Inkoopbeleid Gemeente Leudal 2012

3.1 Doelmatig en rechtmatig inkopen

Naast de juridische uitgangspunten als de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, de precontractuele goede trouw en de in acht te nemen redelijkheid en billijkheid wordt rechtmatig handelen beheerst door Europese en nationale wetgeving en gemeentelijke regelgeving.

Een professionele inkoop draagt bij aan het verbeteren van het financiële resultaat en de financiële beheersing van de organisatie. Bij alle inkopen en aanbestedingen worden financiële, personele en materiële middelen doelmatig ingezet met als resultaat dat de gevraagde kwaliteit tegen de beste prijs wordt verkregen.

3.2 De gemeente wil een professionele inkoper en opdrachtgever zijn

De gemeente streeft er naar om een professionele opdrachtgever te zijn. Bij alle inkopen worden daarom de beginselen van transparantie en objectiviteit gehanteerd, zodat aan de rechtmatigheid wordt voldaan. Dit zal het concrete, door de gemeente gewenste, eindresultaat ten goede komen en positief bijdragen aan het beeld dat de deelnemers van het maatschappelijk verkeer van de gemeente hebben. Professioneel inkopen en aanbesteden vindt plaats binnen het kader van wet- en regelgeving.

Bij professioneel inkopen hoort ook verantwoording afleggen. De gemeente geeft publieke gelden uit en legt voor deze uitgave verantwoording af door middel van:

• ·

  Bestuursrapportages en jaarrekening

• ·

  Jaarlijks een accountantscontrole, waardoor de rechtmatigheid van inkopen en aanbestedingen wordt vastgesteld;

• ·

  Voorafgaand aan de accountantscontrole wordt door middel van verbijzonderde interne controle vastgesteld dat inkopen rechtmatig geschieden.

Inkoop en aanbesteding vindt altijd plaats binnen het budget dat beschikbaar is vanuit de door de raad geaccordeerde begroting.

3.3 Bewaken van integriteit

De gemeente vindt het van belang dat zowel de bestuurders, de gemeentelijke medewerkers, als ondernemers integer handelen. De bestuurders en de gemeentelijke medewerkers houden zich aan de vastgestelde gedragscodes en er wordt door hen zakelijk en objectief gehandeld, waardoor belangenverstrengeling wordt voorkomen.

De gemeente hecht eveneens belang aan de integriteit van de door haar te contracteren ondernemers. De gemeente wil enkel zaken doen met ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers wordt uitgevoerd bij aanbestedingen.

3.4 Duurzaam inkopen

Maatschappelijk verantwoord inkopen houdt in dat er naast de financiële aspecten ook rekening wordt gehouden met maatschappelijke gevolgen: de sociale-, milieugerelateerde en economische gevolgen. Duurzaamheidaspecten houden verband met zowel de procedurele aspecten van inkoop (men besteedt bijvoorbeeld digitaal aan), als met de inhoudelijke ‘productaspecten’ aangaande de verwerving van het werk, de levering of dienst (men koopt bijvoorbeeld duurzame materialen in).

De gemeente heeft hierin een voorbeeldfunctie richting inwoners, maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven en past bij alle inkopen en aanbestedingen de criteria die in opdracht van de Rijksoverheid zijn opgesteld toe.

3.5Invoeren social return

De gemeente Leudal kan bij het aanbesteden van opdrachten besluiten de instrumenten van Uitsluitend recht en voorbehoud aan Sociale Werkvoorziening in te zetten. Bij inschrijving op de opdracht verplicht de inschrijver zich dan om bij de uitvoering van de opdracht ook inactieven (mensen met een grot(e)(re) afstand tot de arbeidsmarkt) in te zetten. De inzet van deze mensen wordt hiermee primair de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer die, om te voldoen aan de contractvoorwaarden, verantwoordelijk is voor de werving en plaatsing van de kandidaten.

Social return dient te worden toegepast bij:

• -

  Alle passende aanbestedingen binnen de categorie “werken” en “diensten” met een geraamde waarde van > € 250.000,00 (excl. BTW) en

• -

  Een minimale opdrachttermijn/looptijd van de overeenkomst van 6 maanden.

• -

  Indien er (na overleg met Sociale zaken) mogelijkheden zijn, bij een opdracht korter dan 6 maanden en een geraamde waarde < € 250.000,00 om social return toch toe te passen.

In bepaalde situaties is het niet mogelijk of wenselijk om social return toe te passen. De (limitatieve) uitsluitinggronden zijn:

• -

  Indien door social return verdringing zou optreden.

• -

  Indien door de aard van het werk er geen geschikt aanbod op de regionale arbeidsmarkt voorhanden is (zulks ter beoordeling van de gemeente).

• -

  Indien door lokale en regionale arbeidsmarktkenmerken er geen match tussen vraag en aanbod mogelijk is (zulks ter beoordeling van de gemeente).

• -

  Indien toepassing van social return disproportionele inspanningen of kosten met zich meebrengt.

Het stimuleren van de regionale economie.

De gemeente Leudal zal bij de uitvoering van inkoop- en aanbestedingsprocedures rekening houden met de aard en omvang en de mogelijkheden van de lokale ondernemers.

Ten behoeve van het belang van de lokale ondernemers legt de gemeente zich de verplichting op om bij onderhandse aanbestedingen lokale ondernemers te betrekken bij gemeentelijke opdrachten.

• ·

  Bij een enkelvoudige uitnodiging wordt een onderneming uit de gemeente Leudal uitgenodigd, voor zover er een bedrijf in de gemeente Leudal gevestigd is dat aan de gestelde geschiktheid kan voldoen.

• ·

  Bij (meervoudige) onderhandse aanbestedingen wordt minimaal één bedrijf uit de gemeente Leudal uitgenodigd tot inschrijving voor zover er bedrijven in de gemeente Leudal gevestigd zijn die aan de gestelde geschiktheid kunnen voldoen.

Bij openbare en Europese aanbestedingsprocedures wordt aandacht geschonken aan de positie van lokale ondernemersdoor niet onnodig hoge drempels op te werpen, die het voor het MKB (bedrijven tot 250 werknemers) c.q. de lokale ondernemers onmogelijk maken om deel te nemen.

3. 7 Stimuleren inkoopsamenwerking.

De onderdelen van de gemeentelijke organisatie streven naar interne clustering van opdrachten. Hiermee wil zij voorkomen dat sprake kan zijn van het onrechtmatig splitsen van (voorgenomen) overheidsopdrachten. Daarnaast kan een interne clustering van opdrachten leiden tot inkoopvoordelen, bijvoorbeeld in verband met schaalvoordelen of in verband met een administratieve lastenverlichting.

In verband met een doelmatige en efficiënte inkoop wordt inkoopsamenwerking met (een) andere aanbestedende dienst(en) gestimuleerd. De gemeente zoekt daartoe actief inkoopsamenwerking met partners binnen de regio. Deze samenwerking richt zich op het bundelen van het inkoopvolume en het delen en vergroten van kennis en capaciteit. Daar waar door volumeaggregatie betere prijzen en voor waarden behaald kunnen worden, ligt het voor de hand om samen aan te besteden.