgangspunten (hoofdstuk 3)

• ·

  ethische en ideële uitgangspunten (hoofdstuk 4)

• ·

  organisatorische uitgangspunten (hoofdstuk 5)

• ·

  economische uitgangspunten (hoofdstuk 6)

3. Juridische kaders

3.1 Wetgeving en reglementen

De rechtsbron van het aanbestedingsrecht is de Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG. Deze is geïmplementeerd in Nederlandse wetgeving in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten, het Bao. Bij het inrichten en volgen van aanbestedingsprocedures dient gemeente LEUDAL de verplichtingen vervat in deze wetgeving na te leven. Het Bao is op 1 december 2005 in werking getreden.

De gemeente LEUDAL hanteert bij opdrachten betreffende werken het Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2005) en volgt hiermee het advies van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Het ARW 2005 is tegelijkertijd met het Bao in werking getreden, namelijk op 1 december 2005.

3.2 Inkoopvoorwaarden

De gemeente LEUDAL verklaart bij alle inkopen de eigen inkoopvoorwaarden van toepassing. Dit voorkomt, dat door een veelvoud aan bepalingen de eenduidigheid ontbreekt en zorgt voor gelijkwaardigheid tussen de verschillende leveranciers.

Leveranciers dienen de gemeentelijke inkoopvoorwaarden te accepteren om een opdracht te kunnen krijgen. De algemene voorwaarden van een leverancier worden door de gemeente LEUDAL uitdrukkelijk van de hand gewezen.

De algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeente LEUDAL staan in bijlage 2.

Bij werken gelden de inkoopvoorwaarden van het ARW 2005 en/of eventuele aanvullende voorwaarden zoals die staan aangegeven in de aanbestedingsdocumenten.

3.3 Inschakelen van de NMa

Als er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, zal de inkopende afdeling aan het college van burgemeester en wethouders een voorstel voorleggen om de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) in te schakelen.

3.4 Wet Bibob

Om te voorkomen, dat de Gemeente LEUDAL door aanbesteding van opdrachten mogelijk criminele activiteiten faciliteert, zal zij bij Europese aanbestedingen in de sectoren bouw, milieu en ICT, gebruik kunnen maken van de mogelijkheid om bij het bureau Bibob advies in te winnen alvorens een opdracht in deze sectoren aan een bepaalde onderneming te gunnen. De gemeente LEUDAL zal per aanbesteding een afweging maken en per aanbesteding besluiten of zij van deze mogelijkheid gebruik maakt.

Eveneens zal de gemeente LEUDAL gedurende de looptijd van een overeenkomst in deze sectoren advies inwinnen bij het bureau Bibob, indien zij daar om wat voor reden dan ook reden toe ziet. Gemeente LEUDAL zal hiervoor in de overeenkomsten die het betreft een ontbindende voorwaarde opnemen, die dit mogelijk maakt.

Gemeente LEUDAL zal bij aanbestedingen in de bovengenoemde sectoren in het aanbestedingsdocument als voorwaarde stellen, dat onderaannemer(s) niet zonder toestemming van de gemeente wordt/worden gecontracteerd en in het kader van die voorwaarde zich het recht voorbehoudt aan het bureau Bibob advies te vragen.

Gemeente LEUDAL houdt de ontwikkelingen in wet- en regelgeving op dit gebied nauwlettend in de gaten en zal deze ontwikkelingen, indien daar aanleiding toe is, zo spoedig mogelijk incorporeren in haar inkoopbeleid.

3.5 Afwijken van het inkoopbeleid

Van het inkoopbeleid kan alleen worden afgeweken als daar gegronde redenen voor zijn. Voor een van het beleid afwijkende inkoopbeslissing moet de inkopende afdeling een gemotiveerd afwijkingsvoorstel voorleggen aan het bevoegd orgaan. Ditorgaan is bevoegd af te wijken van het inkoopbeleid van de gemeente LEUDAL. Van de regelgeving met betrekking tot Europees aanbesteden kan onder geen enkele omstandigheid worden afgeweken.

Als bevoegd orgaan bij gemeente LEUDAL wordt aangemerkt het College van B&W of, daar waar bevoegd de Raad.

3.6 Juridische risico’s

Inkopen brengt risico’s met zich mee. Kern van het inkopen is immers, dat uit meerdere leveranciers een keuze wordt gemaakt. Er zullen dan ook per definitie teleurgestelde partijen zijn, die mogelijk middels een juridische procedure alsnog de opdracht willen verkrijgen, dan wel schadeloos willen worden gesteld. De mate van juridisch risico wordt onder meer bepaald door de situatie in het betreffende marktsegment, de complexiteit van de opdracht en de zorgvuldigheid in de voorbereiding en afhandeling. Gemeente LEUDAL zal zorgvuldig handelen om de juridische risico’s tot een minimum te reduceren.

Juridische risico’s kunnen worden beperkt door optimaal gebruik te maken van interne kennis en ervaring, mogelijkheden tot (regionale) samenwerking en externe advisering.

De keuzes ten aanzien van aanbestedingsrisico’s worden voor operationele activiteiten genomen en verantwoord door de inkopende afdeling.

4. Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Duurzaam inkopen

De gemeente LEUDAL staat voor duurzame ontwikkeling en vindt dat zij daarin vanzelfsprekend het goede voorbeeld moet geven. Zij onderschrijft dan ook de landelijke doelstelling van het ministerie van VROM om als gezamenlijke overheden te streven naar 75% duurzaam inkopen in 2010.

Om dit streven te realiseren sluit de gemeente LEUDAL zich aan bij het gezamenlijke overheidsprogramma Duurzaam Inkopen. Dit betekent dat zij de binnen het programma vastgestelde adviezen betrekt bij haar inkoopactiviteiten en dat zij de menukaart duurzaam inkopen toepast.

Menukaart duurzaam inkopen

De menukaart duurzaam inkopen (www.senternovem.nl/ duurzaaminkopen) wordt gehanteerd als hulpmiddel om milieu- en sociale criteria mee te nemen in het inkoopproces. De menukaart beschrijft ambitieniveaus voor inkooppakketten waarbij duurzaamheidscriteria worden opgenomen. Er zijn drie oplopende ambitieniveaus: actief, voorlopend en innovatief. Er wordt gestreefd naar duurzaam inkopen op het innovatief niveau. Hierbij wordt een stapsgewijze aanpak gevolgd. Voor de inkooppakketten die zijn opgenomen in de menukaart wordt het ambitieniveau ‘actief’ en de daarbij horende criteria als eis meegenomen in de aanbesteding. De ambitieniveaus ‘voorlopend’ en ‘innovatief’ worden zoveel mogelijk als wens opgenomen. Deze wensen wegen dan via het gunningcriterium duurzaamheid mee in de beoordeling.

4.2 Integriteiteisen aan bestuurders en medewerkers

Bij inkoop wordt gemeenschapsgeld uitgegeven. Het uitgeven van gemeenschapsgeld dient op een effectieve en efficiënte wijze te gebeuren, zonder willekeur en dient met waarborgen omgeven te zijn. Naast het naleven van wet- en regelgeving, speelt ook het handelen van de betrokken personen in gevallen waarin de wet- en regelgeving niet (duidelijk) voorziet een rol. Dit betekent dat inkopers en medewerkers bereid moeten zijn om zodanig te besluiten, dat er wordt gehandeld in de geest van bestaande wet- en regelgeving.

Van bestuurders en medewerkers wordt professionele verantwoordelijkheid verwacht. Dit betekent, dat men altijd in staat is verantwoording af te leggen over gemaakte keuzes zowel naar interne als externe betrokkenen.

4.3 Integriteiteisen aan leveranciers

Gemeente LEUDAL verleent geen opdrachten aan bedrijven met een bedrijfsvoering die maatschappelijk gezien onaanvaardbaar is. Met organisaties die werknemers of leveranciers discrimineren of die er ontoereikende arbeidsomstandigheden op na houden, wenst gemeente LEUDAL geen zaken te doen. In het programma van eisen en in de aanbestedingsstukken zal van dit principe blijk worden gegeven. Genoemde aspecten worden getoetst bij de beoordeling van offertes. In het bijzonder geldt dat gemeente LEUDAL geen producten wil inkopen en/of gebruiken, die gemaakt zijn met behulp van kinderarbeid.

Verder verleent gemeente LEUDAL geen opdrachten aan bedrijven, die zich schuldig maken aan criminele activiteiten of anderszins niet integer worden geacht. Om bedrijven hierop te kunnen toetsen, wordt informatie ingewonnen en wordt deze informatie vervolgens geanalyseerd.

4.4 Voorbehoud aan sociale werkvoorziening

Conform artikel 19 van het Bao geeft gemeente LEUDAL de mogelijkheid om bepaalde opdrachten voor te behouden aan sociale werkvoorzieningen. Sociale werkvoorzieningen worden door Nederlandse gemeenten vrijwel altijd opgericht ter uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening (WSW). Deze wet heeft één belangrijke sociale doelstelling: het bieden van werk aan mensen die (nog) niet terecht kunnen op de gewone arbeidsmarkt. Personen, die normaal gesproken geen werk kunnen vinden door een lichamelijke, psychische of verstandelijke handicap, kunnen hierdoor een baan krijgen onder aangepaste omstandigheden. Gemeente LEUDAL maakt onder andere zo mogelijk voor de volgende opdrachten gebruik van deze mogelijkheid: schoonmaakwerkzaamheden, aanleg en onderhoud groenvoorzieningen, drukwerk, koeriersdiensten en postbezorging.

4.5 Sociale aspecten

Gemeente LEUDAL zal in voorkomend geval gebruik maken van de mogelijkheid om bij aanbestedingen sociale aspecten te betrekken door eisen te stellen aan de werknemers, die de opdrachtnemer zal inzetten voor de uitvoering van de opdracht. Zo kan gemeente LEUDAL de eis stellen, dat er een bepaald percentage langdurig werklozen of arbeidsgehandicapten wordt ingezet door de opdrachtnemer. De gemeente LEUDAL zal per opdracht beslissen of en zo ja, welke eisen zij stelt aan het in te zetten personeel. Daarbij zal de gemeente LEUDAL ervoor zorgdragen, dat de gestelde eisen proportioneel en non-discriminatoir zijn.

5. Organisatorische uitgangspunten

5.1 Organisatie van de inkoopfunctie

De inkoopfunctie binnen gemeente LEUDAL is georganiseerd volgens het gecoördineerde model. In dit model zijn de afdelingen zelf integraal verantwoordelijk voor de eigen inkoop. De inkoopverantwoordelijkheid voor de eigen tactische en operationele inkoop berust, op basis van functieomschrijvingen en de geldende mandaatregeling, volledig bij de inkopende afdeling. Op het gebied van tactische inkoop worden de inkopende afdelingen ondersteund door de centrale inkoopafdeling of inkoopcoördinator. Deze ondersteuning wordt eventueel aangevuld door een extern bureau als dat nodig en haalbaar is.

De verantwoordelijkheid voor de strategische inkoop berust volledig bij een centrale inkoopafdeling of inkoopcoördinator.

5.2 Inkoopcontrol

Vanuit de invalshoek van inkoopcontrol moet worden nagegaan of en in welke mate de organisatie zich aan de regelgeving (interne procedures en Europese regelgeving) houdt. In het kader van de integrale verantwoordelijkheid zijn de budgethouders zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van hun inkopen. De eenheid planning en control beoordeelt en bewaakt de financiële rechtmatigheid van inkopen door periodieke toetsing van inkoopprocedures.

5.3 Bundeling inkoopvolume

Gelijksoortige inkoopbehoeften binnen gemeente LEUDAL worden gebundeld met als doel schaalvoordelen te kunnen behalen. Bij afdelingsoverschrijdende inkopen worden zonodig inkoopteams gevormd. De budgethouder bepaalt de samenstelling van het team. In het kader van bundeling van inkoopvolume zoekt gemeente LEUDAL tevens actief naar mogelijkheden tot inkoopsamenwerking met andere organisaties.

5.4 Contractbeheer

Contractbeheer omvat het vastleggen, actueel houden en toegankelijk maken van gegevens over lopende contracten. De budgethouders kunnen dan snel beschikken over de kerngegevens van hun contracten.

Contractbeheer valt onder de verantwoordelijkheid van het RI. Het RI bewaakt de expiratiedata van de contracten en attendeert budgethouders op het expireren van contracten.

Hoofdstuk 6 Economische uitgangspunten

6.1 Waardebepaling

Om te kunnen bepalen welke aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd, moet de totale opdrachtwaarde (excl. BTW) worden vastgesteld door alle gelijksoortige behoeftes binnen gemeente LEUDAL over de gehele contractperiode (inclusief opties tot verlenging) op te tellen. Indien een contractperiode, onbekend, onbepaald of langer is dan 48 maanden, dient de waarde van deze inkoopbehoefte over 48 maanden bij elkaar te worden opgeteld.

In geen geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om de van toepassing zijnde procedure te ontlopen. Gemeente LEUDAL kiest ervoor bij twijfel een opdracht boven het drempelbedrag te laten vallen, om hiermee de objectiviteit, transparantie en non-discriminatie te waarborgen.

6.2 Beoordeling offertes

De gunningcriteria zijn de eisen aan de hand waarvan een aanbieding beoordeeld wordt om te bepalen aan welke marktpartij de opdracht wordt verstrekt. Offertes van leveranciers worden beoordeeld op basis van het gunningcriterium ‘laagste prijs’ of van het gunningcriterium ‘de economisch meest voordelige ‘inschrijving’.

Er is een duidelijk onderscheid tussen gunning op de laagste prijs en gunning op basis van de economisch meest voordelige inschrijving. Bij gunning op basis van de laagste prijs geldt maar één criterium. Bij gunning op basis van de economisch meest voordelige inschrijving geld naast de prijs ook kwaliteit als gunningcriterium. Bij opdrachten die een hoge mate van standaardisatie kennen, gunt gemeente LEUDAL in beginsel op basis van de laagste prijs. Hierbij handhaaft gemeente LEUDAL, middels minimumeisen, de door haar gewenste kwaliteit. Zo kunnen eisen worden gesteld aan duurzaamheid, service, garantie, certificering etc.. Bij de overige aanbestedingen moet een keuze worden gemaakt tussen gunning op basis van laagste prijs en gunning op basis van de economisch meest voordelige inschrijving.

Als een opdracht wordt gegund op basis van de economisch meest voordelige inschrijving, dan wordt het naast prijs ook beoordeeld op kwaliteit, daarbij kan gedacht worden aan: duurzaamheid, service en garantie. In dat geval wordt een eenduidige beoordelingsmethodiek gehanteerd, die beschrijft hoe het belang van de verschillende subgunningcriteria tegen elkaar wordt afgewogen.

6.3 Afhankelijkheid leveranciers

Gemeente LEUDAL wenst dat leveranciers niet in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. Dat houdt in dat de totale jaarlijkse omzet van de betreffende opdracht bij een leverancier niet groter mag zijn dan maximaal 25% van de jaaromzet van de betreffende leverancier. Hiermee wordt voorkomen dat een leverancier niet kan voortbestaan, indien gemeente LEUDAL, om wat voor reden dan ook, ervoor kiest om niet langer bij de leverancier af te nemen.

6.4 Lokale ondernemers

Het is wettelijk niet toegestaan om lokale leveranciers te bevoordelen. Het is echter wel mogelijk om bij de uitvoering van inkoopprocedures rekening te houden met de aard en omvang van de lokale ondernemers. Gemeente LEUDAL hanteert selectie- en gunningcriteria, die zo zijn opgesteld, dat lokale ondernemers niet onnodig uitgesloten worden.