Inkoop/aanbestedingsreglement Gemeente Leudal 2012

1.1. AanbestedenEen vorm van inkoop die uitgaat van concurrentiestelling waarbij verschillende ondernemers in staat worden gesteld om ter zake van de uitvoering van een werk, een levering of een dienst een aanbod te doen aan de gemeente.

1.2. Aanbestedingsdocument De beschrijving van de aanbestedingsprocedure, het Programma van Eisen van het werk, de dienst of levering en het concept van de overeenkomst. Ook wel genoemd: Offerteaanvraag, Bestek.

1.3. Aanvraag tot deelneming Het verzoek van een gegadigde om te worden geselecteerd als inschrijver.

1.4. BAO Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten, besluit van 16 juli 2005, Stb. 408.

1.5. Dienst Een dienst heeft betrekking op het uitvoeren van werkzaamheden (dienstverlening), die niet als levering of werk worden gedefinieerd. In bijlage II van het BAO is een overzicht opgenomen van wat onder diensten wordt verstaan.

1.6. Duurzaam inkopen Het toepassen van milieu- én sociale aspecten in het inkoopproces zodanig dat dit leidt tot een daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat voldoet aan de gestelde milieu én sociale aspecten.

1.7. Enkelvoudige uitnodigingEen wijze van marktbenadering waarbij slechts één ondernemer gevraagd wordt om een inschrijving (offerte) in te dienen.

1.8. Europese aanbesteding Europees aanbesteden is aanbesteden volgens de Europese richtlijn. Voor Nederland is de BAO van toepassing.

1.9. Gegadigde Een natuurlijke of rechtspersoon die zich aanmeldt middels een aanvraag tot deelneming met het verzoek tot inschrijving te worden uitgenodigd.

1.10. Geschiktheideisen Eisen van kwalitatieve aard waaraan de gegadigde, respectievelijk de inschrijver moet voldoen om voor inschrijving op of de gunning van een opdracht in aanmerking te kunnen komen.

1.11. GunningcriteriaCriteria op basis waarvan de inschrijvingen worden beoordeeld ter bepaling van de inschrijving die voor gunning van de opdracht in aanmerking komt.

1.12. Inkoop Alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat.

1.13. InkoopbeleidGeeft de beleidsuitgangspunten aan waar alle bij het inkoopproces betrokken medewerkers rekening mee moeten houden.

1.14. Inkooppakket Een samenhangend geheel van producten en/of diensten en/of werken.

1.15. Inschrijver Een natuurlijke of rechtspersoon die door middel van een inschrijving aanbiedt de opdracht uit te voeren.

1.16. Inschrijving Het aanbod van een inschrijver om een opdracht uit te voeren (offerte, aanbieding).

1.17. Levering Een levering heeft betrekking op de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten of de levering van producten en zijdelings betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering.

1.18. Onderhandse aanbesteding Een vraagtechniek waarbij meerdere (minimaal 3) partijen uitgenodigd worden tot het doen van een prijsopgave.

1.19. Ondernemer Aannemer, leverancier of dienstverlener.

1.20. Opdrachtwaarde De geraamde waarde van de opdracht exclusief omzetbelasting.

1.21. Openbare aanbesteding Een wijze van marktbenadering waarbij de markt via een openbare aankondiging opgeroepen wordt om inschrijvingen in te dienen, op basis van een beschikbaar te stellen aanbestedingsdocument.

1.22. PerceelEen afgebakend onderdeel van de Opdracht waarop kan worden ingeschreven.

1.23. Uitsluitinggronden De criteria overeenkomstig het BAO op basis waarvan een gegadigde of inschrijver, bij niet voldoen aan deze criteria, niet voor gunning van de opdracht in aanmerking komt.

1.24. WerkEen overeenkomst die betrekking heeft op de uitvoering dan wel op het ontwerp evenals de uitvoering van utiliteitswerk dan wel civieltechnisch werk dat aan de door gemeente Leudal vastgestelde eisen voldoet en ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen

2.1. Het gemeentelijk aanbestedingsreglement is van toepassing op opdrachten voor werken, leveringen en diensten door of namens de Gemeente Leudal verstrekt.

2.2 De gemeente Leudal kan bij het verstrekken van subsidies aan derden, als voorwaarde stellen dat deze derde het gemeentelijk aanbestedingsreglement toepast bij opdrachten die in het kader van de subsidie worden verstrekt.

2.3. Het gemeentelijk aanbestedingsreglement is niet van toepassing op opdrachten waarop hogere wet- of regelgeving van toepassing is.

2.4. Indien een subsidieverstrekker voor het verkrijgen van een subsidie, aan de Gemeente Leudal nadere eisen stelt ten aanzien van het aanbesteden van opdrachten die in het kader van de subsidie worden verstrekt, gaan de eisen van de subsidieverstrekker voor het gemeentelijk aanbestedingsreglement.

2.5. Het gemeentelijk aanbestedingsreglement is overeenkomstig artikel 15 BAO, a. t/m f. en artikel 17 BAO niet van toepassing voor de hierin vermelde diensten.

2.6. Afwijken van enige regel in dit reglement is en voor zover niet elders anders bepaald (artikel 6.10, 6.11, 6.11) enkel mogelijk indien een belang van de Gemeente Leudal zulks vordert en het college van B&W daarmee voorafgaand en gemotiveerd met de voorgenomen afwijking heeft ingestemd. (Artikel 8, Inkoopbeleid)

2.7. Het voorstel aan het college van B&W om af te mogen wijken van de voorgeschreven inkoopprocedure dient vergezeld te gaan van het advies van de inkoopadviseur zoals bedoeld in artikel 5 lid 4 van dit reglement.

3.1 Bij aanbesteden wordt rechtmatig en doelmatig gehandeld.

3.2 Bij het aanbesteden worden de algemene beginselen van behoorlijk aanbesteden in acht genomen:

a. Transparantie; De gemeente waarborgt een transparante aanbestedingsprocedure door middel van een passende mate van openbaarheid.

b. Objectiviteit; Voor het selecteren van gegadigden en het gunnen van opdrachten worden objectieve criteria gebruikt.

c. Non-discriminatie; Gegadigden/inschrijvers worden op gelijke en niet discriminerende wijze behandeld.

d. Proportionaliteit; De eisen die aan een gegadigde/inschrijver of een inschrijving worden gesteld staan in redelijke verhouding tot de te verstrekken opdracht. Het proportionaliteitsbeginsel wordt conform de gids proportionaliteit behorende bij het wetsontwerp aanbestedingswet 2012 toegepast.

3.3 Bij het aanbesteden worden de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht genomen, in het bijzonder; het gelijkheidsbeginsel, het zorgvuldigheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel, het vertrouwensbeginsel en het ‘fair play’ beginsel.

3.4. Bij het aanbesteden worden de administratieve lasten voor gegadigden/inschrijvers zoveel als mogelijk beperkt.

3.5. Bij het bepalen van de aan de gegadigde/inschrijver te stellen eisen wordt nadrukkelijk rekening gehouden met de mogelijkheid voor het midden- en kleinbedrijf om deel te nemen aan een aanbesteding.

3.6. Bij het aanbesteden staat het verkrijgen van het beste product tegen de beste prijs/ kwaliteitsverhouding voorop.

4.1. De bevoegdheid tot het verstrekken van opdrachten is geregeld in de mandaat- en volmachtregeling gemeente Leudal 2012.

5.1 De inkoopadviseur brengt gevraagd en ongevraagd advies uit over inkopen en aanbestedingen.

5.2 De inkoopadviseur brengt advies uit ten aanzien van:

• a.

  Een melding van een opdracht zoals bedoeld in artikel 13 lid 1 van dit reglement.

• b.

  Het voldoen van de aanbestedingsdocumenten aan de uitgangspunten van het inkoopbeleid en de regels van het aanbestedingsreglement;

• c.

  De te voeren inkoopstrategie;

• d.

  De wijze van aanbesteden;

• e.

  Het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies.

5.3. Van de adviezen zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van de bevoegde eenheidsdirecteur, of de door hem gemandateerde teamleider.

5.4. De inkoopadviseur adviseert het college van B&W over de verzoeken aan het college zoals bedoeld in artikel 2 lid 7 van dit reglement.

5.5. De inkoopadviseur ondersteunt organisatieonderdelen bij het inkopen c.q. aanbesteden.

5.6. De inkoopadviseur doet voorstellen aan organisatieonderdelen inzake te behalen besparingen of verbeteringen t.a.v. in te kopen leveringen/diensten.

5.7. Het is de verantwoordelijkheid van het organisatieonderdeel dat ondersteuning wenst om dit zo vroeg mogelijk te melden.

5.8. Het monitoren van de uitvoering door het maken van rapportages aan de hand van de ontvangen registraties (artikel 13) en verantwoordingen (artikel 15).

• -

  Afwijkingen (art. 2.6 en 2.7), maandelijks

• -

  Registraties starformulieren > € 35.000,- (art. 13), per kwartaal

• -

  Verantwoordingen boven € 3.500,-- (art. 15), per kwartaal

6.1. De gemeente Leudal past bij al haar aanbestedingen volgende wet- en regelgeving toe:

• a.

  De Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG. Deze is geïmplementeerd in Nederlandse wetgeving in het Besluit aanbestedingsregels voor overheids-opdrachten, het Bao. Voor leveringen en diensten.

• b.

  Zowel boven als onder de Europese drempelwaarden het Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2005), voor werken.

6.2. Voor het bepalen van de toe te passen aanbestedingsprocedure moet de opdrachtwaarde (exclusief BTW) geraamd worden overeenkomstig de bepaling van artikel 9 BAO.

6.3. Voor een gemengde opdracht (leveringen en/of diensten en/of werken) bepaald dat deel dat in waarde het grootste is of er sprake is van een werk, dienst of levering.

6.4. Op basis van de overeenkomstig lid 1 van dit artikel geraamde opdrachtwaarde dient de aanbestedingsprocedure gevolgd te worden conform BESLISBOOM INKOOP/AANBESTEDING GEMEENTE LEUDAL 2012, bijlage 1 bij dit inkoopreglement.  Zie ook artikel 5, Inkoopbeleid 2012.

6.5. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen voor leveringen/diensten > 35.000,-- Euro en voor werken > € 50.000,--, wordt minimaal een bedrijf uit de gemeente Leudal uitgenodigd tot inschrijving voor zover er bedrijven in de gemeente Leudal gevestigd zijn die aan de gestelde geschiktheidseisen kunnen voldoen.

6.6. Kan aan lid 5 van dit artikel niet worden voldaan, dan dient de budgethouder met opgave van redenen hiervan een melding te maken en voor te leggen aan de portefeuillehouder. De melding wordt opgenomen in het inkoopdossier.

6.7. Het is toegestaan in percelen aan te besteden met toepassing van de voor het totaal van deze percelen bepaalde aanbestedingsprocedure teneinde inschrijving voor MKB mogelijk te maken.

6.8. Bij een enkelvoudige uitnodiging wordt een bedrijf uit de gemeente Leudal uitgenodigd, voor zover er een bedrijf in de gemeente Leudal gevestigd is dat aan de gestelde geschiktheideisen kan voldoen.

6.9. Kan aan lid 8 van dit artikel niet worden voldaan, dan wordt de budgethouder hiervan op de hoogte gesteld en wordt met opgave van redenen een melding gemaakt in het inkoopdossier.

6.10. In de navolgende gevallen is het toegestaan om - met inachtneming van artikel 6.7 - een opdracht enkelvoudig aan te besteden: 

• a.

  wanneer, in het kader van een openbare aanbesteding, een aanbesteding met voorafgaande selectie of een onderhandse procedure geen of geen geschikte inschrijvingen of aanmeldingen tot deelname zijn ingediend, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd. 

• b.

  wanneer een overheidsopdracht om technische of artistieke redenen of om redenen van bescherming van uitsluitende rechten slechts aan een bepaalde ondernemer kan worden toevertrouwd.

• c.

  wegens redenen van dwingende spoed, als gevolg van gebeurtenissen (calamiteiten) die niet konden worden voorzien en die niet aan de gemeente Leudal toe te rekenen zijn. 

6.11 In de navolgende gevallen is het toegestaan om een opdracht voor leveringen enkelvoudig aan te besteden:

voor door de oorspronkelijke leverancier te verrichten aanvullende leveringen die:

• a

  bestemd zijn voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik, of;

• b.

  voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties,

wanneer verandering van leverancier de gemeente Leudal ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen met andere technische eigenschappen, zodat onverenigbaarheid ontstaat of zich bij gebruik en onderhoud onevenredige technische moeilijkheden voordoen, mits de looptijd van deze opdrachten voor leveringen en nabestellingen niet langer is dan drie jaar en het totale bedrag voor de aanvullende opdracht niet hoger is dan 50 % van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.

6.12 In de navolgende gevallen is het toegestaan om een opdracht voor werken of diensten enkelvoudig aan te besteden:

voor aanvullende werken of diensten die noch in het oorspronkelijk gegunde ontwerp, noch in een oorspronkelijk gegunde opdracht waren opgenomen en die technisch of economisch niet los van de oorspronkelijke opdracht kunnen worden uitgevoerd, onder de volgende cumulatieve voorwaarden:

• a.

  de aanvullende werken of diensten zijn ten gevolge van een onvoorziene omstandigheid noodzakelijk geworden;

• b.

  de gunning geschiedt aan de opdrachtnemer die de oorspronkelijke opdracht uitvoert, en;

• c.

  het totale bedrag voor de aanvullende opdracht niet hoger is dan 50 % van de waarde van de oorspronkelijke opdracht

6.13. Op alle aanbestedingen worden de Algemene Inkoopvoorwaarden van de VNG 2012 van toepassing verklaard, daarbij worden de leveringsvoorwaarden danwel andere branche voorwaarden uitdrukkelijk van de hand gewezen, voor zover niet anders in de aanbestedingsprocedure is bepaald.

7.1. De gemeente Leudal kan de deelneming aan een aanbestedingsprocedure voorbehouden aan sociale werkvoorzieningen zoals nader omschreven in artikel 19 BAO.

7.2. Indien het voorbehoud zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt gemaakt, wordt dit voorbehoud in de aankondiging van aanbesteding nadrukkelijk vermeld.

7.3. Een beslissing inzake het toepassen van het voorbehoud zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt in het inkoopdossier vastgelegd.

7.4. De gemeente Leudal zal bij een aanbesteding conform paragraaf 3.5 “Social Return” van het Inkoopbeleid,  nadere voorwaarden stellen aan inschrijvers inzake het inzetten van personen uit specifieke doelgroepen (zoals langdurige werkzoekenden, jongeren en arbeidsgehandicapten) in het kader van de te verwerven opdracht. Hoe deze voorwaarden worden toegepast is verder uitgewerkt in de notitie Social Return bij inkopen en aanbesteden Gemeente Leudal.

7.5. Het college kan ter uitvoering van lid 4 van dit artikel nadere regels opstellen.

8.1. In haar streven naar een duurzame bedrijfsvoering neemt de gemeente Leudal bij haar aanbestedingen duurzaamheideisen op in haar aanbestedingen, voor zover objectieve criteria zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel ontwikkeld en gepubliceerd zijn.

8.2. De gemeente gebruikt bij voorkeur minimaal de milieu en sociale criteria voor productgroepen, ontwikkeld door Agentschap NL (voorheen SenterNovem) in het kader van het programma Duurzame Bedrijfsvoering Overheden van het Ministerie van VROM.

8.3. Indien geen milieu en sociale criteria worden toepast, wordt dit met opgave van redenen vastgelegd in het inkoopdossier door middel van het registratieformulier ‘registratie duurzaamheid’.

9.1. Voorafgaand aan de publicatie van de aankondiging van aanbesteding of het versturen van een uitnodiging tot inschrijving worden de in de procedure toe te passen uitsluitingsgronden, geschiktheideisen en gunningcriteria bepaald.

9.2. De uitsluitingsgronden, geschiktheideisen en gunningcriteria worden in de aankondiging van aanbesteding, de uitnodiging tot inschrijving of het aanbestedingsdocument bekend gemaakt.

9.3. Bij het hanteren van uitsluitingsgronden wordt artikel 45 BAO toegepast.

9.4. De zwaarte van de toegepaste geschiktheideisen dient steeds in redelijke verhouding tot de te verwerven opdracht te staan (proportionaliteitsbeginsel). Daarbij dient de gids proportionaliteit (aanbestedingswet 2012) als leidraad te worden gehanteerd. 

De navolgende uitgangspunten worden in acht genomen: 

• a

  Aan een combinatie worden geen hogere eisen gesteld dan aan een enkele ondernemer. 

• b

  Een geschiktheideis met betrekking tot de omzet van een ondernemer in de drie jaren voorafgaand aan de dag van aanbesteding mag per jaar maximaal 300 % van de opdrachtwaarde bedragen voor zover de opdracht binnen 12 maanden uitgevoerd wordt. Ter zake een meerjarige opdracht mag de omzeteis niet meer bedragen dan 300 % van de opdrachtwaarde van één opdrachtjaar. 

• c.

  De bij een geschiktheideis ter zake overleggen van referentieprojecten mogen maximaal 3 referentieprojecten gevraagd worden. De gevraagde waarde van een referentieproject mag maximaal 60 % van de geraamde opdrachtwaarde zijn. De referentieprojecten dienen naar aard, complexiteit en competenties voldoende overeen te komen met de opdracht en dienen niet langer dan 3 jaar voorafgaand aan de datum van aanbesteding opgeleverd te zijn.

9.5. Bij het bepalen van de zwaarte van de geschiktheideisen wordt nadrukkelijk rekening gehouden met de mogelijkheden tot inschrijving voor het midden- en kleinbedrijf voor zover dit niet in strijd is met bedrijfseconomische belangen van de gemeente Leudal.

9.6. Gunning van een opdracht geschiedt op basis van de laagste prijs of op basis van de economisch meest voordelige aanbieding waarbij naast de prijs andere gunningcriteria toegepast kunnen worden. Deze kunnen variëren naar de aard van de opdracht zoals onder andere uitvoeringtermijnen, uitvoeringsaspecten, technische aspecten, ervaring en esthetische aspecten.

9.7. Indien gebruik wordt gemaakt van een beoordelingsmethodiek inzake de selectie van gegadigden en de gunning van de opdracht, dan wordt deze methodiek overeenkomstig lid 2 van dit artikel bekend gemaakt.

10.1. De gemeente Leudal kan de integriteit van gegadigden toetsen.

10.2. Bij Europese, nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt steeds een eigen verklaring gevraagd conform art. 45 BAO.

10.3. Bij enkelvoudige en onderhandse aanbestedingen wordt de integriteit van gegadigden enkel getoetst indien dit wenselijk of noodzakelijk wordt geacht.

10.4. Het college van burgemeester en wethouders kan, indien zij dit op grond van serieuze aanwijzingen nodig acht en in geval van dwingende reden van algemeen belang besluiten een integriteitsverklaring te vragen. 

Een gegadigde kan zijn integriteit aantonen door het overleggen van een Verklaring omtrent het gedrag voor Rechtspersonen, die wordt afgegeven door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag (COVOG) van het Ministerie van Justitie. De integriteit van een gegadigde kan op geen andere wijze worden getoetst of aangetoond.

10.5. De Gemeente Leudal sluit een gegadigde die geen integriteitsverklaring zoals genoemd in lid 4 van dit artikel kan overleggen, uit van verdere deelname aan een aanbesteding.

11.1. De publicatie van de aankondiging van een openbare aanbesteding al dan niet met voorafgaande selectie (Nationaal én Europees) dient altijd te worden geplaatst op: de gemeentelijke internetpagina én op www.aanbestedingskalender.nl. / www.tenderned.nl Tevens zullen meervoudige onderhandse aanbestedingen met voorselectie ten behoeve van het regionale MKB in het "Leudalnieuws" bekend worden gemaakt.

11.2 De aanbestedingsdocumenten worden zoveel als mogelijk digitaal ter beschikking gesteld aan gegadigden door plaatsing van de documenten op www.aanbestedingskalender.nl.

11.3. De budgethouder/beheerder is verantwoordelijk om budget voor genoemde publicaties te reserveren binnen het project c.q. aanbestedingstraject.

12.1 Bij een niet-openbare aanbesteding (aanbesteding met voorafgaande selectie) wordt van het voornemen tot selectie een mededeling gedaan aan alle gegadigden. Deze mededeling bevat een motivering van de reden(en) waarom gegadigde(n) niet wordt c.q. worden geselecteerd.

12.2 Bij een openbare aanbesteding wordt van het voornemen tot gunning een mededeling gedaan aan alle inschrijvers. Deze mededeling bevat een motivering van de reden(en) waarom de opdracht niet wordt gegund aan de(ze) inschrijver(s).

12.3 De Gemeente Leudal gaat bij een niet-openbare procedure niet verder met de inschrijffase en sluit bij een openbare procedure niet eerder een overeenkomst dan nadat een termijn van 15 kalenderdagen na verzending van de in lid 1 en lid 2 van dit artikel bedoelde mededeling is verstreken.

12.4 Een gegadigde die niet voor selectie tot de inschrijffase of een inschrijver die niet voor gunning van de opdracht in aanmerking komt, kan tijdens de in lid 3 van dit artikel genoemde periode bezwaar maken tegen het voornemen de gegadigde niet uit te nodigen tot inschrijving respectievelijk tegen het voornemen de inschrijver de opdracht niet te gunnen.

12.5. Daarnaast zal gemeente Leudal de richtlijnen vanuit de wet Wira in acht nemen, bij het nemen van gunningbeslissingen en het toekennen van opdrachten.

13.1. Elke inkoop/aanbesteding van een overeenkomst met een geraamde waarde groter dan € 35.000,-- moet voorafgaand aan de aanbesteding wordt geregistreerd bij Inkoop, door middel van het invullen van een startformulier.

13.2. De tot het sluiten van de overeenkomst (gevolmachtigde) budgethouder is verantwoordelijk voor het juist invullen van het formulier.

13.3. Op basis van het startformulier en in overleg met betreffende vakafdeling geeft inkoop advies zoals bedoeld in artikel 5 lid 2 sub a t/m d van dit reglement.

13.4. Op dit advies is artikel 5 lid 3 van dit reglement van toepassing.

14.1. Van een aanbesteding wordt een inkoopdossier bijgehouden.

14.2. De inhoud van een inkoopdossier is in bijlage‘Vinkenlijst’ Inkoopreglement 2012 vastgelegd. (Zie bijlage  bij dit reglement)

3. De tot het sluiten van de overeenkomst gevolmachtigde budgethouder is verantwoordelijk voor het juist en volledig bijhouden van het inkoopdossier.

15.1. Iedere inkoop/aanbesteding met een waarde boven € 3.500,-- wordt afgesloten met het invullen het verantwoordingsformulier, ten behoeve van de periodieke rapportages en de interne controle. Het verantwoordingsformulier bevat o.m. gegevens over het aantal offertes, de namen van de gevraagde leveranciers. De naam van de opdrachtnemer. Het gunningsbedrag en in welke mate duurzaamheid en/of social; return is toegepast.

Het betreffend formulier wordt vastgelegd in het inkoopdossier.

15.2. De tot het sluiten van de overeenkomst gevolmachtigde budgethouder is verantwoordelijk voor het juist en volledig invullen van dit formulier.

16.1. De voor een aanbesteding verantwoordelijke budgethouder is verantwoordelijk voor het laten registreren van de overeenkomst die uit de aanbesteding voortvloeit.