Inkoop- en aanbestedingsreglement gemeenten Leudal, Nederweert, Roermond en Weert 2013

ARTIKEL 1 DEFINITIES

1.1 Aanbesteden

Een vorm van inkoop die uitgaat van concurrentiestelling waarbij verschillende ondernemers in staat worden gesteld om ter zake van de uitvoering van een werk, een levering of een dienst een aanbod te doen aan de gemeente.

1.2 Aanbestedingsdocument

De beschrijving van de aanbestedingsprocedure, het Programma van Eisen van het werk, de dienst of levering en het concept van de overeenkomst. Ook wel genoemd: Offerteaanvraag, Bestek.

1.3 Aanvraag tot deelneming

Het verzoek van een gegadigde om te worden geselecteerd als inschrijver.

1.4 Aanbestedingswet 2012

Regels en wetten op het gebied van aanbesteden.

1.5 Dienst

Een dienst heeft betrekking op het uitvoeren van werkzaamheden (dienstverlening), die niet als levering of werk worden gedefinieerd.

1.6 Duurzaam inkopen

Het toepassen van milieu- én sociale aspecten in het inkoopproces zodanig dat dit leidt tot een daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat voldoet aan de gestelde milieu én sociale aspecten.

1.7 Enkelvoudig onderhandse procedure

Een wijze van marktbenadering waarbij slechts één ondernemer gevraagd wordt om een inschrijving (offerte) in te dienen.

1.8 Europese aanbesteding

Europees aanbesteden is aanbesteden volgens de Europese richtlijn.

1.9 Gegadigde

Een natuurlijke of rechtspersoon die zich aanmeldt middels een aanvraag tot deelneming met het verzoek tot inschrijving te worden uitgenodigd.

1.10 Geschiktheideisen/selectiecriteria

Eisen van kwalitatieve aard waaraan de gegadigde, respectievelijk de inschrijver moet voldoen om voor inschrijving op of de gunning van een opdracht in aanmerking te kunnen komen.

1.11 Gunningcriteria

Criteria op basis waarvan de inschrijvingen worden beoordeeld ter bepaling van de inschrijving die voor gunning van de opdracht in aanmerking komt.

1.12 Inkoop

Alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat.

1.13 Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Geeft de beleidsuitgangspunten aan waar alle bij het inkoopproces betrokken medewerkers van de deelnemende gemeenten rekening mee moeten houden.

1.14 Inkooppakket

Een samenhangend geheel van producten en/of diensten en/of werken.

1.15 Inschrijver

Een natuurlijke of rechtspersoon die door middel van een inschrijving aanbiedt de opdracht uit te voeren.

1.16 Inschrijving

Het aanbod van een inschrijver om een opdracht uit te voeren (offerte, aanbieding).

1.17 Levering

Een levering heeft betrekking op de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten of de levering van producten en zijdelings betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering.

1.18 Meervoudig onderhandse procedure

Een vraagtechniek waarbij meerdere (minimaal 3) partijen uitgenodigd worden tot het doen van een prijsopgave.

1.19 Ondernemer

Aannemer, leverancier of dienstverlener.

1.20 Opdrachtwaarde

De geraamde waarde van de opdracht exclusief omzetbelasting.

1.21 Openbare (nationale) aanbesteding

Een wijze van marktbenadering waarbij de markt via een openbare aankondiging opgeroepen wordt om inschrijvingen in te dienen, op basis van een beschikbaar te stellen aanbestedingsdocument.

1.22 Overeenkomst

Een overeenkomst is een meerzijdige rechtshandeling, waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere een verbintenis aangaan.

1.23 Perceel

Een afgebakend onderdeel van de Opdracht waarop kan worden ingeschreven.

1.24 Social Return

Social return is het opnemen van sociale voorwaarden, eisen en wensen in een inkoop- of aanbestedingstraject voor leveringen, diensten en werken. Leveranciers kunnen op deze manier een bijdrage leveren aan de werkgelegenheid.

1.25 Standstill periode (Alcateltermijn)

Dit houdt in dat aanbestedende diensten een termijn van ten minste 20 kalenderdagen moeten aanhouden voordat zij een overeenkomst mogen sluiten. Deze termijn vangt aan met de verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing. Deze periode kan door inschrijvers worden gebruikt voor het instellen van een beroep in rechte tegen de voorgenomen gunning.

1.26 Uitsluitinggronden

De criteria op basis waarvan een gegadigde of inschrijver, bij niet voldoen aan deze criteria, niet voor gunning van de opdracht in aanmerking komt.

1.27 Werk

Het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

ARTIKEL 2 WERKINGSBEREIK

2.1 Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsreglement is van toepassing op opdrachten verstrekt voor werken, leveringen en diensten door of namens de deelnemende gemeenten.

2.2 De deelnemende gemeenten kunnen bij het verstrekken van subsidies aan derden, als voorwaarde stellen dat deze derde het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsreglement toepast bij opdrachten die in het kader van de subsidie worden verstrekt.

2.3 Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsreglement is niet van toepassing op opdrachten waarop hogere wet of regelgeving van toepassing is.

2.4 Indien een subsidieverstrekker voor het verkrijgen van een subsidie, aan de deelnemende gemeenten nadere eisen stelt ten aanzien van het aanbesteden van opdrachten die in het kader van de subsidie worden verstrekt, gaan de eisen van de subsidieverstrekker voor het gemeentelijk inkoop- aanbestedingsreglement.

2.5 Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsreglement is overeenkomstig de nieuwe Aanbestedingswet 2012.

2.6 Afwijken van enige regel in dit reglement is en voor zover niet elders anders bepaald (artikel 6.10, 6.11, 6.11) enkel mogelijk indien een belang van de deelnemende gemeenten zulks vordert en het college van B&W daarmee voorafgaand en gemotiveerd met de voorgenomen afwijking heeft ingestemd. (Artikel 3.6, Inkoop- en aanbestedingsbeleid).

2.7 Het voorstel aan het college van B&W (of gemandateerden) om af te mogen wijken van de voorgeschreven inkoopprocedure dient vergezeld te gaan van het advies van de inkoopadviseur zoals bedoeld in artikel 5 lid 4 van dit reglement.

ARTIKEL 3 UITGANGSPUNTEN

3.1 Bij aanbesteden wordt rechtmatig en doelmatig gehandeld.

3.2 Bij het aanbesteden worden de algemene beginselen van behoorlijk aanbesteden in acht genomen:

a. Transparantie; De gemeente waarborgt een transparante aanbestedingsprocedure door middel van een passende mate van openbaarheid.

b. Objectiviteit; Voor het selecteren van gegadigden en het gunnen van opdrachten worden objectieve criteria gebruikt.

c. Non-discriminatie; Gegadigden/inschrijvers worden op gelijke en niet discriminerende wijze behandeld.

d. Proportionaliteit; De eisen die aan een gegadigde/inschrijver of een inschrijving worden gesteld staan in redelijke verhouding tot de te verstrekken opdracht. Het proportionaliteitsbeginsel wordt conform de Gids Proportionaliteit behorende bij het wetsontwerp Aanbestedingswet 2012 toegepast.

3.3 Bij het aanbesteden worden de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht genomen, in het bijzonder; het gelijkheidsbeginsel, het zorgvuldigheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel, het vertrouwensbeginsel en het ‘fair play’ beginsel.

3.4 Bij het aanbesteden worden de administratieve lasten voor gegadigden/inschrijvers zoveel als mogelijk beperkt (bij voorkeur digitaal aanleveren).

3.5 Bij het bepalen van de aan de gegadigde/inschrijver te stellen eisen wordt nadrukkelijk rekening gehouden met de mogelijkheid voor het midden- en kleinbedrijf om deel te nemen aan een aanbesteding.

3.6 Bij het aanbesteden staat het verkrijgen van het beste product tegen de beste prijs/kwaliteitsverhouding voorop.

ARTIKEL 4 BEVOEGDHEDEN

4.1 De bevoegdheid tot het verstrekken van opdrachten is geregeld in de mandaat- en volmachtregeling van de deelnemende gemeenten.

ARTIKEL 5 ADVISERING EN DIENSTVERLENING

5.1 De inkoopadviseur brengt gevraagd en ongevraagd advies uit over inkopen en aanbestedingen.

5.2 De inkoopadviseur brengt advies uit ten aanzien van:

a. Een melding van een opdracht zoals bedoeld in artikel 12 lid 1 van dit reglement.

b. Het voldoen van de aanbestedingsdocumenten aan de uitgangspunten van het inkoopbeleid en de regels van het aanbestedingsreglement;

c. De te voeren inkoopstrategie;

d. De wijze van aanbesteden;

e. Het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies.

5.3 Van de adviezen zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van de bevoegde of gemandateerde functionaris.

ARTIKEL 6 BEPALEN TOE TE PASSEN AANBESTEDINGSPROCEDURE

6.1 De deelnemende gemeenten passen bij al haar aanbestedingen de volgende vigerende wet- en regelgeving toe:

a. De Europese aanbestedingsrichtlijn, nu 2004/18/EG. Deze is geïmplementeerd in Nederlandse wetgeving in de Aanbestedingswet 2012.

b. Zowel boven als onder de Europese drempelwaarden het Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2012), voor werken.

6.2 Voor het bepalen van de toe te passen aanbestedingsprocedure moet de opdrachtwaarde (exclusief BTW) geraamd worden overeenkomstig de bepaling van de artikelen 2.14 tot en met 2.22 van de Gids Proportionaliteit.

6.3 Voor een gemengde opdracht (leveringen en/of diensten en/of werken) bepaald dat deel dat in waarde het grootste is of er sprake is van een werk, dienst of levering.

6.4 Op basis van de overeenkomstig lid 2 van dit artikel geraamde opdrachtwaarde dient de juiste aanbestedingsprocedure gevolgd te worden.

6.5 Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen voor leveringen/diensten > 40.000,-- Euro en voor werken > € 150.000,--, wordt minimaal een bedrijf uit de deelnemende gemeenten uitgenodigd tot inschrijving voor zover er bedrijven in de deelnemende gemeenten gevestigd zijn die aan de gestelde geschiktheidseisen kunnen voldoen.

6.6 Kan aan lid 5 van dit artikel niet worden voldaan, dan dient de budgethouder met opgave van redenen hiervan een melding te maken en voor te leggen aan de portefeuillehouder. De melding wordt opgenomen in het inkoopdossier.

6.7 Het is toegestaan in percelen aan te besteden met toepassing van de voor het totaal van deze percelen bepaalde aanbestedingsprocedure teneinde inschrijving voor MKB mogelijk te maken.

6.8 Bij een enkelvoudige uitnodiging wordt een bedrijf uit de eigen gemeente uitgenodigd, voor zover er een bedrijf in de eigen gemeente gevestigd is dat aan de gestelde geschiktheideisen kan voldoen.

6.9 Kan aan lid 8 van dit artikel niet worden voldaan, dan wordt de budgethouder hiervan op de hoogte gesteld en wordt met opgave van redenen een melding gemaakt in het inkoopdossier.

6.10 In de navolgende gevallen is het toegestaan om - met inachtneming van artikel 6.7 - een opdracht enkelvoudig aan te besteden:

a. wanneer, in het kader van een openbare aanbesteding, een aanbesteding met voorafgaande selectie of een onderhandse procedure geen of geen geschikte inschrijvingen of aanmeldingen tot deelname zijn ingediend, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd.

b. wanneer een overheidsopdracht om technische of artistieke redenen of om redenen van bescherming van uitsluitende rechten slechts aan een bepaalde ondernemer kan worden toevertrouwd.

c. wegens redenen van dwingende spoed, als gevolg van gebeurtenissen (calamiteiten) die niet konden worden voorzien en die niet aan de deelnemende gemeenten toe te rekenen zijn.

6.11 In de navolgende gevallen is het toegestaan om een opdracht voor leveringen enkelvoudig aan te besteden:

voor door de oorspronkelijke leverancier te verrichten aanvullende leveringen die:

a. bestemd zijn voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik, of;

b. voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, wanneer verandering van leverancier de deelnemende gemeenten ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen met andere technische eigenschappen, zodat onverenigbaarheid ontstaat of zich bij gebruik en onderhoud onevenredige technische moeilijkheden voordoen, mits de looptijd van deze opdrachten voor leveringen en nabestellingen niet langer is dan drie jaar en het totale bedrag voor de aanvullende opdracht niet hoger is dan 50 % van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.

6.12 In de navolgende gevallen is het toegestaan om een opdracht voor werken of diensten enkelvoudig aan te besteden:

voor aanvullende werken of diensten die noch in het oorspronkelijk gegunde ontwerp, noch in een oorspronkelijk gegunde opdracht waren opgenomen en die technisch of economisch niet los van de oorspronkelijke opdracht kunnen worden uitgevoerd, onder de volgende cumulatieve voorwaarden:

a. de aanvullende werken of diensten zijn ten gevolge van een onvoorziene omstandigheid noodzakelijk geworden;

b. de gunning geschiedt aan de opdrachtnemer die de oorspronkelijke opdracht uitvoert, en;

c. het totale bedrag voor de aanvullende opdracht niet hoger is dan 50 % van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.

6.13 Op alle aanbestedingen betreffende Werken zijn de ARW 2012 van toepassing en op Leveringen en Diensten worden de Algemene Inkoopvoorwaarden van de VNG 2012 van toepassing verklaard. Bij aanbestedingen betreffende ICT zullen de ARBIT 2010 (Algemene rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten) worden toegepast. Daarbij worden de leveringsvoorwaarden danwel andere branche voorwaarden uitdrukkelijk van de hand gewezen, voor zover niet anders in de aanbestedingsprocedure is bepaald.

ARTIKEL 7 BIJZONDERE DOELGROEPEN

7.1 De deelnemende gemeenten kunnen de deelneming aan een aanbestedingsprocedure voorbehouden aan sociale werkvoorzieningen zoals nader omschreven in de Aanbestedingswet 2012.

7.2 Indien het voorbehoud zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt gemaakt, wordt dit voorbehoud in de aankondiging van aanbesteding nadrukkelijk vermeld.

7.3 Een beslissing inzake het toepassen van het voorbehoud zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt in het inkoopdossier vastgelegd.

7.4 De deelnemende gemeenten hebben ervoor gekozen om sociaal aanbesteden in beginsel op te nemen als eis bij alle aanbestedingen van werken, leveringen en of diensten. Hierbij wordt de drempel van € 50.000,- als uitgangspunt genomen, dus sociaal aanbesteden geldt voor alle aanbestedingen boven dit bedrag. In de bestekvoorwaarden wordt al verplichting opgenomen dat 5% van de totale aanneemsom of 7% van de loonsom ingezet moet worden om werkplekken te realiseren voor werkzoekenden die ingeschreven staan bij het UWV Werkbedrijf als werkzoekend of anderszins een afstand hebben tot de arbeidsmarkt.

7.5 Het college kan ter uitvoering van lid 4 van dit artikel nadere regels opstellen.

7.6 Verordening alleenrecht: Een alleenrecht (vaak ook uitsluitend recht genoemd) betreft een recht dat bij wettelijk voorschrift of bij besluit van een bestuursorgaan aan een onderneming wordt verleend, waarbij voor die onderneming het recht wordt voorbehouden om binnen een bepaald geografisch gebied een dienst te verrichten of een activiteit uit te oefenen.

ARTIKEL 8 DUURZAAM INKOPEN

8.1 In haar streven naar een duurzame bedrijfsvoering nemen de deelnemende gemeenten bij haar aanbestedingen duurzaamheideisen op in haar aanbestedingen, voor zover objectieve criteria zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel ontwikkeld en gepubliceerd zijn.

8.2 De deelnemende gemeenten gebruiken bij voorkeur minimaal de milieu en sociale criteria voor productgroepen, ontwikkeld door Agentschap NL (voorheen SenterNovem) in het kader van het programma Duurzame Bedrijfsvoering Overheden van het Ministerie van VROM.

8.3 Indien geen milieu en sociale criteria worden toepast, wordt dit met opgave van redenen vastgelegd in het inkoopdossier.

ARTIKEL 9 UITSLUITING, GESCHIKTHEID EN GUNNING

9.1 Voorafgaand aan de publicatie van de aankondiging van aanbesteding of het versturen van een uitnodiging tot inschrijving worden de in de procedure toe te passen uitsluitingsgronden, geschiktheideisen en gunningcriteria bepaald.

9.2 De uitsluitingsgronden, geschiktheideisen en gunningcriteria worden in de aankondiging van aanbesteding, de uitnodiging tot inschrijving of het aanbestedingsdocument bekend gemaakt.

9.3 Bij het hanteren van uitsluitingsgronden wordt de verplichte ‘uniforme eigen verklaring’ toegepast.

9.4 De zwaarte van de toegepaste geschiktheideisen dient steeds in redelijke verhouding tot de te verwerven opdracht te staan (proportionaliteitsbeginsel). Daarbij dient de Gids Proportionaliteit (Aanbestedingswet 2012) als leidraad te worden gehanteerd.

De navolgende uitgangspunten worden in acht genomen:

a. Aan een combinatie worden geen hogere eisen gesteld dan aan een enkele ondernemer.

b. Indien een geschiktheideis met betrekking tot de omzet van een ondernemer wordt gesteld in de drie jaren voorafgaand aan de dag van aanbesteding mag per jaar maximaal 300 % van de opdrachtwaarde bedragen voor zover de opdracht binnen 12 maanden uitgevoerd wordt. Ter zake een meerjarige opdracht mag de omzeteis niet meer bedragen dan 300 % van de opdrachtwaarde van één opdrachtjaar.

c. De bij een geschiktheideis ter zake overleggen van referentieprojecten mag maximaal 1 referentieproject gevraagd worden. De gevraagde waarde van een referentieproject mag maximaal 60 % van de geraamde opdrachtwaarde zijn. De referentieprojecten dienen naar aard, complexiteit en competenties voldoende overeen te komen met de opdracht en dienen niet langer dan 3 jaar voorafgaand aan de datum van aanbesteding opgeleverd te zijn.

9.5 Bij het bepalen van de zwaarte van de geschiktheideisen wordt nadrukkelijk rekening gehouden met de mogelijkheden tot inschrijving voor het midden- en kleinbedrijf voor zover dit niet in strijd is met bedrijfseconomische belangen van de deelnemende gemeenten.

9.6 Opdrachten moeten gegund worden op basis van Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), tenzij de aanbestedende dienst in de aanbestedingsstukken toelicht waarom gunning op basis van prijs in die specifieke situatie aangewezen is. Deze kunnen variëren naar de aard van de opdracht zoals onder andere uitvoeringtermijnen, uitvoeringsaspecten, technische aspecten, ervaring en esthetische aspecten.

9.7 Indien gebruik wordt gemaakt van een beoordelingsmethodiek inzake de selectie van gegadigden en de gunning van de opdracht, dan wordt deze methodiek overeenkomstig lid 2 van dit artikel bekend gemaakt.

ARTIKEL 10 INTEGRITEITSTOETS

10.1 De deelnemende gemeenten kunnen de integriteit van gegadigden toetsen.

10.2 Bij Europese, nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt steeds een ‘Uniforme eigen verklaring’ gevraagd.

10.3 Bij enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt de integriteit van gegadigden enkel getoetst indien dit wenselijk of noodzakelijk wordt geacht.

10.4 Het college van burgemeester en wethouders kan, indien zij dit op grond van serieuze aanwijzingen nodig acht en in geval van dwingende reden van algemeen belang besluiten een integriteitsverklaring te vragen.

Een gegadigde kan zijn integriteit aantonen door het overleggen van een Verklaring omtrent het gedrag voor Rechtspersonen, die wordt afgegeven door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag (COVOG) van het Ministerie van Justitie. De integriteit van een gegadigde kan op geen andere wijze worden getoetst of aangetoond.

10.5 De deelnemende gemeenten sluiten een gegadigde die geen integriteitsverklaring zoals genoemd in lid 4 van dit artikel kan overleggen, uit van verdere deelname aan een aanbesteding.

10.6 De deelnemende gemeenten doen enkel zaken met aanbieders in de publieke en semipublieke sector die zich houden aan de wet WNT.

ARTIKEL 11 PUBLICATIE AANKONDIGINGEN

11.1 De publicatie van de aankondiging van een openbare aanbesteding al dan niet met voorafgaande selectie (Nationaal én Europees) dient altijd te worden geplaatst op: de gemeentelijke internetpagina én op www.aanbestedingskalender.nl. / www.tenderned.nl

11.2 De aanbestedingsdocumenten worden zoveel als mogelijk digitaal ter beschikking gesteld aan gegadigden (bijvoorbeeld door plaatsing van de documenten op www.aanbestedingskalender.nl of www.Tenderned.nl).

ARTIKEL 12 MELDING EN VERANTWOORDING INKOOP/AANBESTEDING

12.1 Elke inkoop/aanbesteding van een overeenkomst met een geraamde waarde (conform gemeentelijk beleid: € 10.000,--) moet voorafgaand aan de aanbesteding wordt geregistreerd bij Inkoop, door middel van het invullen van een meldformulier.

12.2 De tot het sluiten van de overeenkomst gevolmachtigde (budgethouder) is verantwoordelijk voor het juist invullen van het formulier.

12.3 Op basis van het startformulier en in overleg met betreffende vakafdeling geeft inkoop advies zoals bedoeld in artikel 5 lid 2 sub a t/m d van dit reglement.

12.4 Op dit advies is artikel 5 lid 3 van dit reglement van toepassing.

12.5 Iedere inkoop/aanbesteding met een waarde (conform gemeentelijk beleid) wordt afgesloten met het invullen het verantwoordingsformulier, ten behoeve van de periodieke rapportages en de interne controle.

Het verantwoordingsformulier bevat o.m. gegevens over het aantal offertes, de namen van de gevraagde leveranciers. De naam van de opdrachtnemer. Het gunningsbedrag en in welke mate duurzaamheid en/of social return is toegepast. Het betreffend formulier wordt vastgelegd in het inkoopdossier.

12.6 De tot het sluiten van de overeenkomst gevolmachtigde budgethouder is verantwoordelijk voor het juist en volledig invullen van dit formulier.

ARTIKEL 13 INKOOPDOSSIER

13.1 Van een aanbesteding wordt een (elektronisch) inkoopdossier bijgehouden.

13.2 De compleetheid van de inhoud van een inkoopdossier wordt door middel van een ‘Vinkenlijst’ getoetst.

13.3 De tot het sluiten van de overeenkomst gevolmachtigde budgethouder is verantwoordelijk voor het juist en volledig bijhouden van het inkoopdossier.

ARTIKEL 14 CONTRACTBEHEER

14.1 De voor een aanbesteding verantwoordelijke budgethouder is verantwoordelijk voor het laten registreren van de overeenkomst die uit de aanbesteding voortvloeit.

ARTIKEL 15 INWERKINGTREDING

Het Inkoop- en aanbestedingsreglement van de deelnemende gemeenten treedt in werking op de dag na publicatie.

ARTIKEL 16 CITEERTITEL

Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Inkoop- en aanbestedingsreglement gemeenten Leudal, Nederweert, Roermond en Weert 2013’.