Nota Activabeleid

1.1. Kernpunten wetgeving (BBV).

• 1

  Gezien de strikte activeringscriteria zal in de praktijk nauwelijks sprake zijn van immateriële vaste activa of financiële vaste activa in de vorm van bijdragen aan activa in eigendom van derden.

• 2

  De maximale afschrijvingstermijn van immateriële vaste activa is 5 jaar.

• 3

  Materiële vaste activa worden onderscheiden, naar economisch nut (indien de investeringen verhandelbaar zijn of bijdragen aan het genereren van middelen) én maatschappelijk nut in de openbare ruimte (overige investeringen).

• 4

  Investeringen met economisch nut dienen te worden geactiveerd en worden gewaardeerd op basis van de verkrijgingprijs of vervaardigingprijs minus bijdragen van derden.

• 5

  Investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte kunnen worden geactiveerd en worden gewaardeerd als investeringen met economisch nut. Aanvullend worden onttrekkingen aan reserves (via resultaatbestemming) in mindering op de investeringen gebracht (afboeking via resultaatbepaling).

• 6

  Op investeringen met economisch nut (met uitzondering van gronden en terreinen) wordt resultaatonafhankelijk afgeschreven op basis van de verwachte economische levensduur. Op investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte kan extra worden afgeschreven.

• 7

  Bij een duurzame waardevermindering wordt de waarde van het actief aangepast.

1.2. Eigen beleid.

• 1

  Uitgaven kleiner dan € 10.000,00 niet activeren, maar ten laste van de exploitatie brengen met uitzondering van grond en terreinen.

• 2

  Kosten van onderhoud niet activeren en afschrijven, maar ten laste van de voorzieningen voor onderhoud brengen.

• 3

  Uitsluitend investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte activeren indien het Groen-, Grond-, Weg- en Waterbouwkundige werken of Openbare verlichting betreft.

• 4

  Met ingang van 1 januari 2008 uniforme afschrijvingstermijnen per categorie vaste activa hanteren conform de als bijlage opgenomen tabel.

• 5

  Investeringsaanvragen voorzien van een uitvoeringsplanning en investeringenaanvragen groter dan € 100.000,00 voorzien van een liquiditeitsplanning.

• 6

  Niet toestaan om afzonderlijke programmaoverstijgende investeringen te compenseren. Hiervoor is goedkeuring van de Raad noodzakelijk.

• 7.

  In het vierde kwartaal een overzicht maken van de af te sluiten investeringskredieten en opnemen in de jaarrekening.

• 8.

  De afschrijving start op 1 januari in het jaar na ingebruikname van een actief. Dit betekent dat er niet wordt afgeschreven in het jaar van aanschaf. Wel worden er rentelasten ten laste van de exploitatie gebracht in het jaar van aanschaf. Gemakshalve wordt bij de berekening van de rente er van uitgegaan dat investeringen plaatsvinden op 1 juli, in het jaar van investeren wordt dus een half jaar rente als last in de begroting opgenomen. In de volgende jaren wordt de rente berekend over de boekwaarde per 1 januari.

• 9.

  Afschrijven op basis van componentenbenadering. D.w.z. dat samenstellende delen van een materieel van actief zoveel mogelijk afzonderlijk verantwoorden in de boekhouding. Afschrijving vindt vervolgens plaats afhankelijk van de verwachte levensduur van het component.

• 10.

  De restwaardes van alle activa op “nihil” stellen.

• 11.

  De vrijvallende kapitaallasten van regulier ingezette bedrijfsmiddelen worden doorlopend geraamd en in een “reserve vervanging bedrijfsmiddelen” gestort.

Bovengenoemd beleid moet leiden tot een transparant beeld en een vermindering van de onderuitputting van kapitaallasten op investeringen. Daarnaast moet voorkomen worden dat een stuwmeer van investeringen ontstaat.

5.1. Soorten vaste activa.

Immateriële vaste activa zijn die vaste activa die niet stoffelijk van aard zijn, niet onder de financiële vaste activa worden begrepen en niet kunnen worden aangemerkt als ongedekte tekorten, De immateriële vaste activa worden niet meer geactiveerd, behalve de kosten van het sluiten van geldleningen en de kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. In afwijking van het BBV heeft de gemeente Leudal in de verordening 212 opgenomen dat de kosten van het sluiten van geldleningen komen direct ten laste van de exploitatie. De kosten van onderzoek mogen volgens het BBV alleen worden geactiveerd wanneer het voornemen bestaat:

• 1

  Om het actief te gebruiken/te verkopen.

• 2

  De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat.

• 3

  Het actief zal in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereren.

• 4

  De uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

In de praktijk komt bovenstaande erop neer dat er slechts in uitzonderlijke gevallen sprake zal zijn van een immaterieel vast actief.

Materiele vaste activa zijn investeringen met een meerjarig economisch nut of maatschappelijk nut in de openbare ruimte. Een uitzondering op deze regel vormen de kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde. Deze investeringen worden niet geactiveerd. De groep van materiële vaste activa dient in de toelichting op de balans te worden onderverdeeld in:

• 1

  Gronden en terreinen.

• 2

  Woonruimten.

• 3

  Bedrijfsgebouwen.

• 4

  Groen- Grond-, weg en waterbouwkundige werken.

• 5

  Vervoermiddelen.

• 6

  Machines, apparaten en installaties.

• 7

  Overige materiële vaste activa.

Om de administratieve lasten te beperken sluiten de categorieën van activa ten behoeve van de verschillende afschrijvingstermijnen zo dicht mogelijk bij bovenstaande indeling aan. In bijgaande bijlage zijn de afschrijvingsperioden van de gemeente Leudal vastgesteld.

Investeringen met een meerjarig maatschappelijk nut, maar geen economisch nut, mits gedaan in de openbare ruimte, mogen worden geactiveerd, (zie 5.4.1.)

Uitsluitend op investeringen met maatschappelijk nut mogen reserves in mindering worden gebracht. Op beide type investeringen dienen de bijdragen van derden die direct betrekking hebben op de investering in mindering te worden gebracht volgens de bruto methode.

Financiële vaste activa zijn activa die een financiële waarde vertegenwoordigen. De financiële vaste activa worden onderverdeeld in:

• 1.

  kapitaalverstrekkingen aan:

• • -

    deelnemingen;

  • -

    gemeenschappelijke regelingen.

• 2.

  leningen aan:

• • -

    woningbouwcorporaties;

  • -

    deelnemingen;

  • -

    overige verbonden partijen;

• 3.

  overige langlopende leningen;

• 4.

  overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;

• 5.

  bijdragen aan activa in eigendom van derden.

De bijdragen aan activa in eigendom van derden (bijvoorbeeld subsidiëring van een tribune van een vereniging), worden in het BBV aangemerkt als financiële vaste activa. Indien men bijdragen aan derden wil activeren dan moet worden voldaan aan de volgende voorwaarden:

• 1

  er is sprake van een investering door een derde;

• 2

  de investering bijdraagt aan de publieke taak van de gemeente;

• 3

  deze derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals beoogd door de gemeente;

• 4

  de gemeente de bijdrage kan terugvorderen indien de derde in gebreken blijft of anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

In de praktijk komt het bovenstaande erop neer dat er slechts in uitzonderlijke gevallen sprake zal zijn van een financieel vast actief uit hoofde van bijdragen aan activa in eigendom van derden.

5.2. Grondslagen.

Voor activeren en afschrijven worden de volgende grondslagen gehanteerd:

Activeren.

Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000,00 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen.

Waarderingsgrondslag.

Als besloten wordt het productiemiddel te activeren, dan moet dit op basis van het BBV gebeuren tegen de verkrijgingprijs of vervaardingsprijs van het productiemiddel,

Op zowel investeringen met economisch als met maatschappelijk nut dienen bijdragen van derden die specifieke betrekking hebben op de investering, in mindering te worden gebracht.

Het BBV staat niet meer toe om investeringen met een economisch nut netto te activeren. Dit betekent dat het niet meer toegestaan is om direct onttrekkingen aan reserves in mindering te brengen op het investeringsbedrag. De lasten voortvloeiende uit dit actief worden al naar gelang de tijdsduur gedekt door onttrekking aan deze reserves.

Voor investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte wordt in het BBV aanbevolen om de investering direct (reserves direct in mindering brengen) of zo snel mogelijk af te schrijven.

Afschrijven.

Binnen de gemeenten is afschrijven op basis van de lineaire methode gebruikelijk. Bij de lineaire methode blijven de afschrijvingsbedragen gedurende de afschrijvingstermijn gelijk, de rentelasten nemen af. In bijgaande bijlage is de nieuwe afschrijvingstabel opgenomen. In het jaar van aanschaf wordt geen afschrijving toegerekend.

Rente.

Aan alle geactiveerde bedragen wordt rente:toegerekend. Hiervoor wordt een vast rentepercentage gehanteerd. Deze rente wordt jaarlijks bij het opstellen van de begroting bepaald. Gemakshalve wordt bij de berekening van de rente er van uitgegaan dat investeringen plaats vinden op 1 juli van het jaar, in het jaar van investeren wordt dus een half jaar rente als last in de begroting opgenomen. In de volgende jaren wordt de rente berekend over de boekwaarde per 1 januari.

Voor bepaalde soorten financiële vaste activa (o.a. verstrekte langlopende geldleningen) wordt een afwijkende rente gehanteerd.

5.3. Procedures aanvragen en uitvoering investeringen.

5.3.1. Aanvragen van investeringen.

De bevoegdheid tot het toekennen van investeringskredieten berust bij de Raad.

De exploitatielasten van het nieuwe beleid worden in de primitieve begroting geïntegreerd. De kredieten worden bij vaststelling van de begroting direct beschikbaar gesteld. De lasten van de vervangingsinvesteringen zijn binnen het bestaand beleid als stelpost opgenomen.

Over de geplande investeringen moet in de bestuursrapportage worden gerapporteerd. Het niet uitvoeren van een gepland werk veroorzaakt onderuitputting op kapitaallasten.

Tussentijdse nieuwe investeringen moeten via een raadsbesluit dan wel via de bestuursrapportage worden vastgesteld.

5.3.2. Subsidies.

Bij aanvang van de investering dient te worden bezien in hoeverre er een aanspraak kan worden gemaakt op bepaalde subsidies. Subsidies, die specifiek voor een investering worden verstrekt, moeten wel direct in mindering op het investeringsbedrag worden gebracht.

Indien een beschikking voor een subsidie wordt ontvangen, dient een afschrift aan de financiële administratie verstrekt te worden.

5.3.3. Uitvoering en liquiditeitsplanning.

Bij het aanvragen van investeringswerken groter dan € 100.000,00 dient een uitvoeringsplanning en een liquiditeitsplanning te worden geleverd. Hierin dient de inzet van liquide middelen en arbeidscapaciteit te worden aangegeven,

De reden hiervan is dat op deze manier in een vroeg, stadium afwijkingen van de planning kunnen worden geconstateerd. Onderuitputting en budgettaire effecten van personele inzet kunnen zodoende in een vroeg stadium worden ondervangen.

5.3.4. Compensatiemogelijkheden.

Het is niet toegestaan om afzonderlijke investeringen (programmaoverstijgend) te vereffenen, tenzij de Raad daartoe besluit. Indien investeringen tot een zelfde programma behoren is dit toegestaan na goedkeuring van het college

5.4. Onderwerpen die specifieke aandacht verdienen.

5.4.1. Activeren van investeringen met maatschappelijk nut.

Investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte worden uitsluitend geactiveerd voor zover het Groen- Grond-, Weg- en Waterbouwkundige werken en Openbare verlichting betreft. Overige investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte, worden ten laste van de exploitatie gebracht. Geactiveerde investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte van het type Groen- Grond-, Weg- en Waterbouwkundige werken en Openbare verlichting worden conform de afschrijvingstermijnen genoemd in bijlage 1 afgeschreven, tenzij de Raad anders besluit.

5.4.2. Verwerken onderhoud.

Het is onmogelijk om kosten van onderhoud te activeren en vervolgens af te schrijven. Daarentegen is het mogelijk om voor de kosten van achterstallig onderhoud een voorziening te vormen en deze aan te vullen op basis van beheerplannen, waarbij de werkelijke kosten onttrokken worden aan de voorziening. De laatste methode is minder bewerkelijk en sluit aan bij de huidige vorm van beheersing van onderhoud van wegen, waterwegen, kunstwerken en gebouwen. Tevens bestaat dan niet het risico dat investeringen over een telange periode worden afgeschreven.

Daarom worden kosten van onderhoud ten laste van de voorziening voor groot onderhoud gebracht. Het vervangen van een toplaag, reparatie van wegen, etc, wordt ten laste van de voorziening gebracht. Kosten van levensduurverlengende renovaties en/of investeringen in de openbare ruimte die het gebied een vernieuwende functie geven, worden wel geactiveerd en afgeschreven.

5.4.3. Afbakening van grondcomplexen.

Binnen grondcomplexen zijn elementen te onderscheiden die gekwalificeerd worden als investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte, zoals bruggen, wegen en openbaar groen. Deze investeringen worden meegenomen in de kostprijscalculaties van de grondexploitatie en als zodanig verwerkt in de jaarrekening.

6.1. Bestuursrapportage.

In de bestuursrapportage wordt per programma ingegaan op de stand van zaken van de lopende investeringskredieten en op de investeringen die afwijken van de planning. Vermeld moet worden:

• 1

  De realisatie van de planning.

• 2

  De financiële gevolgen bij afwijking van de planning, voor het lopend als het volgende jaar.

• 3

  Een verklaring van de afwijking van de planning.

Bij afronding van investeringsprojecten kunnen de volgende situaties zich voordoen:

• •

  Het krediet is overschreden. De Raad is via de bestuursrapportage al op de hoogte gebracht over de investering.

• •

  Het krediet is toereikend geweest en voor het juiste doel aangewend.

• •

  Het krediet is te hoog. De overblijvende middelen vloeien terug in de algemene middelen.

Voor investeringen groter dan € 100.000,00 of een budgettaire afwijking groter dan 25 procent dient de informatie te worden verstrekt, na afronding of tussentijds, van het project in de bestuursrapportage of de jaarrekening.

In het vierde kwartaal zal een totaaloverzicht worden gemaakt van alle investeringen. Dit overzicht zal worden opgenomen in de jaarrekening.

6.2. Jaarrekening.

Een totaaloverzicht van alle lopende investeringen zal in de jaarrekening worden opgenomen. Tevens wordt hierin aangegeven welke investeringen in dat jaar afgesloten worden.