Budget- en procuratieregeling 2009

DEFINITIES

Programma = een planning voor de uitvoering van beleid op een bepaald gebied en de in dat kader te leveren prestaties en producten, met bijbehorende budgetten.

Product = hetgeen wordt voortgebracht

Subproduct = deelproduct, onderdeel van een product

Budget = een budget is een geheel aan (financiële) middelen dat via programmabegroting en productenraming is toegekend als taakstelling voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken. = financiële middelen voor het tot stand brengen van een (deel)product of financiële middelen voor de uitvoering van diensten en werken die niet direct aan een (deel) product zijn toe te wijzen

Budgethouder = een voor een of meerdere budgetten verantwoordelijk ambtenaar

Meerwerk = werkzaamheden, die de normale raming van werkzaamheden te boven gaan.

Procuratie = de schriftelijke volmacht om uit de naam van anderen te handelen. In deze regeling beperkt tot financiële handelingen.

VERANTWOORDELIJKHEDEN

1 Hiërarchie

De raad stelt de kaders voor het gemeentelijk beleid en is verantwoordelijk voor de controle op de uitvoering van dit beleid. De kaders worden aangegeven in de programma’s.

De raad draagt door het vaststellen van de programmabegroting burgemeester en wethouders op deze tot uitvoering te brengen.

De ambtelijke organisatie wordt geleid door een directie: de secretaris en 4 directeuren. De secretaris is hoofdverantwoordelijk.

Burgemeester en wethouders wijzen de directie aan als verantwoordelijk voor de uitvoering van de programma’s: de programmaverantwoordelijken. Burgemeester en wethouders wijzen de programma’s toe aan de te onderscheiden directeuren op advies van de secretaris. Vervanging van een programmaverantwoordelijke gebeurt door een andere programmaverantwoordelijke, aan te wijzen door de directie.

De directeuren geven leiding aan eenheden. Er zijn 4 eenheden gedefinieerd: Samenleving, Ruimte, Bedrijfsvoering en Ontwikkeling. Binnen de eenheden worden teams onderscheiden. De teams worden aangestuurd door teamleiders.

Daarnaast staat het onafhankelijke team Audit & Control ten dienste van de secretaris en de organisatie Leudal. Hiërarchisch is het team toegevoegd aan de secretaris.

2 Programma’s

Een directeur is programmaverantwoordelijke voor het aan hem / haar toegewezen programma.

Een programmaverantwoordelijke is aanspreekpunt voor het bestuur / de portefeuillehouders.

De programmaverantwoordelijke is aanspreekbaar op en verantwoording verschuldigd over de uitvoering van het vastgestelde beleid, de in dat kader overeengekomen prestaties en de aan hem toevertrouwde budgetten.

De programmaverantwoordelijke is verantwoordelijk de afgesproken prestaties te realiseren binnen het geautoriseerde budget.

De programmaverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens en verschaft hieromtrent de nodige informatie.

Via codering is de programmaverantwoordelijkheid binnen de financiële administratie kenbaar gemaakt.

De functie van programmaverantwoordelijke is onverenigbaar met de functie van betalingsfiatteur, de functie van kassier, de registrerende functie, de functie van concerncontroller en de interne controlefunctie.

3 Producten en budgetten

Aan de programma’s zijn producten gekoppeld. De programmaverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het realiseren van producten en stuurt op inhoud. De inhoud is gekoppeld aan financiën, prestaties en activiteiten. Producten zijn onderverdeeld in subproducten en daarbij horende budgetten. Het budgethouderschap is gekoppeld op het niveau van de subproducten.

Budgetverantwoordelijkheid is per budget ondeelbaar.

Via codering is de productverantwoordelijkheid binnen de financiële administratie en de relatie met het bijbehorende programma kenbaar gemaakt.

4 Verantwoordelijkheden delen

De directeuren geven leiding aan eenheden. In 2009 loopt de indeling naar eenheid niet gelijk met de indeling in programma’s. Doelstelling is om deze indelingen vanaf 2010 wel gelijk te stellen.

De directeuren zijn verantwoordelijk voor de programma’s. De programmaverantwoordelijke heeft de mogelijkheid om (delen van ) de programmaverantwoordelijkheid te delegeren, inclusief de bijbehorende budgetten en daarmee samenhangende prestaties en activiteiten, aan medewerkers op het niveau van teamleider of projectleider voor maximaal van 20% van zijn / haar eigen bevoegdheden. Aanwijzing anderszins is uitsluitend toegestaan met instemming van de secretaris.

Een teamleider kent daarmee 2 verantwoordelijkheden:

* teamverantwoordelijkheid

* en afgeleid programmaverantwoordelijkheid

In het geval de 2 verantwoordelijkheden concurreren, gaat de programmaverantwoordelijkheid vóór de teamverantwoordelijkheid. Hiervan kan alleen afgeweken worden door expliciete besluitvorming door de directie.

5 Uitzonderingen

Binnen de organisatie zijn uitzonderingen in verantwoordelijkheid te onderscheiden:

De griffier is eindverantwoordelijk voor de budgetten van de gemeenteraad. Hij is daarmee ook verantwoordelijk voor een deel van programma 7 Bestuur / Politiek

De griffier is eindverantwoordelijk voor de budgetten van de rekenkamer. Hij is daarmee ook verantwoordelijk voor een deel van programma 7 Bestuur / Politiek

De WMO – raad is verantwoordelijk voor de aan hem toegekende budgetten vanuit programma 1 Samenleving.

De voorzitter van de Ondernemingsraad is verantwoordelijk voor de aan de Ondernemingsraad toegewezen budgetten binnen programma 7 Bestuur / Politiek.

UITVOERING BUDGETHOUDERSCHAP

1 Budget

Een budget is een geheel aan (financiële) middelen dat via programmabegroting en productenraming is toegekend als taakstelling voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken. De in de productenraming omschreven prestaties, kengetallen, kostendekkingspercentages en nadere voorschriften maken als

specificaties onderdeel uit van de taakstelling.

Budgetten waar een programmaverantwoordelijke verantwoordelijk voor is, maar die niet direct aan producten worden toegerekend, vallen ook onder de regels van programma- verantwoordelijkheid.

Budgetten worden toegekend voor één begrotingsjaar.

Projectbudgetten, (inclusief investeringsbudgetten), kunnen meer dan één begrotingsjaar beslaan.

Rapporteren over het budget vindt plaats in het kader van de planning & controlcyclus en met in achtneming van het gestelde in de Financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet.

Voor specifieke budgetten kunnen bij aanwijzing van de budgetten door de raad, dan wel het college van Burgemeester en wethouders specifieke richtlijnen gegeven worden met betrekking tot de wijze en frequentie van rapporteren.

2 Budgetafwijkingen

Er mogen geen verplichtingen (bestellingen) aangegaan worden, tenzij hiervoor voldoende budget beschikbaar is. Hierbij dient het risico van meerwerk ook betracht te worden.

Budgetafwijkingen dienen te allen tijde gemeld te worden aan de directie, de secretaris en de portefeuillehouder. Van budgetafwijking is sprake bij een onder - / overschrijding van 10 % van het geraamde bedrag en/of een minimum van € 25.000,00.

Budgetafwijkingen met een mogelijke financiële dekking:

a Bij wijziging van de te leveren prestaties mag een product- verantwoordelijke schuiven met de geraamde, beïnvloedbare uitgaven en inkomsten binnen het product.

b Budgetverschuivingen tussen producten vinden plaats in overleg met het managementteam en eventueel met het college van Burgemeester en wethouders.

c Budgetverschuivingen tussen programma’s zijn ter besluitvorming van de raad.

Budgetafwijkingen zonder directe financiële dekking (tegenvallers) of waarop geen directe financiële aanspraak is begroot ( meevallers), worden conform de Financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet en de reguliere afspraken binnen de planning & controlcyclus aan de raad voorgelegd ter besluitvorming.

De programmaverantwoordelijke is verplicht tot het (actief) genereren van niet begrote inkomsten.

3 Taken en bevoegdheden

De programmaverantwoordelijke is budgethouder voor de budgetten binnen het programma.

De directeur is budgethouder voor specifieke budgetten van zijn eenheid.

Bij afwezigheid van de budgethouder is vervanging geregeld: de directeur wordt vervangen door een andere directeur, de teamleider wordt vervangen door de directeur.

Een lijst met namen en functies van de budgethouders van de gemeente Leudal is toegevoegd aan deze regeling. De lijst is geaccordeerd door de directeuren en de secretaris. Wijziging kan uitsluitend plaatsvinden door schriftelijke mededeling van de betreffende directeur aan het team Financiën. Bewaring van de lijst en wijzigingen vindt plaats bij het team Financiën. De budgethouder is verantwoording verschuldigd voor de hem toegewezen budgetten.

De directeur kan maximaal 5 * 20% van zijn / haar budget delegeren aan medewerkers op het niveau van teamleider of projectleider. De directeur / programmaverantwoordelijke blijft eindverantwoordelijk.

De budgethouder beheert en bewaakt de uitgaven die voortvloeien uit aangegane verplichtingen.

De budgethouder beheert en bewaakt de inkomsten die voortvloeien uit ingestelde rechten.

Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden voor het bestemde doel.

Budgethouderschap wordt uitgeoefend binnen de kaders van de centrale inkoop- en aanbestedingsrichtlijnen, de Mandaatregeling gemeente Leudal 2009 en de Financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet waarbij de volgende (aanvullende) bepalingen gelden:

* Een budgethouder op het niveau van teamleider mag verplichtingen aangaan tot een maximum bedrag van € 100.000,00. Bij hogere bedragen dient de programmaverantwoordelijke / directeur te ondertekenen.

* In het geval van een investeringswerk / project geldt dezelfde afspraak tenzij separaat bij het projectplan een andere bevoegdheid is geregeld.

* De secretaris heeft geen budget onder zijn directe verantwoordelijkheid met uitzondering vanbudgetten op het gebied van representatie.

* De directeuren Bedrijfsvoering, Samenleving en Ruimte hebben elk een tekenbevoegdheid voor een maximum bedrag van € 500.000,00. Een en ander onder inachtneming van de onderverdeling in en beslaglegging op de budgetten van de onder het product vallende subproducten. Bij hogere bedragen tot maximaal € 2.000.000,00 dient medeondertekening door

de secretaris plaats te vinden.

* De directeur Ontwikkeling heeft een tekenbevoegdheid voor bedragen met een maximum tot € 100.000,00.

* Voor het aangaan van verplichtingen boven € 2.000.000,00 dient naast ondertekening door de verantwoordelijke directeur tevens ondertekening plaats te vinden door de portefeuillehouder.

De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van betalingsopdrachtverstrekker, de functie van kassier, de registrerende functie, de functie van concerncontroller en de interne controlefunctie

4 Rapportage en verantwoording

De richtlijnen voor rapportage zijn vastgelegd in de Financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet.

De afspraken over rapportage worden verfijnd bij de afspraken in het kader van de jaarlijkse planning & controlcyclus.

De concerncontroller heeft de regie over de totstandkoming en de kwaliteitsbepaling van de bestuurlijke informatievoorziening.

De secretaris kan aan de productverantwoordelijke aanwijzingen geven met

betrekking tot beheer, registratie, verantwoording en betalingen.

De programmaverantwoordelijke zal de secretaris, de concerncontroller en

het bestuur op verzoek en uit eigener beweging tijdig alle benodigde informatie verstrekken.

De programmaverantwoordelijke voorziet de directie periodiek van informatie over de stand van dewerkzaamheden en de besteding van middelen, overeenkomstig de afspraken zoals vastgelegd bij de planning & controlcyclus.

5 Overige bepalingen

De productverantwoordelijke en de budgethouder hebben recht op ondersteuning in de uitoefening van hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden door de directie, eenheid Bedrijfsvoering, dan

wel door de eenheid Audit & Control.

De productverantwoordelijke en de budgethouder worden in de uitoefening van hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden adequaat ondersteund door de administratie. De administratie is daartoe actueel, betrouwbaar en rechtmatig.

6 Ingangsdatum

Op het moment van inwerkingtreding van deze regeling ‘Budget- en Procuratieregeling 2009’ komt de ‘Regeling budgetbeheer Leudal 2007’ te vervallen. Deze regeling treedt in werking op de datum van publicatie.